Għajjejt tara lit-tim tiegħek jegħreq fil-burokrazija kuljum?
Back office Operazzjonijiet huma s-sinsla ta’ kull negozju. Iżda li jkollok impjegati jwettqu kompiti ripetittivi jum wara jum jiswa lill-kumpanija tiegħek ħin, flus u spirtu. L-aqwa parti hija li l-awtomazzjoni ta’ kompiti ripetittivi ta’ back-office hija aktar sempliċi milli tirrealizza u se:
- Ħeles sigħat ta' ħin amministrattiv kull ġimgħa
- Naqqas l-iżbalji manwali li jiswew ħafna flus
- Agħti viżibilità tan-negozju f'ħin reali lit-tmexxija f'kull dipartiment
U m'għandekx bżonn tkun ġenju tat-teknoloġija biex tibda.
Ejja naqbżu ...
Hawn x'hemm ġewwa:
- X'inhuma l-Kompiti Ripetittivi tal-Back-Office?
- Għaliex l-Awtomazzjoni Hija Kwistjoni Kbira Bħalissa
- L-Aqwa Kompiti tal-Back-Office li Għandek Tawtomatizza l-Ewwel
- Kif Tibda Tawtomatizza (Pass Pass)
- Żbalji Komuni Biex Evita
X'inhuma l-Kompiti Ripetittivi tal-Back-Office?
Il-kompiti tal-back-office huma kompiti manwali ta' rutina li jeħtieġu ħafna amministrazzjoni u li jsiru wara l-kwinti biex in-negozju tiegħek jibqa' għaddej bla xkiel.
Aħseb dwar l-affarijiet li ħadd ma jrid jagħmel:
- Dħul ta 'data
- Ipproċessar ta' fatturi
- Ġirja tal-pagi
- Rappurtar ta' konformità
- Rikonċiljazzjoni ta' spreadsheets
Ma jgħinukx iżżid id-dħul tiegħek, iżda żgur li jikkunsmaw ammonti kbar mill-ħin tal-impjegati tiegħek. L-agħar parti? Huma neċessarji. Mingħajr ma jsiru sew, xejn aktar ma jiffunzjona sew. Jinstema' familjari? Dak hu li fih jeħlu s-sidien tan-negozji.
Hawn hu l-kicker:
Skont ir-riċerka, l-impjegati jaħlu 15-il siegħa fil-ġimgħa fuq kompiti amministrattivi ta’ valur baxx. Dan ifisser kważi żewġt ijiem tax-xogħol fil-ġimgħa moħlija jagħmlu xi ħaġa li kompjuter jista’ jagħmel faċilment.
Għaliex l-Awtomazzjoni Hija Kwistjoni Kbira Bħalissa
Hawn għaliex tant negozji qed jaqbżu fuq il-ferrovija tal-awtomazzjoni.
Jekk l-uffiċċju amministrattiv tiegħek jopera b'xogħol manwali, l-informazzjoni tiegħek dejjem se tkun skaduta. Xi ħadd idaħħal iċ-ċifri fi spreadsheet it-Tnejn, xi ħadd ieħor idaħħalhom fis-sistema tal-kontabilità l-Erbgħa. Sal-Ġimgħa ħadd ma jkun jaf x'inhuma n-numri attwali.
Dik hija problema kbira.
L-awtomazzjoni ssolvi dan billi tintegra s-sistemi kollha tiegħek. Kull bejgħ, kull fattura, kull moviment ta' stokk jiġi aġġornat awtomatikament f'ħin reali. Ikollok viżibilità tan-negozju f'ħin reali fl-operazzjoni kollha tiegħek.
Sistemi ERP tal-Cloud bħal Oracle Netsuite f'Singapor jagħmlu eżattament dan. Huma jiċċentralizzaw l-informazzjoni mill-oqsma kollha tan-negozju tiegħek fuq dashboard wieħed. Dan jippermetti lill-mexxejja jieħdu deċiżjonijiet aktar malajr u aħjar. M'għandhomx għalfejn jistennew li xi ħadd jibgħatilhom rapport.
Ejja nagħtu ħarsa lejn l-istatistika. 60% tal-kumpaniji jużaw l-awtomazzjoni fil-proċessi ta' kuljum tagħhom. Jekk m'intix wieħed minnhom, diġà int lura mill-progress.
Pjuttost tal-biża', hux?
L-Aqwa Kompiti tal-Back-Office li Għandek Tawtomatizza l-Ewwel
Mhux kull kompitu huwa maħluq bl-istess mod. Xi wħud huma lesti għall-awtomazzjoni. Xi wħud mhumiex...għadhom. Is-sigriet hu li tibda b'dawk li għandhom l-ogħla ingranaġġ bħalissa.
Dħul ta 'Data
Id-dħul tad-dejta huwa l-ħaġa numru wieħed li għandek awtomatizza. Huwa tedjanti, huwa boring, u huwa suxxettibbli għall-iżbalji. Illum hemm għodod li jistgħu jiġbdu dejta minn fatturi, formoli, emails, u jdaħħluha direttament fl-applikazzjonijiet tiegħek awtomatikament.
Ipproċessar ta' Fattura u Kontijiet Pagabbli
L-ipproċessar tal-fatturi huwa qasam ieħor li jista' jintuża għall-awtomazzjoni. Is-softwer jista' jqabbel il-fatturi mal-ordnijiet tax-xiri, jibgħathom għall-approvazzjoni, u jibda l-ħlasijiet. Kompiti li qabel kienu jieħdu jiem issa jistgħu jitlestew fi ftit minuti.
Payroll
Il-pagi huma regoli oħra li ma jgħaddix żmienhom. Ladarba tkun ħloqt regoli awtomatizzati tal-pagi qatt ma jkollok għalfejn tikkalkula s-sigħat, it-taxxi, jew il-benefiċċji mill-ġdid. Sempliċement irrevedi, approva, u erġa' għix ħajtek.
Rappurtar
Ir-rappurtar huwa fejn l-awtomazzjoni tassew issir maġika. Minflok it-tim tiegħek ma jiġbor flimkien id-dejta minn 5 għodod, kollox awtomatikament jitferra’ f’dashboard wieħed. Għid addiju għall-ħinijiet twal tal-Ġimgħa tibni rapporti ripetittivi.
Kif Tibda Tawtomatizza (Pass Pass)
Lest li finalment tagħmlu bil-mod it-tajjeb? Jekk iva, aqra hawn taħt.
Jekk tagħmel dan se jagħtik riżultati u mhux se taħli flusek.
Pass 1: Iddokumenta l-Proċessi Attwali Tiegħek
Iddokumenta eżattament kif kull kompitu qed jitwettaq illum. Dan se juri fejn jeżistu d-dewmien u l-ostakli. Ma tistax ittejjeb dak li ma tafx.
Pass 2: Agħżel Kompitu Wieħed Biex Tibda
Awtomatizzax kollox f'daqqa. Agħżel l-AKTAR kompitu frustranti u ripetittiv li jeħtieġ in-negozju tiegħek u awtomatizza DAK il-kompitu. Iċċelebra rebħiet żgħar. Imbagħad awtomatizza kompitu ieħor.
Pass 3: Agħżel l-Għodda t-Tajba
Hemm ħafna għodod ta' awtomazzjoni disponibbli. Xi għażliet ta' kwalità għal dawk li jibdew huma:
- Zapier għall-konnessjoni ta' applikazzjonijiet sempliċi
- Make (li qabel kien Integromat) għal flussi kemxejn aktar kumplessi
- Pjattaforma ERP xierqa għal awtomazzjoni sħiħa fin-negozju kollu
Agħżel għodda li hija d-daqs it-tajjeb għalik. M'għandekx bżonn softwer tal-intrapriża għal negozju b'5 persuni. Madankollu, kumpanija li qed tikber malajr malajr se tegħleb l-għodod żgħar.
Pass 4: Ittestja b'lott żgħir
Timplimentax l-awtomazzjoni mat-tim kollu tiegħek mill-ewwel jum. Ivvalidaha b'lott ta' xogħol l-ewwel. Agħmel id-debugs, aġġusta r-regoli, u agħmel skala biss wara li tkun qed taħdem bla difetti.
Pass 5: Ħarreġ lit-tim tiegħek
L-awtomazzjoni mhijiex soluzjoni mirakoluża. Xorta trid tgħallem lill-istaff tiegħek kif jużawha, joqogħdu attenti għaliha, u jirranġawha meta tfalli. Ħu l-ħin biex tħarriġhom u l-benefiċċji se jaslu.
Żbalji Komuni Biex Evita
L-affarijiet jistgħu jmorru ħażin anke bl-aqwa strateġija ta' awtomazzjoni. Hawn huma l-akbar nases li għandek tevita.
Awtomatizzazzjoni ta' proċessi li ma jaħdmux: Jekk għandek proċess li ma jaħdimx sew, l-awtomatizzar tiegħu se jippermetti biss li l-proċess li ma jaħdimx sew jaħdem aktar malajr. Irranġa l-proċess u mbagħad awtomatizzah.
Tipprova tagħmel wisq f'daqqa: Aqta’ biċċiet żgħar bil-gidma. It-tnedija ta’ rollouts kbar kważi qatt ma taħdem u sempliċement twarrab kollox.
Nittraskuraw l-element uman: L-impjegati jistgħu jħossuhom mhedda mill-awtomazzjoni. Stabbilixxi aspettattivi dwar x'se tagħmel u x'mhux se tagħmel. Qed tipprova teħlishom għal xogħol ta' livell ogħla, mhux tneħħilhom l-impjiegi.
Taħriġ: Ħadd ma jaf kif topera s-sistema u int għadek kif ħloqt stopper tal-bieb li jiswa ħafna flus.
Ftuħ Kollha Flimkien
L-eliminazzjoni ta' kompiti ripetittivi tal-back-office permezz ta' awtomazzjoni m'għadhiex lussu. Huwa kif il-kumpaniji li jaħsbu 'l quddiem jirnexxu llum il-ġurnata. Allura, ejja nirrevedu malajr:
- Iddokumenta l-proċessi attwali tiegħek l-ewwel
- Agħżel kompitu wieħed biex tawtomatizzah qabel ma tgħaddi għal dak li jmiss
- Agħżel l-għodda t-tajba għall-iskala tan-negozju tiegħek
- Ittestja b'lott żgħir qabel ma tiftaħ
- Ħarreġ lit-tim tiegħek u immonitorja r-riżultati
Jekk isir sew, tista' żżid il-produttività b'mod drammatiku, tnaqqas żbalji li jiswew ħafna flus u tikseb negozju viżibilità f'ħin reali sabiex tkun tista' tieħu deċiżjonijiet infurmati.
L-aqwa parti hi li tista' tibda tagħmel dan il-PJAN din il-ġimgħa mingħajr investiment KBIR. Agħżel biss kompitu WIEĦED. Għodda waħda. Rebħa żgħira waħda. Il-bqija jiġri!