Bosan melihat pasukan anda lemas dengan kerja-kerja kertas setiap hari?
Pejabat belakang operasi adalah tulang belakang setiap perniagaan. Tetapi apabila pekerja melakukan tugas berulang setiap hari, ia akan memakan masa, wang dan semangat syarikat anda. Bahagian yang terbaik ialah mengautomasikan tugas pejabat belakang yang berulang adalah lebih mudah daripada yang anda sedari dan ia akan:
- Kosongkan masa pentadbiran setiap minggu
- Kurangkan ralat manual yang mahal
- Berikan kepimpinan keterlihatan perniagaan masa nyata merentasi setiap jabatan
Dan anda tidak perlu menjadi seorang genius teknologi untuk bermula.
Mari masuk ...
Inilah Isinya:
- Apakah Tugas Pejabat Belakang Berulang-ulang?
- Mengapa Automasi Adalah Masalah Besar Sekarang
- Tugas Pejabat Belakang Terbaik Untuk Diautomasikan Dahulu
- Cara Memulakan Automasi (Langkah Demi Langkah)
- Kesilapan Biasa Untuk Dielakkan
Apakah Tugas Pejabat Belakang Berulang-ulang?
Tugas pejabat belakang merupakan tugas manual rutin yang memerlukan banyak perhatian pentadbiran yang dilakukan di sebalik tabir untuk memastikan perniagaan anda berjalan lancar.
Fikirkan tentang perkara yang tiada siapa mahu lakukan:
- Kemasukan data
- Pemprosesan invois
- Penggajian berjalan
- Pelaporan pematuhan
- Menyelaraskan hamparan kerja
Ia tidak membantu anda meningkatkan pendapatan, tetapi ia sememangnya menghabiskan banyak masa pekerja anda. Bahagian yang paling teruk? Ia perlu. Tanpa ia dilakukan dengan baik, tiada apa-apa lagi yang akan berfungsi dengan baik. Kedengaran biasa? Itulah yang menyebabkan pemilik perniagaan tersekat.
Inilah penendangnya:
Menurut kajian, pekerja membazirkan 15 jam seminggu untuk tugas pentadbiran yang tidak bernilai tinggi. Itu bersamaan dengan hampir dua hari bekerja seminggu yang dibazirkan untuk melakukan sesuatu yang boleh dilakukan dengan mudah oleh komputer.
Mengapa Automasi Adalah Masalah Besar Sekarang
Inilah sebabnya mengapa begitu banyak perniagaan beralih kepada automasi.
Jika pejabat belakang anda beroperasi menggunakan buruh kasar, maklumat anda akan sentiasa ketinggalan zaman. Seseorang memasukkan angka ke dalam hamparan pada hari Isnin, orang lain memasukkannya ke dalam sistem perakaunan pada hari Rabu. Menjelang hari Jumaat, tiada siapa yang tahu angka sebenar.
Itu masalah besar.
Automasi menyelesaikan masalah ini dengan mengintegrasikan semua sistem anda. Setiap jualan, setiap invois, setiap pergerakan stok akan dikemas kini secara automatik dalam masa nyata. Anda mendapat keterlihatan perniagaan masa nyata merentasi keseluruhan operasi anda.
Sistem ERP awan seperti oracle netsuite Singapura melakukan perkara itu. Mereka memusatkan maklumat daripada semua bidang perniagaan anda ke dalam satu papan pemuka. Ini membolehkan pemimpin membuat keputusan yang lebih pantas dan lebih baik. Mereka tidak perlu menunggu seseorang menghantar laporan.
Mari kita lihat statistik. 60% syarikat menggunakan automasi dalam proses harian mereka. Jika anda bukan salah seorang daripada mereka, anda sudah ketinggalan zaman.
Agak menakutkan, kan?
Tugas Pejabat Belakang Terbaik Untuk Diautomasikan Dahulu
Bukan setiap tugas dicipta sama. Ada yang sedia untuk diautomasikan. Ada yang belum…lagi. Kuncinya adalah bermula dengan tugas yang mempunyai pengaruh tertinggi sekarang.
Data Entry
Kemasukan data adalah perkara #1 yang perlu anda automasikan. Ia membosankan, menjemukan, dan mudah berlaku ralat. Hari ini terdapat alat yang boleh mengekstrak data daripada invois, borang, e-mel dan memasukkannya terus ke dalam aplikasi anda secara automatik.
Pemprosesan Invois & Akaun Belum Bayar
Pemprosesan invois merupakan satu lagi bidang yang sesuai untuk diautomasikan. Perisian boleh memadankan invois dengan pesanan pembelian, menghalakannya untuk kelulusan dan memulakan pembayaran. Tugas yang dahulunya mengambil masa berhari-hari kini boleh diselesaikan dalam beberapa minit.
Gaji
Penggajian adalah satu lagi peraturan yang tidak lapuk dek zaman. Sebaik sahaja anda mencipta peraturan penggajian automatik, anda tidak perlu lagi mengira waktu bekerja, cukai atau faedah. Cuma semak, luluskan dan kembali menjalani kehidupan anda.
laporan
Pelaporan adalah tempat automasi benar-benar menjadi ajaib. Daripada pasukan anda mengumpulkan data daripada alat 5x, semuanya secara automatik dituangkan ke dalam satu papan pemuka. Ucapkan selamat tinggal kepada menghabiskan lewat malam Jumaat membina laporan berulang.
Cara Memulakan Automasi (Langkah Demi Langkah)
Adakah anda bersedia untuk melakukannya dengan cara yang betul? Jika ya, bacalah di bawah.
Melakukannya seperti ini akan memberikan anda hasil dan tidak akan membazirkan wang anda.
Langkah 1: Dokumentasikan Proses Semasa Anda
Dokumentasikan dengan tepat bagaimana setiap tugasan dilaksanakan hari ini. Ia akan mendedahkan di mana terdapatnya kelewatan dan kesesakan. Anda tidak boleh menambah baik apa yang anda tidak tahu.
Langkah 2: Pilih Satu Tugas Untuk Bermula
Jangan automasikan semuanya sekaligus. Pilih tugasan PALING mengecewakan dan PALING berulang yang diperlukan oleh perniagaan anda dan automasikan tugasan ITU. Raikan kemenangan kecil. Kemudian automasikan tugasan lain.
Langkah 3: Pilih Alat yang Tepat
Terdapat banyak alat automasi yang tersedia. Beberapa pilihan berkualiti untuk pemula adalah:
- Zapier untuk menyambungkan aplikasi mudah
- Buat (dahulunya Integromat) untuk aliran yang sedikit lebih kompleks
- Platform ERP yang betul untuk automasi seluruh perniagaan sepenuhnya
Pilih alat yang sesuai dengan saiz anda. Anda tidak memerlukan perisian perusahaan untuk perniagaan 5 orang. Walau bagaimanapun, syarikat yang berkembang pesat akan cepat mengatasi alat kecil tersebut.
Langkah 4: Uji Dengan Kelompok Kecil
Jangan gunakan automasi kepada seluruh pasukan anda dari hari pertama. Sahkannya dengan sekumpulan kerja terlebih dahulu. Nyahpepijat, laraskan peraturan dan skala hanya selepas ia berfungsi dengan sempurna.
Langkah 5: Latih Pasukan Anda
Automasi bukanlah penyelesaian mudah. Anda masih perlu mengajar kakitangan anda cara menggunakannya, memerhatikannya, dan memperbaikinya apabila ia gagal. Luangkan masa untuk melatih mereka dan ganjarannya akan datang.
Kesilapan Biasa Untuk Dielakkan
Keadaan boleh menjadi tidak kena walaupun dengan strategi automasi yang terbaik. Berikut adalah perangkap utama yang perlu dielakkan.
Mengautomasikan proses yang rosak: Jika anda mempunyai proses yang rosak, mengautomasikannya hanya akan membolehkan proses yang rosak itu berjalan lebih pantas. Baiki proses tersebut dan kemudian automasikannya.
Cuba melakukan terlalu banyak perkara sekaligus: Gunalah bahagian-bahagian kecil. Pelancaran Big-bang hampir tidak pernah berkesan dan anda hanya akan membatalkan semuanya.
Mengabaikan unsur kemanusiaan: Pekerja mungkin berasa terancam dengan automasi. Tetapkan jangkaan tentang apa yang akan dan tidak akan dilakukannya. Anda cuba membebaskan mereka untuk kerja peringkat yang lebih tinggi, bukan merampas pekerjaan mereka.
Latihan: Tiada orang lain yang tahu bagaimana sistem ini beroperasi dan anda baru sahaja mencipta penghadang pintu yang mahal.
Membawa Semua Bersama
Menghapuskan tugasan pejabat belakang yang berulang melalui automasi bukan lagi satu kemewahan. Begitulah cara syarikat-syarikat yang berpandangan jauh berkembang maju pada masa kini. Jadi, mari kita ulas dengan cepat:
- Dokumenkan proses semasa anda terlebih dahulu
- Pilih 1x tugasan untuk diautomasikan sebelum beralih ke tugasan seterusnya
- Pilih alat yang sesuai untuk skala perniagaan anda
- Uji dengan kelompok kecil sebelum dilancarkan
- Latih pasukan anda dan pantau hasilnya
Jika dilakukan dengan betul, anda boleh meningkatkan produktiviti secara mendadak, mengurangkan kesilapan yang mahal dan memperoleh keuntungan perniagaan keterlihatan dalam masa nyata supaya anda boleh membuat keputusan yang tepat.
Bahagian yang terbaik ialah, anda boleh mula melakukan PELAN ini minggu ini tanpa pelaburan yang BESAR. Hanya pilih SATU tugasan. Satu alat. Satu kemenangan kecil. Selebihnya akan berlaku!