बॅक-ऑफिसमधील पुनरावृत्ती होणारी कामे स्वयंचलित करण्यासाठी नवशिक्यांसाठी मार्गदर्शक

तुमची टीम दररोज कागदपत्रांच्या ढिगाऱ्यात बुडताना पाहून तुम्ही थकला आहात का?

बॅक-ऑफिस ऑपरेशन कर्मचारी हे प्रत्येक व्यवसायाचा कणा असतात. परंतु कर्मचाऱ्यांकडून रोज तीच तीच कामे करून घेतल्याने तुमच्या कंपनीचा वेळ, पैसा आणि उत्साह वाया जातो. सर्वात चांगली गोष्ट म्हणजे, बॅक-ऑफिसमधील तीच तीच कामे स्वयंचलित करणे हे तुमच्या कल्पनेपेक्षा खूप सोपे आहे आणि त्यामुळे खालील फायदे होतील:

• दर आठवड्याला प्रशासकीय कामाचा बराच वेळ वाचवा
• खर्चिक मानवी चुका टाळा
• नेतृत्वाला प्रत्येक विभागातील व्यवसायाची रिअल-टाइम दृश्यमानता द्या

आणि सुरुवात करण्यासाठी तुम्हाला तंत्रज्ञानातील तज्ञ असण्याची गरज नाही.

चला सुरुवात करूया…

आतमध्ये हे आहे:

1. पुनरावृत्ती होणारी बॅक-ऑफिस कामे म्हणजे काय?
2. सध्या ऑटोमेशन इतके महत्त्वाचे का आहे
3. सर्वप्रथम स्वयंचलित करण्यासाठी सर्वोत्तम बॅक-ऑफिस कार्ये
4. ऑटोमेशन कसे सुरू करावे (टप्प्याटप्प्याने)
5. टाळण्यासाठी सामान्य चुका

पुनरावृत्ती होणारी बॅक-ऑफिस कामे म्हणजे काय?

बॅक-ऑफिसची कामे म्हणजे तुमचा व्यवसाय सुरळीतपणे चालू ठेवण्यासाठी पडद्यामागे केली जाणारी नियमित, हाताने करावी लागणारी आणि प्रशासकीय कामांची मालिका.

ज्या गोष्टी करायला कोणालाच आवडत नाहीत, त्यांबद्दल विचार करा:

• माहिती भरणे
• बीजक प्रक्रिया
• पगारपत्रक चालते
• अनुपालन अहवाल
• स्प्रेडशीट जुळवणे

त्यामुळे तुमचा महसूल वाढण्यास मदत होत नाही, पण तुमच्या कर्मचाऱ्यांचा प्रचंड वेळ मात्र नक्कीच वाया जातो. सर्वात वाईट गोष्ट म्हणजे, ती आवश्यकच असतात. ती व्यवस्थित पार पाडल्याशिवाय, बाकी काहीही नीट चालत नाही. हे ओळखीचं वाटतंय का? व्यावसायिक याच गोष्टीत स्वतःला अडकवून घेतात.

येथे आहे लाथ मारा:

संशोधनानुसार, कर्मचारी कमी महत्त्वाच्या प्रशासकीय कामांवर दर आठवड्याला १५ तास वाया घालवतात. म्हणजेच, जे काम संगणक सहजपणे करू शकतो, ते करण्यात आठवड्यातील जवळपास दोन कामाचे दिवस वाया जातात.

सध्या ऑटोमेशन इतके महत्त्वाचे का आहे

अनेक व्यवसाय ऑटोमेशनचा अवलंब का करत आहेत, याची कारणे येथे दिली आहेत.

जर तुमचे बॅक ऑफिस मानवी श्रमावर चालत असेल, तर तुमची माहिती नेहमीच कालबाह्य राहील. कोणीतरी सोमवारी स्प्रेडशीटमध्ये आकडे टाकतो, तर दुसरा कोणीतरी बुधवारी ते अकाउंटिंग सिस्टीममध्ये नोंदवतो. शुक्रवारपर्यंत नेमके आकडे काय आहेत हे कोणालाच कळत नाही.

ही एक मोठी समस्या आहे.

ऑटोमेशन तुमच्या सर्व सिस्टीम्सना एकत्रित करून ही समस्या सोडवते. प्रत्येक विक्री, प्रत्येक इनव्हॉइस, स्टॉकची प्रत्येक हालचाल रिअल-टाइममध्ये आपोआप अपडेट होते. तुम्हाला तुमच्या संपूर्ण कामकाजाची रिअल-टाइम दृश्यमानता मिळते.

क्लाउड ईआरपी सिस्टीम जसे की ओरॅकल नेटसुइट सिंगापूर ते अगदी तेच करतात. ते तुमच्या व्यवसायातील सर्व विभागांची माहिती एकाच डॅशबोर्डवर एकत्रित करतात. त्यामुळे नेत्यांना अधिक जलद आणि चांगले निर्णय घेता येतात. त्यांना अहवाल पाठवण्यासाठी कोणाचीतरी वाट पाहावी लागत नाही.

चला आकडेवारी पाहूया. ६०% कंपन्या त्यांच्या दैनंदिन प्रक्रियांमध्ये ऑटोमेशनचा वापर करतात. जर तुम्ही त्यापैकी एक नसाल, तर तुम्ही आधीच मागे पडला आहात.

खूपच भीतीदायक आहे, नाही का?

सर्वप्रथम स्वयंचलित करण्यासाठी सर्वोत्तम बॅक-ऑफिस कार्ये

प्रत्येक काम सारखे नसते. काही कामे स्वयंचलनासाठी योग्य असतात. तर काही अजून नसतात. महत्त्वाचे म्हणजे, ज्या कामांचा सध्या सर्वाधिक फायदा होऊ शकतो, त्यांच्यापासून सुरुवात करणे.

माहिती भरणे

डेटा एन्ट्री ही अशी गोष्ट आहे जी तुम्ही सर्वात आधी स्वयंचलित केली पाहिजे. हे काम किचकट, कंटाळवाणे आणि त्यात चुका होण्याची शक्यता जास्त असते. आज अशी साधने (टूल्स) उपलब्ध आहेत जी पावत्या (इनव्हॉइसेस), फॉर्म्स आणि ईमेल्समधून डेटा काढून तो थेट तुमच्या ॲप्लिकेशन्समध्ये आपोआप टाकू शकतात.

इनव्हॉइस प्रक्रिया आणि देय खाती

इन्व्हॉइस प्रक्रिया हे ऑटोमेशनसाठी एक उत्तम क्षेत्र आहे. सॉफ्टवेअर इन्व्हॉइसला खरेदी आदेशांशी जुळवू शकते, त्यांना मंजुरीसाठी पाठवू शकते आणि पेमेंट सुरू करू शकते. जी कामे पूर्ण व्हायला पूर्वी अनेक दिवस लागायचे, ती आता काही मिनिटांत पूर्ण होऊ शकतात.

पेरोल

पेरोल हे आणखी एक कालातीत क्षेत्र आहे. एकदा तुम्ही स्वयंचलित पेरोल नियम तयार केले की, तुम्हाला पुन्हा कधीही तास, कर किंवा लाभांची गणना करण्याची गरज भासत नाही. फक्त पुनरावलोकन करा, मंजूर करा आणि आपल्या आयुष्याचा आनंद घ्यायला परत जा.

अहवाल

रिपोर्टिंगच्या बाबतीत ऑटोमेशन खऱ्या अर्थाने जादूई ठरते. तुमची टीम ५ वेगवेगळ्या टूल्समधून डेटा एकत्र करण्याऐवजी, सर्व काही आपोआप एकाच डॅशबोर्डमध्ये येते. शुक्रवारी रात्री उशिरापर्यंत तेच तेच रिपोर्ट्स बनवण्यात घालवण्याला आता निरोप द्या.

ऑटोमेशन कसे सुरू करावे (टप्प्याटप्प्याने)

तुम्ही अखेर हे योग्य मार्गाने करण्यास तयार आहात का? तसे असल्यास, खालील माहिती वाचा.

असे केल्याने तुम्हाला परिणाम मिळतील आणि तुमचे पैसेही वाया जाणार नाहीत.

पायरी १: तुमच्या सध्याच्या प्रक्रियांची नोंद करा

आज प्रत्येक कार्य नेमके कसे केले जाते याची नोंद करा. त्यामुळे अडथळे आणि समस्या नेमक्या कुठे आहेत हे उघड होईल. जे आपल्याला माहीत नाही, त्यात आपण सुधारणा करू शकत नाही.

पायरी २: सुरू करण्यासाठी एक कार्य निवडा

एकाच वेळी सर्व काही स्वयंचलित करू नका. तुमच्या व्यवसायासाठी आवश्यक असलेले सर्वात त्रासदायक आणि सर्वात पुनरावृत्ती होणारे काम निवडा आणि तेच काम स्वयंचलित करा. छोट्या छोट्या यशांचा आनंद साजरा करा. त्यानंतर दुसरे काम स्वयंचलित करा.

पायरी ३: योग्य साधन निवडा

अनेक ऑटोमेशन साधने उपलब्ध आहेत. नवशिक्यांसाठी काही दर्जेदार पर्याय खालीलप्रमाणे आहेत:

• साधे अॅप्स जोडण्यासाठी झॅपियर
• किंचित अधिक गुंतागुंतीच्या प्रवाहासाठी मेक (पूर्वीचे इंटेग्रोमॅट)
• संपूर्ण व्यवसायाच्या ऑटोमेशनसाठी एक योग्य ईआरपी प्लॅटफॉर्म

तुमच्यासाठी योग्य आकाराचे साधन निवडा. पाच कर्मचारी असलेल्या व्यवसायासाठी तुम्हाला एंटरप्राइझ सॉफ्टवेअरची गरज नाही. मात्र, वेगाने वाढणारी कंपनी लहान साधनांच्या पलीकडे लवकरच जाईल.

पायरी ४: थोड्या प्रमाणात चाचणी करा

पहिल्या दिवसापासून तुमच्या संपूर्ण टीमसाठी ऑटोमेशन लागू करू नका. प्रथम काही कामांच्या बॅचवर त्याची पडताळणी करा. ते निर्दोषपणे काम करू लागल्यानंतरच त्रुटी दूर करा, नियमांमध्ये बदल करा आणि त्याचा विस्तार करा.

पायरी 5: तुमच्या टीमला प्रशिक्षित करा

स्वयंचलन हा काही रामबाण उपाय नाही. तुम्हाला तुमच्या कर्मचाऱ्यांना ते कसे वापरायचे, त्यावर लक्ष कसे ठेवायचे आणि त्यात बिघाड झाल्यास ते कसे दुरुस्त करायचे हे शिकवावेच लागेल. त्यांना प्रशिक्षित करण्यासाठी वेळ द्या आणि त्याचे फायदे तुम्हाला नक्कीच मिळतील.

टाळण्यासाठी सामान्य चुका

सर्वोत्तम ऑटोमेशन धोरण असूनही गोष्टी बिघडू शकतात. टाळण्यासारखे प्रमुख धोके येथे दिले आहेत.

सदोष प्रक्रियांचे स्वयंचलीकरण: जर तुमची प्रक्रिया सदोष असेल, तर तिला स्वयंचलित केल्याने ती फक्त अधिक वेगाने चालेल. प्रक्रिया दुरुस्त करा आणि मग तिला स्वयंचलित करा.

एकाच वेळी खूप जास्त गोष्टी करण्याचा प्रयत्न करणे: छोटे छोटे तुकडे करा. एकदम एक मोठी योजना राबवणे सहसा यशस्वी होत नाही आणि तुम्हाला सगळंच फेकून द्यावं लागेल.

मानवी घटकाकडे दुर्लक्ष करणे: ऑटोमेशनमुळे कर्मचाऱ्यांना असुरक्षित वाटू शकते. ते काय करेल आणि काय करणार नाही, याबद्दल अपेक्षा स्पष्ट करा. तुम्ही त्यांना उच्च-स्तरीय कामासाठी मोकळे करण्याचा प्रयत्न करत आहात, त्यांच्या नोकऱ्या काढून घेण्याचा नाही.

प्रशिक्षण: ही प्रणाली कशी चालते हे इतर कोणालाही माहीत नाही आणि तुम्ही नुकताच एक महागडा दरवाजा अडवणारा तयार केला आहे.

ब्रिंग इट ऑल टुगेदर

बॅक-ऑफिसमधील पुनरावृत्तीची कामे काढून टाकून ऑटोमेशन ही आता चैनीची गोष्ट राहिलेली नाही. आजकाल दूरदृष्टी असलेल्या कंपन्यांची भरभराट होण्याचे हेच कारण आहे. चला तर मग, थोडक्यात आढावा घेऊया:

• सर्वप्रथम तुमच्या सध्याच्या प्रक्रियांची नोंद करा.
• पुढच्या कामाकडे जाण्यापूर्वी स्वयंचलित करण्यासाठी एक काम निवडा.
• तुमच्या व्यवसायाच्या आकारमानानुसार योग्य साधन निवडा
• बाजारात आणण्यापूर्वी लहान बॅचवर चाचणी करा.
• आपल्या संघाला प्रशिक्षण द्या आणि परिणामांवर लक्ष ठेवा.

योग्य प्रकारे केल्यास, तुम्ही उत्पादकता लक्षणीयरीत्या वाढवू शकता, महागड्या चुका कमी करू शकता आणि फायदा मिळवू शकता. व्यवसाय रिअल टाइममध्ये माहिती उपलब्ध असल्याने तुम्ही माहितीपूर्ण निर्णय घेऊ शकता.

सर्वात चांगली गोष्ट म्हणजे, तुम्ही मोठी गुंतवणूक न करता याच आठवड्यात ही योजना सुरू करू शकता. फक्त एक काम निवडा. एक साधन. एक छोटासा विजय. बाकी सर्व आपोआप घडेल!