खाते प्राप्त करण्यायोग्य (AR) व्यवस्थापनाचे एकच ध्येय आहे: रोख प्रवाहाचे संरक्षण करणे. खाती प्राप्त करण्यायोग्य ग्राहकांना क्रेडिटवर केलेल्या विक्रीतून येतात. प्रभावी एआर व्यवस्थापन ही प्रक्रिया सुरळीतपणे चालते याची खात्री करते.
बर्‍याच कंपन्या त्यांच्या AR व्यवस्थापनातील कमकुवत स्पॉट्स कव्हर करण्यात मदत करण्यासाठी खाते प्राप्त करण्यायोग्य वर्कफ्लो टूल्सवर अवलंबून असतात. चांगल्या एआर मॅनेजमेंट सॉफ्टवेअरच्या व्यतिरिक्त, व्यवसायात एक मजबूत खाती प्राप्त करण्यायोग्य प्रक्रिया देखील असली पाहिजे जी सर्व बेस कव्हर करते.
अकार्यक्षम कार्यप्रवाह
ऑर्डर टू कॅश प्रक्रियेमुळे ग्राहकाला वस्तू आणि सेवांसाठी किती वेळ लागेल यावर परिणाम होतो. चलन कधीही बाहेर न आल्यास, पेमेंट कधीही प्राप्त होणार नाही. ऑर्डर दिल्यानंतर आणि वितरित केल्यानंतर लगेच बिलिंग होते. या हँडऑफमधील कोणतेही ब्रेक इनव्हॉइसच्या अचूकतेवर परिणाम करू शकतात. काही ग्राहकांना बिलांसह कागदपत्रांची आवश्यकता असते, जसे की वितरणाचा पुरावा किंवा खरेदी ऑर्डर क्रमांक.
डेटाचे हे महत्त्वाचे तुकडे गहाळ झाल्यामुळे ऑर्डर विलंब होऊ शकतो आणि पावत्या उशीरा होऊ शकतात. एआर ऑटोमेशन टूल्स अशा वातावरणात चांगले काम करतात जिथे आवाज जास्त असतो. खाती प्राप्त करण्यायोग्य सॉफ्टवेअरसह स्वयंचलित ऑर्डरिंग आणि बिलिंग (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) त्रुटी कमी करते आणि ग्राहकांना त्यांचे इनव्हॉइस वेळेवर मिळतील याची खात्री करते.
क्रेडिट आणि संकलन धोरणे सेट करा
खाती प्राप्त करण्यायोग्य प्रक्रियेसह (ज्याला ऑर्डर-टू-कॅश देखील म्हटले जाते) पहिली गोष्ट म्हणजे वर्कफ्लोचे दस्तऐवजीकरण करणे जे क्रेडिटवरील विक्रीचे बिल, पैसे दिले आणि लागू केले जाते याची खात्री करते. क्रेडिट आणि संकलन धोरणांमध्ये अनेक घटक समाविष्ट आहेत जसे की:
- पत मूल्यांकन
- ऑर्डर आणि बिलिंग
- वृद्धत्व व्यवस्थापन (संग्रह)
- रोख अर्ज
खाती प्राप्त करण्यायोग्य प्रक्रियेने या सर्व गोष्टींचा पूर्णपणे विचार केला पाहिजे. या प्रक्रियांमध्ये लेखा नियंत्रणे असली पाहिजेत, जी त्यांची कार्यक्षमता सुनिश्चित करतात. तुमच्या AR प्रक्रियेने एखादी कृती कोण करते, ती कशी पूर्ण होते आणि अचूकतेसाठी तिचे ऑडिट कसे केले जाते याकडे लक्ष दिले पाहिजे. कार्यक्षमता आणि परिणामांसाठी या प्रक्रियेची वेळोवेळी पुनरावृत्ती करा.
अव्यवस्थित खाती प्राप्त करण्यायोग्य डेटा
जेव्हा तुम्ही क्रेडिट अटींवर इनव्हॉइसचे बिल करता तेव्हा ते खात्यांचे वृद्धत्व तयार करतात. खात्यांच्या डेटाचे वृद्धत्व तुमच्या ग्राहकांची खाती, त्यांना किती देणे बाकी आहे आणि शिल्लक वय दर्शवते. आपण या डेटाचे निरीक्षण करत नसल्यास, आपण खराब कर्ज वाढण्याचा धोका. बॅड डेट म्हणजे जेव्हा इनव्हॉइस गोळा करता येत नाही किंवा भरता येत नाही.
तुमच्या सिस्टीममधील न भरलेल्या इनव्हॉइसचे निरीक्षण करून खराब कर्जापासून पुढे रहा. तुम्ही स्प्रेडशीट्स सारख्या साध्या संगणक साधनांसह खाते प्राप्त करण्यायोग्य डेटा व्यवस्थापित करू शकता आणि काहींना AR सॉफ्टवेअर आवश्यक आहे जे तुमचे संकलन धोके ओळखणे सोपे करते.
संग्रह व्यक्तिचलितपणे व्यवस्थापित करा
स्वत: संग्रह व्यवस्थापित केल्याने तुम्ही खाती दुर्लक्षित करू शकता, चलन न भरलेले राहू शकता आणि चुकीच्या वापरलेल्या रोख पावत्या शोधण्याच्या संधी गमावू शकता. वर्कफ्लो ऑटोमेशनसह, संग्रह सुव्यवस्थित केले जातात आणि ज्या निधीकडे सर्वाधिक लक्ष द्यावे लागते त्यांना प्राधान्य दिले जाते. खाती प्राप्त करण्यायोग्य सॉफ्टवेअर तुम्हाला डॅशबोर्ड देते जे तुमच्या AR च्या स्थितीचे उच्च-स्तरीय विहंगावलोकन दाखवतात.
मॅन्युअल कलेक्शन मॅनेजमेंटमुळे तुम्ही ग्राहकांना मागील देय बिलिंग किंवा इतर कलेक्शन पत्रव्यवहारांबद्दल सूचित करण्याच्या संधी गमावू शकता. मॅन्युअल कलेक्शन अनेकदा सक्रिय कॉल करणाऱ्या कलेक्टरवर अवलंबून असते. वर्कफ्लो सोल्यूशन मागील देय पोशाखांसाठी ईमेल सूचना स्वयंचलित करू शकते आणि त्यांना तुम्हाला कॉल करण्यासाठी सूचित करू शकते. संकलन व्यवस्थापनाचा हा प्रकार उत्पादकता वाया जाण्यापासून रोखतो.
रोख अर्ज
रोख अर्ज थेट एआर सायकलमध्ये प्रवेश करतात तुमच्या रोख प्रवाहावर परिणाम होतो. तो योग्य व्यवस्थापनाशिवाय प्रभावी एआर प्रक्रियेसाठी अडथळा बनू शकतो. जेव्हा पैसे प्राप्त होतात, तेव्हा ते इनव्हॉइसवर लागू होईपर्यंत तुमच्या अकाउंटिंग सिस्टममध्ये त्याचे मूल्य नसते. जेव्हा रोख जमा केली जाते आणि वापरली जाते, तेव्हा ते तुमची प्राप्त करण्यायोग्य खाती कमी करते आणि तुमचे रोख खाते वाढवते.
खाते प्राप्त करण्यायोग्य सॉफ्टवेअरसह रोख अनुप्रयोग देखील चांगले व्यवस्थापित केले जातात. एक अत्याधुनिक प्रणाली आपल्याला त्रुटी हायलाइट करण्यात त्वरीत मदत करते. रोख ऍप्लिकेशन्स अकाउंटिंग नियमांचे पालन करतात याची खात्री करण्यासाठी एआर सॉफ्टवेअर तुम्हाला लेखा नियंत्रणे ठेवण्याची परवानगी देते.
ग्राहक अनुभव
एआर प्रक्रियेसाठी ग्राहक अनुभव हा अनेकदा दुर्लक्षित केलेला अडथळा असतो. ऑर्डरपासून पेड इनव्हॉइसच्या अंतिम पुष्टीकरणापर्यंत एआर प्रक्रियेच्या प्रत्येक टप्प्याचा ग्राहकाला अनुभव असतो. ग्राहक त्यांच्या पावत्या कशा मिळवतात आणि अदा करतात हा एक महत्त्वाचा अडथळा आहे. ग्राहकांना त्यांचे इनव्हॉइस पाहण्याचे आणि भरण्याचे सोयीचे मार्ग द्या, जसे की ऑनलाइन प्रवेश किंवा वायर ट्रान्सफर.
खाती प्राप्त करण्यायोग्य सॉफ्टवेअरमध्ये अंगभूत पेमेंट साधने आहेत जी तुमच्या ग्राहकांनी एकदा पाहिल्यानंतर त्यांना तुमची पावत्या भरण्याची परवानगी देतात. या सुविधांशिवाय, पेमेंट घेण्यासाठी एआर लिपिक त्यांना परत कॉल करण्यासाठी ग्राहकाला प्रतीक्षा करावी लागते; हे एआर सायकल लांबवते आणि एक बीजक आवश्यकतेपेक्षा जास्त काळ उघडते.
खराब कर्ज व्यवस्थापन
खराब कर्ज व्यवस्थापन, ज्याला "संशयास्पद खात्यांसाठी भत्ता" असेही म्हटले जाते, हा AR प्रक्रिया व्यवस्थापनाचा एक महत्त्वाचा भाग आहे जो एकत्रित न केलेल्या इनव्हॉइसचा धोका कमी करतो. प्रभावी प्रक्रियेमध्ये एआर व्यवस्थापकांचा समावेश असतो जे पेमेंट ट्रेंड ओळखण्यासाठी एआर वृद्धत्वाच्या अहवालांचे पूर्णपणे आणि वारंवार पुनरावलोकन करतात. क्रेडिट मूल्यांकन प्रक्रिया देखील खराब कर्ज व्यवस्थापनाचा एक महत्त्वाचा भाग आहे.
तुम्ही सर्व नवीन आणि विद्यमान ग्राहकांचे क्रेडिट विश्लेषण केले पाहिजे आणि त्यांची पैसे देण्याची क्षमता सत्यापित केली पाहिजे. क्रेडिट विश्लेषण तुम्हाला ग्राहकाला किती क्रेडिट ऑफर करायचे हे ओळखण्यात देखील मदत करते. खराब कर्ज व्यवस्थापन देखील क्रेडिट मर्यादा आणि ग्राहकांच्या खात्यांवर क्रेडिट होल्ड लागू करून नियंत्रित केले जाते. जे ग्राहक वेळेवर पैसे देत नाहीत ते पेमेंट करेपर्यंत त्यांचे खरेदीचे विशेषाधिकार निलंबित पाहू शकतात. एआर सॉफ्टवेअर ही नियंत्रणे स्वयंचलित करू शकतात.
स्टाफिंग
खाते प्राप्त करण्यायोग्य व्यवस्थापन प्रक्रिया चांगली नाही जर ती पार पाडणारे खेळाडू पात्र नसतील आणि एआर विभागाचे व्यवस्थापन करण्यासाठी कौशल्ये नसतील. एआर सायकलचे घटक व्यवस्थापित करण्यासाठी तुमच्या अकाउंटिंग क्लर्ककडे विशेष लेखा अनुभव असावा.
संग्रह भूमिकांसाठी ग्राहक सेवा, वाटाघाटी, संसाधने आणि खाते व्यवस्थापन यासारखी कौशल्ये आवश्यक असतात. रोख अनुप्रयोगांसाठी मूलभूत लेखा ज्ञान, तपशीलाकडे लक्ष आणि अनुसरण कौशल्ये आवश्यक आहेत. ए.आर डेटा विश्लेषण ऑडिटिंग, विश्लेषणात्मक आणि तांत्रिक कौशल्ये आवश्यक आहेत.
लपेटणे
एक चांगला AR संघ विविध विशिष्ट कौशल्यांचे योगदान देणार्‍या कार्यसंघ सदस्यांसह एकत्रित असतो. कौशल्ये आवश्यक असली तरी, AR ऑटोमेशन टूल्स तुम्हाला सर्वोत्तम उत्पादकता मिळविण्यात मदत करतात आणि कोणत्याही समस्या लवकर स्वीकारतील.
खाते प्राप्त करण्यायोग्य सॉफ्टवेअर उत्पादकता वाढवते आणि तुमच्या AR कर्मचार्‍यांना अशा गोष्टींवर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी वेळ देते ज्यामुळे AR शिल्लक कमी होण्यावर परिणाम होतो आणि ग्राहकांच्या ऑर्डर्स आणि न भरलेल्या इनव्हॉइसचा बॅकलॉग टाळता येतो, जे व्यवसायासाठी प्रतिष्ठित राहण्यासाठी महत्त्वपूर्ण असू शकतात.