Багийнхан чинь өдөр бүр бичиг цаасанд дарагдаж байгааг харахаас залхаж байна уу?
Арын оффис Үйл ажиллагаа бол бизнесийн гол тулгуур юм. Гэхдээ ажилчдыг өдөр бүр давтагддаг ажлуудыг гүйцэтгэх нь танай компанийн цаг хугацаа, мөнгө, сэтгэл санааг алдуулдаг. Хамгийн сайн тал нь давтагддаг арын оффисын ажлуудыг автоматжуулах нь таны бодож байгаагаас ч хялбар бөгөөд дараах зүйлсийг хийх болно:
- Долоо хоног бүр админы цагийг чөлөөл
- Гарын авлагын үнэтэй алдааг багасгах
- Бүх хэлтэс дээр удирдлагад бодит цагийн бизнесийн харагдах байдлыг олгох
Мөн эхлэхийн тулд та технологийн суут ухаантан байх шаардлагагүй.
Орцгооё ...
Дотор нь юу байна:
- Давтагдах арын оффисын даалгаварууд гэж юу вэ?
- Яагаад автоматжуулалт одоо үед чухал асуудал болоод байна вэ
- Эхлээд автоматжуулах хамгийн сайн арын оффисын даалгаврууд
- Автоматжуулалтыг хэрхэн эхлүүлэх вэ (Алхам алхмаар)
- зайлсхийх нийтлэг алдаа
Давтагдах арын оффисын даалгаварууд гэж юу вэ?
Арын оффисын ажлууд нь таны бизнесийг жигд ажиллуулахын тулд админ шаардлагатай, гар ажиллагаатай, арын ард хийгддэг ердийн ажлууд юм.
Хэн ч хийхийг хүсэхгүй байгаа зүйлсийн талаар бодоод үз дээ:
- Мэдээлэл оруулах
- Нэхэмжлэх боловсруулах
- Цалингийн гүйлгээ
- Нийцлийн тайлан
- Хүснэгтүүдийг нэгтгэх
Тэд таны орлогыг нэмэгдүүлэхэд тусалдаггүй ч ажилчдын тань цагийг ихээхэн хэмжээгээр эзэлдэг нь гарцаагүй. Хамгийн муу нь юу вэ? Тэд зайлшгүй шаардлагатай. Тэдгээрийг сайн хийхгүйгээр өөр юу ч хэвийн ажиллахгүй. Танил сонсогдож байна уу? Энэ бол бизнес эрхлэгчид өөрсдийгөө гацсан зүйл юм.
Энд кикер байна:
Судалгаагаар ажилчид долоо хоногт 15 цагийг бага үнэ цэнэтэй захиргааны ажилд зарцуулдаг байна. Энэ нь компьютер амархан хийж чадах зүйлд долоо хоногт бараг хоёр ажлын өдрийг зарцуулдаг гэсэн үг юм.
Яагаад автоматжуулалт одоо үед чухал асуудал болоод байна вэ
Яагаад ийм олон бизнес автоматжуулалтын галт тэрэг рүү үсрэн орж байгаагийн шалтгаан энд байна.
Хэрэв танай арын алба гар ажиллагаатай бол таны мэдээлэл үргэлж хуучирсан байх болно. Хэн нэгэн Даваа гарагт тоонуудыг хүснэгтэд оруулдаг бол хэн нэгэн Лхагва гарагт нягтлан бодох бүртгэлийн системд оруулдаг. Баасан гараг гэхэд хэн ч бодит тоонууд хэд болохыг мэдэхгүй.
Энэ бол маш том асуудал.
Автоматжуулалт нь таны бүх системийг нэгтгэснээр үүнийг шийддэг. Борлуулалт бүр, нэхэмжлэх бүр, бараа бүтээгдэхүүний хөдөлгөөн бүр автоматаар бодит цаг хугацаанд шинэчлэгддэг. Та үйл ажиллагааныхаа туршид бодит цагийн бизнесийн харагдах байдлыг авах болно.
Үүлэн ERP системүүд гэх мэт Сингапурын oracle netsuite Яг үүнийг л хийдэг. Тэд танай бизнесийн бүх салбарын мэдээллийг нэг хяналтын самбар дээр төвлөрүүлдэг. Энэ нь удирдагчдад илүү хурдан бөгөөд илүү сайн шийдвэр гаргах боломжийг олгодог. Тэд хэн нэгнийг тайлан илгээхийг хүлээх шаардлагагүй.
Статистикийг харцгаая. Компаниудын 60% нь өдөр тутмын үйл ажиллагаандаа автоматжуулалтыг ашигладаг. Хэрэв та тэдний нэг биш бол та аль хэдийн замаас хоцорчээ.
Аймшигтай, тийм үү?
Эхлээд автоматжуулах хамгийн сайн арын оффисын даалгаврууд
Бүх даалгавар адилхан бүтээгддэггүй. Зарим нь автоматжуулалтад бэлэн болсон. Зарим нь ... хараахан болоогүй байна. Гол нь одоогоор хамгийн өндөр хөшүүрэгтэй даалгавруудаас эхлэх явдал юм.
Мэдээлэл оруулах
Өгөгдөл оруулах нь таны автоматжуулах ёстой №1 зүйл юм. Энэ нь уйтгартай, уйтгартай бөгөөд алдаа гарах магадлалтай. Өнөөдөр нэхэмжлэх, маягт, имэйлээс өгөгдлийг гаргаж аваад, аппликейшнууд руугаа автоматаар оруулах боломжтой хэрэгслүүд байдаг.
Нэхэмжлэх боловсруулах болон төлбөр тооцоо
Нэхэмжлэх боловсруулах нь автоматжуулалтад тохиромжтой өөр нэг салбар юм. Програм хангамж нь худалдан авах захиалгыг нэхэмжлэхтэй тааруулж, тэдгээрийг баталгаажуулахаар чиглүүлж, төлбөрийг эхлүүлж чаддаг. Өмнө нь хэдэн өдөр зарцуулдаг байсан ажлуудыг одоо хэдхэн минутын дотор хийж гүйцэтгэх боломжтой болсон.
Цалин
Цалин хөлс бол мөнхийн нэг хэлбэр юм. Та автомат цалин хөлсний дүрмийг бий болгосны дараа дахин цаг, татвар, тэтгэмжийг тооцоолох шаардлагагүй болно. Зүгээр л хянаж, батлаад амьдралдаа эргэн ороорой.
тайлагнах
Автоматжуулалт үнэхээр ид шидтэй болдог газар бол тайлан юм. Танай баг 5x хэрэгслээс өгөгдлийг нэгтгэхийн оронд бүх зүйл автоматаар нэг хяналтын самбарт цутгагддаг. Баасан гарагийн орой давтагдсан тайлан гаргахад баяртай гэж хэлээрэй.
Автоматжуулалтыг хэрхэн эхлүүлэх вэ (Алхам алхмаар)
Та эцэст нь үүнийг зөв аргаар хийхэд бэлэн үү? Хэрэв тийм бол доор уншина уу.
Ингэж хийвэл үр дүн гарах бөгөөд мөнгөө үрэхгүй.
Алхам 1: Одоогийн үйл явцуудаа баримтжуул
Өнөөдөр даалгавар бүрийг хэрхэн гүйцэтгэж байгааг яг таг баримтжуул. Энэ нь хаана хоцрогдол, саад бэрхшээл байгааг илчлэх болно. Та мэдэхгүй зүйлээ сайжруулж чадахгүй.
Алхам 2: Эхлэхийн тулд нэг даалгавар сонгоно уу
Бүх зүйлийг нэг дор автоматжуулж болохгүй. Таны бизнест шаардлагатай хамгийн их бухимдал төрүүлдэг, хамгийн их давтагддаг ажлыг сонгоод, ТЭР ажлыг автоматжуул. Жижиг ялалтуудыг тэмдэглээрэй. Дараа нь өөр нэг ажлыг автоматжуул.
Алхам 3: Зөв хэрэгслийг сонгох
Автоматжуулалтын олон хэрэгсэл байдаг. Анхан шатны хүмүүст зориулсан зарим чанартай сонголтууд нь:
- Энгийн аппликейшнуудыг холбоход зориулсан Zapier
- Арай илүү төвөгтэй урсгалд зориулж (өмнө нь Интегромат) хий
- Бүрэн хэмжээний бизнесийн автоматжуулалтад зориулсан зохих ERP платформ
Өөрт тохирох хэмжээтэй хэрэгслийг сонгоорой. 5 хүний бүрэлдэхүүнтэй бизнест танд байгууллагын програм хангамж хэрэггүй. Гэсэн хэдий ч хурдацтай хөгжиж буй компани жижиг хэрэгслүүдийг хурдан гүйцэж түрүүлэх болно.
Алхам 4: Бага хэмжээгээр турших
Эхний өдрөөс эхлэн бүх багтаа автоматжуулалтыг бүү байршуул. Эхлээд багц ажлаар баталгаажуул. Зөвхөн алдаагүй ажиллаж эхэлсний дараа л алдааг олж засварлаж, дүрмийг тохируулж, масштабыг нь тохируул.
Алхам 5: Багаа сурга
Автоматжуулалт бол мөнгөний сум биш. Та ажилтнууддаа үүнийг хэрхэн ашиглахыг зааж, хянаж, эвдэрсэн үед нь засах хэрэгтэй хэвээр байна. Тэднийг сургахад цаг гарга, тэгвэл шагнал нь ирнэ.
зайлсхийх нийтлэг алдаа
Хамгийн сайн автоматжуулалтын стратегитай байсан ч бүх зүйл буруугаар эргэж болно. Зайлсхийх ёстой гол алдаануудыг энд оруулав.
Эвдэрсэн процессуудыг автоматжуулах: Хэрэв таны процесс эвдэрсэн бол автоматжуулснаар эвдэрсэн процессыг илүү хурдан ажиллуулах боломжтой болно. Процессыг засаад дараа нь автоматжуул.
Нэг дор хэт ихийг хийхийг оролдох: Жижиг хэсгүүдийг хазаарай. Том тэсрэлттэй өнхрүүлэлт бараг хэзээ ч үр дүнгүй бөгөөд та зүгээр л бүх зүйлийг хаях болно.
Хүний хүчин зүйлийг үл тоомсорлох нь: Ажилчид автоматжуулалтаас болж аюулд өртөж болзошгүй. Энэ нь юу хийх, юу хийхгүй талаар хүлээлт тогтоо. Та тэднийг ажлаас нь булаах биш, харин илүү өндөр түвшний ажилд чөлөөлөхийг хичээж байна.
Сургалт: Систем хэрхэн ажилладагийг өөр хэн ч мэдэхгүй бөгөөд та дөнгөж сая үнэтэй хаалганы хаалт үүсгэчихлээ.
Энэ бүгдийг нэгтгэж байна
Арын албаны давтагдсан ажлуудыг арилгах замаар автоматжуулалт тансаг хэрэглээ байхаа больсон. Энэ бол өнөө үед ирээдүйг харсан компаниуд хэрхэн цэцэглэн хөгжиж байгаатай холбоотой юм. Тиймээс хурдан тоймлон үзье:
- Эхлээд одоогийн үйл явцуудаа баримтжуулна уу
- Дараагийнх руу шилжихээсээ өмнө автоматжуулах 1x даалгаврыг сонгоно уу
- Бизнесийнхээ цар хүрээнд тохирох хэрэгслийг сонгоорой
- Хэрэглэхийн өмнө бага хэмжээгээр туршиж үзээрэй
- Багаа сургаж, үр дүнг нь хянаж байгаарай
Зөв хийвэл та бүтээмжийг эрс нэмэгдүүлж, үнэтэй алдааг багасгаж, ашиг олох боломжтой аж ахуйн бодит цаг хугацаанд харагдах байдал, ингэснээр та мэдээлэлтэй шийдвэр гаргах боломжтой болно.
Хамгийн сайхан нь та энэ ТӨЛӨВЛӨГӨӨГ энэ долоо хоногт ТОМ ХӨРӨНГӨ ОРУУЛАЛТГҮЙгээр хэрэгжүүлж эхлэх боломжтой. Зүгээр л НЭГ даалгавар сонгоорой. Нэг хэрэгсэл. Нэг жижиг ялалт. Бусад нь биелэх болно!