നിങ്ങളുടെ ടീം എല്ലാ ദിവസവും കടലാസിൽ മുങ്ങിത്താഴുന്നത് കണ്ട് മടുത്തോ?
ബാക്ക്-ഓഫീസ് പ്രവർത്തനങ്ങൾ എല്ലാ ബിസിനസിന്റെയും നട്ടെല്ലാണ് അവ. എന്നാൽ ജീവനക്കാർ ദിവസം തോറും ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലികൾ ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങളുടെ കമ്പനിക്ക് സമയവും പണവും ആത്മാഭിമാനവും നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നു. ഏറ്റവും നല്ല കാര്യം, ആവർത്തിച്ചുള്ള ബാക്ക്-ഓഫീസ് ജോലികൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നതിലും എളുപ്പമാണ്, അത് ഇനിപ്പറയുന്നവ ചെയ്യും:
- എല്ലാ ആഴ്ചയും അഡ്മിൻ സമയം സ്വതന്ത്രമാക്കുക
- ചെലവേറിയ മാനുവൽ പിശകുകൾ കുറയ്ക്കുക
- എല്ലാ വകുപ്പുകളിലും നേതൃത്വത്തിന് തത്സമയ ബിസിനസ്സ് ദൃശ്യപരത നൽകുക.
ആരംഭിക്കാൻ നിങ്ങൾ ഒരു സാങ്കേതിക പ്രതിഭയാകേണ്ടതില്ല.
നമുക്ക് ഇതിലേക്ക് കടക്കാം...
ഉള്ളിലുള്ളത് ഇതാ:
- ആവർത്തിച്ചുള്ള ബാക്ക്-ഓഫീസ് ജോലികൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
- ഓട്ടോമേഷൻ ഇപ്പോൾ വലിയൊരു ഇടപാടായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?
- ആദ്യം ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും മികച്ച ബാക്ക്-ഓഫീസ് ജോലികൾ
- ഓട്ടോമേറ്റിംഗ് എങ്ങനെ ആരംഭിക്കാം (ഘട്ടം ഘട്ടമായി)
- ഒഴിവാക്കേണ്ട സാധാരണ തെറ്റുകൾ
ആവർത്തിച്ചുള്ള ബാക്ക്-ഓഫീസ് ജോലികൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സുഗമമായി നടക്കുന്നതിന് പിന്നിൽ ചെയ്യുന്ന പതിവ് മാനുവൽ, അഡ്മിൻ-ഇന്റൻസീവ് ജോലികളാണ് ബാക്ക്-ഓഫീസ് ജോലികൾ.
ആരും ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കാത്ത കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക:
- ഡാറ്റ എൻട്രി
- ഇൻവോയ്സ് പ്രോസസ്സിംഗ്
- പേറോൾ റൺസ്
- പാലിക്കൽ റിപ്പോർട്ടിംഗ്
- സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ പുനഃക്രമീകരിക്കുന്നു
അവ നിങ്ങളുടെ വരുമാനം വർദ്ധിപ്പിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നില്ല, പക്ഷേ അവ നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരുടെ സമയത്തിന്റെ വലിയൊരു ഭാഗം തീർച്ചയായും ചെലവഴിക്കുന്നു. ഏറ്റവും മോശം ഭാഗം? അവ ആവശ്യമാണോ? അവ നന്നായി ചെയ്യാതെ, മറ്റൊന്നും ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നില്ല. പരിചിതമായി തോന്നുന്നുണ്ടോ? ബിസിനസ്സ് ഉടമകൾ സ്വയം കുടുങ്ങിപ്പോകുന്നത് അതാണ്.
കിക്കർ ഇതാ:
ഗവേഷണ പ്രകാരം, ജീവനക്കാർ കുറഞ്ഞ മൂല്യമുള്ള അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ജോലികൾക്കായി ആഴ്ചയിൽ 15 മണിക്കൂർ പാഴാക്കുന്നു. ഒരു കമ്പ്യൂട്ടറിന് എളുപ്പത്തിൽ ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന എന്തെങ്കിലും ചെയ്യാൻ ആഴ്ചയിൽ ഏകദേശം രണ്ട് പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങൾ പാഴാക്കുന്നതിന് തുല്യമാണിത്.
ഓട്ടോമേഷൻ ഇപ്പോൾ വലിയൊരു ഇടപാടായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?
ഇതാണ് ഇത്രയധികം ബിസിനസുകൾ ഓട്ടോമേഷൻ ട്രെയിനിലേക്ക് ചാടുന്നത്.
നിങ്ങളുടെ ബാക്ക് ഓഫീസ് കൈകൊണ്ട് പണിയെടുക്കുന്ന ജോലിക്കാരാണെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും കാലഹരണപ്പെട്ടതായിരിക്കും. തിങ്കളാഴ്ച ഒരാൾ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ കണക്കുകൾ നൽകുന്നു, മറ്റൊരാൾ ബുധനാഴ്ച അക്കൗണ്ടിംഗ് സിസ്റ്റത്തിൽ അത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. വെള്ളിയാഴ്ച ആകുമ്പോഴേക്കും യഥാർത്ഥ കണക്കുകൾ എന്താണെന്ന് ആർക്കും അറിയില്ല.
അതൊരു വലിയ പ്രശ്നമാണ്.
നിങ്ങളുടെ എല്ലാ സിസ്റ്റങ്ങളെയും സംയോജിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് ഓട്ടോമേഷൻ ഇത് പരിഹരിക്കുന്നു. ഓരോ വിൽപ്പനയും, ഓരോ ഇൻവോയ്സും, സ്റ്റോക്കിന്റെ ഓരോ ചലനവും തത്സമയം യാന്ത്രികമായി അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ പ്രവർത്തനത്തിലും നിങ്ങൾക്ക് തത്സമയ ബിസിനസ്സ് ദൃശ്യപരത ലഭിക്കും.
പോലുള്ള ക്ലൗഡ് ERP സിസ്റ്റങ്ങൾ ഒറാക്കിൾ നെറ്റ്സ്യൂട്ട് സിംഗപ്പൂർ കൃത്യമായി അത് ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന്റെ എല്ലാ മേഖലകളിൽ നിന്നുമുള്ള വിവരങ്ങൾ അവർ ഒരു ഡാഷ്ബോർഡിലേക്ക് കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നു. ഇത് നേതാക്കളെ വേഗത്തിലും മികച്ചതുമായ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു. ആരെങ്കിലും റിപ്പോർട്ട് അയയ്ക്കുന്നതിനായി അവർ കാത്തിരിക്കേണ്ടതില്ല.
സ്ഥിതിവിവരക്കണക്കുകൾ നോക്കാം. 60% കമ്പനികളും അവരുടെ ദൈനംദിന പ്രക്രിയകളിൽ ഓട്ടോമേഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ അവരിൽ ഒരാളല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ഇതിനകം തന്നെ പിന്നിലാണ്.
വളരെ ഭയാനകം, അല്ലേ?
ആദ്യം ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും മികച്ച ബാക്ക്-ഓഫീസ് ജോലികൾ
എല്ലാ ജോലികളും തുല്യമായി സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്നില്ല. ചിലത് ഓട്ടോമേഷന് പാകമായിരിക്കുന്നു. ചിലത്... ഇതുവരെ ആയിട്ടില്ല. ഇപ്പോൾ ഏറ്റവും കൂടുതൽ ലിവറേജ് ഉള്ളവയിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുക എന്നതാണ് പ്രധാനം.
ഡാറ്റാ എൻട്രി
ഡാറ്റ എൻട്രി നിങ്ങൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യേണ്ട ഒന്നാമത്തെ കാര്യമാണ്. ഇത് മടുപ്പിക്കുന്നതും, വിരസവുമാണ്, കൂടാതെ പിശകുകൾക്ക് സാധ്യതയുള്ളതുമാണ്. ഇൻവോയ്സുകൾ, ഫോമുകൾ, ഇമെയിലുകൾ എന്നിവയിൽ നിന്ന് ഡാറ്റ എക്സ്ട്രാക്റ്റുചെയ്യാനും അത് നിങ്ങളുടെ ആപ്ലിക്കേഷനുകളിലേക്ക് യാന്ത്രികമായി തിരുകാനും കഴിയുന്ന ഉപകരണങ്ങൾ ഇന്ന് ഉണ്ട്.
ഇൻവോയ്സ് പ്രോസസ്സിംഗും അടയ്ക്കേണ്ട അക്കൗണ്ടുകളും
ഇൻവോയ്സ് പ്രോസസ്സിംഗ് ഓട്ടോമേഷന് അനുയോജ്യമായ മറ്റൊരു മേഖലയാണ്. വാങ്ങൽ ഓർഡറുകളുമായി ഇൻവോയ്സുകൾ പൊരുത്തപ്പെടുത്താനും, അംഗീകാരത്തിനായി അവ റൂട്ട് ചെയ്യാനും, പേയ്മെന്റുകൾ ആരംഭിക്കാനും സോഫ്റ്റ്വെയറിന് കഴിയും. ഒരിക്കൽ ദിവസങ്ങൾ എടുത്തിരുന്ന ജോലികൾ ഇപ്പോൾ മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയും.
ശന്വളപ്പട്ടിക
പേറോൾ എന്നത് കാലാതീതമായ ഒന്നാണ്. ഒരിക്കൽ ഓട്ടോമേറ്റഡ് പേറോൾ നിയമങ്ങൾ സൃഷ്ടിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരിക്കലും മണിക്കൂറുകൾ, നികുതികൾ അല്ലെങ്കിൽ ആനുകൂല്യങ്ങൾ കണക്കാക്കേണ്ടി വരില്ല. അവലോകനം ചെയ്യുക, അംഗീകരിക്കുക, നിങ്ങളുടെ ജീവിതം വീണ്ടും ജീവിക്കാൻ തുടങ്ങുക.
റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നു
ഓട്ടോമേഷൻ യഥാർത്ഥത്തിൽ മാന്ത്രികമാകുന്ന ഇടമാണ് റിപ്പോർട്ടിംഗ്. 5x ടൂളുകളിൽ നിന്നുള്ള ഡാറ്റ നിങ്ങളുടെ ടീം ഒരുമിച്ച് ചേർക്കുന്നതിനുപകരം, എല്ലാം യാന്ത്രികമായി ഒരൊറ്റ ഡാഷ്ബോർഡിലേക്ക് ഒഴുകിയെത്തുന്നു. ആവർത്തിച്ചുള്ള റിപ്പോർട്ടുകൾ നിർമ്മിക്കുന്നതിൽ വെള്ളിയാഴ്ച രാത്രികൾ ചെലവഴിക്കുന്നതിന് വിട പറയൂ.
ഓട്ടോമേറ്റിംഗ് എങ്ങനെ ആരംഭിക്കാം (ഘട്ടം ഘട്ടമായി)
നിങ്ങൾ ഒടുവിൽ അത് ശരിയായ രീതിയിൽ ചെയ്യാൻ തയ്യാറാണോ? അങ്ങനെയെങ്കിൽ താഴെ വായിക്കുക.
ഇതുപോലെ ചെയ്യുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് ഫലം നൽകും, നിങ്ങളുടെ പണം പാഴാകുകയുമില്ല.
ഘട്ടം 1: നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ പ്രക്രിയകൾ രേഖപ്പെടുത്തുക
ഇന്ന് ഓരോ ജോലിയും എങ്ങനെ നിർവഹിക്കുന്നുവെന്ന് കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തുക. എവിടെയാണ് കാലതാമസവും തടസ്സങ്ങളും ഉള്ളതെന്ന് ഇത് വെളിപ്പെടുത്തും. നിങ്ങൾക്ക് അറിയാത്തത് മെച്ചപ്പെടുത്താൻ കഴിയില്ല.
ഘട്ടം 2: ആരംഭിക്കാൻ ഒരു ടാസ്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
എല്ലാം ഒറ്റയടിക്ക് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യരുത്. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന് ഏറ്റവും നിരാശാജനകവും ആവർത്തിച്ചുള്ളതുമായ ജോലി തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ആ ജോലി ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക. ചെറിയ വിജയങ്ങൾ ആഘോഷിക്കുക. തുടർന്ന് മറ്റൊരു ജോലി ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക.
ഘട്ടം 3: ശരിയായ ഉപകരണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക
നിരവധി ഓട്ടോമേഷൻ ഉപകരണങ്ങൾ ലഭ്യമാണ്. തുടക്കക്കാർക്കുള്ള ചില ഗുണനിലവാരമുള്ള തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ ഇവയാണ്:
- ലളിതമായ ആപ്പുകൾ ബന്ധിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള സാപ്പിയർ
- അൽപ്പം സങ്കീർണ്ണമായ ഒഴുക്കുകൾക്കായി (മുമ്പ് ഇന്റഗ്രോമാറ്റ്) നിർമ്മിക്കുക.
- പൂർണ്ണ ബിസിനസ്സ് വ്യാപക ഓട്ടോമേഷനായി ഒരു ശരിയായ ERP പ്ലാറ്റ്ഫോം
നിങ്ങൾക്ക് അനുയോജ്യമായ വലുപ്പത്തിലുള്ള ഒരു ഉപകരണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. 5x വ്യക്തികളുടെ ബിസിനസ്സിന് നിങ്ങൾക്ക് എന്റർപ്രൈസ് സോഫ്റ്റ്വെയർ ആവശ്യമില്ല. എന്നിരുന്നാലും, വേഗത്തിൽ വളരുന്ന ഒരു കമ്പനി ചെറിയ ഉപകരണങ്ങളെ വേഗത്തിൽ മറികടക്കും.
ഘട്ടം 4: ഒരു ചെറിയ ബാച്ച് ഉപയോഗിച്ച് പരീക്ഷിക്കുക
ആദ്യ ദിവസം മുതൽ നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ടീമിലേക്കും ഓട്ടോമേഷൻ വിന്യസിക്കരുത്. ആദ്യം ഒരു കൂട്ടം ജോലികൾ ചെയ്തുകൊണ്ട് അത് സാധൂകരിക്കുക. അത് കുറ്റമറ്റ രീതിയിൽ പ്രവർത്തിച്ചതിനുശേഷം മാത്രം ഡീബഗ് ചെയ്യുക, നിയമങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുക, സ്കെയിൽ ചെയ്യുക.
ഘട്ടം 5: നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ പരിശീലിപ്പിക്കുക
ഓട്ടോമേഷൻ ഒരു നല്ല കാര്യമല്ല. അത് എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരെ പഠിപ്പിക്കണം, അത് നിരീക്ഷിക്കണം, പരാജയപ്പെടുമ്പോൾ അത് പരിഹരിക്കണം. അവരെ പരിശീലിപ്പിക്കാൻ സമയമെടുക്കുക, അതിന്റെ പ്രതിഫലം ലഭിക്കും.
ഒഴിവാക്കേണ്ട സാധാരണ തെറ്റുകൾ
മികച്ച ഓട്ടോമേഷൻ തന്ത്രം ഉപയോഗിച്ചാലും കാര്യങ്ങൾ തെറ്റിപ്പോകാം. ഒഴിവാക്കേണ്ട പ്രധാന പിഴവുകൾ ഇതാ.
തകർന്ന പ്രക്രിയകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നു: ഒരു പ്രോസസ്സ് തകരാറിലാണെങ്കിൽ, അത് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ആ പ്രോസസ്സ് വേഗത്തിൽ പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ സഹായിക്കും. പ്രോസസ്സ് നന്നാക്കി ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക.
ഒരേസമയം വളരെയധികം കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുന്നു: ചെറിയ കഷ്ണങ്ങൾ കടിച്ചു കീറുക. ബിഗ്-ബാംഗ് റോൾഔട്ടുകൾ ഒരിക്കലും പ്രവർത്തിക്കില്ല, നിങ്ങൾ എല്ലാം പാഴാക്കും.
മനുഷ്യ ഘടകത്തെ അവഗണിക്കുന്നു: ഓട്ടോമേഷൻ ജീവനക്കാർക്ക് ഭീഷണിയായി തോന്നിയേക്കാം. അത് എന്തുചെയ്യും എന്തുചെയ്യില്ല എന്നതിനെക്കുറിച്ച് പ്രതീക്ഷകൾ സജ്ജമാക്കുക. നിങ്ങൾ അവരെ ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള ജോലികൾക്കായി സ്വതന്ത്രരാക്കാൻ ശ്രമിക്കുകയാണ്, അവരുടെ ജോലികൾ എടുത്തുകളയുകയല്ല.
പരിശീലനം: ഈ സിസ്റ്റം എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നുവെന്ന് മറ്റാർക്കും അറിയില്ല, നിങ്ങൾ ഇപ്പോൾ ഒരു വിലയേറിയ വാതിൽക്കൽ വാതിൽക്കൽ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു.
എല്ലാം ഒരുമിച്ച് കൊണ്ടുവരുന്നു
ബാക്ക്-ഓഫീസ് ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലികൾ ഒഴിവാക്കുന്നത് വഴി യന്തവല്ക്കരണം ഇനി ഒരു ആഡംബരമല്ല. ഇക്കാലത്ത് ഭാവിയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുന്ന കമ്പനികൾ എങ്ങനെ അഭിവൃദ്ധി പ്രാപിക്കുന്നു എന്നതാണ്. അതിനാൽ, നമുക്ക് പെട്ടെന്ന് അവലോകനം ചെയ്യാം:
- ആദ്യം നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ പ്രക്രിയകൾ രേഖപ്പെടുത്തുക.
- അടുത്തതിലേക്ക് പോകുന്നതിന് മുമ്പ് ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ 1x ടാസ്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ് സ്കെയിലിനായി ശരിയായ ഉപകരണം തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- പുറത്തിറക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഒരു ചെറിയ ബാച്ച് ഉപയോഗിച്ച് പരീക്ഷിക്കുക
- നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ പരിശീലിപ്പിക്കുകയും ഫലങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക
ശരിയായി ചെയ്താൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഉൽപ്പാദനക്ഷമത നാടകീയമായി വർദ്ധിപ്പിക്കാനും, ചെലവേറിയ തെറ്റുകൾ കുറയ്ക്കാനും, ബിസിനസ്സ് തത്സമയം ദൃശ്യപരത, അതിനാൽ നിങ്ങൾക്ക് അറിവുള്ള തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ കഴിയും.
ഏറ്റവും നല്ല കാര്യം, വലിയ നിക്ഷേപമില്ലാതെ നിങ്ങൾക്ക് ഈ ആഴ്ച തന്നെ ഈ പ്ലാൻ ചെയ്യാൻ തുടങ്ങാം എന്നതാണ്. ഒരു ടാസ്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഒരു ഉപകരണം. ഒരു ചെറിയ വിജയം. ബാക്കിയെല്ലാം സംഭവിക്കും!