Уморни сте од тоа да го гледате вашиот тим како се дави во документација секој ден?
Задна канцеларија операции се 'рбетот на секој бизнис. Но, вработените кои извршуваат повторувачки задачи секојдневно ја чини вашата компанија време, пари и дух. Најдобриот дел е што автоматизирањето на повторувачките задачи во канцеларијата е поедноставно отколку што мислите и ќе:
- Ослободувајте часови администраторски период секоја недела
- Намалете ги скапите рачни грешки
- Дајте му на раководството видливост на бизнисот во реално време низ секој оддел
И не мора да бидете технолошки гениј за да започнете.
Ајде да скокнеме…
Еве што има внатре:
- Што се повторувачки задачи од задната канцеларија?
- Зошто автоматизацијата е голема работа токму сега
- Најдобрите задачи од бек-офис за автоматизирање прво
- Како да започнете со автоматизација (чекор-по-чекор)
- Вообичаени грешки што треба да се избегнуваат
Што се повторувачки задачи од задната канцеларија?
Задачите во задната канцеларија се рутински рачни, административно-интензивни задачи што се извршуваат зад сцената за да се одржи непречено функционирање на вашиот бизнис.
Размислете за работите што никој не сака да ги прави:
- Внесување на податоци
- Обработка на фактура
- Плати во тек
- Известување за усогласеност
- Усогласување на табеларни пресметки
Тие не ви помагаат да ги зголемите вашите приходи, но сигурно одземаат огромни количини од времето на вашите вработени. Најлошото е што се неопходни. Без нивно добро извршување, ништо друго не функционира правилно. Ви звучи познато? Тоа е она во што се заглавуваат сопствениците на бизниси.
Еве го кикерот:
Според истражувањата, вработените губат 15 часа неделно на административни задачи со ниска вредност. Тоа се речиси два работни дена неделно потрошени правејќи нешто што компјутерот лесно може да го направи.
Зошто автоматизацијата е голема работа токму сега
Еве зошто толку многу бизниси се качуваат на возот за автоматизација.
Ако вашата канцеларија работи со физичка работа, вашите информации секогаш ќе бидат застарени. Некој внесува бројки во табела во понеделник, некој друг ги внесува во сметководствениот систем во среда. До петок никој не знае какви се вистинските бројки.
Тоа е огромен проблем.
Автоматизацијата го решава ова со интегрирање на сите ваши системи. Секоја продажба, секоја фактура, секое движење на залихите автоматски се ажурира во реално време. Добивате прегледност на бизнисот во реално време низ целото ваше работење.
Облачни ERP системи како што се Oracle netsuite Сингапур го прават токму тоа. Тие ги централизираат информациите од сите области на вашиот бизнис на една контролна табла. Тоа им овозможува на лидерите да донесуваат побрзи и подобри одлуки. Тие не мора да чекаат некој да им испрати извештај.
Да ги погледнеме статистичките податоци. 60% од компаниите користат автоматизација во своите секојдневни процеси. Ако не сте една од нив, веќе сте заостанати во развојот.
Доста страшно, нели?
Најдобрите задачи од бек-офис за автоматизирање прво
Не секоја задача е создадена еднаква. Некои се зрели за автоматизација. Некои не се… сè уште. Клучот е да се започне со оние што имаат најголема моќ во моментов.
Внесување на податоци
Внесувањето податоци е работата број 1 што треба да ја автоматизирате. Досадно е, здодевно е и склоно кон грешки. Денес постојат алатки што можат да извлекуваат податоци од фактури, формулари, е-пошта и автоматски да ги внесуваат директно во вашите апликации.
Обработка на фактури и обврски за плаќање
Обработката на фактури е друга област што е зрела за автоматизација. Софтверот може да ги поврзува фактурите со нарачките за купување, да ги насочува кон одобрување и да иницира плаќања. Задачите што некогаш траеја со денови сега можат да се завршат за неколку минути.
Даноци
Платите се уште еден безвременски метод. Откако ќе креирате автоматизирани правила за плати, никогаш повеќе нема да треба да пресметувате часови, даноци или бенефиции. Едноставно прегледајте, одобрете и вратете се на живеењето на вашиот живот.
Известување
Известувањето е местото каде што автоматизацијата навистина станува магична. Наместо вашиот тим да составува податоци од 5 алатки, сè автоматски се вклопува во една контролна табла. Збогум на трошењето доцни петочни вечери составувајќи повторувачки извештаи.
Како да започнете со автоматизација (чекор-по-чекор)
Дали сте подготвени конечно да го направите тоа на вистинскиот начин? Ако е така, тогаш прочитајте подолу.
Правејќи го ова, ќе добиете резултати и нема да ги трошите парите залудно.
Чекор 1: Документирајте ги вашите тековни процеси
Документирајте точно како се извршува секоја задача денес. Тоа ќе открие каде постојат заостанувања и тесни грла. Не можете да го подобрите она што не го знаете.
Чекор 2: Изберете една задача за да започнете
Не автоматизирајте сè одеднаш. Изберете ја НАЈфрустрирачката, НАЈповторливата задача што ја бара вашиот бизнис и автоматизирајте ја ТАА задача. Прославете ги малите победи. Потоа автоматизирајте друга задача.
Чекор 3: Изберете ја вистинската алатка
Достапни се многу алатки за автоматизација. Некои квалитетни избори за почетници се:
- Zapier за поврзување едноставни апликации
- Make (порано Integromat) за малку посложени текови
- Соодветна ERP платформа за целосна автоматизација на целото деловно работење
Изберете алатка што е со соодветна големина за вас. Не ви е потребен корпоративен софтвер за бизнис со 5 вработени. Сепак, брзорастечката компанија брзо ќе ги прерасне малите алатки.
Чекор 4: Тестирајте со мала серија
Не имплементирајте автоматизација на целиот ваш тим од првиот ден. Прво потврдете ја со серија на работа. Отстранете грешки, прилагодете ги правилата и скалирајте дури откако ќе работи беспрекорно.
Чекор 5: Обучете го вашиот тим
Автоматизацијата не е сребрен куршум. Сепак, треба да ги научите вашите вработени како да ја користат, да ја следат и да ја поправаат кога ќе откажат. Одвојте време да ги обучите и наградите ќе дојдат.
Вообичаени грешки што треба да се избегнуваат
Работите можат да тргнат наопаку дури и со најдобрата стратегија за автоматизација. Еве ги најголемите стапици што треба да се избегнат.
Автоматизирање на неуспешни процеси: Ако имате неисправен процес, неговото автоматизирање само ќе му овозможи на неисправниот процес да работи побрзо. Поправете го процесот, а потоа автоматизирајте го.
Обидувајќи се да направите премногу работи одеднаш: Гризнете мали парчиња. Големото лансирање речиси никогаш не функционира и едноставно ќе го фрлите целото.
Занемарување на човечкиот елемент: Вработените може да се чувствуваат загрозени од автоматизацијата. Поставете очекувања за тоа што ќе направи, а што нема да направи. Се обидувате да ги ослободите за работа на повисоко ниво, а не да им ги одземете работните места.
Обука: Никој друг не знае како функционира системот, а вие штотуку создадовте скапа брава за врата.
Спроведување на сето тоа заедно
Елиминирање на повторувачки задачи во задната канцеларија преку автоматизација повеќе не е луксуз. Така напредуваат компаниите со напреден ум денес. Затоа, ајде брзо да разгледаме:
- Прво документирајте ги вашите тековни процеси
- Изберете 1x задача за автоматизирање пред да преминете на следната
- Изберете ја вистинската алатка за вашата деловна скала
- Тестирајте со мала количина пред да го пуштите во употреба
- Обучете го вашиот тим и следете ги резултатите
Ако се направи правилно, можете драматично да ја зголемите продуктивноста, да ги намалите скапите грешки и да добиете... бизнис видливост во реално време за да можете да донесувате информирани одлуки.
Најдобриот дел е што можете да започнете со овој ПЛАН оваа недела без ОГРОМНИ инвестиции. Само изберете ЕДНА задача. Една алатка. Една мала победа. Останатото ќе се случи!