Apnicis katru dienu skatīties, kā tava komanda slīkst papīru čaulās?
Aizmugurējais birojs operācijām ir katra uzņēmuma mugurkauls. Taču tas, ka darbinieki katru dienu veic atkārtotus uzdevumus, jūsu uzņēmumam izmaksā laiku, naudu un garu. Pats labākais ir tas, ka atkārtotu iekšējās pārvaldības uzdevumu automatizācija ir vienkāršāka, nekā jūs domājat, un tā:
- Atbrīvojiet administratora darba stundas katru nedēļu
- Samaziniet dārgas manuālas kļūdas
- Nodrošiniet vadībai reāllaika biznesa pārredzamību katrā nodaļā
Un, lai sāktu, nav jābūt tehnoloģiju ģēnijam.
Lecam iekšā…
Lūk, kas ir iekšā:
- Kas ir atkārtotie biroja uzdevumi?
- Kāpēc automatizācija šobrīd ir tik aktuāla
- Labākie administratīvās daļas uzdevumi, kas vispirms jāautomatizē
- Kā sākt automatizāciju (soli pa solim)
- Biežākās kļūdas, no kurām jāizvairās
Kas ir atkārtotie biroja uzdevumi?
Atbalsta uzdevumi ir rutīnas manuāli, administratīvi ietilpīgi uzdevumi, kas tiek veikti aizkulisēs, lai nodrošinātu jūsu uzņēmuma netraucētu darbību.
Padomājiet par lietām, ko neviens nevēlas darīt:
- Datu ievade
- Rēķinu apstrāde
- Algu aprēķināšanas periodi
- Atbilstības ziņošana
- Izklājlapu saskaņošana
Tie nepalīdz palielināt ieņēmumus, bet gan patērē milzīgu daļu jūsu darbinieku laika. Pats trakākais? Tie ir nepieciešami. Bez tiem, kas veikti labi, nekas cits nedarbosies pareizi. Izklausās pazīstami? Tieši šādā situācijā nonāk uzņēmumu īpašnieki.
Lūk, kicker:
Saskaņā ar pētījumiem, darbinieki nedēļā velta 15 stundas mazvērtīgiem administratīviem uzdevumiem. Tās ir gandrīz divas darba dienas nedēļā, kas tiek izniekotas, darot kaut ko tādu, ko dators var viegli paveikt.
Kāpēc automatizācija šobrīd ir tik aktuāla
Lūk, kāpēc tik daudzi uzņēmumi metas uz automatizācijas vilciena.
Ja jūsu iekšējās pārvaldības sistēma balstās uz manuālu darbu, jūsu informācija vienmēr būs novecojusi. Kāds pirmdien ievada skaitļus izklājlapā, trešdien kāds tos ievada grāmatvedības sistēmā. Piektdien neviens vairs nezina, kādi ir faktiskie skaitļi.
Tā ir milzīga problēma.
Automatizācija atrisina šo problēmu, integrējot visas jūsu sistēmas. Katrs pārdošanas darījums, katrs rēķins, katra krājumu kustība tiek automātiski atjaunināta reāllaikā. Jūs iegūstat reāllaika uzņēmuma pārskatāmību visā savā darbībā.
Mākoņa ERP sistēmas, piemēram, Oracle Netsuite Singapūra dara tieši to. Tie centralizēti apkopo informāciju no visām jūsu uzņēmuma jomām vienā informācijas panelī. Tas ļauj vadītājiem pieņemt ātrākus un labākus lēmumus. Viņiem nav jāgaida, kamēr kāds nosūtīs ziņojumu.
Aplūkosim statistiku. 60% uzņēmumu ikdienas procesos izmanto automatizāciju. Ja neesat viens no tiem, jūs jau esat atpalikuši.
Diezgan biedējoši, vai ne?
Labākie administratīvās daļas uzdevumi, kas vispirms jāautomatizē
Ne visi uzdevumi ir vienādi. Daži ir gatavi automatizācijai. Daži vēl nav... Svarīgākais ir sākt ar tiem, kuriem šobrīd ir vislielākā ietekme.
Datu ieraksts
Datu ievadīšana ir vissvarīgākā lieta, kas jums jāautomatizē. Tā ir nogurdinoša, garlaicīga un pakļauta kļūdām. Mūsdienās ir rīki, kas var iegūt datus no rēķiniem, veidlapām, e-pastiem un automātiski ievadīt tos jūsu lietojumprogrammās.
Rēķinu apstrāde un kreditoru parādi
Rēķinu apstrāde ir vēl viena joma, kas ir gatava automatizācijai. Programmatūra var saskaņot rēķinus ar pirkuma pasūtījumiem, novirzīt tos apstiprināšanai un uzsākt maksājumus. Uzdevumus, kuru izpildei kādreiz bija nepieciešamas vairākas dienas, tagad var paveikt dažu minūšu laikā.
Algas
Algu aprēķināšana ir vēl viena mūžīga lieta. Kad esat izveidojis automatizētus algu aprēķināšanas noteikumus, jums vairs nekad nebūs jāaprēķina stundas, nodokļi vai pabalsti. Vienkārši pārskatiet, apstipriniet un atgriezieties pie savas dzīves.
Ziņošanas
Atskaišu veidošana ir tā vieta, kur automatizācija kļūst patiesi maģiska. Tā vietā, lai jūsu komanda apkopotu datus no 5 dažādiem rīkiem, viss automātiski maģiski nonāk vienā informācijas panelī. Atvadieties no vēlu piektdienas vakaru pavadīšanas, veidojot atkārtotas atskaites.
Kā sākt automatizāciju (soli pa solim)
Vai esi gatavs beidzot to izdarīt pareizi? Ja tā, tad lasi tālāk.
To darot šādi, jūs gūsiet rezultātus un neiztērēsiet savu naudu.
1. darbība. Dokumentējiet savus pašreizējos procesus
Precīzi dokumentējiet, kā katrs uzdevums tiek veikts šodien. Tas atklās, kur pastāv kavēšanās un vājās vietas. Jūs nevarat uzlabot to, ko nezināt.
2. solis: izvēlieties vienu uzdevumu, ko sākt
Neautomatizējiet visu uzreiz. Izvēlieties VISNOFIRMUREJOŠĀKO un VISNORMINĀKAJĀKO uzdevumu, kas nepieciešams jūsu uzņēmumam, un automatizējiet TO uzdevumu. Sviniet mazas uzvaras. Pēc tam automatizējiet citu uzdevumu.
3. solis: izvēlieties pareizo rīku
Ir pieejami daudzi automatizācijas rīki. Dažas kvalitatīvas izvēles iesācējiem ir:
- Zapier vienkāršu lietotņu savienošanai
- Marka (agrāk Integromat) nedaudz sarežģītākām plūsmām
- Piemērota ERP platforma pilnīgai automatizācijai visā uzņēmumā
Izvēlieties rīku, kas ir jums piemērota izmēra. Jums nav nepieciešama uzņēmuma programmatūra uzņēmumam ar 5 cilvēku lielu skaitu. Tomēr strauji augošs uzņēmums ātri vien pāraugs mazos rīkus.
4. darbība: pārbaudiet ar nelielu partiju
Neieviesiet automatizāciju visai komandai jau no pirmās dienas. Vispirms pārbaudiet to ar darba grupu. Atkļūdojiet, pielāgojiet noteikumus un mērogojiet tikai pēc tam, kad tā darbojas nevainojami.
5. darbība: apmāciet savu komandu
Automatizācija nav brīnumlīdzeklis. Jums joprojām ir jāiemāca darbiniekiem to lietot, jāuzrauga un jālabo, ja tā neizdodas. Veltiet laiku viņu apmācībai, un atlīdzība nāks.
Biežākās kļūdas, no kurām jāizvairās
Lietas var noiet greizi pat ar vislabāko automatizācijas stratēģiju. Šeit ir galvenās kļūmes, no kurām jāizvairās.
Bojātu procesu automatizācija: Ja jums ir bojāts process, tā automatizācija ļaus tam darboties ātrāk. Izlabojiet procesu un pēc tam automatizējiet to.
Mēģinājums izdarīt pārāk daudz vienlaikus: Atkāpies no maziem gabaliņiem. Liela mēroga ieviešana gandrīz nekad nedarbojas, un tu visu vienkārši izmetīsi.
Cilvēciskā faktora ignorēšana: Darbinieki var justies apdraudēti automatizācijas dēļ. Izvirziet cerības par to, ko tā darīs un ko nedarīs. Jūs mēģināt viņus atbrīvot augstāka līmeņa darbam, nevis atņemt viņiem darbu.
Apmācība: Neviens cits nezina, kā sistēma darbojas, un jūs tikko esat izveidojis dārgu durvju atduri.
Visu apvienojot
Atkārtotu uzdevumu novēršana biroja darba procesā, izmantojot automatizācija vairs nav greznība. Tā mūsdienās plaukst tālredzīgi uzņēmumi. Tātad, īsumā apskatīsim:
- Vispirms dokumentējiet savus pašreizējos procesus
- Izvēlieties 1 uzdevumu automatizācijai, pirms pāriet uz nākamo
- Izvēlieties savam uzņēmuma mērogam piemērotāko rīku
- Pirms izplatīšanas pārbaudiet ar nelielu partiju
- Apmāciet savu komandu un sekojiet līdzi rezultātiem
Pareizi rīkojoties, jūs varat ievērojami palielināt produktivitāti, samazināt dārgas kļūdas un iegūt bizness redzamība reāllaikā, lai jūs varētu pieņemt pārdomātus lēmumus.
Pats labākais ir tas, ka jūs varat sākt īstenot šo PLĀNU jau šonedēļ bez MILZĪGĀM investīcijām. Vienkārši izvēlieties VIENU uzdevumu. Vienu rīku. Vienu mazu uzvaru. Pārējais notiks pats par sevi!