Pavargote stebėti, kaip jūsų komanda kasdien skęsta popieriuose?
Užpakalinis biuras operacijos yra kiekvieno verslo pagrindas. Tačiau darbuotojų kasdien atliekamos pasikartojančios užduotys kainuoja jūsų įmonei laiko, pinigų ir pastangų. Geriausia tai, kad pasikartojančių administracinių užduočių automatizavimas yra paprastesnis, nei manote, ir jis:
- Atlaisvinkite administratoriaus laiko valandas kiekvieną savaitę
- Sumažinkite brangiai kainuojančias rankines klaidas
- Suteikite vadovybei realaus laiko verslo matomumą kiekviename skyriuje
Ir jums nereikia būti technologijų genijumi, kad pradėtumėte.
Įšokime…
Štai kas yra viduje:
- Kas yra pasikartojančios administracinės užduotys?
- Kodėl automatizavimas dabar yra toks svarbus
- Geriausios administracinės užduotys, kurias pirmiausia reikia automatizuoti
- Kaip pradėti automatizuoti (žingsnis po žingsnio)
- Dažnos klaidos, kurių reikia vengti
Kas yra pasikartojančios administracinės užduotys?
Administravimo užduotys – tai įprastos rankinės, daug administravimo reikalaujančios užduotys, atliekamos užkulisiuose, siekiant užtikrinti sklandų jūsų verslo veikimą.
Pagalvokite apie tai, ko niekas nenori daryti:
- Duomenų įrašas
- Sąskaitų faktūrų apdorojimas
- Darbo užmokesčio skaičiavimai
- Atitikties ataskaitos
- Skaičiuoklių suderinimas
Jie nepadeda padidinti pajamų, bet tikrai suryja daugybę jūsų darbuotojų laiko. Blogiausia? Jie būtini. Be jų gerai atliktų, niekas kitas tinkamai neveiks. Skamba pažįstamai? Būtent į tai įstringa verslo savininkai.
Štai kicker:
Tyrimai rodo, kad darbuotojai per savaitę 15 valandų praleidžia atlikdami menkavertes administracines užduotis. Tai beveik dvi darbo dienos per savaitę, praleistos atliekant tai, ką lengvai gali atlikti kompiuteris.
Kodėl automatizavimas dabar yra toks svarbus
Štai kodėl tiek daug įmonių renkasi automatizavimo traukinį.
Jei jūsų administracinis darbas pagrįstas fiziniu darbu, jūsų informacija visada bus pasenusi. Kažkas pirmadienį įveda skaičius į skaičiuoklę, kažkas kitas juos įveda į apskaitos sistemą trečiadienį. Penktadienį niekas nebežino, kokie yra tikrieji skaičiai.
Tai didžiulė problema.
Automatizavimas išsprendžia šią problemą integruodamas visas jūsų sistemas. Kiekvienas pardavimas, kiekviena sąskaita faktūra, kiekvienas atsargų judėjimas automatiškai atnaujinamas realiuoju laiku. Gausite realaus laiko verslo matomumą visoje savo veikloje.
Debesų ERP sistemos, tokios kaip „Oracle Netsuite“ Singapūras daro būtent tai. Jie centralizuoja informaciją iš visų jūsų verslo sričių vienoje ataskaitų suvestinėje. Tai leidžia vadovams priimti greitesnius ir geresnius sprendimus. Jiems nereikia laukti, kol kas nors atsiųs ataskaitą.
Pažvelkime į statistiką. 60 % įmonių naudoja automatizavimą savo kasdieniuose procesuose. Jei nesate viena iš jų, jau esate atsilikę.
Gana baisu, tiesa?
Geriausios administracinės užduotys, kurias pirmiausia reikia automatizuoti
Ne kiekviena užduotis yra lygi. Kai kurios jau yra tinkamos automatizavimui. Kai kurios dar ne... Svarbiausia pradėti nuo tų, kurios šiuo metu turi didžiausią svertą.
Duomenų įvedimas
Duomenų įvedimas yra svarbiausias dalykas, kurį turėtumėte automatizuoti. Tai nuobodu, nuobodu ir linkę į klaidas. Šiandien yra įrankių, kurie gali išgauti duomenis iš sąskaitų faktūrų, formų, el. laiškų ir automatiškai juos įkelti tiesiai į jūsų programas.
Sąskaitų faktūrų apdorojimas ir mokėtinos sąskaitos
Sąskaitų faktūrų apdorojimas yra dar viena sritis, tinkama automatizavimui. Programinė įranga gali susieti sąskaitas faktūras su pirkimo užsakymais, nukreipti jas tvirtinti ir inicijuoti mokėjimus. Užduotys, kurioms atlikti anksčiau prireikdavo kelių dienų, dabar gali būti atliktos per kelias minutes.
Darbo užmokesčio
Darbo užmokestis yra dar vienas nesenstantis dalykas. Sukūrus automatizuotas darbo užmokesčio taisykles, jums niekada nebereikės skaičiuoti valandų, mokesčių ar išmokų. Tiesiog peržiūrėkite, patvirtinkite ir grįžkite prie savo gyvenimo.
Ataskaitinis
Ataskaitų teikimas yra ta sritis, kurioje automatizavimas tampa tikru stebuklu. Užuot jūsų komandai sulipdžius duomenis iš 5 skirtingų įrankių, viskas automatiškai susilieja į vieną ataskaitų suvestinę. Atsisveikinkite su vėlyvais penktadienio vakarais, praleistais kuriant pasikartojančias ataskaitas.
Kaip pradėti automatizuoti (žingsnis po žingsnio)
Ar esate pasiruošę pagaliau tai padaryti teisingai? Jei taip, skaitykite toliau.
Taip elgdamiesi gausite rezultatų ir nešvaistysite pinigų.
1 veiksmas: dokumentuokite savo dabartinius procesus
Tiksliai dokumentuokite, kaip kiekviena užduotis atliekama šiandien. Tai atskleis, kur yra atsilikimų ir kliūčių. Negalite patobulinti to, ko nežinote.
2 veiksmas: pasirinkite vieną užduotį, kurią norite pradėti
Neautomatizuokite visko iš karto. Pasirinkite LABIAUSIAI erzinančią ir pasikartojančią užduotį, kurios reikia jūsų verslui, ir automatizuokite TĄ užduotį. Švęskite mažas pergales. Tada automatizuokite kitą užduotį.
3 veiksmas: pasirinkite tinkamą įrankį
Yra daug automatizavimo įrankių. Pradedantiesiems siūlomi keli kokybiški pasirinkimai:
- „Zapier“ paprastų programų prijungimui
- „Make“ (anksčiau „Integromat“) – šiek tiek sudėtingesniems srautams
- Tinkama ERP platforma visiškam verslo automatizavimui
Pasirinkite tinkamo dydžio įrankį. Jums nereikia įmonės programinės įrangos 5 kartus didesniam verslui. Tačiau sparčiai auganti įmonė greitai išaugs mažus įrankius.
4 veiksmas: išbandykite su maža partija
Nediekite automatizavimo visai komandai nuo pirmos dienos. Pirmiausia patikrinkite jį atlikdami darbų paketą. Derinkite, koreguokite taisykles ir pritaikykite mastelį tik tada, kai jis veikia nepriekaištingai.
5 veiksmas: mokykite savo komandą
Automatizavimas nėra stebuklinga priemonė. Vis tiek turite išmokyti savo darbuotojus, kaip ja naudotis, stebėti ir taisyti, kai sugenda. Skirkite laiko juos apmokyti, ir atlygis ateis.
Dažnos klaidos, kurių reikia vengti
Net ir taikant geriausią automatizavimo strategiją, gali kilti problemų. Štai didžiausios klaidos, kurių reikėtų vengti.
Sugedusių procesų automatizavimas: Jei turite neveikiantį procesą, jį automatizavus, jis veiks greičiau. Ištaisykite procesą ir tada jį automatizuokite.
Bandymas padaryti per daug vienu metu: Atsikandkite mažų gabalėlių. Didelio masto diegimai beveik niekada neveikia ir jūs tiesiog viską išmesite.
Žmogiškojo elemento ignoravimas: Darbuotojai gali jaustis gąsdinami dėl automatizavimo. Nustatykite lūkesčius, ką jis veiks, o ko ne. Jūs bandote juos išlaisvinti aukštesnio lygio darbui, o ne atimti iš jų darbą.
Mokymas: Niekas kitas nežino, kaip sistema veikia, o jūs ką tik sukūrėte brangią durų atramą.
Sudedant visa tai kartu
Atsikratant pasikartojančių užduočių administracinėse patalpose automatizavimas nebėra prabanga. Taip šiais laikais klesti į ateitį orientuotos įmonės. Taigi, trumpai apžvelkime:
- Pirmiausia dokumentuokite savo dabartinius procesus
- Pasirinkite 1 užduotį, kurią norite automatizuoti, prieš pereidami prie kitos
- Pasirinkite tinkamą įrankį savo verslo mastui
- Prieš platinimą išbandykite su nedidele partija
- Apmokykite savo komandą ir stebėkite rezultatus
Tinkamai atlikus, galite gerokai padidinti produktyvumą, sumažinti brangiai kainuojančių klaidų skaičių ir laimėti. verslas matomumą realiuoju laiku, kad galėtumėte priimti pagrįstus sprendimus.
Geriausia yra tai, kad šį PLANĄ galite pradėti vykdyti šią savaitę be didelių investicijų. Tiesiog pasirinkite VIENĄ užduotį. Vieną įrankį. Vieną mažą pergalę. Visa kita įvyks!