ການຄຸ້ມຄອງບັນຊີລູກໜີ້ (AR) ມີເປົ້າໝາຍດຽວຄື: ປົກປ້ອງກະແສເງິນສົດ. ບັນຊີລູກໜີ້ແມ່ນມາຈາກການຂາຍໃຫ້ລູກຄ້າດ້ວຍສິນເຊື່ອ. ການຈັດການ AR ທີ່ມີປະສິດຕິຜົນຮັບປະກັນວ່າຂະບວນການນີ້ໄປຢ່າງຄ່ອງແຄ້ວ.
ຫຼາຍໆບໍລິສັດແມ່ນຂຶ້ນກັບບັນດາເຄື່ອງມືຂັ້ນຕອນການເຮັດວຽກທີ່ຮັບໄດ້ຈາກບັນຊີເພື່ອຊ່ວຍຄອບຄຸມຈຸດທີ່ອ່ອນແອໃນການຈັດການ AR ຂອງເຂົາເຈົ້າ. ນອກເຫນືອຈາກຊອບແວການຈັດການ AR ທີ່ດີ, ທຸລະກິດຍັງຄວນຈະມີຂະບວນການຮັບບັນຊີທີ່ເຂັ້ມແຂງທີ່ກວມເອົາພື້ນຖານທັງຫມົດ.
ຂະບວນການເຮັດວຽກທີ່ບໍ່ມີປະສິດທິພາບ
ຂັ້ນຕອນການສັ່ງຊື້ກັບເງິນສົດມີຜົນກະທົບດົນປານໃດທີ່ລູກຄ້າຈະໃຊ້ເວລາໃນການຈ່າຍເງິນສໍາລັບສິນຄ້າແລະການບໍລິການ. ຖ້າໃບເກັບເງິນບໍ່ເຄີຍອອກ, ການຈ່າຍເງິນຈະບໍ່ຖືກຮັບ. ການເອີ້ນເກັບເງິນເກີດຂຶ້ນທັນທີຫຼັງຈາກການສັ່ງຊື້ ແລະຖືກຈັດສົ່ງ. ການພັກຜ່ອນໃດໆໃນ handoff ນີ້ສາມາດສົ່ງຜົນກະທົບຕໍ່ຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງໃບແຈ້ງຫນີ້. ລູກຄ້າບາງຄົນຕ້ອງການເອກະສານທີ່ມີໃບບິນ, ເຊັ່ນ: ຫຼັກຖານການຈັດສົ່ງຫຼືເລກຄໍາສັ່ງຊື້.
ຂາດຂໍ້ມູນອັນສຳຄັນເຫຼົ່ານີ້ສາມາດຊັກຊ້າການສັ່ງຊື້ ແລະ ເຮັດໃຫ້ໃບແຈ້ງໜີ້ຊ້າ. ເຄື່ອງມືອັດຕະໂນມັດ AR ເຮັດວຽກໄດ້ດີໃນສະພາບແວດລ້ອມທີ່ມີປະລິມານສູງ. ການສັ່ງຊື້ແລະການຮຽກເກັບເງິນອັດຕະໂນມັດດ້ວຍຊອບແວບັນຊີລູກໜີ້ (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) ຫຼຸດຜ່ອນຄວາມຜິດພາດແລະຮັບປະກັນລູກຄ້າໄດ້ຮັບໃບແຈ້ງຫນີ້ຕາມເວລາ.
ກຳນົດນະໂຍບາຍສິນເຊື່ອ ແລະ ການເກັບເງິນ
ສິ່ງທໍາອິດທີ່ຄວນຈະເຮັດກັບຂັ້ນຕອນການຮັບບັນຊີ (ຍັງເອີ້ນວ່າຄໍາສັ່ງເປັນເງິນສົດ) ແມ່ນເພື່ອບັນທຶກຂະບວນການເຮັດວຽກທີ່ຮັບປະກັນການຂາຍສິນເຊື່ອຖືກເອີ້ນເກັບເງິນ, ຈ່າຍ, ແລະນໍາໃຊ້. ນະໂຍບາຍສິນເຊື່ອແລະການເກັບກໍາຂໍ້ມູນລວມມີຫຼາຍອົງປະກອບເຊັ່ນ:
- ການປະເມີນສິນເຊື່ອ
- ຄໍາສັ່ງແລະໃບບິນ
- ການຈັດການຜູ້ສູງອາຍຸ (ຄໍເລັກຊັນ)
- ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກເງິນສົດ
ຂະບວນການບັນຊີລູກໜີ້ຄວນແກ້ໄຂທັງໝົດເຫຼົ່ານີ້ຢ່າງລະອຽດ. ຂະບວນການເຫຼົ່ານີ້ຄວນຈະມີການຄວບຄຸມບັນຊີຢູ່ໃນສະຖານທີ່, ເຊິ່ງຮັບປະກັນປະສິດທິພາບຂອງເຂົາເຈົ້າ. ຂະບວນການ AR ຂອງທ່ານຄວນກ່າວເຖິງຜູ້ທີ່ປະຕິບັດການດໍາເນີນການ, ເຮັດແນວໃດມັນສໍາເລັດ, ແລະວິທີການກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງ. ທົບທວນຂະບວນການນີ້ແຕ່ລະໄລຍະເພື່ອປະສິດທິພາບແລະຜົນໄດ້ຮັບ.
ຂໍ້ມູນບັນຊີທີ່ຖືກຮັບຜິດປົກກະຕິ
ເມື່ອທ່ານເອີ້ນເກັບເງິນໃນໃບແຈ້ງໜີ້ຕາມເງື່ອນໄຂສິນເຊື່ອ, ພວກມັນສ້າງບັນຊີເກົ່າແກ່. ອາຍຸຂອງຂໍ້ມູນບັນຊີສະແດງໃຫ້ເຫັນບັນຊີລູກຄ້າຂອງທ່ານ, ເຂົາເຈົ້າເປັນໜີ້ຫຼາຍປານໃດ, ແລະອາຍຸຂອງຍອດເງິນ. ຖ້າທ່ານບໍ່ໄດ້ຕິດຕາມຂໍ້ມູນນີ້, ທ່ານ ຄວາມສ່ຽງເພີ່ມຂຶ້ນຫນີ້ສິນບໍ່ດີ. ໜີ້ເສຍແມ່ນເມື່ອໃບແຈ້ງໜີ້ບໍ່ສາມາດເກັບກຳ ຫຼື ຊຳລະໄດ້.
ສືບຕໍ່ເປັນຫນີ້ສິນທີ່ບໍ່ດີໂດຍການຕິດຕາມໃບແຈ້ງຫນີ້ທີ່ບໍ່ໄດ້ຈ່າຍຢູ່ໃນລະບົບຂອງທ່ານ. ທ່ານສາມາດຄຸ້ມຄອງບັນຊີຂໍ້ມູນທີ່ໄດ້ຮັບດ້ວຍເຄື່ອງມືຄອມພິວເຕີງ່າຍດາຍເຊັ່ນສະເປຣດຊີດ, ແລະບາງຢ່າງຕ້ອງການຊອບແວ AR ທີ່ເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນໃນການລະບຸຄວາມສ່ຽງຂອງການເກັບກໍາຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ.
ຈັດການຄໍເລັກຊັນດ້ວຍຕົນເອງ
ການຄຸ້ມຄອງການເກັບເງິນດ້ວຍຕົວທ່ານເອງອາດຈະເຮັດໃຫ້ທ່ານມອງຂ້າມບັນຊີ, ໃບເກັບເງິນທີ່ຈະຍັງບໍ່ໄດ້ຈ່າຍ, ແລະພາດໂອກາດທີ່ຈະຊອກຫາໃບຮັບເງິນທີ່ໃຊ້ຜິດ. ດ້ວຍລະບົບອັດຕະໂນມັດຂອງຂະບວນການເຮັດວຽກ, ການເກັບລວບລວມໄດ້ຖືກປັບປຸງ, ແລະກອງທຶນທີ່ຕ້ອງການຄວາມສົນໃຈຫຼາຍທີ່ສຸດແມ່ນຈັດລໍາດັບຄວາມສໍາຄັນ. ຊອບແວການຮັບບັນຊີຈະໃຫ້ທ່ານ dashboards ທີ່ສະແດງໃຫ້ເຫັນພາບລວມລະດັບສູງຂອງສະຖານະຂອງ AR ຂອງທ່ານ.
ການຈັດການຄໍເລັກຊັນດ້ວຍມືຍັງເຮັດໃຫ້ທ່ານພາດໂອກາດທີ່ຈະແຈ້ງໃຫ້ລູກຄ້າຮູ້ເຖິງການເອີ້ນເກັບເງິນທີ່ຄົບກຳນົດໃນອະດີດ ຫຼືການຕິດຕໍ່ການເກັບກຳອື່ນໆ. ການເກັບຂໍ້ມູນດ້ວຍມືມັກຈະຂຶ້ນກັບຕົວເກັບກຳທີ່ໂທອອກ. ການແກ້ໄຂຂັ້ນຕອນການເຮັດວຽກສາມາດອັດຕະໂນມັດການແຈ້ງເຕືອນທາງອີເມລ໌ຕໍ່ກັບເຄື່ອງແຕ່ງກາຍທີ່ເກີນກໍານົດແລະກະຕຸ້ນໃຫ້ພວກເຂົາໂທຫາທ່ານ. ຮູບແບບຂອງການຄຸ້ມຄອງການເກັບລວບລວມນີ້ປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ຜົນຜະລິດທີ່ສູນເສຍໄປ.
ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກເງິນສົດ
ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກເງິນສົດກ້າວເຂົ້າສູ່ຮອບວຽນ AR ໂດຍກົງ ຜົນກະທົບຕໍ່ກະແສເງິນສົດຂອງທ່ານທີ່ຢູ່ ມັນ ສາມາດກາຍເປັນອຸປະສັກຕໍ່ຂະບວນການ AR ທີ່ມີປະສິດທິພາບໂດຍບໍ່ມີການຈັດການທີ່ເຫມາະສົມ. ເມື່ອໄດ້ຮັບເງິນ, ມັນບໍ່ມີຄ່າໃນລະບົບບັນຊີຂອງເຈົ້າຈົນກ່ວາມັນຖືກນໍາໃຊ້ກັບໃບແຈ້ງຫນີ້. ເມື່ອເງິນສົດໄດ້ຖືກຝາກແລະນໍາໃຊ້, ມັນຫຼຸດລົງບັນຊີທີ່ຮັບແລະເພີ່ມບັນຊີເງິນສົດຂອງທ່ານ.
ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກເງິນສົດຍັງຖືກຄຸ້ມຄອງທີ່ດີກວ່າດ້ວຍຊອບແວບັນຊີລູກຮັບ. ລະບົບທີ່ຊັບຊ້ອນຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານເນັ້ນໃສ່ຄວາມຜິດພາດໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວ. ຊອບແວ AR ຍັງອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານວາງການຄວບຄຸມການບັນຊີເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຄໍາຮ້ອງສະຫມັກເງິນສົດປະຕິບັດຕາມກົດລະບຽບການບັນຊີ.
ປະສົບການຂອງລູກຄ້າ
ປະສົບການຂອງລູກຄ້າມັກຈະເປັນອຸປະສັກທີ່ຖືກມອງຂ້າມຕໍ່ກັບຂະບວນການ AR. ລູກຄ້າມີປະສົບການກັບທຸກໆຂັ້ນຕອນຂອງຂະບວນການ AR, ຕັ້ງແຕ່ການສັ່ງຊື້ຈົນເຖິງການຢືນຢັນສຸດທ້າຍຂອງໃບແຈ້ງໜີ້ທີ່ຈ່າຍ. ອຸປະສັກທີ່ສໍາຄັນອັນຫນຶ່ງແມ່ນວິທີທີ່ລູກຄ້າໄດ້ຮັບແລະຈ່າຍໃບແຈ້ງຫນີ້ຂອງພວກເຂົາ. ໃຫ້ລູກຄ້າມີວິທີທີ່ສະດວກໃນການເບິ່ງ ແລະຈ່າຍໃບແຈ້ງໜີ້ຂອງເຂົາເຈົ້າ, ເຊັ່ນ: ການເຂົ້າເຖິງອອນໄລນ໌ ຫຼືການໂອນເງິນ.
ຊອບແວບັນຊີທີ່ຮັບໄດ້ມີເຄື່ອງມືການຈ່າຍເງິນໃນຕົວທີ່ອະນຸຍາດໃຫ້ລູກຄ້າຂອງທ່ານສາມາດຈ່າຍໃບແຈ້ງຫນີ້ຂອງທ່ານເມື່ອພວກເຂົາໄດ້ເບິ່ງພວກມັນ. ໂດຍບໍ່ມີຄວາມສະດວກເຫຼົ່ານີ້, ລູກຄ້າຕ້ອງລໍຖ້າພະນັກງານ AR ເພື່ອໂທຫາພວກເຂົາຄືນເພື່ອເອົາການຈ່າຍເງິນ; ມັນຍືດເວລາຮອບວຽນ AR ແລະປ່ອຍໃຫ້ໃບແຈ້ງໜີ້ເປີດດົນກວ່າທີ່ຈະຕ້ອງເປັນ.
ການຄຸ້ມຄອງໜີ້ສິນທີ່ບໍ່ດີ
ການຄຸ້ມຄອງຫນີ້ສິນທີ່ບໍ່ດີ, ເຊິ່ງເອີ້ນກັນວ່າ "ເງິນອຸດໜູນສໍາລັບບັນຊີທີ່ສົງໃສ," ແມ່ນສ່ວນຫນຶ່ງທີ່ສໍາຄັນຂອງການຈັດການຂະບວນການ AR ທີ່ຫຼຸດຜ່ອນຄວາມສ່ຽງຂອງໃບເກັບເງິນທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບການເກັບ. ຂະບວນການທີ່ມີປະສິດຕິຜົນກ່ຽວຂ້ອງກັບຜູ້ຈັດການ AR ຜູ້ທີ່ທົບທວນຢ່າງລະອຽດແລະມັກຈະທົບທວນຄືນບົດລາຍງານ AR ເພື່ອກໍານົດແນວໂນ້ມການຈ່າຍເງິນ. ຂະບວນການປະເມີນສິນເຊື່ອຍັງເປັນພາກສ່ວນສໍາຄັນຂອງການຄຸ້ມຄອງຫນີ້ສິນບໍ່ດີ.
ທ່ານຄວນເຮັດການວິເຄາະສິນເຊື່ອກ່ຽວກັບລູກຄ້າໃຫມ່ແລະທີ່ມີຢູ່ແລ້ວທັງຫມົດແລະກວດສອບຄວາມສາມາດໃນການຊໍາລະຂອງພວກເຂົາ. ການວິເຄາະສິນເຊື່ອຍັງຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານລະບຸຈໍານວນສິນເຊື່ອທີ່ຈະສະເຫນີໃຫ້ລູກຄ້າ. ການຄຸ້ມຄອງໜີ້ເສຍຍັງຖືກຄວບຄຸມໂດຍການປະຕິບັດຂອບເຂດສິນເຊື່ອແລະການຖືສິນເຊື່ອໃນບັນຊີລູກຄ້າ. ລູກຄ້າທີ່ບໍ່ໄດ້ຈ່າຍເງິນໃຫ້ທັນເວລາສາມາດເຫັນສິດທິການຊື້ຂອງເຂົາເຈົ້າຖືກໂຈະໄວ້ຈົນກວ່າເຂົາເຈົ້າຈະຈ່າຍເງິນ. ຊອບແວ AR ສາມາດເຮັດໃຫ້ການຄວບຄຸມເຫຼົ່ານີ້ອັດຕະໂນມັດ.
Staffing
ຂະບວນການຄຸ້ມຄອງບັນຊີໜີ້ສິນແມ່ນບໍ່ດີຖ້າຜູ້ຫຼິ້ນທີ່ປະຕິບັດມັນບໍ່ມີຄຸນສົມບັດ ແລະຂາດທັກສະໃນການຄຸ້ມຄອງພະແນກ AR. ພະນັກງານບັນຊີຂອງທ່ານຄວນມີປະສົບການການບັນຊີພິເສດໃນການຄຸ້ມຄອງອົງປະກອບຂອງວົງຈອນ AR.
ພາລະບົດບາດຂອງການເກັບກໍາຕ້ອງການທັກສະເຊັ່ນການບໍລິການລູກຄ້າ, ການເຈລະຈາ, ຊັບພະຍາກອນ, ແລະການຄຸ້ມຄອງບັນຊີ. ການນໍາໃຊ້ເງິນສົດຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີຄວາມຮູ້ພື້ນຖານການບັນຊີ, ເອົາໃຈໃສ່ກັບລາຍລະອຽດ, ແລະຄວາມສາມາດຕິດຕາມໂດຍຜ່ານການ. AR ການວິເຄາະຂໍ້ມູນ ຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີການກວດສອບ, ການວິເຄາະ, ແລະທັກສະດ້ານວິຊາການ.
ສະຫຼຸບ
ທີມງານ AR ທີ່ດີແມ່ນມີຄວາມສາມັກຄີກັບສະມາຊິກທີມທີ່ປະກອບສ່ວນທັກສະພິເສດຕ່າງໆ. ເຖິງແມ່ນວ່າທັກສະແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນ, ເຄື່ອງມືອັດຕະໂນມັດ AR ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານໄດ້ຮັບຜົນຜະລິດທີ່ດີທີ່ສຸດແລະຈະຮັບຮູ້ບັນຫາຕ່າງໆໄວຂຶ້ນ.
ຊອບແວການຮັບບັນຊີເພີ່ມຜົນຜະລິດ ແລະໃຫ້ເວລາພະນັກງານ AR ຂອງທ່ານເພື່ອສຸມໃສ່ສິ່ງທີ່ສົ່ງຜົນກະທົບຕໍ່ການຫຼຸດຍອດເງິນຂອງ AR ແລະປ້ອງກັນການສົ່ງຄືນການສັ່ງຊື້ຂອງລູກຄ້າ ແລະໃບແຈ້ງໜີ້ທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບຄ່າຈ້າງ, ເຊິ່ງອາດເປັນສິ່ງສຳຄັນຫຼາຍສຳລັບທຸລະກິດໃຫ້ມີຊື່ສຽງ.