Командаңыздын күн сайын кагаз иштерине батып жатканын көрүүдөн тажадыңызбы?
Бэк-офис иш ар бир бизнестин негизи болуп саналат. Бирок кызматкерлердин күн сайын кайталануучу тапшырмаларды аткарышы сиздин компанияңыздын убактысын, акчасын жана рухун жоготот. Эң жакшы жери, кайталануучу бэк-офис тапшырмаларын автоматташтыруу сиз ойлогондон да жөнөкөй жана ал:
- Администратордун убактысын жума сайын бошотуңуз
- Кымбат баалуу кол менен жасалган каталарды азайтыңыз
- Ар бир бөлүм боюнча жетекчиликке реалдуу убакыт режиминде бизнес көрүнүктүүлүгүн бериңиз
Жана баштоо үчүн техникалык гений болуунун кажети жок.
Келгиле секирели…
Ичинде эмне бар:
- Кайталануучу бэк-офис тапшырмалары деген эмне?
- Эмне үчүн автоматташтыруу азыр чоң көйгөй болуп саналат
- Алгач автоматташтыруу үчүн эң мыкты бэк-офис тапшырмалары
- Автоматташтырууну кантип баштоо керек (этап-этабы менен)
- Качылышы керек болгон жалпы каталар
Кайталануучу бэк-офис тапшырмалары деген эмне?
Бэк-офис тапшырмалары – бул сиздин бизнесиңиздин үзгүлтүксүз иштешин камсыз кылуу үчүн көшөгө артында аткарылуучу, администратор тарабынан талап кылынган күнүмдүк тапшырмалар.
Эч ким кылгысы келбеген нерселерди элестетип көрүңүз:
- берилиштерди киргизүү
- Эсеп-фактураны иштетүү
- Эмгек акы төлөмдөрү
- Шайкештик жөнүндө отчеттуулук
- Электрондук жадыбалдарды шайкеш келтирүү
Алар сиздин кирешеңизди көбөйтүүгө жардам бербейт, бирок кызматкерлериңиздин убактысын абдан көп талап кылат. Эң жаманы? Алар зарыл. Алар жакшы иштебесе, башка эч нерсе туура иштебейт. Тааныш угулуп жатабы? Ишкерлер дал ушул нерсеге тыгылып калышат.
Мына тепкич:
Изилдөөлөргө ылайык, кызматкерлер жумасына 15 саатын аз баалуу административдик тапшырмаларга коротушат. Бул компьютер оңой эле жасай ала турган нерсени жасоого жумасына дээрлик эки жумуш күнүн текке кетирүүгө барабар.
Эмне үчүн автоматташтыруу азыр чоң көйгөй болуп саналат
Мына эмне үчүн көптөгөн ишканалар автоматташтыруу поездине секирип жатышат.
Эгерде сиздин арткы кеңсеңиз кол эмгеги менен иштесе, сиздин маалыматыңыз ар дайым эскирип калат. Кимдир бирөө сандарды дүйшөмбү күнү электрондук жадыбалга киргизет, башка бирөө аны шаршемби күнү бухгалтердик эсеп системасына киргизет. Жума күнүнө чейин эч ким чыныгы сандар канча экенин билбейт.
Бул чоң көйгөй.
Автоматташтыруу бул маселени бардык системаларыңызды интеграциялоо менен чечет. Ар бир сатуу, ар бир эсеп-фактура, товардын ар бир кыймылы реалдуу убакыт режиминде автоматтык түрдө жаңыртылат. Сиз бүтүндөй операцияңыз боюнча реалдуу убакыт режиминде бизнесиңизди көрө аласыз.
Булут ERP системалары, мисалы Сингапурдагы oracle netsuite дал ушуну жасашат. Алар сиздин бизнесиңиздин бардык тармактарынан алынган маалыматты бир башкаруу панелине топтоштурат. Бул лидерлерге тезирээк жана жакшыраак чечимдерди кабыл алууга мүмкүндүк берет. Алар кимдир бирөөнүн отчет жөнөтүшүн күтүүнүн кажети жок.
Статистикага көз чаптыралы. Компаниялардын 60% күнүмдүк процесстеринде автоматташтырууну колдонушат. Эгер сиз алардын бири болбосоңуз, анда сиз буга чейин эле артта калгансыз.
Коркунучтуу, туурабы?
Алгач автоматташтыруу үчүн эң мыкты бэк-офис тапшырмалары
Ар бир тапшырма бирдей түзүлө бербейт. Айрымдары автоматташтырууга даяр. Айрымдары... али даяр эмес. Эң негизгиси, учурда эң жогорку рычагга ээ болгондордон баштоо керек.
маалымат
Маалыматтарды киргизүү - бул сиз автоматташтырышыңыз керек болгон №1 нерсе. Бул тажатма, кызыксыз жана ката кетирүүгө жакын. Бүгүнкү күндө эсеп-фактуралардан, формалардан, электрондук почталардан маалыматтарды алып, аларды автоматтык түрдө тиркемелериңизге киргизе турган куралдар бар.
Эсеп-фактураларды иштетүү жана төлөнүүчү карыздар
Эсеп-фактураларды иштетүү автоматташтыруу үчүн дагы бир өнүккөн багыт болуп саналат. Программалык камсыздоо эсеп-фактураларды сатып алуу буйрутмаларына дал келтирип, аларды бекитүү үчүн жөнөтүп жана төлөмдөрдү баштай алат. Мурда бир нече күн талап кылынган тапшырмаларды эми бир нече мүнөттүн ичинде бүтүрүүгө болот.
төлөө ведомосту
Эмгек акы төлөө – бул дагы бир түбөлүктүү система. Автоматташтырылган эмгек акы төлөө эрежелерин түзгөндөн кийин, сизге жумуш убактысын, салыктарды же жеңилдиктерди эсептөөнүн кажети жок. Жөн гана карап чыгып, бекитип, жашооңузга кайтыңыз.
отчет
Отчеттуулук - бул автоматташтыруу чындап эле сыйкырдуу нерсеге айланат. Командаңыз 5x куралдарынан маалыматтарды чогултуунун ордуна, баары автоматтык түрдө бирдиктүү башкаруу панелине куюлат. Жума күндөрү кечке чейин кайталануучу отчетторду түзүү менен коштошуңуз.
Автоматташтырууну кантип баштоо керек (этап-этабы менен)
Акыры муну туура жол менен жасоого даярсызбы? Эгер ошондой болсо, анда төмөндө окуңуз.
Мындай кылуу сизге натыйжа берет жана акчаңызды текке кетирбейт.
1-кадам: Учурдагы процесстериңизди документтештириңиз
Бүгүнкү күндө ар бир тапшырма кантип аткарылып жатканын так документтештириңиз. Бул кайсы жерде артта калуулар жана тоскоолдуктар бар экенин көрсөтөт. Билбеген нерсеңизди жакшырта албайсыз.
2-кадам: Баштоо үчүн бир тапшырманы тандаңыз
Баарын бир убакта автоматташтырбаңыз. Бизнесиңизге эң көп керек болгон, эң көп кайталануучу тапшырманы тандап, АЛ тапшырманы автоматташтырыңыз. Кичинекей жеңиштерди белгилеңиз. Андан кийин дагы бир тапшырманы автоматташтырыңыз.
3-кадам: Туура куралды тандаңыз
Автоматташтыруунун көптөгөн куралдары бар. Жаңы баштагандар үчүн сапаттуу тандоолордун айрымдары:
- Жөнөкөй колдонмолорду туташтыруу үчүн Zapier
- Бир аз татаалыраак агымдар үчүн (мурдагы Integromat) жасаңыз
- Толук бизнес автоматташтыруу үчүн ылайыктуу ERP платформасы
Өзүңүзгө туура келген өлчөмдөгү куралды тандаңыз. 5 адамдан турган бизнес үчүн сизге корпоративдик программалык камсыздоонун кереги жок. Бирок, тездик менен өнүгүп жаткан компания кичинекей куралдарды тез эле басып алат.
4-кадам: Кичинекей топ менен сыноо
Биринчи күндөн баштап эле автоматташтырууну бүтүндөй командаңызга жайылтпаңыз. Алгач аны бир топ иш менен текшериңиз. Мүчүлүштүктөрдү оңдоп, эрежелерди тууралап, масштабын ал кемчиликсиз иштегенден кийин гана өзгөртүңүз.
5-кадам: Командаңызды машыктырыңыз
Автоматташтыруу оңой иш эмес. Сиз дагы эле кызматкерлериңизге аны кантип колдонууну үйрөтүп, көзөмөлдөп, иштебей калганда оңдошуңуз керек. Аларды окутууга убакыт бөлүңүз, ошондо натыйжасы сөзсүз болот.
Качылышы керек болгон жалпы каталар
Эң мыкты автоматташтыруу стратегиясы менен да иштер туура эмес болуп кетиши мүмкүн. Бул жерде качуу керек болгон негизги тузактар келтирилген.
Бузулган процесстерди автоматташтыруу: Эгерде сизде процесс бузулган болсо, аны автоматташтыруу бузулган процесстин тезирээк иштешине мүмкүндүк берет. Процессти оңдоп, андан кийин автоматташтырыңыз.
Бир убакта өтө көп нерсе кылууга аракет кылуу: Кичинекей бөлүктөрүн тиштеп алыңыз. Чоң жарылуулар дээрлик эч качан иштебейт жана сиз баарын жок кылып саласыз.
Адамдык факторду этибарга албоо: Кызматкерлер автоматташтыруудан улам коркунуч сезиши мүмкүн. Ал эмне кылаары жана эмне кылбай турганы жөнүндө күтүүлөрдү коюңуз. Сиз аларды жумушунан тартып алууга эмес, жогорку деңгээлдеги жумушка бошотууга аракет кылып жатасыз.
окутуу: Башка эч ким системанын кандай иштээрин билбейт жана сиз жаңы эле кымбат эшик тосмосун жасадыңыз.
Баарын бириктирүү
Бэк-офистеги кайталануучу тапшырмаларды жок кылуу аркылуу автоматизация мындан ары бул люкс эмес. Бул келечекти ойлогон компаниялардын бүгүнкү күндө кантип гүлдөп жатканы. Андыктан, тез арада карап чыгалы:
- Алгач учурдагы процесстериңизди документтештириңиз
- Кийинки тапшырмага өтүүдөн мурун автоматташтыруу үчүн 1x тапшырманы тандаңыз
- Бизнес масштабыңыз үчүн туура куралды тандаңыз
- Жайылтуудан мурун кичинекей партия менен сынап көрүңүз
- Командаңызды машыктырыңыз жана натыйжаларын көзөмөлдөңүз
Туура жасалса, өндүрүмдүүлүктү кескин жогорулатып, кымбат баалуу каталарды азайтып, пайда таба аласыз ишкердик реалдуу убакыт режиминде көрүнүү, андыктан сиз маалыматтуу чечимдерди кабыл ала аласыз.
Эң жакшы жери, сиз бул ПЛАНДЫ ушул аптада чоң инвестициясыз эле ишке ашыра баштасаңыз болот. Болгону БИР тапшырманы тандаңыз. Бир куралды. Бир кичинекей жеңиш. Калганы сөзсүз болот!