매일같이 팀원들이 서류 작업에 파묻히는 모습을 보는 데 지치셨나요?
백오피스 운영 직원들은 모든 비즈니스의 근간입니다. 하지만 직원들이 매일 반복적인 업무를 수행하는 것은 회사에 시간, 비용, 그리고 정신적 에너지를 낭비하게 합니다. 다행히도 반복적인 사무 업무를 자동화하는 것은 생각보다 간단하며, 다음과 같은 이점을 제공합니다.
- 매주 관리 업무에 소요되는 시간을 몇 시간씩 절약하세요.
- 비용이 많이 드는 수작업 오류를 줄이세요
- 경영진에게 모든 부서의 실시간 비즈니스 현황을 파악할 수 있도록 지원합니다.
시작하는 데 기술 천재일 필요는 없습니다.
뛰어들자…
구성품은 다음과 같습니다:
- 반복적인 백오피스 업무란 무엇인가요?
- 지금 자동화가 중요한 이유
- 자동화하기 가장 좋은 백오피스 업무
- 자동화 시작하는 방법 (단계별)
- 피해야 할 일반적인 실수
반복적인 백오피스 업무란 무엇인가요?
백오피스 업무는 기업이 원활하게 운영될 수 있도록 하기 위해 보이지 않는 곳에서 수행되는 일상적인 수동 관리 작업입니다.
아무도 하고 싶어하지 않는 일들을 생각해 보세요:
- 데이터 입력
- 송장 처리
- 급여 지급 실행
- 규정 준수 보고
- 스프레드시트 대조
매출 증대에는 도움이 되지 않지만, 직원들의 시간을 엄청나게 잡아먹는 건 확실합니다. 더 최악인 건, 바로 필수적이라는 점입니다. 제대로 하지 않으면 다른 모든 일이 제대로 돌아가지 않으니까요. 익숙한 이야기 아닌가요? 사업주들이 흔히 빠지는 함정입니다.
키커는 다음과 같습니다.
연구에 따르면 직원들은 매주 15시간을 가치가 낮은 관리 업무에 낭비합니다. 이는 컴퓨터가 쉽게 처리할 수 있는 일에 거의 주 이틀에 해당하는 근무 시간을 허비하는 셈입니다.
지금 자동화가 중요한 이유
수많은 기업들이 자동화에 뛰어드는 이유를 알려드리겠습니다.
만약 귀사의 백오피스 업무가 수작업에 의존한다면 정보는 항상 최신 상태가 아닐 것입니다. 누군가가 월요일에 스프레드시트에 수치를 입력하고, 다른 누군가가 수요일에 회계 시스템에 입력합니다. 그러면 금요일이 되면 아무도 실제 수치가 무엇인지 알지 못하게 됩니다.
그건 엄청난 문제예요.
자동화는 모든 시스템을 통합하여 이 문제를 해결합니다. 모든 판매, 모든 송장, 모든 재고 이동이 실시간으로 자동 업데이트됩니다. 이를 통해 전체 운영 상황을 실시간으로 파악할 수 있습니다.
클라우드 ERP 시스템(예: ...) 오라클 넷스위트 싱가포르 바로 그런 역할을 합니다. 비즈니스의 모든 영역에서 발생하는 정보를 하나의 대시보드에 통합합니다. 이를 통해 경영진은 더 빠르고 정확한 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 더 이상 누군가 보고서를 보내줄 때까지 기다릴 필요가 없습니다.
통계를 살펴보겠습니다. 기업의 60%가 일상 업무에 자동화를 활용하고 있습니다. 만약 당신이 그중 하나가 아니라면, 이미 시대에 뒤처지고 있는 것입니다.
꽤 무섭죠, 그렇죠?
자동화하기 가장 좋은 백오피스 업무
모든 작업이 똑같이 중요한 것은 아닙니다. 어떤 작업은 자동화하기에 적합하지만, 어떤 작업은 아직 그렇지 않습니다. 핵심은 지금 당장 가장 큰 효과를 볼 수 있는 작업부터 시작하는 것입니다.
데이터 입력
데이터 입력은 자동화해야 할 가장 중요한 작업입니다. 지루하고 단조로울 뿐만 아니라 오류 발생 가능성도 높습니다. 오늘날에는 송장, 양식, 이메일에서 데이터를 추출하여 애플리케이션에 자동으로 입력해주는 도구들이 있습니다.
송장 처리 및 매입채무 관리
송장 처리 또한 자동화에 적합한 분야입니다. 소프트웨어는 송장을 구매 주문서와 대조하고, 승인을 위해 송장을 전달하고, 지급을 시작할 수 있습니다. 예전에는 며칠씩 걸리던 작업이 이제는 몇 분 만에 완료될 수 있습니다.
급여
급여 관리 또한 변함없이 유용한 기능입니다. 자동화된 급여 규칙을 설정해 놓으면 더 이상 근무 시간, 세금, 복리후생비를 직접 계산할 필요가 없습니다. 간단히 검토하고 승인한 후, 일상생활로 돌아가시면 됩니다.
통계 보고서
보고서 작성은 자동화가 진정한 마법을 발휘하는 영역입니다. 팀원들이 여러 도구에서 데이터를 짜깁기하는 대신, 모든 데이터가 하나의 대시보드에 자동으로 통합됩니다. 금요일 밤늦게까지 반복적인 보고서를 작성하는 데 시간을 허비하는 시대는 이제 끝났습니다.
자동화 시작하는 방법 (단계별)
이제 제대로 된 방법으로 해낼 준비가 되셨나요? 그렇다면 아래 내용을 읽어보세요.
이렇게 하면 효과를 볼 수 있고 돈도 낭비하지 않을 겁니다.
1단계: 현재 프로세스를 문서화하세요
현재 각 작업이 어떻게 수행되는지 정확하게 문서화하십시오. 이를 통해 지연 및 병목 현상이 어디에 있는지 파악할 수 있습니다. 알지 못하는 것은 개선할 수 없습니다.
2단계: 시작할 작업 하나를 선택하세요
모든 것을 한 번에 자동화하지 마세요. 비즈니스에 필요한 가장 번거롭고 반복적인 작업을 선택하여 그 작업만 자동화하세요. 작은 성공을 축하하고, 그다음 다른 작업을 자동화하세요.
3단계: 적합한 도구 선택
다양한 자동화 도구가 있습니다. 초보자에게 적합한 몇 가지 좋은 선택지는 다음과 같습니다.
- Zapier를 사용하여 간단한 앱들을 연결하세요.
- Make(이전 명칭 Integromat)는 조금 더 복잡한 흐름에 적합합니다.
- 기업 전반의 완벽한 자동화를 위한 적합한 ERP 플랫폼
규모에 맞는 적절한 도구를 선택하세요. 직원 수가 5명 정도인 회사에 기업용 소프트웨어가 필요한 것은 아닙니다. 하지만 빠르게 성장하는 회사는 작은 도구로는 금방 한계에 부딪히게 될 것입니다.
4단계: 소량으로 테스트하기
팀 전체에 처음부터 자동화 시스템을 도입하지 마세요. 먼저 일부 작업에 적용하여 검증하십시오. 완벽하게 작동하는 것이 확인된 후에 디버깅, 규칙 조정 및 확장을 진행하세요.
5단계: 팀 교육
자동화가 만능 해결책은 아닙니다. 직원들에게 사용법을 가르치고, 작동 상태를 모니터링하고, 문제가 발생했을 때 해결해야 합니다. 시간을 들여 직원들을 교육하면 그에 따른 보상을 얻을 수 있을 것입니다.
피해야 할 일반적인 실수
아무리 훌륭한 자동화 전략을 세웠더라도 문제가 발생할 수 있습니다. 피해야 할 주요 함정은 다음과 같습니다.
고장난 프로세스 자동화: 만약 프로세스에 문제가 있다면, 자동화는 오히려 문제가 있는 프로세스가 더 빠르게 실행되도록 만들 뿐입니다. 먼저 프로세스를 복구한 후 자동화하십시오.
한꺼번에 너무 많은 일을 하려고 하는 것: 조금씩 단계를 밟아 나가세요. 한 번에 모든 것을 바꾸려 하면 거의 성공하지 못하고 결국 전체를 폐기하게 될 겁니다.
인간적인 요소를 간과하는 것: 직원들은 자동화로 인해 위협을 느낄 수 있습니다. 자동화가 무엇을 할 수 있고 무엇을 할 수 없는지에 대해 명확한 기대치를 설정하십시오. 자동화는 직원들의 일자리를 빼앗는 것이 아니라 더 높은 수준의 업무를 수행할 수 있도록 지원하는 것이 목적입니다.
훈련: 다른 사람들은 시스템 작동 방식을 모르고, 당신은 값비싼 문지방만 만들어낸 셈입니다.
모두 함께 가져옴
반복적인 사무 업무를 없애는 방법 자동화 더 이상 사치가 아닙니다. 오늘날 미래지향적인 기업들이 번창하는 비결입니다. 그럼 간단히 정리해 보겠습니다.
- 먼저 현재 프로세스를 문서화하세요.
- 다음 작업으로 넘어가기 전에 자동화할 작업을 하나 선택하세요.
- 비즈니스 규모에 맞는 적절한 도구를 선택하세요
- 대량 생산 전에 소량으로 테스트해 보세요.
- 팀을 교육하고 결과를 모니터링하세요
제대로만 한다면 생산성을 크게 향상시키고 값비싼 실수를 줄이며 더 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 사업 실시간으로 상황을 파악하여 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.
가장 좋은 점은 큰 투자 없이 이번 주부터 이 계획을 시작할 수 있다는 것입니다. 단 하나의 과제, 하나의 도구, 하나의 작은 성공만 선택하세요. 나머지는 저절로 따라올 것입니다!