Командаңыздың күн сайын қағазбастылыққа батып бара жатқанын көруден шаршадыңыз ба?
Бэк-офис Операциялар әрбір бизнестің негізі болып табылады. Бірақ қызметкерлердің күн сайын қайталанатын тапсырмаларды орындауы сіздің компанияңызға уақыт, ақша және рух жоғалтады. Ең жақсысы, қайталанатын бэк-офис тапсырмаларын автоматтандыру сіз ойлағаннан да қарапайым және ол:
- Апта сайын әкімші уақытын босатыңыз
- Қымбат қолмен жасалған қателіктерді азайтыңыз
- Басшылыққа әрбір бөлім бойынша нақты уақыт режимінде бизнесті көріну мүмкіндігін беріңіз
Ал бастау үшін сізге техникалық данышпан болудың қажеті жоқ.
Кірейік ...
Ішінде не бар:
- Қайталанатын бэк-офис тапсырмалары дегеніміз не?
- Неліктен автоматтандыру қазіргі уақытта үлкен мәселе болып табылады
- Алдымен автоматтандыруға арналған ең жақсы бэк-офис тапсырмалары
- Автоматтандыруды қалай бастау керек (қадамдық нұсқаулық)
- Болдырмауға болатын жалпы қателер
Қайталанатын бэк-офис тапсырмалары дегеніміз не?
Бэк-офис тапсырмалары – бұл сіздің бизнесіңіздің үздіксіз жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін әкімшіліктің көмегіне жүгінетін, қолмен орындалатын күнделікті тапсырмалар.
Ешкім жасағысы келмейтін нәрселер туралы ойланыңыз:
- Мәлімет енгізу
- Шот-фактураны өңдеу
- Жалақы төлемдері
- Сәйкестік туралы есеп беру
- Электрондық кестелерді сәйкестендіру
Олар сіздің табысыңызды арттыруға көмектеспейді, бірақ қызметкерлеріңіздің уақытын көп алады. Ең жаманы? Олар қажет. Олар жақсы жасалмаса, басқа ештеңе дұрыс жұмыс істемейді. Таныс естіледі ме? Кәсіпкерлер өздерін осыған тығырыққа тірейді.
Міне, соққы:
Зерттеулерге сәйкес, қызметкерлер аптасына 15 сағатын аз құнды әкімшілік тапсырмаларға жұмсайды. Бұл компьютер оңай орындай алатын жұмысқа аптасына екі жұмыс күнін жұмсаумен тең.
Неліктен автоматтандыру қазіргі уақытта үлкен мәселе болып табылады
Міне, сондықтан көптеген бизнес автоматтандыру пойызына секіріп жатыр.
Егер сіздің артқы кеңсеңіз қол еңбегімен жұмыс істесе, сіздің ақпаратыңыз әрқашан ескіреді. Біреу сандарды дүйсенбі күні электрондық кестеге енгізеді, ал басқа біреу оны сәрсенбі күні бухгалтерлік есеп жүйесіне енгізеді. Жұма күні ешкім нақты сандарды білмейді.
Бұл үлкен мәселе.
Автоматтандыру бұл мәселені барлық жүйелеріңізді біріктіру арқылы шешеді. Әрбір сату, әрбір шот-фактура, әрбір қор қозғалысы нақты уақыт режимінде автоматты түрде жаңартылады. Сіз бүкіл операцияңыз бойынша нақты уақыт режимінде бизнес көрінуін аласыз.
Бұлтты ERP жүйелері, мысалы Сингапурдағы oracle netsuite дәл солай істейді. Олар сіздің бизнесіңіздің барлық салаларындағы ақпаратты бір басқару тақтасына шоғырландырады. Бұл басшыларға тезірек және жақсырақ шешім қабылдауға мүмкіндік береді. Олар біреудің есеп жіберуін күтудің қажеті жоқ.
Статистикаға көз жүгіртейік. Компаниялардың 60%-ы күнделікті процестерінде автоматтандыруды пайдаланады. Егер сіз олардың бірі болмасаңыз, сіз қазірдің өзінде артта қалып отырсыз.
Қорқынышты, солай ма?
Алдымен автоматтандыруға арналған ең жақсы бэк-офис тапсырмалары
Барлық тапсырмалар бірдей жасала бермейді. Кейбіреулері автоматтандыруға дайын. Кейбіреулері әлі дайын емес. Ең бастысы, қазіргі уақытта ең жоғары рычагқа ие тапсырмалардан бастау керек.
Мәлімет енгізу
Деректерді енгізу - автоматтандыру керек ең маңызды нәрсе. Бұл жалықтыратын, зеріктіретін және қателіктерге бейім. Бүгінгі таңда шот-фактуралардан, формалардан, электрондық пошталардан деректерді алып, оларды қолданбаларыңызға автоматты түрде орналастыра алатын құралдар бар.
Шот-фактураларды өңдеу және кредиторлық берешек
Шот-фактураларды өңдеу автоматтандыру үшін тағы бір қолайлы сала болып табылады. Бағдарламалық жасақтама шот-фактураларды сатып алу тапсырыстарымен сәйкестендіріп, оларды бекіту үшін бағыттай алады және төлемдерді бастайды. Бұрын бірнеше күнді алатын тапсырмаларды енді бірнеше минут ішінде орындауға болады.
Жалақы
Жалақы жүйесі – тағы бір мәңгілік жүйе. Автоматтандырылған жалақы ережелерін жасағаннан кейін, сізге жұмыс уақытын, салықтарды немесе жеңілдіктерді қайта есептеудің қажеті жоқ. Тек қарап шығыңыз, мақұлдаңыз және өміріңізге оралыңыз.
есеп
Есеп беру - автоматтандыру шынымен де сиқырлы болатын жер. Командаңыз 5x құралдардан деректерді біріктірудің орнына, бәрі автоматты түрде бір басқару тақтасына құйылады. Жұма түндерінде қайталанатын есептер жасауға уақыт бөлуден бас тартыңыз.
Автоматтандыруды қалай бастау керек (қадамдық нұсқаулық)
Ақыры мұны дұрыс жолмен жасауға дайынсыз ба? Егер солай болса, төменде оқыңыз.
Мұны осылай жасау сізге нәтиже береді және ақшаңызды босқа жұмсамайды.
1-қадам: Ағымдағы процестеріңізді құжаттаңыз
Әрбір тапсырманың бүгін қалай орындалатынын дәл құжаттаңыз. Бұл қай жерде артта қалулар мен кедергілер бар екенін көрсетеді. Білмейтін нәрсені жақсарта алмайсыз.
2-қадам: Бастау үшін бір тапсырманы таңдаңыз
Барлығын бірден автоматтандырмаңыз. Бизнесіңізге қажет ЕҢ қиын, ЕҢ қайталанатын тапсырманы таңдап, СОЛ тапсырманы автоматтандырыңыз. Кішкентай жеңістерді тойлаңыз. Содан кейін тағы бір тапсырманы автоматтандырыңыз.
3-қадам: Дұрыс құралды таңдаңыз
Автоматтандырудың көптеген құралдары бар. Жаңадан бастаушыларға арналған кейбір сапалы таңдаулар:
- Қарапайым қолданбаларды қосуға арналған Zapier
- Сәл күрделірек ағындар үшін жасаңыз (бұрынғы Integromat)
- Толық бизнесті автоматтандыруға арналған тиісті ERP платформасы
Өзіңізге сәйкес келетін өлшемдегі құралды таңдаңыз. 5 адамнан тұратын бизнес үшін сізге кәсіпорындық бағдарламалық жасақтама қажет емес. Дегенмен, тез дамып келе жатқан компания ұсақ құралдарды тез арада басып озады.
4-қадам: Шағын топпен сынақтан өткізіңіз
Автоматтандыруды бірінші күннен бастап бүкіл командаңызға енгізбеңіз. Алдымен оны жұмыс тобымен тексеріңіз. Қателерді түзетіңіз, ережелерді реттеңіз және масштабтаңыз, тек ол мінсіз жұмыс істегеннен кейін ғана.
5-қадам: Топты жаттықтырыңыз
Автоматтандыру – бұл жеңілдік емес. Сіз әлі де қызметкерлеріңізге оны қалай пайдалану керектігін үйретуіңіз, бақылауыңыз және істен шыққан кезде жөндеуіңіз керек. Оларды оқытуға уақыт бөліңіз, сонда сіз өз пайдаңызды көресіз.
Болдырмауға болатын жалпы қателер
Тіпті ең жақсы автоматтандыру стратегиясымен де істер дұрыс болмауы мүмкін. Міне, болдырмауға болатын негізгі қателіктер.
Бұзылған процестерді автоматтандыру: Егер сізде ақаулы процесс болса, оны автоматтандыру ақаулы процестің жылдамырақ жұмыс істеуіне мүмкіндік береді. Процесті жөндеп, содан кейін автоматтандырыңыз.
Бір уақытта тым көп нәрсе істеуге тырысу: Кішкентай бөліктерді тістеп алыңыз. Үлкен жарылыспен түсіру ешқашан нәтиже бермейді және сіз бәрін қырып тастайсыз.
Адами факторды елемеу: Қызметкерлер автоматтандырудан қауіп төніп тұрғанын сезінуі мүмкін. Оның не істейтіні және не істемейтіні туралы күтулеріңізді белгілеңіз. Сіз оларды жұмысынан айыруға емес, жоғары деңгейдегі жұмысқа босатуға тырысасыз.
Оқыту: Жүйенің қалай жұмыс істейтінін ешкім білмейді, ал сіз қымбат есік ілмегін жасадыңыз.
Барлығын біріктіру
Бэк-офистегі қайталанатын тапсырмаларды жою арқылы автоматтандыру енді сән-салтанат емес. Бұл болашақты ойлайтын компаниялардың қазіргі кезде қалай өркендеп жатқанының көрсеткіші. Ендеше, тез арада қарастырайық:
- Алдымен ағымдағы процестеріңізді құжаттаңыз
- Келесі тапсырмаға өтпес бұрын автоматтандыру үшін 1x тапсырманы таңдаңыз
- Бизнесіңіздің ауқымына сәйкес келетін дұрыс құралды таңдаңыз
- Жаяр алдында аз мөлшерде сынап көріңіз
- Командаңызды жаттықтырыңыз және нәтижелерді бақылаңыз
Дұрыс жасалған жағдайда сіз өнімділікті айтарлықтай арттыра аласыз, қымбат қателіктерді азайтып, пайда таба аласыз бизнес нақты уақыт режимінде көріну мүмкіндігі, сондықтан сіз хабардар шешім қабылдай аласыз.
Ең жақсысы, сіз осы ЖОСПАРДЫ осы аптада үлкен инвестициясыз бастай аласыз. Тек БІР тапсырманы таңдаңыз. Бір құрал. Бір кішкентай жеңіс. Қалғаны болады!