დაიღალეთ იმის ყურებით, თუ როგორ იხრჩობა თქვენი გუნდი ყოველდღიურად დოკუმენტაციაში?
Უკან ოფისში ოპერაციების ყველა ბიზნესის ხერხემალია. თუმცა, თანამშრომლების მიერ ყოველდღიურად განმეორებადი დავალებების შესრულება თქვენს კომპანიას დროს, ფულსა და სულისკვეთებას უჯდება. ყველაზე კარგი ის არის, რომ განმეორებადი ბექ-ოფისის ამოცანების ავტომატიზაცია უფრო მარტივია, ვიდრე წარმოგიდგენიათ და ის:
- ყოველ კვირას გაათავისუფლეთ ადმინისტრაციული დრო
- ძვირადღირებული ხელით შეცდომების შემცირება
- ლიდერობას მიაწოდეთ რეალურ დროში ბიზნესის ხილვადობა ყველა დეპარტამენტში
და დასაწყებად არ არის აუცილებელი ტექნოლოგიური გენიოსი იყოთ.
მოდით შევიდეთ…
აი, რა არის შიგნით:
- რა არის განმეორებადი ბექ-ოფისის დავალებები?
- რატომ არის ავტომატიზაცია ახლა დიდი საკითხი
- საუკეთესო ბექ-ოფისის ამოცანები, რომელთა ავტომატიზაციაც პირველ რიგშია შესაძლებელი
- როგორ დავიწყოთ ავტომატიზაცია (ეტაპობრივად)
- გავრცელებული შეცდომები, რომლებიც თავიდან უნდა იქნას აცილებული
რა არის განმეორებადი ბექ-ოფისის დავალებები?
ბექ-ოფისის ამოცანები არის რუტინული, მექანიკური, ადმინისტრაციული ინტენსიური ამოცანები, რომლებიც კულისებში სრულდება თქვენი ბიზნესის შეუფერხებლად მუშაობის უზრუნველსაყოფად.
დაფიქრდით იმაზე, რისი გაკეთებაც არავის სურს:
- მონაცემთა შეყვანა
- ინვოისის დამუშავება
- ხელფასების გაცემა
- შესაბამისობის მოხსენება
- ცხრილების შეჯერება
ისინი შემოსავლის გაზრდაში არ გეხმარებიან, მაგრამ თანამშრომლების დროის დიდ ნაწილს ნამდვილად მოიხმარენ. ყველაზე ცუდი ის არის, რომ ისინი აუცილებელია. მათი კარგად შესრულების გარეშე, სხვა არაფერი იმუშავებს გამართულად. ნაცნობად ჟღერს? სწორედ ამაში ებმებიან ბიზნესის მფლობელები.
აქ არის kicker:
კვლევის თანახმად, თანამშრომლები კვირაში 15 საათს ხარჯავენ დაბალი ღირებულების ადმინისტრაციულ ამოცანებზე. ეს კვირაში თითქმის ორი სამუშაო დღეა, რომელიც იკარგება ისეთი რამის კეთებაში, რისი გაკეთებაც კომპიუტერს ადვილად შეუძლია.
რატომ არის ავტომატიზაცია ახლა დიდი საკითხი
აი, რატომ ერთვება ამდენი ბიზნესი ავტომატიზაციის მატარებელში.
თუ თქვენი ბექ-ოფისი ფიზიკური შრომით მუშაობს, თქვენი ინფორმაცია ყოველთვის მოძველებული იქნება. ვიღაც ორშაბათს ციფრებს ცხრილში შეჰყავს, ვიღაც ოთხშაბათს - ბუღალტრულ სისტემაში. პარასკევისთვის არავინ იცის, რა არის რეალური ციფრები.
ეს უზარმაზარი პრობლემაა.
ავტომატიზაცია ამ პრობლემას თქვენი ყველა სისტემის ინტეგრირებით წყვეტს. ყველა გაყიდვა, ყველა ინვოისი, მარაგის ყველა მოძრაობა ავტომატურად განახლდება რეალურ დროში. თქვენ მიიღებთ რეალურ დროში ბიზნესის ხილვადობას თქვენი მთელი ოპერაციის განმავლობაში.
ღრუბლოვანი ERP სისტემები, როგორიცაა Oracle-ის ქსელური პაკეტი სინგაპურში ზუსტად ამას აკეთებენ. ისინი თქვენი ბიზნესის ყველა სფეროდან ინფორმაციას ერთ დაფაზე ათავსებენ. ეს ლიდერებს საშუალებას აძლევს, უფრო სწრაფად და უკეთესად მიიღონ გადაწყვეტილებები. მათ არ უწევთ ანგარიშის გაგზავნას ვინმესგან ელოდონ.
მოდით, სტატისტიკას გადავხედოთ. კომპანიების 60% ყოველდღიურ პროცესებში ავტომატიზაციას იყენებს. თუ თქვენ მათ რიცხვს არ მიეკუთვნებით, ესე იგი, უკვე ჩამორჩენილი ხართ.
საკმაოდ საშიშია, არა?
საუკეთესო ბექ-ოფისის ამოცანები, რომელთა ავტომატიზაციაც პირველ რიგშია შესაძლებელი
ყველა დავალება ერთნაირი არ არის. ზოგიერთი მათგანი ავტომატიზაციისთვის მზადაა. ზოგი კი არა... ჯერ. მთავარია, დავიწყოთ იმით, ვისაც ამჟამად ყველაზე მაღალი ბერკეტი აქვს.
მონაცემთა შეყვანის
მონაცემთა შეყვანა არის #1 რამ, რაც უნდა ავტომატიზირდეს. ეს არის დამღლელი, მოსაწყენი და შეცდომებისადმი მიდრეკილი. დღეს არსებობს ინსტრუმენტები, რომლებსაც შეუძლიათ მონაცემების ამოღება ინვოისებიდან, ფორმებიდან, ელფოსტიდან და მათი ავტომატურად თქვენს აპლიკაციებში გადატანა.
ინვოისების დამუშავება და გადასახდელი ანგარიშები
ინვოისების დამუშავება ავტომატიზაციისთვის კიდევ ერთი სფეროა. პროგრამულ უზრუნველყოფას შეუძლია ინვოისების შეკვეთებთან შესაბამისობაში მოყვანა, მათი დასამტკიცებლად გადამისამართება და გადახდების ინიცირება. დავალებების შესრულება, რომლებიც ადრე დღეებს მოითხოვდა, ახლა წუთებშია შესაძლებელი.
სახელფასო
ხელფასები კიდევ ერთი მარადიული სისტემაა. მას შემდეგ, რაც შექმნით ავტომატიზირებულ ხელფასის წესებს, აღარასდროს მოგიწევთ საათების, გადასახადების ან შეღავათების გამოთვლა. უბრალოდ გადახედეთ, დაამტკიცეთ და დაუბრუნდით თქვენს ცხოვრებას.
ანგარიშგება
ანგარიშგება არის ის, სადაც ავტომატიზაცია ნამდვილად ჯადოსნური ხდება. იმის ნაცვლად, რომ თქვენი გუნდი 5 ხელსაწყოდან მონაცემებს აერთიანებდეს, ყველაფერი ავტომატურად ჯადოსნურად ერთ დაფაზე იყრის თავს. დაემშვიდობეთ პარასკევ საღამოებს განმეორებითი ანგარიშების შექმნაში.
როგორ დავიწყოთ ავტომატიზაცია (ეტაპობრივად)
მზად ხართ საბოლოოდ გააკეთოთ ეს სწორად? თუ ასეა, მაშინ წაიკითხეთ ქვემოთ.
ამ გზით მოქმედება შედეგს მოგცემთ და ფულს ტყუილად არ დახარჯავთ.
ნაბიჯი 1: თქვენი მიმდინარე პროცესების დოკუმენტირება
ზუსტად აღწერეთ, თუ როგორ სრულდება თითოეული დავალება დღეს. ეს გამოავლენს, სად არის შეფერხებები და შეფერხებები. თქვენ არ შეგიძლიათ გააუმჯობესოთ ის, რაც არ იცით.
ნაბიჯი 2: აირჩიეთ ერთი დავალება დასაწყებად
ნუ ავტომატიზირებთ ყველაფერს ერთდროულად. აირჩიეთ ყველაზე იმედგაცრუების მომგვრელი, ყველაზე განმეორებადი დავალება, რომელიც თქვენს ბიზნესს სჭირდება და ავტომატიზირეთ ეს დავალება. აღნიშნეთ პატარა გამარჯვებები. შემდეგ კი ავტომატიზირეთ სხვა დავალება.
ნაბიჯი 3: აირჩიეთ სწორი ინსტრუმენტი
ხელმისაწვდომია ავტომატიზაციის მრავალი ინსტრუმენტი. დამწყებთათვის რამდენიმე ხარისხიანი არჩევანია:
- Zapier მარტივი აპლიკაციების დასაკავშირებლად
- Make (ყოფილი Integromat) ოდნავ უფრო რთული ნაკადებისთვის
- სათანადო ERP პლატფორმა სრული ბიზნეს ავტომატიზაციისთვის
აირჩიეთ თქვენთვის შესაფერისი ზომის ინსტრუმენტი. ხუთკაციანი ბიზნესისთვის საწარმოს პროგრამული უზრუნველყოფა არ გჭირდებათ. თუმცა, სწრაფად მზარდი კომპანია სწრაფად გადააჭარბებს ამ პატარა ხელსაწყოებს.
ნაბიჯი 4: ტესტირება მცირე პარტიით
ნუ განათავსებთ ავტომატიზაციას მთელ გუნდზე პირველივე დღიდან. ჯერ სამუშაოს პაკეტით შეამოწმეთ იგი. გამართეთ შეცდომები, შეცვალეთ წესები და მასშტაბირდით მხოლოდ მას შემდეგ, რაც ის უნაკლოდ იმუშავებს.
ნაბიჯი 5: მოამზადეთ თქვენი გუნდი
ავტომატიზაცია იდეალური ვარიანტი არ არის. თქვენ მაინც უნდა ასწავლოთ თქვენს თანამშრომლებს მისი გამოყენება, დააკვირდეთ მას და გამოასწოროთ, როდესაც ის გაფუჭდება. დაუთმეთ დრო მათ გადამზადებას და ჯილდოც მოვა.
გავრცელებული შეცდომები, რომლებიც თავიდან უნდა იქნას აცილებული
საუკეთესო ავტომატიზაციის სტრატეგიის შემთხვევაშიც კი, ყველაფერი შეიძლება არასწორად წავიდეს. აქ მოცემულია ძირითადი ხაფანგები, რომლებიც უნდა აიცილოთ თავიდან.
გატეხილი პროცესების ავტომატიზაცია: თუ თქვენ გაქვთ გაფუჭებული პროცესი, მისი ავტომატიზაცია უბრალოდ საშუალებას მისცემს გაფუჭებულ პროცესს უფრო სწრაფად იმუშაოს. შეაკეთეთ პროცესი და შემდეგ ავტომატიზირეთ.
ერთდროულად ძალიან ბევრი რამის კეთების მცდელობა: პატარა ნაჭრები დაკბეთ. დიდი აფეთქებით გაშლა თითქმის არასდროს მუშაობს და თქვენ უბრალოდ მთელ კონსტრუქციას გადაყრით.
ადამიანური ფაქტორის უგულებელყოფა: შესაძლოა, თანამშრომლებმა ავტომატიზაციისგან საფრთხე იგრძნონ. დაისახეთ მოლოდინები იმის შესახებ, თუ რას გააკეთებს და რას არა ავტომატიზაცია. თქვენ ცდილობთ, გაათავისუფლოთ ისინი უფრო მაღალი დონის სამუშაოსთვის და არა სამსახური ჩამოართვათ.
ტრენინგი: არავინ იცის, როგორ მუშაობს სისტემა და თქვენ ახლახან შექმენით ძვირადღირებული კარის საკეტი.
ამ ყველაფრის ერთად შემოტანა
ბექ-ოფისში განმეორებადი დავალებების აღმოფხვრა ავტომატიზაციის აღარ არის ფუფუნება. დღესდღეობით ასე აყვავდებიან პროგრესულად მოაზროვნე კომპანიები. ასე რომ, მოდით, სწრაფად განვიხილოთ:
- პირველ რიგში, დოკუმენტირება გაუკეთეთ თქვენს მიმდინარე პროცესებს
- შემდეგზე გადასვლამდე აირჩიეთ 1x დავალება ავტომატიზაციისთვის
- აირჩიეთ თქვენი ბიზნესის მასშტაბისთვის შესაფერისი ინსტრუმენტი
- გამოშვებამდე გამოსცადეთ მცირე პარტიით
- გაწვრთნეთ თქვენი გუნდი და აკონტროლეთ შედეგები
სწორად შესრულების შემთხვევაში, შეგიძლიათ მნიშვნელოვნად გაზარდოთ პროდუქტიულობა, შეამციროთ ძვირადღირებული შეცდომები და მოიგოთ... ბიზნესი რეალურ დროში ხილვადობა, რათა შეძლოთ ინფორმირებული გადაწყვეტილებების მიღება.
საუკეთესო ის არის, რომ ამ გეგმის შესრულება ამ კვირაში შეგიძლიათ უზარმაზარი ინვესტიციის გარეშე დაიწყოთ. უბრალოდ აირჩიეთ ერთი დავალება. ერთი ინსტრუმენტი. ერთი პატარა გამარჯვება. დანარჩენი თავად მოხდება!