დებიტორული დავალიანების (AR) მენეჯმენტს აქვს ერთი მიზანი: დაიცვას ფულადი სახსრები. დებიტორული დავალიანება მოდის კლიენტებზე კრედიტით განხორციელებული გაყიდვებიდან. ეფექტური AR მენეჯმენტი უზრუნველყოფს ამ პროცესის შეუფერხებლად მიმდინარეობას.
ბევრი კომპანია დამოკიდებულია დებიტორული ანგარიშების სამუშაო ნაკადის ინსტრუმენტებზე, რათა დაეხმაროს მათ AR მენეჯმენტში სუსტი წერტილების დაფარვას. კარგი AR მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის გარდა, ბიზნესს ასევე უნდა ჰქონდეს ძლიერი დებიტორული პროცესი, რომელიც მოიცავს ყველა საფუძველს.
არაეფექტური სამუშაო ნაკადები
ნაღდი ფულის პროცესის შეკვეთა გავლენას ახდენს იმაზე, თუ რამდენ ხანს დასჭირდება მომხმარებელს საქონლისა და მომსახურების გადახდა. თუ ინვოისი არასოდეს გადის, გადახდა არასოდეს მიიღება. ბილინგი ხდება შეკვეთის განთავსებისა და მიწოდებისთანავე. ამ გადაცემის ნებისმიერმა შეფერხებამ შეიძლება გავლენა მოახდინოს ინვოისის სიზუსტეზე. ზოგიერთ მომხმარებელს სჭირდება დოკუმენტაცია გადასახადებით, როგორიცაა მიწოდების დამადასტურებელი დოკუმენტი ან შესყიდვის შეკვეთის ნომერი.
ამ მნიშვნელოვანი მონაცემების გამოტოვებამ შეიძლება შეაფერხოს შეკვეთები და გამოიწვიოს ინვოისების დაგვიანება. AR ავტომატიზაციის ხელსაწყოები კარგად მუშაობს ისეთ გარემოში, სადაც მოცულობა მაღალია. შეკვეთისა და ბილინგის ავტომატიზაცია დებიტორული პროგრამით (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) ამცირებს შეცდომებს და უზრუნველყოფს მომხმარებლების დროულად მიღების ინვოისებს.
დააყენეთ საკრედიტო და შეგროვების პოლიტიკა
პირველი, რაც უნდა გაკეთდეს დებიტორული დავალიანების პროცესით (ასევე უწოდებენ შეკვეთას ნაღდი ფულით) არის სამუშაო პროცესის დოკუმენტირება, რომელიც უზრუნველყოფს კრედიტით გაყიდვების დარიცხვას, გადახდას და გამოყენებას. საკრედიტო და საინკასო პოლიტიკა მოიცავს რამდენიმე კომპონენტს, როგორიცაა:
- კრედიტის შეფასება
- შეკვეთა და ბილინგი
- დაბერების მართვა (კოლექციები)
- ნაღდი ფულის აპლიკაციები
დებიტორული დავალიანების პროცესი საფუძვლიანად უნდა ეხებოდეს ამ ყველაფერს. ამ პროცესებს უნდა ჰქონდეს სააღრიცხვო კონტროლი, რომელიც უზრუნველყოფს მათ ეფექტურობას. თქვენი AR პროცესი უნდა ეხებოდეს, ვინ ასრულებს მოქმედებას, როგორ სრულდება და როგორ ხდება მისი აუდიტი სიზუსტისთვის. პერიოდულად გადახედეთ ამ პროცესს ეფექტურობისა და შედეგებისთვის.
დეზორგანიზებული დებიტორული მონაცემები
როდესაც ანგარიშ-ფაქტურებს ანგარიშობთ საკრედიტო პირობებით, ისინი ქმნიან ანგარიშების დაბერებას. ანგარიშების დაძველების მონაცემები გვიჩვენებს თქვენი კლიენტების ანგარიშებს, მათი ვალი და ბალანსის ასაკს. თუ თქვენ არ აკვირდებით ამ მონაცემებს, თქვენ ცუდი ვალის გაზრდის რისკი. ცუდი დავალიანება არის, როდესაც ინვოისის შეგროვება ან გადახდა შეუძლებელია.
იყავით წინ უიმედო ვალებზე თქვენს სისტემაში გადაუხდელი ინვოისების მონიტორინგით. თქვენ შეგიძლიათ მართოთ დებიტორული მონაცემები მარტივი კომპიუტერული ხელსაწყოებით, როგორიცაა ელცხრილები, და ზოგიერთს ესაჭიროება AR პროგრამული უზრუნველყოფა, რომელიც აადვილებს თქვენი შეგროვების რისკების იდენტიფიცირებას.
მართეთ კოლექციები ხელით
კოლექციების დამოუკიდებლად მართვამ შეიძლება გამოიწვიოს თქვენი ანგარიშების უგულებელყოფა, ინვოისების გადაუხდელი დარჩენა და არასწორად გამოყენებული ფულადი ქვითრების აღმოჩენის ხელიდან გაშვებული შესაძლებლობები. სამუშაო ნაკადის ავტომატიზაციით, კოლექციები გამარტივებულია და თანხები, რომლებიც ყველაზე დიდ ყურადღებას მოითხოვს, პრიორიტეტულია. დებიტორული ანგარიშების პროგრამული უზრუნველყოფა გაძლევთ დაფებს, რომლებიც აჩვენებს თქვენი AR-ის მდგომარეობის მაღალი დონის მიმოხილვას.
კოლექციების ხელით მენეჯმენტი ასევე იწვევს თქვენ ხელიდან გაუშვათ შესაძლებლობა შეატყობინოთ კლიენტებს ვადაგადაცილებული ბილინგის ან სხვა კოლექციების მიმოწერის შესახებ. მექანიკური კოლექციები ხშირად დამოკიდებულია კოლექციონერის აქტიურ ზარებზე. სამუშაო პროცესის გადაწყვეტას შეუძლია ავტომატიზირება გაუწიოს ელ.ფოსტის შეტყობინებებს წარსულში გამოტანილი კოსტიუმებისთვის და მოგთხოვოთ დაგირეკოთ. კოლექციების მართვის ეს ფორმა ხელს უშლის პროდუქტიულობის დაკარგვას.
ნაღდი აპლიკაციები
ნაღდი ფულის აპლიკაციები პირდაპირ გადადის AR ციკლში გავლენას ახდენს თქვენს ფულად ნაკადზე. ეს შეიძლება გახდეს ბარიერი ეფექტური AR პროცესებისთვის სათანადო მართვის გარეშე. როდესაც ფული მიიღება, მას არ აქვს მნიშვნელობა თქვენს სააღრიცხვო სისტემაში, სანამ არ იქნება გამოყენებული ინვოისზე. როდესაც ნაღდი ფული ჩარიცხულია და გამოიყენება, ეს ამცირებს თქვენს დებიტორულ ანგარიშებს და ზრდის თქვენს ფულადი სახსრების ანგარიშს.
ფულადი აპლიკაციები ასევე უკეთ იმართება დებიტორული პროგრამით. დახვეწილი სისტემა სწრაფად გეხმარებათ შეცდომების ხაზგასმა. AR პროგრამული უზრუნველყოფა ასევე საშუალებას გაძლევთ დააყენოთ სააღრიცხვო კონტროლი, რათა დარწმუნდეთ, რომ ნაღდი ფულის განაცხადები დაიცავს სააღრიცხვო წესებს.
Კლიენტის გამოცდილება
მომხმარებელთა გამოცდილება ხშირად შეუმჩნეველი ბარიერია AR პროცესისთვის. მომხმარებელს აქვს გამოცდილება AR პროცესის ყველა ეტაპზე, შეკვეთიდან ფასიანი ინვოისის საბოლოო დადასტურებამდე. ერთ-ერთი მთავარი ბარიერი არის ის, თუ როგორ იღებენ და იხდიან მომხმარებლები თავიანთ ინვოისებს. მიეცით კლიენტებს მოსახერხებელი გზები ნახონ და გადაიხადონ თავიანთი ინვოისები, როგორიცაა ონლაინ წვდომა ან საბანკო გადარიცხვა.
დებიტორული ანგარიშების პროგრამულ უზრუნველყოფას აქვს ჩაშენებული გადახდის ხელსაწყოები, რომლებიც თქვენს კლიენტებს საშუალებას აძლევს გადაიხადონ თქვენი ინვოისები, როდესაც ისინი ნახულობენ მათ. ამ მოხერხებულობის გარეშე, მომხმარებელს უნდა დაელოდოს AR კლერკს, რომ დაურეკავს მათ გადახდის მისაღებად; ის ახანგრძლივებს AR ციკლს და ტოვებს ანგარიშ-ფაქტურას უფრო დიდხანს, ვიდრე უნდა იყოს.
ცუდი ვალის მართვა
ცუდი ვალის მენეჯმენტი, რომელიც ასევე ცნობილია როგორც „საეჭვო ანგარიშების შემწეობა“, არის AR პროცესის მენეჯმენტის მნიშვნელოვანი ნაწილი, რომელიც ამცირებს შეუგროვებელი ინვოისების რისკს. ეფექტური პროცესი მოიცავს AR მენეჯერებს, რომლებიც საფუძვლიანად და ხშირად განიხილავენ AR დაბერების ანგარიშებს გადახდის ტენდენციების დასადგენად. საკრედიტო შეფასების პროცესი ასევე არის ცუდი ვალის მართვის გადამწყვეტი ნაწილი.
თქვენ უნდა გააკეთოთ საკრედიტო ანალიზი ყველა ახალ და არსებულ მომხმარებელს და შეამოწმოთ მათი გადახდის უნარი. საკრედიტო ანალიზი ასევე დაგეხმარებათ განსაზღვროთ, თუ რამდენი კრედიტი შესთავაზოთ მომხმარებელს. ცუდი ვალის მენეჯმენტი ასევე კონტროლდება საკრედიტო ლიმიტებისა და კლიენტების ანგარიშებზე კრედიტის დაკავებით. კლიენტებს, რომლებიც დროულად არ გადაიხდიან, შეუძლიათ იხილონ ყიდვის პრივილეგიის შეჩერება, სანამ არ განახორციელებენ გადახდას. AR პროგრამულ უზრუნველყოფას შეუძლია ამ კონტროლის ავტომატიზაცია.
პერსონალი
დებიტორული ანგარიშების მართვის პროცესი არ არის კარგი, თუ მოთამაშეები, რომლებიც მას ახორციელებენ, არ არიან კვალიფიცირებული და არ აქვთ AR დეპარტამენტის მართვის უნარები. თქვენს ბუღალტერს უნდა ჰქონდეთ სპეციალიზებული ბუღალტრული გამოცდილება AR ციკლის კომპონენტების მართვისთვის.
კოლექციების როლები მოითხოვს უნარებს, როგორიცაა მომხმარებელთა მომსახურება, მოლაპარაკება, მარაგი და ანგარიშის მართვა. ნაღდი ფულის განაცხადები მოითხოვს საბუღალტრო აღრიცხვის საბაზისო ცოდნას, დეტალებზე ყურადღების მიქცევას და შემდგომ უნარებს. AR მონაცემთა ანალიზი მოითხოვს აუდიტის, ანალიტიკურ და ტექნიკურ უნარებს.
გახვევა
კარგი AR გუნდი შეკრულია გუნდის წევრებთან, რომლებიც ხელს უწყობენ სხვადასხვა სპეციალიზებულ უნარებს. მიუხედავად იმისა, რომ უნარები აუცილებელია, AR ავტომატიზაციის ხელსაწყოები გეხმარებათ მიიღოთ საუკეთესო პროდუქტიულობა და უფრო სწრაფად გააცნობიეროთ ნებისმიერი პრობლემა.
დებიტორული ანგარიშების პროგრამული უზრუნველყოფა ზრდის პროდუქტიულობას და აძლევს თქვენს AR თანამშრომლებს დროს ფოკუსირება მოახდინონ იმაზე, რაც გავლენას ახდენს AR ბალანსის შემცირებაზე და ხელს უშლის კლიენტების შეკვეთებისა და გადაუხდელი ინვოისების ჩამორჩენას, რაც შეიძლება გადამწყვეტი იყოს ბიზნესის რეპუტაციის შესანარჩუნებლად.