毎日、チームが書類の山に埋もれているのを見るのにうんざりしていませんか？
バックオフィス 管理ツール 反復作業はあらゆるビジネスの根幹を成すものです。しかし、従業員が毎日同じ作業を繰り返すことは、会社にとって時間、費用、そして士気を消耗させます。幸いなことに、反復的なバックオフィス業務の自動化は想像以上に簡単で、次のようなメリットがあります。
- 毎週何時間もの事務作業時間を節約できます
- コストのかかる手作業によるミスを削減する
- 経営陣に、あらゆる部門のリアルタイムなビジネス可視性を提供する
始めるのに、技術の天才である必要はありません。
飛び込みましょう…
中身はこちらです：
- 反復的なバックオフィス業務とは何ですか？
- なぜ今、自動化が大きな注目を集めているのか
- 最初に自動化すべき最適なバックオフィス業務
- 自動化を始める方法（ステップバイステップ）
- 避けるべきよくある間違い
反復的なバックオフィス業務とは何ですか？
バックオフィス業務とは、ビジネスを円滑に運営するために舞台裏で行われる、定型的で管理業務の多い手作業のことです。
誰もやりたがらないことを考えてみてください。
- データ入力
- 請求書の処理
- 給与計算が実行されます
- コンプライアンス報告
- スプレッドシートの照合
それらは収益増加には役立たないが、従業員の膨大な時間を浪費する。最悪なのは、それらが不可欠だということだ。それらがきちんと行われなければ、他のすべてが機能しなくなる。聞き覚えがあるだろうか？これが、経営者が陥る典型的なパターンなのだ。
これがキッカーです：
調査によると、従業員は毎週15時間を価値の低い事務作業に費やしている。これは、コンピューターで簡単にできる作業に、ほぼ2日分の労働時間を無駄にしていることになる。
なぜ今、自動化が大きな注目を集めているのか
多くの企業が自動化の波に乗ろうとしている理由を以下に説明します。
バックオフィス業務が手作業で行われている場合、情報は常に古くなってしまいます。月曜日に誰かがスプレッドシートに数値を入力し、水曜日に別の誰かがそれを会計システムに入力します。金曜日には、実際の数値が何なのか誰も分からなくなってしまうのです。
それは非常に大きな問題だ。
自動化は、すべてのシステムを統合することでこの問題を解決します。すべての売上、すべての請求書、すべての在庫移動がリアルタイムで自動的に更新されます。これにより、事業運営全体にわたるリアルタイムの可視性が得られます。
クラウドERPシステムなど オラクルネットスイート シンガポール まさにその通りです。ビジネスのあらゆる分野の情報を1つのダッシュボードに集約します。これにより、リーダーはより迅速かつ的確な意思決定を行うことができます。誰かがレポートを送ってくるのを待つ必要はありません。
統計を見てみましょう。企業の60%が日常業務に自動化を取り入れています。もしあなたがその一つでないなら、既に時代の流れに乗り遅れていると言えるでしょう。
かなり怖いですよね？
最初に自動化すべき最適なバックオフィス業務
すべての業務が同じように重要というわけではありません。自動化に適した業務もあれば、まだそうでない業務もあります。重要なのは、現時点で最も効果が期待できる業務から着手することです。
データ入力
データ入力は、自動化すべき最優先事項です。面倒で退屈な上に、エラーも発生しやすいからです。現在では、請求書、フォーム、メールなどからデータを抽出し、アプリケーションに自動的に取り込むことができるツールが存在します。
請求書処理および買掛金
請求書処理も自動化に適した分野の一つです。ソフトウェアを使えば、請求書と発注書を照合し、承認のために送付し、支払いを開始することができます。かつては数日かかっていた作業が、今では数分で完了します。
給与科
給与計算もまた、時代を超えて役立つ業務です。一度自動給与計算ルールを設定すれば、勤務時間、税金、福利厚生などを計算する必要はもうありません。確認と承認をするだけで、あとは自分の生活に集中できます。
レポート作成
レポート作成こそ、自動化が真に魔法のような効果を発揮する分野です。チームが5つの異なるツールからデータを寄せ集めるのではなく、すべてのデータが自動的に単一のダッシュボードに集約されます。金曜日の夜遅くまで、繰り返し発生するレポート作成に時間を費やす日々とはもうお別れです。
自動化を始める方法（ステップバイステップ）
いよいよ正しい方法で取り組む準備はできましたか？もしそうなら、以下をお読みください。
こうすれば成果が得られ、お金も無駄になりません。
ステップ1：現在の業務プロセスを文書化する
各タスクが現在どのように実行されているかを正確に記録してください。そうすることで、遅延やボトルネックが存在する箇所が明らかになります。知らないことは改善できません。
ステップ2：まず1つのタスクを選択する
一度にすべてを自動化しようとしないでください。まずは、ビジネスで最も煩雑で、最も反復的な作業を選び、それを自動化しましょう。小さな成功を祝い、それから次の作業を自動化してください。
ステップ3：適切なツールを選択する
自動化ツールは数多く存在します。初心者向けのおすすめツールをいくつかご紹介します。
- シンプルなアプリを接続するためのZapier
- やや複雑なフローにはMake（旧Integromat）を使用する。
- 企業全体の完全自動化を実現する適切なERPプラットフォーム
自社に合った規模のツールを選びましょう。従業員5人程度の企業にエンタープライズソフトウェアは必要ありません。しかし、急成長している企業は、小規模なツールではすぐに対応できなくなるでしょう。
ステップ4：少量でテストする
初日からチーム全体に自動化を導入しないでください。まずは少量の作業で動作確認を行いましょう。完璧に動作することを確認してから、デバッグ、ルールの調整、そして規模拡大に取り組んでください。
ステップ 5: チームのトレーニング
自動化は万能薬ではありません。従業員に使い方を教え、監視し、故障した際には対処できるようにする必要があります。時間をかけて従業員を育成すれば、必ず成果が得られます。
避けるべきよくある間違い
最高の自動化戦略を策定したとしても、問題が発生する可能性はあります。ここでは、避けるべき主な落とし穴をご紹介します。
機能不全に陥ったプロセスを自動化する： プロセスに不具合がある場合、それを自動化しても、単にその不具合のあるプロセスの実行速度が速くなるだけです。まずはプロセスを修復してから、自動化してください。
一度に多くのことをやろうとしすぎること： 少しずつ進めましょう。一気に展開しようとすると、ほとんどの場合うまくいかず、結局すべてを白紙に戻すことになります。
人間的要素を軽視すること： 従業員は自動化によって脅威を感じるかもしれません。自動化によって何ができるのか、何ができないのかについて、明確な期待値を設定することが重要です。あなたが目指しているのは、従業員から仕事を奪うことではなく、より高度な業務に専念できるようにすることです。
トレーニング： 他に誰もそのシステムの仕組みを知らないのに、あなたはただ高価なドアストッパーを作ってしまっただけだ。
それをすべて一緒にする
バックオフィスの反復作業を排除することで オートメーション もはや贅沢品ではない。これは、先見性のある企業が今日成功するための必須条件だ。では、簡単に復習してみよう。
- まず、現在のプロセスを文書化してください。
- 次のタスクに進む前に、自動化するタスクを1つ選択してください。
- ビジネス規模に合った適切なツールを選びましょう
- 展開する前に少量でテストしてください。
- チームを訓練し、結果を監視する
正しく行えば、生産性を劇的に向上させ、高額なミスを減らし、 ビジネス リアルタイムで状況を把握できるため、情報に基づいた意思決定が可能になります。
一番良い点は、莫大な投資をすることなく、今週からこの計画を始められることです。たった一つのタスク、一つのツール、一つの小さな成功体験を選んでください。あとは自然とうまくいきます！