נמאס לכם לראות את הצוות שלכם טובע בניירת כל יום?
עורפי פעולות הם עמוד השדרה של כל עסק. אבל ביצוע משימות חוזרות ונשנות של עובדים יום אחר יום עולה לחברה שלך זמן, כסף ורוח. החלק הכי טוב הוא שאוטומציה של משימות חוזרות ונשנות במשרד האחורי היא פשוטה יותר ממה שאתה חושב וזה יביא ל:
- לפנות שעות של זמן אדמיניסטרטיבי בכל שבוע
- צמצום טעויות ידניות יקרות
- תן למנהיגות נראות עסקית בזמן אמת בכל מחלקה
ואתה לא צריך להיות גאון טכנולוגי כדי להתחיל.
בוא נקפוץ פנימה…
הנה מה שבפנים:
- מהן משימות בק אופיס חוזרות ונשנות?
- למה אוטומציה היא עניין גדול עכשיו
- משימות המשרד האחורי הטובות ביותר לאוטומציה ראשונה
- איך להתחיל אוטומציה (שלב אחר שלב)
- טעויות נפוצות שיש להימנע
מהן משימות בק אופיס חוזרות ונשנות?
משימות בק אופיס הן משימות ידניות שגרתיות, עתירות ניהול, הנעשות מאחורי הקלעים כדי לשמור על פעילות תקינה של העסק שלך.
תחשבו על הדברים שאף אחד לא רוצה לעשות:
- הזנת נתונים
- עיבוד חשבוניות
- ריצות שכר
- דיווח ציות
- התאמת גיליונות אלקטרוניים
הם לא עוזרים לכם להגדיל את ההכנסות שלכם, אבל הם בהחלט גוזלים כמויות אדירות מזמנם של העובדים שלכם. החלק הכי גרוע? הם הכרחיים. בלעדיהן, שום דבר אחר לא מתפקד כראוי. נשמע לכם מוכר? זה מה שבעלי עסקים תקועים בו.
הנה הבועט:
על פי מחקר, עובדים מבזבזים 15 שעות בשבוע על משימות אדמיניסטרטיביות בעלות ערך נמוך. זה כמעט שני ימי עבודה בשבוע מבוזבזים על משהו שמחשב יכול לעשות בקלות.
למה אוטומציה היא עניין גדול עכשיו
הנה הסיבה מדוע כל כך הרבה עסקים קופצים על רכבת האוטומציה.
אם המשרד האחורי שלכם פועל על בסיס עבודה ידנית, המידע שלכם תמיד יהיה מיושן. מישהו מזין נתונים לגיליון אלקטרוני ביום שני, מישהו אחר מזין אותם למערכת החשבונאית ביום רביעי. עד יום שישי אף אחד כבר לא יודע מהם המספרים האמיתיים.
זאת בעיה ענקית.
אוטומציה פותרת זאת על ידי שילוב כל המערכות שלכם. כל מכירה, כל חשבונית, כל תנועת מלאי מתעדכנת אוטומטית בזמן אמת. אתם מקבלים נראות עסקית בזמן אמת על פני כל הפעילות שלכם.
מערכות ERP בענן כגון אורקל נטסוויט סינגפור עושים בדיוק את זה. הם מרכזים מידע מכל תחומי העסק שלך בלוח מחוונים אחד. זה מאפשר למנהיגים לקבל החלטות מהירות וטובות יותר. הם לא צריכים לחכות שמישהו ישלח להם דוח.
בואו נסתכל על הסטטיסטיקה. 60% מהחברות משתמשות באוטומציה בתהליכים היומיומיים שלהן. אם אתם לא אחת מהן, אתם כבר מפגרים.
די מפחיד, נכון?
משימות המשרד האחורי הטובות ביותר לאוטומציה ראשונה
לא כל משימה נוצרה שווה. חלקן בשלות לאוטומציה. חלקן עדיין לא. המפתח הוא להתחיל עם אלו שיש להן את המינוף הגבוה ביותר כרגע.
הזנת נתונים
הזנת נתונים היא הדבר מספר 1 שאתם צריכים להפוך לאוטומטיים. זה מייגע, זה משעמם, וזה מועד לטעויות. כיום ישנם כלים שיכולים לחלץ נתונים מחשבוניות, טפסים, מיילים ולדחוף אותם ישירות ליישומים שלכם באופן אוטומטי.
עיבוד חשבוניות וחשבונות לתשלום
עיבוד חשבוניות הוא תחום נוסף שנועד לאוטומציה. תוכנה יכולה להתאים חשבוניות להזמנות רכש, לנתב אותן לאישור וליזום תשלומים. משימות שלקחו בעבר ימים ניתנות כיום להשגה תוך דקות.
גליון שכר
שכר הוא עוד נושא נצחי. לאחר שיצרתם כללי שכר אוטומטיים, לעולם לא תצטרכו לחשב שעות, מיסים או הטבות שוב. פשוט סקרו, אשרו וחזרו לחיות את חייכם.
דווח
דיווח הוא המקום שבו אוטומציה באמת הופכת לקסומה. במקום שהצוות שלכם יאסוף נתונים מ-5 כלים, הכל נזרק אוטומטית ללוח מחוונים יחיד. תגידו שלום לבילוי לילות שישי מאוחרים בבניית דוחות חוזרים ונשנים.
איך להתחיל אוטומציה (שלב אחר שלב)
האם אתם מוכנים סוף סוף לעשות זאת בדרך הנכונה? אם כן, קראו למטה.
פעולה כזו תניב תוצאות ולא תבזבז את כספך.
שלב 1: תעדו את התהליכים הנוכחיים שלכם
תעדו בדיוק כיצד כל משימה מבוצעת היום. זה יחשוף היכן קיימים השהיות וצווארי הבקבוק. אי אפשר לשפר את מה שלא יודעים.
שלב 2: בחר משימה אחת להתחיל
אל תעשו אוטומציה של הכל בבת אחת. בחרו את המשימה הכי מתסכלת והכי חוזרת על עצמה שהעסק שלכם דורש ואוטומטי את המשימה הזו. חגגו ניצחונות קטנים. לאחר מכן, אוטומטיו משימה אחרת.
שלב 3: בחרו את הכלי הנכון
ישנם כלי אוטומציה רבים זמינים. כמה אפשרויות איכותיות למתחילים הן:
- Zapier לחיבור אפליקציות פשוטות
- Make (לשעבר Integromat) עבור זרימות מורכבות מעט יותר
- פלטפורמת ERP מתאימה לאוטומציה מלאה של כלל העסק
בחרו כלי בגודל המתאים לכם. אינכם זקוקים לתוכנה ארגונית לעסק של פי 5 אנשים. עם זאת, חברה שצומחת במהירות תתגבר במהירות על הכלים הקטנים.
שלב 4: בדיקה עם אצווה קטנה
אל תפרוסו אוטומציה על כל הצוות שלכם מהיום הראשון. תאמתו אותה תחילה עם קבוצת עבודה. ניפוי באגים, התאמת כללים והתאמת קנה מידה רק לאחר שהיא פועלת בצורה מושלמת.
שלב 5: אימון הצוות שלך
אוטומציה אינה פתרון קסם. אתם עדיין צריכים ללמד את הצוות שלכם כיצד להשתמש בה, לצפות בה ולתקן אותה כשהיא נכשלת. קחו את הזמן להכשיר אותם והפרס יגיע.
טעויות נפוצות שיש להימנע
דברים יכולים להשתבש אפילו עם אסטרטגיית האוטומציה הטובה ביותר. הנה המכשולים העיקריים שכדאי להימנע מהם.
אוטומציה של תהליכים מקולקלים: אם יש לכם תהליך מקולקל, אוטומציה שלו רק תאפשר לתהליך המקולקל לפעול מהר יותר. תקנו את התהליך ולאחר מכן הפכו אותו לאוטומטי.
מנסה לעשות יותר מדי בבת אחת: תנשכו נתחים קטנים. פריסות של "המפץ הגדול" כמעט אף פעם לא עובדות ואתם פשוט תבטלו את כל העניין.
התעלמות מהגורם האנושי: עובדים עלולים להרגיש מאוימים על ידי אוטומציה. קבעו ציפיות לגבי מה שהיא תעשה ומה לא תעשה. אתם מנסים לשחרר אותם לעבודה ברמה גבוהה יותר, לא לקחת מהם את עבודתם.
הַדְרָכָה: אף אחד אחר לא יודע איך המערכת פועלת, ואתה פשוט יצרת מעצור יקר לדלת.
להביא את הכל ביחד
ביטול משימות חוזרות ונשנות במשרד האחורי באמצעות אוטומציה זה כבר לא מותרות. כך חברות בעלות חשיבה קדימה משגשגות בימינו. אז בואו נסקור בקצרה:
- תעד תחילה את התהליכים הנוכחיים שלך
- בחר משימה אחת לאוטומציה לפני שתעבור לבאה
- בחרו את הכלי המתאים לגודל העסק שלכם
- יש לבדוק עם כמות קטנה לפני פריסה
- אימון הצוות שלך ומעקב אחר התוצאות
אם נעשה זאת נכון, תוכלו להגדיל באופן דרמטי את הפרודוקטיביות, להפחית טעויות יקרות ולהרוויח עסקים נראות בזמן אמת כך שתוכלו לקבל החלטות מושכלות.
החלק הכי טוב הוא שאתם יכולים להתחיל לעשות את התוכנית הזו השבוע בלי השקעה ענקית. פשוט בחרו משימה אחת. כלי אחד. ניצחון קטן אחד. השאר כבר יקרה!