Sei stanco di vedere il tuo team affogare nella burocrazia ogni singolo giorno?
Back-office operazioni sono la spina dorsale di ogni azienda. Ma far svolgere ai dipendenti compiti ripetitivi giorno dopo giorno costa alla tua azienda tempo, denaro e morale. La parte migliore è che automatizzare le attività ripetitive di back-office è più semplice di quanto pensi e ti permetterà di:
- Libera ore di tempo amministrativo ogni settimana
- Riduci i costosi errori manuali
- Offrire alla dirigenza una visibilità aziendale in tempo reale su ogni reparto.
E non serve essere un genio dell'informatica per iniziare.
Facciamo un salto...
Ecco cosa c'è dentro:
- Che cosa sono le attività ripetitive di back-office?
- Perché l'automazione è così importante in questo momento
- Le migliori attività di back-office da automatizzare per prime
- Come iniziare ad automatizzare (passo dopo passo)
- Errori comuni da evitare
Che cosa sono le attività ripetitive di back-office?
Le attività di back-office sono compiti manuali di routine, ad alta intensità amministrativa, svolti dietro le quinte per garantire il buon funzionamento dell'azienda.
Pensate alle cose che nessuno vuole fare:
- Inserimento dati
- Elaborazione fatture
- Elaborazione delle buste paga
- Reportistica di conformità
- Riconciliazione dei fogli di calcolo
Non contribuiscono ad aumentare il fatturato, ma assorbono un'enorme quantità di tempo dei dipendenti. La cosa peggiore? Sono necessarie. Senza un buon lavoro, nient'altro funziona a dovere. Vi suona familiare? È proprio in questa situazione che si ritrovano spesso gli imprenditori.
Ecco il kicker:
Secondo una ricerca, i dipendenti sprecano 15 ore a settimana in attività amministrative di scarso valore. Si tratta di quasi due giornate lavorative a settimana sprecate in qualcosa che un computer potrebbe facilmente svolgere.
Perché l'automazione è così importante in questo momento
Ecco perché così tante aziende stanno abbracciando l'automazione.
Se il vostro back office si basa sul lavoro manuale, le vostre informazioni saranno sempre obsolete. Qualcuno inserisce i dati in un foglio di calcolo il lunedì, qualcun altro li inserisce nel sistema contabile il mercoledì. Entro venerdì nessuno sa quali siano i numeri reali.
Questo è un problema enorme.
L'automazione risolve questo problema integrando tutti i tuoi sistemi. Ogni vendita, ogni fattura, ogni movimento di magazzino si aggiorna automaticamente in tempo reale. Ottieni una visibilità aziendale in tempo reale su tutta la tua attività.
Sistemi ERP cloud come Oracle NetSuite Singapore Fanno proprio questo. Centralizzano le informazioni provenienti da tutte le aree aziendali in un'unica dashboard. Ciò consente ai dirigenti di prendere decisioni più rapide ed efficaci, senza dover attendere l'invio di un report.
Analizziamo le statistiche. Il 60% delle aziende utilizza l'automazione nei propri processi quotidiani. Se la tua azienda non è tra queste, sei già in ritardo.
Abbastanza spaventoso, vero?
Le migliori attività di back-office da automatizzare per prime
Non tutti i compiti sono uguali. Alcuni sono perfetti per l'automazione. Altri no... ancora. La chiave è iniziare da quelli che al momento hanno il maggiore impatto.
Data Entry
L'inserimento dati è l'attività numero uno da automatizzare. È noiosa, monotona e soggetta a errori. Oggi esistono strumenti in grado di estrarre dati da fatture, moduli ed e-mail e di inserirli automaticamente nelle tue applicazioni.
Elaborazione fatture e contabilità fornitori
Anche la gestione delle fatture è un'area che si presta perfettamente all'automazione. Un software può abbinare le fatture agli ordini di acquisto, inoltrarle per l'approvazione e avviare i pagamenti. Attività che un tempo richiedevano giorni ora possono essere completate in pochi minuti.
Libro paga
Anche la gestione delle buste paga è un aspetto intramontabile. Una volta create le regole per l'elaborazione automatica delle buste paga, non dovrete più calcolare ore, tasse o benefit. Basterà rivedere e approvare, e potrete tornare a dedicarvi alla vostra vita.
Reportistica
La creazione di report è il campo in cui l'automazione diventa davvero magica. Invece di dover assemblare dati provenienti da cinque strumenti diversi, il tuo team confluisce automaticamente in un'unica dashboard. Dimentica le lunghe serate del venerdì passate a creare report ripetitivi.
Come iniziare ad automatizzare (passo dopo passo)
Sei pronto a farlo finalmente nel modo giusto? Se sì, continua a leggere.
Procedendo in questo modo otterrete risultati e non sprecherete denaro.
Passaggio 1: documenta i tuoi processi attuali
Documenta nel dettaglio come viene svolta attualmente ogni attività. Questo rivelerà dove si trovano i rallentamenti e i colli di bottiglia. Non si può migliorare ciò che non si conosce.
Passaggio 2: scegli un'attività da cui iniziare
Non automatizzare tutto in una volta. Scegli l'attività PIÙ frustrante e PIÙ ripetitiva richiesta dalla tua azienda e automatizza QUELLA attività. Festeggia i piccoli successi. Poi automatizza un'altra attività.
Passaggio 3: scegli lo strumento giusto
Sono disponibili numerosi strumenti di automazione. Alcune valide opzioni per i principianti sono:
- Zapier per connettere app semplici
- Make (precedentemente Integromat) per flussi leggermente più complessi
- Una piattaforma ERP adeguata per l'automazione completa dell'intera azienda.
Scegli uno strumento adatto alle tue esigenze. Un'azienda con soli 5 dipendenti non ha bisogno di un software aziendale di grandi dimensioni. Tuttavia, un'azienda in rapida crescita supererà presto le capacità di strumenti di piccole dimensioni.
Passaggio 4: Eseguire un test con un piccolo lotto
Non implementare l'automazione per l'intero team fin dal primo giorno. Convalidala prima con un piccolo carico di lavoro. Esegui il debug, modifica le regole e scala solo dopo che funziona in modo impeccabile.
Passaggio 5: allena la tua squadra
L'automazione non è una soluzione miracolosa. Devi comunque insegnare al tuo personale come usarla, monitorarla e risolverne i problemi. Dedica tempo alla loro formazione e i risultati non tarderanno ad arrivare.
Errori comuni da evitare
Anche con la migliore strategia di automazione possono verificarsi problemi. Ecco le principali insidie da evitare.
Automazione dei processi interrotti: Se un processo è difettoso, automatizzarlo non farà altro che velocizzarne l'esecuzione. Prima di automatizzarlo, è necessario riparare il processo.
Cercare di fare troppe cose contemporaneamente: Procedi a piccoli passi. Le iniziative radicali non funzionano quasi mai e finirai per mandare tutto all'aria.
Trascurare l'elemento umano: I dipendenti potrebbero sentirsi minacciati dall'automazione. È importante definire chiaramente cosa l'automazione può e non può fare. L'obiettivo è quello di liberarli da compiti ripetitivi e consentire loro di dedicarsi a mansioni di livello superiore, non di togliere loro il lavoro.
Formazione: Nessun altro sa come funziona il sistema e tu hai appena creato un costoso fermaporta.
Bringing It All Together
Eliminazione delle attività ripetitive di back-office attraverso automazione Non è più un lusso. È così che le aziende lungimiranti prosperano al giorno d'oggi. Quindi, ricapitoliamo velocemente:
- Documenta prima i tuoi processi attuali
- Scegli un'attività da automatizzare prima di passare alla successiva.
- Scegli lo strumento giusto in base alle dimensioni della tua azienda
- Eseguire un test con un piccolo lotto prima di procedere alla produzione.
- Forma il tuo team e monitora i risultati
Se fatto bene, puoi aumentare drasticamente la produttività, ridurre gli errori costosi e ottenere affari visibilità in tempo reale per poter prendere decisioni informate.
La parte migliore è che puoi iniziare a mettere in pratica questo PIANO già questa settimana, senza un ENORME investimento. Scegli semplicemente UN compito. Uno strumento. Una piccola vittoria. Il resto verrà da sé!