Ertu þreyttur á að horfa á teymið þitt drukkna í pappírsvinnu á hverjum degi?
Bakvakt starfsemi eru burðarás allra fyrirtækja. En það kostar fyrirtækið tíma, peninga og lífskraft að láta starfsmenn sinna endurteknum verkefnum dag eftir dag. Það besta er að sjálfvirknivæða endurtekin verkefni á bakvið skrifstofuna er einfaldara en þú heldur og það mun:
- Losaðu um klukkustundir af stjórnunartíma í hverri viku
- Skerið niður kostnaðarsöm handvirk mistök
- Gefðu stjórnendum rauntíma yfirsýn yfir reksturinn í öllum deildum
Og þú þarft ekki að vera tæknisnillingur til að byrja.
Við skulum stökkva inn…
Hér er það sem er inni:
- Hvað eru endurtekin verkefni í bakvinnslu?
- Af hverju sjálfvirkni er stórmál núna
- Bestu verkefnastjórnunarverkefnin til að sjálfvirknivæða fyrst
- Hvernig á að byrja að sjálfvirknivæða (skref fyrir skref)
- Algeng mistök sem ber að forðast
Hvað eru endurtekin verkefni í bakvinnslu?
Bakvinnsluverkefni eru venjubundin, handvirk, stjórnunarfrek verkefni sem unnin eru á bak við tjöldin til að halda fyrirtækinu þínu gangandi.
Hugsaðu um það sem enginn vill gera:
- Gögn færsla
- Afgreiðsla reikninga
- Launavinnslur
- Fylgniskýrslur
- Að stemma saman töflureikna
Þau hjálpa þér ekki að auka tekjur þínar, en þau taka vissulega gríðarlegan tíma starfsmanna þinna. Það versta? Þau eru nauðsynleg. Án þeirra sem eru vel unnin virkar ekkert annað rétt. Hljómar kunnuglega? Það er það sem fyrirtækjaeigendur festast í.
Hér er sparkarinn:
Samkvæmt rannsóknum sóa starfsmenn 15 klukkustundum á viku í ómerkileg stjórnunarverkefni. Það eru næstum tveir vinnudagar á viku sóaðir í eitthvað sem tölva getur auðveldlega gert.
Af hverju sjálfvirkni er stórmál núna
Hér er ástæðan fyrir því að svo mörg fyrirtæki eru að hoppa á sjálfvirknivæðingarlestina.
Ef bakvinnslan þín byggir á handavinnu verða upplýsingarnar þínar alltaf úreltar. Einhver slær tölur inn í töflureikni á mánudag, einhver annar færir þær inn í bókhaldskerfið á miðvikudag. Á föstudag veit enginn hverjar raunverulegu tölurnar eru.
Það er risastórt vandamál.
Sjálfvirkni leysir þetta með því að samþætta öll kerfin þín. Sérhver sala, hver reikningur, hver birgðahreyfing uppfærist sjálfkrafa í rauntíma. Þú færð rauntíma yfirsýn yfir allan reksturinn.
ERP kerfi í skýinu, svo sem Oracle Netsuite Singapore gera einmitt það. Þeir safna upplýsingum frá öllum sviðum fyrirtækisins á eitt mælaborð. Það gerir stjórnendum kleift að taka hraðari og betri ákvarðanir. Þeir þurfa ekki að bíða eftir að einhver sendi skýrslu.
Skoðum tölfræðina. 60% fyrirtækja nota sjálfvirkni í daglegum ferlum sínum. Ef þú ert ekki eitt af þeim, þá ert þú þegar á eftir.
Frekar ógnvekjandi, ekki satt?
Bestu verkefnastjórnunarverkefnin til að sjálfvirknivæða fyrst
Ekki eru öll verkefni eins. Sum eru þroskuð fyrir sjálfvirknivæðingu. Önnur ekki ... ennþá. Lykilatriðið er að byrja á þeim sem hafa mest áhrif núna.
Data Entry
Gagnasláttur er það helsta sem þú ættir að gera sjálfvirkan. Það er leiðinlegt, leiðinlegt og villugjarnt. Í dag eru til verkfæri sem geta dregið gögn úr reikningum, eyðublöðum, tölvupóstum og sett þau beint inn í forritin þín sjálfkrafa.
Reikningsvinnsla og greiðslur
Reikningsvinnsla er annað svið sem er þroskað fyrir sjálfvirkni. Hugbúnaður getur parað reikninga við innkaupapantanir, sent þá til samþykktar og hafið greiðslur. Verkefni sem áður tóku daga er nú hægt að klára á nokkrum mínútum.
Laun
Launavinnsla er önnur tímalaus regla. Þegar þú hefur búið til sjálfvirkar launavinnslureglur þarftu aldrei að reikna út vinnutíma, skatta eða fríðindi aftur. Einfaldlega skoðaðu, samþykktu og haltu áfram að lifa lífinu.
Skýrslur
Skýrslugerð er þar sem sjálfvirkni verður sannarlega töfrandi. Í stað þess að teymið þitt þurfi að safna saman gögnum úr fimm mismunandi tólum, þá rennur allt sjálfkrafa inn á eitt mælaborð. Kveðjið því að eyða seint á föstudagskvöldum í að búa til endurteknar skýrslur.
Hvernig á að byrja að sjálfvirknivæða (skref fyrir skref)
Ertu loksins tilbúinn að gera þetta á réttan hátt? Ef svo er, lestu þá hér að neðan.
Að gera þetta svona mun skila árangri og þú munt ekki sóa peningum þínum.
Skref 1: Skráðu núverandi ferla þína
Skráðu nákvæmlega hvernig hvert verkefni er framkvæmt í dag. Það mun leiða í ljós hvar tafir og flöskuhálsar eru til staðar. Þú getur ekki bætt það sem þú veist ekki um.
Skref 2: Veldu eitt verkefni til að byrja á
Ekki gera allt sjálfvirkt í einu. Veldu það verkefni sem fyrirtækið þitt krefst mest pirrandi og endurteknara og sjálfvirknivæððu ÞAÐ verkefni. Fagnaðu litlum sigrum. Sjálfvirknivæððu síðan annað verkefni.
Skref 3: Veldu rétta tólið
Það eru mörg sjálfvirkniverkfæri í boði. Nokkrir góðir valkostir fyrir byrjendur eru:
- Zapier til að tengja einföld forrit
- Make (áður Integromat) fyrir aðeins flóknari flæði
- Rétt ERP vettvangur fyrir fulla sjálfvirkni í öllu fyrirtækinu
Veldu tól sem er rétt að stærð fyrir þig. Þú þarft ekki hugbúnað fyrir fyrirtæki sem telur fimm sinnum fleiri. Hins vegar mun ört vaxandi fyrirtæki fljótt vaxa upp úr litlu tólunum.
Skref 4: Prófaðu með litlum skammti
Ekki innleiða sjálfvirkni á allt teymið frá fyrsta degi. Staðfestið það fyrst með verkefnalotu. Kemur í veg fyrir villur, aðlagið reglur og breytið aðeins eftir að það virkar gallalaust.
Skref 5: Þjálfaðu liðið þitt
Sjálfvirkni er ekki lausn. Þú þarft samt að kenna starfsfólki þínu hvernig á að nota hana, fylgjast með henni og laga hana þegar hún bilar. Gefðu þér tíma til að þjálfa þau og ávinningurinn mun koma.
Algeng mistök sem ber að forðast
Hlutir geta farið úrskeiðis jafnvel með bestu sjálfvirkniáætluninni. Hér eru helstu gryfjurnar sem ber að forðast.
Sjálfvirknivæðing bilaðra ferla: Ef þú ert með bilað ferli, þá mun sjálfvirknivæðing þess aðeins leyfa bilaða ferlinu að keyra hraðar. Gerðu við ferlið og sjálfvirknivæððu það síðan.
Að reyna að gera of mikið í einu: Bítið af smáum bitum. Stóru útrásirnar virka næstum aldrei og þið munið bara henda öllu saman.
Að vanrækja mannlega þáttinn: Starfsmenn gætu fundið fyrir ógn vegna sjálfvirknivæðingar. Settu þér væntingar um hvað hún muni gera og hvað ekki. Þú ert að reyna að frelsa þá til að vinna á hærra stigi, ekki að taka vinnuna frá þeim.
Þjálfun: Enginn annar veit hvernig kerfið virkar og þú hefur bara búið til dýran dyrastopper.
Koma með allt saman
Að útrýma endurteknum verkefnum á bakvinnslu með því að sjálfvirkni er ekki lengur munaður. Þannig dafna framsýn fyrirtæki nú til dags. Við skulum því fara fljótt yfir þetta:
- Skráðu fyrst núverandi ferla þína
- Veldu eitt verkefni til að sjálfvirknivæða áður en þú ferð yfir í það næsta
- Veldu rétta tólið fyrir stærð fyrirtækisins
- Prófaðu með litlum skammti áður en þú veltir honum út
- Þjálfaðu teymið þitt og fylgstu með árangrinum
Með því að gera það rétt geturðu aukið framleiðni til muna, dregið úr dýrum mistökum og hagnast Viðskipti rauntímasýn svo þú getir tekið upplýstar ákvarðanir.
Það besta er að þú getur byrjað að gera þessa ÁÆTLUN í þessari viku án þess að eyða MIKILLI. Veldu bara EITT verkefni. Eitt verkfæri. Einn lítinn sigur. Restin gerist!