Bosan melihat tim Anda tenggelam dalam tumpukan dokumen setiap hari?
Kantor belakang operasi Karyawan adalah tulang punggung setiap bisnis. Namun, membiarkan karyawan melakukan tugas-tugas berulang setiap hari akan menghabiskan waktu, uang, dan semangat perusahaan Anda. Kabar baiknya adalah, mengotomatiskan tugas-tugas back-office yang berulang lebih sederhana dari yang Anda bayangkan dan akan:
- Hemat waktu administrasi berjam-jam setiap minggu.
- Kurangi kesalahan manual yang mahal.
- Berikan visibilitas bisnis secara real-time kepada pimpinan di setiap departemen.
Dan Anda tidak perlu menjadi seorang jenius teknologi untuk memulainya.
Ayo lompat…
Inilah Isinya:
- Apa yang Dimaksud dengan Tugas Back-Office yang Berulang?
- Mengapa Otomatisasi Sangat Penting Saat Ini?
- Tugas Back-Office Terbaik yang Harus Diotomatisasi Terlebih Dahulu
- Cara Memulai Otomatisasi (Langkah demi Langkah)
- Kesalahan Umum Yang Harus Dihindari
Apa yang Dimaksud dengan Tugas Back-Office yang Berulang?
Tugas-tugas back-office adalah tugas-tugas manual rutin dan padat administrasi yang dilakukan di balik layar untuk menjaga agar bisnis Anda berjalan lancar.
Pikirkan hal-hal yang tidak ingin dilakukan siapa pun:
- Entri data
- Pemrosesan faktur
- Penggajian berjalan
- Pelaporan kepatuhan
- Mencocokkan spreadsheet
Hal-hal itu tidak membantu Anda meningkatkan pendapatan, tetapi justru menghabiskan banyak waktu karyawan Anda. Bagian terburuknya? Hal-hal itu sangat diperlukan. Tanpa hal-hal itu dilakukan dengan baik, tidak ada hal lain yang berfungsi dengan benar. Terdengar familiar? Itulah yang membuat para pemilik bisnis terjebak.
Inilah kickernya:
Menurut penelitian, karyawan membuang waktu 15 jam setiap minggu untuk tugas-tugas administratif yang kurang bernilai. Itu hampir dua hari kerja per minggu yang terbuang untuk melakukan sesuatu yang dapat dengan mudah dilakukan oleh komputer.
Mengapa Otomatisasi Sangat Penting Saat Ini?
Inilah mengapa begitu banyak bisnis beralih ke otomatisasi.
Jika bagian administrasi Anda masih menggunakan tenaga kerja manual, informasi Anda akan selalu ketinggalan zaman. Seseorang memasukkan angka ke dalam spreadsheet pada hari Senin, orang lain memasukkannya ke dalam sistem akuntansi pada hari Rabu. Pada hari Jumat, tidak ada yang tahu berapa angka sebenarnya.
Itu masalah besar.
Otomatisasi menyelesaikan masalah ini dengan mengintegrasikan semua sistem Anda. Setiap penjualan, setiap faktur, setiap pergerakan stok diperbarui secara otomatis secara real-time. Anda mendapatkan visibilitas bisnis secara real-time di seluruh operasi Anda.
Sistem ERP berbasis cloud seperti Oracle NetSuite Singapura Lakukan persis seperti itu. Mereka memusatkan informasi dari semua area bisnis Anda ke dalam satu dasbor. Hal itu memungkinkan para pemimpin untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih baik. Mereka tidak perlu menunggu seseorang mengirimkan laporan.
Mari kita lihat statistiknya. 60% perusahaan menggunakan otomatisasi dalam proses sehari-hari mereka. Jika Anda bukan salah satunya, Anda sudah tertinggal.
Cukup menakutkan, bukan?
Tugas Back-Office Terbaik yang Harus Diotomatisasi Terlebih Dahulu
Tidak semua tugas diciptakan sama. Beberapa tugas sudah siap untuk diotomatisasi. Beberapa lainnya belum... untuk saat ini. Kuncinya adalah memulai dengan tugas-tugas yang memiliki daya ungkit tertinggi saat ini.
Data Entry
Memasukkan data adalah hal nomor 1 yang harus Anda otomatiskan. Proses ini membosankan, melelahkan, dan rawan kesalahan. Saat ini, ada alat yang dapat mengekstrak data dari faktur, formulir, email, dan memasukkannya langsung ke aplikasi Anda secara otomatis.
Pemrosesan Faktur & Hutang Usaha
Pemrosesan faktur adalah area lain yang sangat potensial untuk otomatisasi. Perangkat lunak dapat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian, mengarahkannya untuk persetujuan, dan memulai pembayaran. Tugas yang dulunya memakan waktu berhari-hari kini dapat diselesaikan dalam hitungan menit.
Daftar gaji
Penggajian adalah hal lain yang tak lekang oleh waktu. Setelah Anda membuat aturan penggajian otomatis, Anda tidak perlu lagi menghitung jam kerja, pajak, atau tunjangan. Cukup tinjau, setujui, dan kembali menjalani hidup Anda.
Pelaporan
Pelaporan adalah bagian di mana otomatisasi benar-benar menjadi ajaib. Alih-alih tim Anda mengumpulkan data dari 5 alat yang berbeda, semuanya secara otomatis mengalir ke dalam satu dasbor. Ucapkan selamat tinggal pada menghabiskan malam Jumat hingga larut untuk membuat laporan yang berulang.
Cara Memulai Otomatisasi (Langkah demi Langkah)
Apakah Anda siap untuk akhirnya melakukannya dengan cara yang benar? Jika ya, silakan baca di bawah ini.
Dengan melakukan hal ini, Anda akan mendapatkan hasil dan tidak akan membuang-buang uang.
Langkah 1: Dokumentasikan Proses Anda Saat Ini
Dokumentasikan secara tepat bagaimana setiap tugas dilakukan saat ini. Ini akan mengungkapkan di mana letak keterlambatan dan hambatan. Anda tidak dapat memperbaiki apa yang tidak Anda ketahui.
Langkah 2: Pilih Satu Tugas untuk Dimulai
Jangan otomatiskan semuanya sekaligus. Pilih tugas yang PALING membuat frustrasi dan PALING berulang yang dibutuhkan bisnis Anda, lalu otomatiskan tugas ITU. Rayakan kemenangan kecil. Kemudian otomatiskan tugas lain.
Langkah 3: Pilih Alat yang Tepat
Tersedia banyak alat otomatisasi. Beberapa pilihan berkualitas untuk pemula adalah:
- Zapier untuk menghubungkan aplikasi sederhana.
- Gunakan Make (sebelumnya Integromat) untuk alur kerja yang sedikit lebih kompleks.
- Platform ERP yang tepat untuk otomatisasi bisnis secara menyeluruh.
Pilihlah alat yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda tidak memerlukan perangkat lunak perusahaan untuk bisnis dengan 5 karyawan. Namun, perusahaan yang berkembang pesat akan segera melampaui kemampuan alat-alat kecil tersebut.
Langkah 4: Uji Coba dengan Jumlah Kecil
Jangan langsung menerapkan otomatisasi ke seluruh tim Anda sejak hari pertama. Validasi terlebih dahulu dengan sejumlah pekerjaan kecil. Lakukan debugging, sesuaikan aturan, dan lakukan skalasi hanya setelah semuanya berjalan lancar.
Langkah 5: Latih Tim Anda
Otomatisasi bukanlah solusi ajaib. Anda tetap harus mengajari staf Anda cara menggunakannya, memantaunya, dan memperbaikinya jika terjadi kegagalan. Luangkan waktu untuk melatih mereka dan hasilnya akan datang.
Kesalahan Umum Yang Harus Dihindari
Meskipun menggunakan strategi otomatisasi terbaik sekalipun, hal-hal bisa saja salah. Berikut adalah beberapa kesalahan utama yang perlu dihindari.
Mengotomatiskan proses yang rusak: Jika Anda memiliki proses yang rusak, mengotomatisasinya hanya akan memungkinkan proses yang rusak tersebut berjalan lebih cepat. Perbaiki proses tersebut terlebih dahulu, kemudian otomatiskan.
Mencoba melakukan terlalu banyak hal sekaligus: Kerjakan secara bertahap, sedikit demi sedikit. Peluncuran besar-besaran hampir tidak pernah berhasil dan pada akhirnya semuanya akan sia-sia.
Mengabaikan unsur manusia: Karyawan mungkin merasa terancam oleh otomatisasi. Tetapkan ekspektasi tentang apa yang akan dan tidak akan dilakukan oleh otomatisasi. Anda mencoba membebaskan mereka untuk pekerjaan tingkat yang lebih tinggi, bukan mengambil pekerjaan mereka.
Latihan: Tidak ada orang lain yang tahu bagaimana sistem itu beroperasi dan Anda baru saja membuat barang yang mahal dan tidak berguna.
Menyatukan Semuanya
Menghilangkan tugas-tugas berulang di bagian administrasi melalui otomatisasi Ini bukan lagi sebuah kemewahan. Inilah cara perusahaan-perusahaan yang berpikiran maju berkembang saat ini. Jadi, mari kita tinjau secara singkat:
- Dokumentasikan proses Anda saat ini terlebih dahulu.
- Pilih 1 tugas untuk diotomatisasi sebelum beralih ke tugas berikutnya.
- Pilih alat yang tepat untuk skala bisnis Anda.
- Lakukan uji coba dengan jumlah kecil sebelum peluncuran massal.
- Latih tim Anda dan pantau hasilnya.
Jika dilakukan dengan benar, Anda dapat meningkatkan produktivitas secara dramatis, mengurangi kesalahan yang mahal, dan memperoleh keuntungan. bisnis Visibilitas secara real-time sehingga Anda dapat membuat keputusan yang tepat.
Bagian terbaiknya adalah, Anda dapat mulai menjalankan RENCANA ini minggu ini tanpa investasi BESAR. Cukup pilih SATU tugas. Satu alat. Satu kemenangan kecil. Sisanya akan terjadi!