Manajemen piutang (AR) memiliki satu tujuan: untuk melindungi arus kas. Piutang usaha berasal dari penjualan yang dilakukan kepada pelanggan secara kredit. Manajemen AR yang efektif memastikan bahwa proses ini berjalan dengan lancar.
Banyak perusahaan bergantung pada alat alur kerja piutang untuk membantu menutupi titik lemah dalam manajemen AR mereka. Selain perangkat lunak manajemen AR yang baik, bisnis juga harus memiliki proses piutang yang kuat yang mencakup semua basis.
Alur kerja yang tidak efisien
Proses order to cash mempengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk membayar barang dan jasa. Jika faktur tidak pernah keluar, pembayaran tidak akan pernah diterima. Penagihan terjadi tepat setelah pesanan dilakukan dan dikirimkan. Setiap jeda dalam penyerahan ini dapat mempengaruhi keakuratan faktur. Beberapa pelanggan memerlukan dokumentasi dengan tagihan, seperti bukti pengiriman atau nomor pesanan pembelian.
Kehilangan bagian data penting ini dapat menunda pesanan dan menyebabkan faktur terlambat. Alat otomatisasi AR bekerja dengan baik di lingkungan dengan volume tinggi. Mengotomatiskan pemesanan dan penagihan dengan perangkat lunak piutang (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) mengurangi kesalahan dan memastikan pelanggan menerima faktur mereka tepat waktu.
Tetapkan kebijakan kredit & penagihan
Hal pertama yang harus dilakukan dengan proses piutang (juga disebut order-to-cash) adalah mendokumentasikan alur kerja yang memastikan penjualan secara kredit ditagih, dibayar, dan diterapkan. Kebijakan kredit dan penagihan mencakup beberapa komponen seperti:
- Evaluasi Kredit
- Pemesanan dan Penagihan
- Manajemen Penuaan (koleksi)
- Aplikasi Uang Tunai
Proses piutang harus benar-benar mengatasi semua ini. Proses ini harus memiliki kontrol akuntansi, yang memastikan efisiensinya. Proses AR Anda harus membahas siapa yang melakukan suatu tindakan, bagaimana tindakan itu diselesaikan, dan bagaimana akurasinya diaudit. Tinjau kembali proses ini secara berkala untuk efisiensi dan hasil.
Data piutang tidak terorganisir
Saat Anda menagih faktur dengan persyaratan kredit, mereka membuat akun menua. Penuaan data akun menunjukkan akun pelanggan Anda, berapa banyak mereka berutang, dan usia saldo. Jika Anda tidak memantau data ini, Anda risiko meningkatkan kredit macet. Piutang macet adalah ketika faktur tidak dapat ditagih atau dibayar.
Jauhi utang macet dengan memantau faktur yang belum dibayar di sistem Anda. Anda dapat mengelola data piutang dengan alat komputer sederhana seperti spreadsheet, dan beberapa memerlukan perangkat lunak AR yang memudahkan mengidentifikasi risiko penagihan Anda.
Kelola koleksi secara manual
Mengelola penagihan sendiri dapat menyebabkan Anda mengabaikan rekening, faktur tetap belum dibayar, dan kehilangan kesempatan untuk menemukan penerimaan kas yang salah diterapkan. Dengan otomatisasi alur kerja, pengumpulan disederhanakan, dan dana yang paling membutuhkan perhatian diprioritaskan. Perangkat lunak piutang dagang memberi Anda dasbor yang menunjukkan ikhtisar tingkat tinggi tentang status AR Anda.
Manajemen koleksi manual juga menyebabkan Anda kehilangan kesempatan untuk memberi tahu pelanggan tentang tagihan yang telah jatuh tempo atau korespondensi koleksi lainnya. Koleksi manual sering kali bergantung pada kolektor yang melakukan panggilan aktif. Solusi alur kerja dapat mengotomatiskan pemberitahuan email ke kostum yang sudah lewat dan meminta mereka untuk menelepon Anda. Bentuk pengelolaan koleksi ini mencegah pemborosan produktivitas.
Aplikasi uang tunai
Aplikasi tunai masuk ke siklus AR secara langsung memengaruhi arus kas Anda. Itu dapat menjadi penghalang bagi proses AR yang efektif tanpa manajemen yang tepat. Ketika uang diterima, itu tidak memiliki nilai dalam sistem akuntansi Anda sampai diterapkan ke faktur. Ketika uang tunai telah disetorkan dan digunakan, itu mengurangi piutang Anda dan meningkatkan akun kas Anda.
Aplikasi kas juga lebih baik dikelola dengan perangkat lunak piutang. Sistem yang canggih dengan cepat membantu Anda menyoroti kesalahan. Perangkat lunak AR juga memungkinkan Anda menerapkan kontrol akuntansi untuk memastikan aplikasi uang tunai mengikuti aturan akuntansi.
Pengalaman pelanggan
Pengalaman pelanggan sering kali menjadi penghalang yang diabaikan dalam proses AR. Pelanggan memiliki pengalaman dengan setiap langkah proses AR, mulai dari pemesanan hingga konfirmasi akhir dari faktur yang telah dibayar. Salah satu penghalang utama adalah bagaimana pelanggan menerima dan membayar faktur mereka. Berikan pelanggan cara yang nyaman untuk melihat dan membayar faktur mereka, seperti akses online atau transfer kawat.
Perangkat lunak piutang dagang memiliki alat pembayaran bawaan yang memungkinkan pelanggan Anda membayar faktur setelah mereka melihatnya. Tanpa kemudahan ini, pelanggan harus menunggu petugas AR menelepon mereka kembali untuk mengambil pembayaran; itu memperpanjang siklus AR dan membiarkan faktur terbuka lebih lama dari yang seharusnya.
Manajemen utang yang buruk
Manajemen utang buruk, juga dikenal sebagai "tunjangan piutang ragu-ragu," adalah bagian penting dari manajemen proses AR yang mengurangi risiko faktur yang tidak tertagih. Proses yang efektif melibatkan manajer AR yang secara menyeluruh dan sering meninjau laporan penuaan AR untuk mengidentifikasi tren pembayaran. Proses evaluasi kredit juga merupakan bagian penting dari manajemen kredit macet.
Anda harus melakukan analisis kredit pada semua pelanggan baru dan lama dan memverifikasi kemampuan mereka untuk membayar. Analisis kredit juga membantu Anda mengidentifikasi berapa banyak kredit yang ditawarkan kepada pelanggan. Pengelolaan piutang tak tertagih juga dikendalikan dengan menerapkan batas kredit dan penangguhan kredit pada rekening nasabah. Pelanggan yang tidak membayar tepat waktu dapat melihat hak istimewa pembelian mereka ditangguhkan sampai mereka melakukan pembayaran. Perangkat lunak AR dapat mengotomatiskan kontrol ini.
Staf
Proses pengelolaan piutang tidak baik jika pemain yang menjalankannya tidak berkualitas dan kurang memiliki keterampilan untuk mengelola departemen AR. Pegawai akuntansi Anda harus memiliki pengalaman akuntansi khusus untuk mengelola komponen siklus AR.
Peran koleksi memerlukan keterampilan seperti layanan pelanggan, negosiasi, akal, dan manajemen akun. Aplikasi uang tunai membutuhkan pengetahuan akuntansi dasar, perhatian terhadap detail, dan keterampilan tindak lanjut. AR analisis data membutuhkan keterampilan audit, analitis, dan teknis.
Bungkus
Tim AR yang baik kohesif dengan anggota tim yang menyumbangkan berbagai keterampilan khusus. Meskipun keterampilan sangat penting, alat otomatisasi AR membantu Anda mendapatkan produktivitas terbaik dan akan mengenali masalah apa pun lebih cepat.
Perangkat lunak piutang usaha meningkatkan produktivitas dan memberi staf AR Anda waktu untuk fokus pada hal-hal yang berdampak pada pengurangan saldo AR dan mencegah tumpukan pesanan pelanggan dan faktur yang belum dibayar, yang dapat menjadi penting bagi bisnis untuk tetap bereputasi baik.