Հոգնե՞լ եք ամեն օր ձեր թիմին թղթաբանության մեջ խեղդվելուց դիտելուց։
Back-office գործողությունները յուրաքանչյուր բիզնեսի հիմքն են։ Սակայն աշխատակիցների կողմից կրկնվող առաջադրանքները օրեցօր կատարելը ձեր ընկերությանը ժամանակ, գումար և ոգի է արժենում։ Ամենալավն այն է, որ կրկնվող հետին գրասենյակային առաջադրանքների ավտոմատացումն ավելի պարզ է, քան դուք կարծում եք, և այն կհանգեցնի հետևյալին.
- Ամեն շաբաթ ազատեք ադմինիստրատիվ ժամանակի ժամեր
- Կրճատեք ձեռքով կատարված թանկարժեք սխալները
- Տրամադրեք ղեկավարությանը իրական ժամանակի բիզնեսի տեսանելիություն յուրաքանչյուր բաժնում
Եվ սկսելու համար պարտադիր չէ տեխնոլոգիական հանճար լինել։
Եկեք ցատկենք…
Ահա թե ինչ կա ներսում.
- Որո՞նք են կրկնվող Back-Office առաջադրանքները:
- Ինչու է ավտոմատացումը մեծ նշանակություն ունենում հիմա
- Լավագույն Back-Office առաջադրանքները, որոնք նախ պետք է ավտոմատացնել
- Ինչպես սկսել ավտոմատացումը (քայլ առ քայլ)
- Ընդհանուր սխալներ, որոնցից պետք է խուսափել
Որո՞նք են կրկնվող Back-Office առաջադրանքները:
Հետին գրասենյակային աշխատանքները սովորական, ձեռքով կատարվող, ադմինիստրատիվ ինտենսիվ աշխատանքներ են, որոնք կատարվում են կուլիսներում՝ ձեր բիզնեսի սահուն գործունեությունը պահպանելու համար։
Մտածեք այն բաների մասին, որոնք ոչ ոք չի ուզում անել.
- Տվյալների մուտքագրում
- Հաշիվների մշակում
- Աշխատավարձի հաշվարկ
- Համապատասխանության հաշվետվություն
- Աղյուսակների համաձայնեցում
Դրանք չեն օգնում ձեզ ավելացնել ձեր եկամուտը, բայց անկասկած խլում են ձեր աշխատակիցների ժամանակի մեծ մասը։ Ամենավատն այն է, որ դրանք անհրաժեշտ են։ Առանց դրանց լավ կատարման, ոչինչ պատշաճ կերպով չի գործում։ Ծանոթ է հնչում։ Ահա թե ինչի մեջ են իրենց խրվում բիզնեսի սեփականատերերը։
Ահա մեկնարկիչը.
Հետազոտությունների համաձայն՝ աշխատակիցները շաբաթական 15 ժամ են վատնում ցածրարժեք վարչական աշխատանքների վրա։ Դա շաբաթական գրեթե երկու աշխատանքային օր է, որը վատնվում է այնպիսի բան անելով, որը համակարգիչը հեշտությամբ կարող է անել։
Ինչու է ավտոմատացումը մեծ նշանակություն ունենում հիմա
Ահա թե ինչու են այդքան շատ բիզնեսներ միանում ավտոմատացման գնացքին։
Եթե ձեր գրասենյակը աշխատում է ֆիզիկական աշխատանքով, ձեր տեղեկատվությունը միշտ հնացած կլինի: Երկուշաբթի օրը ինչ-որ մեկը թվեր է մուտքագրում աղյուսակ, չորեքշաբթի օրը՝ մեկ ուրիշը, որը դրանք մուտքագրում է հաշվապահական համակարգ: Ուրբաթ օրը ոչ ոք չգիտի, թե իրականում ինչ թվեր են:
Դա հսկայական խնդիր է։
Ավտոմատացումը լուծում է այս խնդիրը՝ ինտեգրելով ձեր բոլոր համակարգերը: Յուրաքանչյուր վաճառք, յուրաքանչյուր հաշիվ-ապրանքագիր, ապրանքի յուրաքանչյուր տեղաշարժ ավտոմատ կերպով թարմացվում է իրական ժամանակում: Դուք ստանում եք իրական ժամանակում բիզնեսի տեսանելիություն ձեր ամբողջ գործունեության համար:
Ամպային ERP համակարգեր, ինչպիսիք են՝ Oracle netsuite Սինգապուր անում են հենց դա։ Նրանք կենտրոնացնում են ձեր բիզնեսի բոլոր ոլորտների տեղեկատվությունը մեկ վահանակի վրա։ Դա թույլ է տալիս ղեկավարներին ավելի արագ և ավելի լավ որոշումներ կայացնել։ Նրանք ստիպված չեն սպասել, որ ինչ-որ մեկը հաշվետվություն ուղարկի։
Եկեք նայենք վիճակագրությանը։ Ընկերությունների 60%-ը օգտագործում է ավտոմատացում իրենց ամենօրյա գործընթացներում։ Եթե դուք նրանցից մեկը չեք, ապա արդեն հետ եք մնացել զարգացումից։
Բավականին վախենալու է, չէ՞։
Լավագույն Back-Office առաջադրանքները, որոնք նախ պետք է ավտոմատացնել
Ոչ բոլոր առաջադրանքներն են ստեղծված հավասար։ Որոշները պատրաստ են ավտոմատացման։ Որոշները՝ ոչ… դեռ։ Հիմնականն այն է, որ սկսենք նրանցից, որոնք այս պահին ունեն ամենաբարձր լծակը։
Data Entry
Տվյալների մուտքագրումը թիվ 1 բանն է, որը դուք պետք է ավտոմատացնեք: Այն ձանձրալի է, ձանձրալի և սխալների հակված: Այսօր կան գործիքներ, որոնք կարող են տվյալներ հանել հաշիվ-ապրանքագրերից, ձևաթղթերից, էլեկտրոնային նամակներից և ավտոմատ կերպով դրանք տեղափոխել ձեր հավելվածներ:
Հաշիվ-ապրանքագրերի մշակում և վճարման ենթակա հաշիվներ
Հաշիվ-ապրանքագրերի մշակումը ևս մեկ ոլորտ է, որը հասուն է ավտոմատացման համար: Ծրագրային ապահովումը կարող է համապատասխանեցնել հաշիվ-ապրանքագրերը գնման պատվերներին, ուղղորդել դրանք հաստատման և սկսել վճարումները: Առաջադրանքները, որոնք նախկինում տևում էին օրեր, այժմ կարող են ավարտվել րոպեների ընթացքում:
Աշխատավարձի
Աշխատավարձը ևս մեկ անժամանակյա կանոն է: Երբ ստեղծեք ավտոմատացված աշխատավարձի կանոններ, այլևս երբեք ստիպված չեք լինի հաշվարկել ժամերը, հարկերը կամ նպաստները: Պարզապես վերանայեք, հաստատեք և վերադարձեք ձեր կյանքին:
Հաշվետվական
Հաշվետվությունների միջոցով ավտոմատացումը դառնում է իսկապես կախարդական։ Փոխանակ ձեր թիմը տվյալներ հավաքի 5 գործիքներից, ամեն ինչ ավտոմատ կերպով կտեղավորվի մեկ վահանակում։ Հրաժեշտ տվեք ուրբաթ երեկոներին կրկնվող հաշվետվություններ կազմելուն։
Ինչպես սկսել ավտոմատացումը (քայլ առ քայլ)
Պատրա՞ստ եք վերջապես դա ճիշտ ձևով անել։ Եթե այո, ապա կարդացեք ստորև։
Այսպես վարվելով՝ դուք արդյունք կտաք և ձեր գումարը չեք վատնի։
Քայլ 1. Փաստաթղթավորեք ձեր ընթացիկ գործընթացները
Ճշգրիտ փաստաթղթավորեք, թե ինչպես է յուրաքանչյուր առաջադրանք կատարվում այսօր։ Դա կբացահայտի, թե որտեղ կան ուշացումներ և խոչընդոտներ։ Դուք չեք կարող բարելավել այն, ինչ չգիտեք։
Քայլ 2. Ընտրեք մեկ առաջադրանք սկսելու համար
Մի՛ ավտոմատացրեք ամեն ինչ միանգամից։ Ընտրեք ձեր բիզնեսի համար անհրաժեշտ ԱՄԵՆԱՀԱՋՈՂԱԿԱՆ, ԱՄԵՆԱԿԱՐԵՎՈՐ կրկնվող առաջադրանքը և ավտոմատացրեք ԱՅԴ առաջադրանքը։ Տոնեք փոքր հաղթանակները։ Այնուհետև ավտոմատացրեք մեկ այլ առաջադրանք։
Քայլ 3. Ընտրեք ճիշտ գործիքը
Կան բազմաթիվ ավտոմատացման գործիքներ։ Սկսնակների համար որակյալ տարբերակներից են՝
- Zapier՝ պարզ հավելվածներ միացնելու համար
- Make (նախկինում՝ Integromat)՝ մի փոքր ավելի բարդ հոսքերի համար
- Համապատասխան ERP հարթակ՝ բիզնեսի լիարժեք ավտոմատացման համար
Ընտրեք ձեզ համար ճիշտ չափի գործիք։ 5 հոգուց բաղկացած բիզնեսի համար ձեզ ձեռնարկության ծրագրակազմ պետք չէ։ Այնուամենայնիվ, արագ զարգացող ընկերությունը արագ կհաղթահարի այդ փոքր գործիքները։
Քայլ 4. Փորձարկում փոքր խմբաքանակով
Մի՛ ներդրեք ավտոմատացումը ձեր ամբողջ թիմի վրա առաջին օրվանից։ Սկզբում ստուգեք այն՝ կատարելով աշխատանքի մի ամբողջ խմբաքանակ։ Ուղղեք սխալները, կարգավորեք կանոնները և մասշտաբավորեք միայն այն բանից հետո, երբ այն անթերի աշխատի։
Քայլ 5. Վերապատրաստեք ձեր թիմին
Ավտոմատացումը լավագույն լուծումը չէ։ Դուք դեռ պետք է սովորեցնեք ձեր անձնակազմին, թե ինչպես օգտագործել այն, հետևել դրան և շտկել այն, երբ այն խափանվում է։ Ժամանակ հատկացրեք նրանց մարզելուն, և արդյունքը կգա։
Ընդհանուր սխալներ, որոնցից պետք է խուսափել
Նույնիսկ լավագույն ավտոմատացման ռազմավարության դեպքում ամեն ինչ կարող է սխալ ընթանալ։ Ահա հիմնական թակարդները, որոնցից պետք է խուսափել։
Կոտրված գործընթացների ավտոմատացում. Եթե ունեք խափանված պրոցես, դրա ավտոմատացումը պարզապես թույլ կտա խափանված պրոցեսին ավելի արագ աշխատել։ Վերականգնեք գործընթացը, ապա ավտոմատացրեք այն։
Միանգամից չափազանց շատ բան անելու փորձ. Կծեք փոքր կտորները։ Մեծ պայթյունով գլանափաթեթավորումը գրեթե երբեք չի աշխատում, և դուք պարզապես կփչացնեք ամբողջը։
Մարդկային գործոնի անտեսում. Աշխատակիցները կարող են սպառնալիք զգալ ավտոմատացումից։ Սահմանեք ակնկալիքներ այն մասին, թե ինչ կանի և ինչ՝ ոչ։ Դուք փորձում եք ազատել նրանց ավելի բարձր մակարդակի աշխատանքի համար, այլ ոչ թե խլել նրանց աշխատանքը։
Ուսուցում, Ոչ ոք չգիտի, թե ինչպես է համակարգը գործում, և դուք պարզապես ստեղծել եք թանկարժեք դռան փակիչ։
Բոլորը միասին բերելով
Հետին գրասենյակային կրկնվող առաջադրանքների վերացում՝ ավտոմատ այլևս շքեղություն չէ։ Այսօր այսպես են ծաղկում առաջադեմ մտածողությամբ ընկերությունները։ Այսպիսով, եկեք արագ վերանայենք.
- Նախ փաստաթղթավորեք ձեր ընթացիկ գործընթացները
- Ընտրեք 1x առաջադրանք ավտոմատացնելու համար, նախքան հաջորդին անցնելը
- Ընտրեք ճիշտ գործիքը ձեր բիզնեսի մասշտաբի համար
- Փորձարկեք փոքր խմբաքանակով նախքան տարածելը
- Մարզեք ձեր թիմը և հետևեք արդյունքներին
Ճիշտ գործելով՝ դուք կարող եք զգալիորեն բարձրացնել արտադրողականությունը, նվազեցնել թանկարժեք սխալները և շահել բիզնես տեսանելիությունը իրական ժամանակում, որպեսզի կարողանաք տեղեկացված որոշումներ կայացնել։
Ամենալավն այն է, որ դուք կարող եք սկսել այս ՊԼԱՆԻ իրականացումն այս շաբաթ՝ առանց ՄԵԾ ներդրումների: Պարզապես ընտրեք ՄԵԿ առաջադրանք: Մեկ գործիք: Մեկ փոքր հաղթանակ: Մնացածը կկատարվի: