Elege van abból, hogy a csapata nap mint nap papírmunkában fuldoklik?
Hátsó iroda művelet minden vállalkozás gerincét alkotják. De az alkalmazottak napi ismétlődő feladatokat ellátó feladatai időbe, pénzbe és szellemiségbe kerülnek a vállalatának. A legjobb az egészben, hogy az ismétlődő háttérirodai feladatok automatizálása egyszerűbb, mint gondolná, és a következőket fogja eredményezni:
- Szabadítson fel adminisztrációs órákat minden héten
- Csökkentse a költséges manuális hibákat
- Biztosítson valós idejű üzleti láthatóságot a vezetőség számára minden részlegen
És nem kell tech zseninek lenned ahhoz, hogy elkezdhesd.
Ugorjunk bele…
Íme, mi van benne:
- Mik azok az ismétlődő irodai feladatok?
- Miért nagy ügy most az automatizálás?
- A legjobb back office feladatok, amelyeket először automatizálni kell
- Hogyan kezdjünk hozzá az automatizáláshoz (lépésről lépésre)
- Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
Mik azok az ismétlődő irodai feladatok?
A back-office feladatok rutinszerű, manuális, adminisztratív igényű feladatok, amelyeket a színfalak mögött végeznek el, hogy a vállalkozás zökkenőmentesen működjön.
Gondolj azokra a dolgokra, amiket senki sem akar csinálni:
- Adatbevitel
- Számlafeldolgozás
- Bérszámfejtés
- Megfelelőségi jelentés
- Táblázatok egyeztetése
Nem segítenek növelni a bevételeidet, de rengeteg időt emésztenek fel az alkalmazottaidtól. A legrosszabb az egészben? Szükségesek. Nélkülük, ha jól csinálják őket, semmi más nem fog megfelelően működni. Ismerősen hangzik? Ebbe a hibába esnek a vállalkozók.
Itt van a rúgó:
Kutatások szerint az alkalmazottak hetente 15 órát pazarolnak el alacsony értékű adminisztratív feladatokra. Ez majdnem heti két elvesztegetett munkanapot jelent olyan dolgokkal, amelyeket egy számítógép is könnyedén elvégezhet.
Miért nagy ügy most az automatizálás?
Íme, miért ugrik fel annyi vállalkozás az automatizálás vonatára.
Ha a háttérirodád fizikai munkára épül, az információid mindig elavultak lesznek. Valaki hétfőn beviszi az adatokat egy táblázatba, valaki más szerdán beviszi azokat a könyvelési rendszerbe. Péntekre senki sem tudja, hogy mik a tényleges számok.
Ez egy hatalmas probléma.
Az automatizálás ezt az összes rendszer integrálásával oldja meg. Minden eladás, minden számla, minden készletmozgás automatikusan frissül valós időben. Valós idejű üzleti áttekintést kap a teljes működésére vonatkozóan.
Felhőalapú ERP rendszerek, mint például Oracle Netsuite Szingapúr pontosan ezt teszik. Egyetlen irányítópultra gyűjtik össze az üzleti tevékenység minden területéről származó információkat. Ez lehetővé teszi a vezetők számára, hogy gyorsabb és jobb döntéseket hozzanak. Nem kell várniuk, hogy valaki jelentést küldjön.
Nézzük a statisztikákat. A vállalatok 60%-a használ automatizálást a napi folyamataiban. Ha Ön nem tartozik közéjük, akkor már le van maradva.
Elég ijesztő, ugye?
A legjobb back office feladatok, amelyeket először automatizálni kell
Nem minden feladat egyforma. Vannak érettek az automatizálásra. Vannak azonban még nem... A lényeg, hogy azokkal kezdjük, amelyek jelenleg a legnagyobb befolyással bírnak.
Adatbeviteli
Az adatbevitel az elsődleges szempont, amit automatizálnod kellene. Unalmas, unalmas és hibalehetőségekkel teli. Ma már léteznek olyan eszközök, amelyek képesek adatokat kinyerni számlákból, űrlapokból, e-mailekből, és automatikusan betölteni azokat az alkalmazásaidba.
Számlafeldolgozás és szállítói számlák
A számlafeldolgozás egy másik olyan terület, ahol érdemes automatizálni. A szoftverek képesek a számlákat a megrendelésekhez illeszteni, jóváhagyásra továbbítani és fizetéseket kezdeményezni. A korábban napokig tartó feladatok most percek alatt elvégezhetők.
Payroll
A bérszámfejtés egy másik időtlen dolog. Miután létrehozta az automatizált bérszámfejtési szabályokat, soha többé nem kell órákat, adókat vagy juttatásokat számolnia. Egyszerűen csak ellenőrizze, hagyja jóvá, és máris visszatérhet a megszokott életéhez.
Beépített reporting
A jelentéskészítés az, ahol az automatizálás igazán varázslatossá válik. Ahelyett, hogy a csapatod ötféle eszközből gyűjtené össze az adatokat, minden automatikusan, egyetlen irányítópultra gyűlik. Búcsút inthetsz a péntek estéknek, amikor ismétlődő jelentéseket kell készítened.
Hogyan kezdjünk hozzá az automatizáláshoz (lépésről lépésre)
Készen állsz arra, hogy végre helyesen csináld? Ha igen, akkor olvasd el az alábbiakat.
Ha így csinálod, eredményt fogsz elérni, és nem fogod kidobni a pénzed.
1. lépés: Dokumentálja jelenlegi folyamatait
Dokumentáld pontosan, hogyan hajtják végre az egyes feladatokat ma. Ez feltárja a lemaradásokat és a szűk keresztmetszeteket. Amit nem tudsz, azt nem tudod fejleszteni.
2. lépés: Válasszon ki egy feladatot a kezdéshez
Ne automatizálj mindent egyszerre. Válaszd ki a vállalkozásod számára legfrusztrálóbb, legismétlődőbb feladatot, és automatizáld AZT a feladatot. Ünnepeld meg a kis győzelmeket. Aztán automatizálj egy másik feladatot.
3. lépés: Válassza ki a megfelelő eszközt
Számos automatizálási eszköz érhető el. Néhány minőségi választás kezdőknek:
- Zapier egyszerű alkalmazások összekapcsolásához
- Make (korábban Integromat) a kissé összetettebb áramlásokhoz
- Egy megfelelő ERP platform a teljes üzleti szintű automatizáláshoz
Válassz egy számodra megfelelő méretű eszközt. Nincs szükséged vállalati szoftverre egy ötszörös fős vállalkozáshoz. Egy gyorsan növekvő vállalat azonban hamar kinövi a kis eszközöket.
4. lépés: Tesztelés egy kis adaggal
Ne telepítsd az automatizálást az első naptól kezdve a teljes csapatodra. Először egy sor munkával validáld. Csak akkor végezz hibakeresést, igazítsd a szabályokat és skálázd át, ha hibátlanul működik.
5. lépés: Képezze ki csapatát
Az automatizálás nem csodaszer. Továbbra is meg kell tanítani a munkatársaidnak a használatát, figyelni kell rá, és meg kell javítani, ha meghibásodik. Szánj időt a képzésükre, és a jutalom megérkezik.
Gyakori hibák, amelyeket el kell kerülni
Még a legjobb automatizálási stratégiával is előfordulhatnak hibák. Íme a legfontosabb buktatók, amelyeket el kell kerülni.
Hibás folyamatok automatizálása: Ha hibás folyamattal rendelkezel, az automatizálás csak azt eredményezi, hogy a hibás folyamat gyorsabban fog futni. Javítsd ki a folyamatot, majd automatizáld.
Túl sokat próbálsz egyszerre csinálni: Harapj le apró darabokat. A nagyszabású bevezetések szinte soha nem működnek, és egyszerűen az egészet kidobod.
Az emberi tényező elhanyagolása: Az alkalmazottak fenyegetve érezhetik magukat az automatizálás miatt. Állíts fel elvárásokat azzal kapcsolatban, hogy mit fog és mit nem fog tenni. Felszabadítani próbálod őket a magasabb szintű munkára, nem pedig elvenni a munkájukat.
Kiképzés: Senki más nem tudja, hogyan működik a rendszer, és te épp egy drága ajtóütközőt építettél.
Összehozza az egészet
A háttérirodai ismétlődő feladatok kiküszöbölése a következők révén: automatizálás már nem luxus. Így virágoznak manapság az előrelátó vállalatok. Tehát tekintsük át gyorsan:
- Először dokumentálja jelenlegi folyamatait
- Válassz ki 1 feladatot az automatizáláshoz, mielőtt a következőre lépsz
- Válassza ki a vállalkozása méretéhez illő eszközt
- Kihelyezés előtt teszteljen egy kis adaggal
- Képezd a csapatodat és kövesd nyomon az eredményeket
Helyes végrehajtással jelentősen növelheti a termelékenységet, csökkentheti a költséges hibákat és profitálhat belőle. üzleti valós idejű láthatóságot biztosít, így megalapozott döntéseket hozhat.
A legjobb az egészben, hogy már ezen a héten elkezdheted megvalósítani ezt a TERVET NAGY befektetés nélkül. Csak válassz EGY feladatot. Egy eszközt. Egy kis győzelmet. A többi jön magától!