A vevőkövetelések (AR) kezelésének egyetlen célja van: a cash flow védelme. A vevőkövetelések az ügyfeleknek hitelre történő értékesítésből származnak. A hatékony AR-kezelés biztosítja, hogy ez a folyamat zökkenőmentesen menjen végbe.
Sok vállalat a kintlévőség-munkafolyamat-eszközökre támaszkodik az AR-kezelés gyenge pontjainak fedezésére. A jó AR-kezelő szoftveren kívül a vállalkozásnak erős vevőkövetelési folyamattal is rendelkeznie kell, amely minden alapot lefed.
Nem hatékony munkafolyamatok
A készpénzre rendelés folyamata befolyásolja, hogy az ügyfélnek mennyi ideig tart az áruk és szolgáltatások kifizetése. Ha egy számla soha nem megy ki, a fizetés soha nem érkezik meg. A számlázás a rendelés leadása és kiszállítása után azonnal megtörténik. Az átadás-átvétel bármilyen megszakítása befolyásolhatja a számla pontosságát. Egyes ügyfelek a számlákkal együtt dokumentumokat kérnek, például a szállítási bizonylatot vagy a vásárlási rendelés számát.
Ezeknek a létfontosságú adatoknak a hiánya késleltetheti a rendeléseket és a számlák késését. Az AR automatizálási eszközök jól működnek olyan környezetben, ahol nagy a hangerő. Rendelés és számlázás automatizálása vevőszoftverrel (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) csökkenti a hibák számát, és biztosítja, hogy az ügyfelek időben megkapják a számláikat.
Állítsa be a hitel- és behajtási irányelveket
Az első dolog, amit meg kell tenni a kintlévőség-eljárással (más néven rendelés-pénzre váltás), egy olyan munkafolyamat dokumentálása, amely biztosítja, hogy a hitelre történő eladások kiszámlázzák, kifizessék és alkalmazzák. A hitel- és beszedési szabályzat több összetevőt tartalmaz, például:
- Hitelértékelés
- Megrendelés és számlázás
- Öregedéskezelés (gyűjtemények)
- Készpénzes alkalmazások
A kintlévőségek folyamatának mindezekkel alaposan foglalkoznia kell. Ezeknek a folyamatoknak rendelkezniük kell számviteli ellenőrzésekkel, amelyek biztosítják hatékonyságukat. Az AR-folyamatnak foglalkoznia kell azzal, hogy ki hajt végre egy műveletet, hogyan fejeződik be, és hogyan auditálja a pontosságát. A hatékonyság és az eredmények érdekében rendszeresen ellenőrizze ezt a folyamatot.
Rendetlen kintlévőségi adatok
Amikor hitelfeltételekkel számlázza ki a számlákat, az a fiókok elöregedését hozza létre. A számlák öregedési adatai megmutatják az ügyfélszámlákat, mennyivel tartoznak, és az egyenleg korát. Ha nem figyeli ezeket az adatokat, akkor a rossz adósság növekedésének kockázata. Behajthatatlan követelésről akkor beszélünk, ha egy számlát nem lehet behajtani vagy kifizetni.
Maradjon megelőzve a behajthatatlan követeléseket a rendszerében lévő kifizetetlen számlák figyelésével. A követelések adatait egyszerű számítógépes eszközökkel, például táblázatokkal kezelheti, és egyesekhez AR-szoftver szükséges, amely megkönnyíti a beszedési kockázatok azonosítását.
Gyűjtemények manuális kezelése
Ha saját kezűleg kezeli a beszedéseket, előfordulhat, hogy figyelmen kívül hagyja a számlákat, a számlák kifizetetlenek maradnak, és elszalasztja a lehetőségeket, hogy felfedezze a helytelenül felhasznált készpénzbizonylatokat. A munkafolyamatok automatizálásával a gyűjtemények leegyszerűsödnek, és a legnagyobb figyelmet igénylő alapok kerülnek előtérbe. A követelések szoftvere irányítópultokat biztosít, amelyek magas szintű áttekintést nyújtanak az AR állapotáról.
A kézi beszedéskezelés azt is eredményezi, hogy elszalasztja a lehetőségeket, hogy értesítse az ügyfeleket a lejárt számlákról vagy egyéb beszedési levelezésekről. A kézi gyűjtés gyakran attól függ, hogy egy gyűjtő aktív hívásokat kezdeményez. Egy munkafolyamat-megoldás automatizálhatja az e-mailes értesítéseket a lejárt jelmezekre vonatkozóan, és felszólíthatja őket, hogy hívják fel Önt. A gyűjteménykezelés ezen formája megakadályozza a termelékenység elvesztését.
Készpénzes alkalmazások
A készpénzes alkalmazások közvetlenül az AR-ciklusba lépnek be befolyásolja a pénzforgalmát. Azt megfelelő irányítás nélkül gátjává válhat a hatékony AR-folyamatok előtt. A pénz beérkezésekor nincs értéke a számviteli rendszerében, amíg nem alkalmazzák a számlán. A készpénz befizetése és felhasználása csökkenti a követeléseit és növeli a készpénzszámláját.
A készpénzes alkalmazások is jobban kezelhetők a kintlévőségekre vonatkozó szoftverekkel. A kifinomult rendszer gyorsan segít a hibák kiemelésében. Az AR-szoftver azt is lehetővé teszi számviteli ellenőrzések bevezetésével, hogy a készpénzes alkalmazások betartsák a számviteli szabályokat.
Vásárlói élmény
Az ügyfélélmény gyakran figyelmen kívül hagyott akadály az AR folyamatban. Az ügyfélnek tapasztalata van az AR folyamat minden lépésében, a megrendeléstől a kifizetett számla végső visszaigazolásáig. Az egyik legfontosabb akadály az, hogy az ügyfelek hogyan fogadják és fizetik ki számláikat. Kényelmes módokat kínál az ügyfeleknek számláik megtekintésére és kifizetésére, például online hozzáférést vagy elektronikus átutalást.
A vevőszoftver beépített fizetési eszközökkel rendelkezik, amelyek lehetővé teszik ügyfelei számára, hogy kifizessék a számláit, miután megtekintették azokat. E kényelmi szolgáltatások nélkül az ügyfélnek meg kell várnia, amíg egy AR-tisztviselő visszahívja a fizetésért; meghosszabbítja az AR ciklust, és hosszabb ideig nyitva hagy egy számlát a kelleténél.
Rossz adósságkezelés
A rossz követelések kezelése, más néven „kétes számlákra vonatkozó tartalék” az AR-folyamatok kezelésének kulcsfontosságú része, amely csökkenti a be nem fizetett számlák kockázatát. A hatékony folyamat magában foglalja az AR-menedzsereket, akik alaposan és gyakran áttekintik az AR-öregedési jelentéseket, hogy azonosítsák a fizetési trendeket. A hitelbírálati folyamat a rossz követelések kezelésének is döntő része.
Végezzen hitelelemzést minden új és meglévő ügyfele esetében, és ellenőrizze fizetési képességét. A hitelelemzés segít abban is, hogy meghatározza, mennyi hitelt ajánljon fel az ügyfélnek. A rossz követelések kezelését az ügyfélszámlákon hitellimitek és hiteltartozások bevezetése is szabályozza. Azok az ügyfelek, akik nem fizetnek időben, vásárlási jogosultságukat felfüggeszthetik mindaddig, amíg nem fizetnek. Az AR szoftver képes automatizálni ezeket a vezérléseket.
Munkaerő
A kintlévőségkezelési folyamat nem jó, ha az azt végrehajtó játékosok nem képzettek, és nem rendelkeznek az AR részleg irányításához szükséges készségekkel. A könyvelési ügyintézőknek speciális számviteli tapasztalattal kell rendelkezniük az AR-ciklus összetevőinek kezeléséhez.
A gyűjteményi szerepkörök olyan készségeket igényelnek, mint az ügyfélszolgálat, a tárgyalás, a találékonyság és a fiókkezelés. A készpénzes alkalmazások alapvető számviteli ismereteket, a részletekre való odafigyelést és nyomon követési készségeket igényelnek. AR adatelemzés auditálási, elemzői és technikai készségeket igényel.
Csomagolj fel
Egy jó AR-csapat összetartó a csapattagokkal, akik különféle speciális készségekkel járulnak hozzá. Bár a készségek elengedhetetlenek, az AR automatizálási eszközök segítenek a legjobb termelékenység elérésében, és gyorsabban felismerik a problémákat.
A kintlévőségekre vonatkozó szoftver növeli a termelékenységet, és időt ad az AR-személyzetnek arra, hogy azokra a dolgokra összpontosítson, amelyek hatással vannak az AR-egyenlegek csökkentésére, és megakadályozzák a vevői rendelések és a kifizetetlen számlák lemaradását, ami kulcsfontosságú lehet egy vállalkozás jó hírnevének megőrzéséhez.