Ou fatige wè ekip ou a ap nwaye nan papye chak jou?
Back-biwo operasyon se fondasyon tout biznis. Men, lè anplwaye yo ap fè travay repetitif chak jou, sa koute konpayi ou tan, lajan ak lespri. Pi bon pati a se otomatize travay repetitif nan biwo a pi senp pase ou panse epi li pral:
- Libere plizyè èdtan nan administrasyon chak semèn
- Redui erè manyèl ki koute chè
- Bay lidèchip vizibilite biznis an tan reyèl nan chak depatman.
Epi ou pa bezwen yon jeni teknoloji pou kòmanse.
Ann sote ...
Men sa ki anndan an:
- Ki sa ki travay repetitif nan back-office?
- Poukisa Otomatizasyon se yon gwo zafè kounye a
- Pi bon travay Back-Office pou otomatize an premye
- Kijan Pou Kòmanse Otomatize (Etap pa Etap)
- Erè komen pou evite
Ki sa ki travay repetitif nan back-office?
Travay back-office yo se travay manyèl woutin, ki mande anpil administrasyon, ki fèt an kulis pou biznis ou ka fonksyone byen.
Reflechi sou bagay pèsonn pa vle fè:
- Antre done
- Pwosesis fakti
- Pewòl k ap fèt
- Rapò sou konfòmite
- Rekonsilyasyon fichye kalkil
Yo pa ede w ogmante revni w, men yo sètènman pran yon gwo kantite tan anplwaye w yo. Pi mal la? Yo nesesè. Si yo pa byen fèt, pa gen anyen ki fonksyone byen. Sa sonnen familye? Se nan sa pwopriyetè biznis yo kole.
Men kicker a:
Dapre rechèch, anplwaye yo gaspiye 15 èdtan pa semèn sou travay administratif ki pa gen anpil valè. Sa fè prèske de jou travay pa semèn gaspiye ap fè yon bagay yon òdinatè ka fè fasilman.
Poukisa Otomatizasyon se yon gwo zafè kounye a
Men poukisa anpil biznis ap pran tren automatisation an.
Si biwo dèyè w la ap fonksyone ak travay manyèl, enfòmasyon w yo ap toujou demode. Yon moun antre chif nan yon spreadsheet lendi, yon lòt moun antre l nan sistèm kontablite mèkredi. Rive vandredi pèsonn pa konnen ki chif reyèl yo ye.
Sa se yon gwo pwoblèm.
Otomatizasyon rezoud pwoblèm sa a lè li entegre tout sistèm ou yo. Chak vant, chak fakti, chak mouvman stock mete ajou otomatikman an tan reyèl. Ou jwenn vizibilite biznis an tan reyèl atravè tout operasyon ou an.
Sistèm ERP nan nwaj la tankou Oracle Netsuite Singapore fè egzakteman sa. Yo santralize enfòmasyon ki soti nan tout domèn biznis ou a sou yon sèl tablodbò. Sa pèmèt lidè yo pran desizyon pi rapid ak pi bon. Yo pa bezwen tann yon moun voye yon rapò.
Ann gade estatistik yo. 60% nan konpayi yo itilize automatisation nan pwosesis chak jou yo. Si ou pa youn nan yo, ou deja an reta.
Byen pè, pa vre?
Pi bon travay Back-Office pou otomatize an premye
Se pa tout travay ki kreye egal. Gen kèk ki pare pou automatisation. Gen lòt ki poko... ankò. Kle a se kòmanse ak sa yo ki gen plis avantaj kounye a.
Done Antre nan
Antre done se bagay #1 ou ta dwe otomatize. Li fatigan, li raz, epi li gen tandans fè erè. Jodi a gen zouti ki ka ekstrè done nan fakti, fòm, imèl, epi mete yo dirèkteman nan aplikasyon ou yo otomatikman.
Pwosesis Fakti ak Kont Peye
Pwosesis fakti se yon lòt domèn ki bon pou otomatizasyon. Lojisyèl yo ka fè fakti yo koresponn ak lòd acha, voye yo pou apwobasyon, epi inisye peman. Travay ki te konn pran plizyè jou kounye a ka fini an kèk minit.
Pewòl
Pewòl se yon lòt règ ki pa janm pase mòd. Yon fwa ou fin kreye règ pewòl otomatik, ou pa janm bezwen kalkile lè travay, taks, oswa benefis ankò. Senpleman revize, apwouve, epi retounen nan lavi ou.
Rapòte
Rapò se kote automatisation vrèman vin majik. Olye pou ekip ou a rasanble done ki soti nan 5 zouti, tout bagay otomatikman vide nan yon sèl tablodbò. Di orevwa ak pase vandredi swa anreta ap bati rapò repetitif.
Kijan Pou Kòmanse Otomatize (Etap pa Etap)
Èske w pare pou finalman fè l byen? Si se wi, li sa ki anba a.
Fè l konsa ap ba ou rezilta epi ou p ap gaspiye lajan ou.
Etap 1: Dokimante Pwosesis Aktyèl ou yo
Dokimante egzakteman kijan chak travay ap fèt jodi a. Sa ap revele ki kote reta ak blokaj yo ye. Ou pa ka amelyore sa ou pa konnen.
Etap 2: Chwazi yon sèl travay pou kòmanse
Pa otomatize tout bagay an menm tan. Chwazi travay ki PI fwistre, ki PI repetitif biznis ou a mande a epi otomatize travay SA a. Selebre ti viktwa yo. Apre sa, otomatize yon lòt travay.
Etap 3: Chwazi bon zouti a
Gen anpil zouti automatisation ki disponib. Men kèk bon chwa pou débutan:
- Zapier pou konekte aplikasyon senp
- Make (ansyen Integromat) pou koule yon ti kras pi konplèks
- Yon platfòm ERP apwopriye pou otomatizasyon konplè nan tout biznis la
Chwazi yon zouti ki bon gwosè pou ou. Ou pa bezwen lojisyèl antrepriz pou yon biznis ki gen 5 fwa plis moun. Sepandan, yon konpayi k ap grandi rapidman ap byen vit vin twò piti pou ti zouti yo.
Etap 4: Teste ak yon ti pakèt
Pa deplwaye automatisation nan tout ekip ou a depi premye jou a. Valide li avèk yon pakèt travay anvan. Debogaj, ajiste règ yo, epi agrandi sèlman apre li fin fonksyone san pwoblèm.
Etap 5: Antrene ekip ou a
Otomatizasyon pa yon solisyon mirak. Ou toujou gen pou anseye anplwaye ou yo kijan pou yo itilize li, siveye li, epi ranje li lè li pa mache. Pran tan pou fòme yo epi rekonpans yo ap vini.
Erè komen pou evite
Bagay yo ka ale mal menm avèk pi bon estrateji automatisation an. Men pi gwo pyèj pou evite yo.
Otomatize pwosesis ki kase yo: Si ou gen yon pwosesis ki pa mache byen, otomatize li ap sèlman pèmèt pwosesis ki pa mache byen an mache pi vit. Repare pwosesis la epi otomatize li.
Ap eseye fè twòp bagay alafwa: Mòde ti moso. Deplwaman gwo-bang yo prèske pa janm mache epi w ap jis abandone tout bagay la.
Neglije eleman imen an: Anplwaye yo ka santi yo menase pa automatisation. Fikse atant sou sa li pral fè ak sa li pap fè. W ap eseye libere yo pou travay ki pi wo, pa retire travay yo.
Fòmasyon: Pa gen lòt moun ki konnen kijan sistèm nan fonksyone epi ou fèk kreye yon bouchon pòt ki koute chè.
Pote Li Tout Ansanm
Elimine travay repetitif nan biwo a atravè automatisation se pa yon liks ankò. Se konsa konpayi ki panse pou lavni yo pwospere jou sa yo. Ann fè yon ti revizyon rapid:
- Dokimante pwosesis aktyèl ou yo an premye
- Chwazi 1x travay pou otomatize anvan ou ale nan pwochen an
- Chwazi zouti ki bon pou gwosè biznis ou an
- Teste ak yon ti pakèt anvan ou dewoule li.
- Antrene ekip ou a epi kontwole rezilta yo
Si ou byen fè l, ou ka ogmante pwodiktivite anpil, diminye erè ki koute chè epi jwenn plis benefis. biznis vizibilite an tan reyèl pou ou ka pran desizyon enfòme.
Pi bon pati a se, ou ka kòmanse fè PLAN sa a semèn sa a san GWO envestisman. Jis chwazi YON sèl travay. Yon sèl zouti. Yon sèl ti viktwa. Rès la ap rive!