Umorni ste od gledanja kako se vaš tim svakodnevno utapa u papirima?
Stražnji ured operacije su okosnica svakog poslovanja. Ali obavljanje repetitivnih zadataka zaposlenicima iz dana u dan košta vašu tvrtku vremena, novca i duha. Najbolje od svega je što je automatizacija repetitivnih zadataka u pozadini jednostavnija nego što mislite i to će:
- Oslobodite sate administratorskog vremena svaki tjedan
- Smanjite skupe ručne pogreške
- Omogućite vodstvu uvid u poslovanje u stvarnom vremenu u svakom odjelu
I ne morate biti tehnološki genij da biste započeli.
Uskočimo…
Evo što je unutra:
- Što su ponavljajući zadaci u pozadini?
- Zašto je automatizacija trenutno velika stvar
- Najbolji zadaci u pozadini koje prvo treba automatizirati
- Kako započeti automatizaciju (korak po korak)
- Uobičajene pogreške koje treba izbjegavati
Što su ponavljajući zadaci u pozadini?
Back-office zadaci su rutinski ručni, administrativno zahtjevni zadaci koji se obavljaju iza kulisa kako bi vaše poslovanje nesmetano funkcioniralo.
Razmislite o stvarima koje nitko ne želi raditi:
- Unos podataka
- Obrada računa
- Obračun plaća
- Izvještavanje o sukladnosti
- Usklađivanje proračunskih tablica
Ne pomažu vam povećati prihod, ali zasigurno oduzimaju ogromnu količinu vremena vaših zaposlenika. Najgore od svega? Nužni su. Bez njih, ništa drugo ne funkcionira kako treba. Zvuči poznato? U to se vlasnici tvrtki upadaju.
Evo udarca:
Prema istraživanjima, zaposlenici tjedno gube 15 sati na administrativne zadatke niske vrijednosti. To su gotovo dva radna dana tjedno potraćena radeći nešto što računalo može lako obaviti.
Zašto je automatizacija trenutno velika stvar
Evo zašto toliko tvrtki prelazi na vlak automatizacije.
Ako vaš administrativni odjel funkcionira na principu ručnog rada, vaši će podaci uvijek biti zastarjeli. Netko unosi brojke u proračunsku tablicu u ponedjeljak, netko drugi ih unosi u računovodstveni sustav u srijedu. Do petka nitko ne zna koji su stvarni brojevi.
To je ogroman problem.
Automatizacija rješava ovaj problem integracijom svih vaših sustava. Svaka prodaja, svaki račun, svako kretanje zaliha automatski se ažurira u stvarnom vremenu. Dobivate uvid u poslovanje u stvarnom vremenu u cijelom poslovanju.
ERP sustavi u oblaku kao što su Oracle NetSuite Singapur rade upravo to. Centraliziraju informacije iz svih područja vašeg poslovanja na jednoj nadzornoj ploči. To omogućuje liderima da donose brže i bolje odluke. Ne moraju čekati da im netko pošalje izvješće.
Pogledajmo statistiku. 60% tvrtki koristi automatizaciju u svojim svakodnevnim procesima. Ako niste jedna od njih, već kasnite.
Prilično zastrašujuće, zar ne?
Najbolji zadaci u pozadini koje prvo treba automatizirati
Nisu svi zadaci jednaki. Neki su zreli za automatizaciju. Neki još nisu. Ključno je početi s onima koji trenutno imaju najveću polugu.
Unos podataka
Unos podataka je stvar broj 1 koju biste trebali automatizirati. Zamoran je, dosadan i sklon greškama. Danas postoje alati koji mogu izdvojiti podatke iz računa, obrazaca, e-poruka i automatski ih ubaciti u vaše aplikacije.
Obrada faktura i obveze prema dobavljačima
Obrada faktura još je jedno područje pogodno za automatizaciju. Softver može povezati fakture s narudžbenicama, usmjeriti ih na odobrenje i pokrenuti plaćanja. Zadaci koji su nekada trajali danima sada se mogu dovršiti za nekoliko minuta.
Platni spisak
Obračun plaća je još jedna bezvremenska stvar. Nakon što ste kreirali automatizirana pravila za obračun plaća, više nikada ne morate izračunavati sate, poreze ili beneficije. Jednostavno ih pregledajte, odobrite i vratite se svom životu.
Izvještavanje
Izvještavanje je mjesto gdje automatizacija zaista postaje čarobna. Umjesto da vaš tim skuplja podatke iz 5 alata, sve se automatski slijeva u jednu nadzornu ploču. Recite zbogom provođenju kasnih petka navečer izrađujući repetitivna izvješća.
Kako započeti automatizaciju (korak po korak)
Jeste li spremni konačno to učiniti na pravi način? Ako jeste, pročitajte u nastavku.
Na ovaj način ćete dobiti rezultate, a nećete gubiti novac.
Korak 1: Dokumentirajte svoje trenutne procese
Točno dokumentirajte kako se svaki zadatak danas izvršava. To će otkriti gdje postoje zastoji i uska grla. Ne možete poboljšati ono što ne znate.
Korak 2: Odaberite jedan zadatak za početak
Nemojte automatizirati sve odjednom. Odaberite NAJFRUSTRIRAJUĆI, NAJREPETITIVNIJI zadatak koji vaše poslovanje zahtijeva i automatizirajte TAJ zadatak. Slavite male pobjede. Zatim automatizirajte drugi zadatak.
Korak 3: Odaberite pravi alat
Dostupni su mnogi alati za automatizaciju. Neki kvalitetni izbori za početnike su:
- Zapier za povezivanje jednostavnih aplikacija
- Make (ranije Integromat) za nešto složenije tokove
- Prava ERP platforma za potpunu automatizaciju cijelog poslovanja
Odaberite alat koji vam odgovara. Za tvrtku s 5 zaposlenika ne trebate poslovni softver. Međutim, brzorastuća tvrtka brzo će prerasti male alate.
Korak 4: Testirajte s malom količinom
Nemojte od prvog dana implementirati automatizaciju za cijeli tim. Prvo je validirajte s nekoliko zadataka. Ispravljajte greške, prilagođavajte pravila i skalirajte tek nakon što radi besprijekorno.
Korak 5: obučite svoj tim
Automatizacija nije čarobni štapić. I dalje morate naučiti svoje osoblje kako je koristiti, paziti na nju i popravljati je kada zakaže. Odvojite vrijeme za njihovu obuku i nagrade će doći.
Uobičajene pogreške koje treba izbjegavati
Stvari mogu poći po zlu čak i s najboljom strategijom automatizacije. Evo glavnih zamki koje treba izbjegavati.
Automatizacija neispravnih procesa: Ako imate neispravan proces, automatizacija će samo omogućiti brže izvođenje neispravnog procesa. Popravite proces, a zatim ga automatizirajte.
Pokušavam učiniti previše odjednom: Odgriznite male komadiće. Veliki udarci gotovo nikad ne funkcioniraju i jednostavno ćete odustati od cijele stvari.
Zanemarivanje ljudskog faktora: Zaposlenici se mogu osjećati ugroženo automatizacijom. Postavite očekivanja o tome što će, a što neće učiniti. Pokušavate ih osloboditi za posao više razine, a ne oduzeti im posao.
Trening: Nitko drugi ne zna kako sustav funkcionira, a upravo ste napravili skupu bravu za vrata.
Spajajući sve zajedno
Uklanjanje ponavljajućih zadataka u pozadini putem automatizacija više nije luksuz. Tako napredne tvrtke danas napreduju. Dakle, ukratko pregledajmo:
- Prvo dokumentirajte svoje trenutne procese
- Odaberite jedan zadatak za automatizaciju prije nego što prijeđete na sljedeći
- Odaberite pravi alat za veličinu vašeg poslovanja
- Testirajte s malom količinom prije puštanja u prodaju
- Trenirajte svoj tim i pratite rezultate
Ako se pravilno napravi, možete dramatično povećati produktivnost, smanjiti skupe pogreške i dobiti posao vidljivost u stvarnom vremenu kako biste mogli donositi informirane odluke.
Najbolje od svega je što ovaj PLAN možete početi raditi već ovaj tjedan bez OGROMNIH ulaganja. Samo odaberite JEDAN zadatak. Jedan alat. Jednu malu pobjedu. Ostalo će se dogoditi samo!