जैसा कि यह आर्थिक मंदी दुनिया भर के व्यवसायों पर कहर बरपा रही है, पेशेवरों की बढ़ती संख्या को कम के साथ अधिक करने के लिए कहा जा रहा है। इसका मतलब यह है कि कंपनियां अपने कर्मचारियों को गुणवत्ता और मात्रा दोनों में अधिक योगदान के लिए देख रही हैं। सौभाग्य से, प्रौद्योगिकी श्रमिकों के लिए कम समय में अधिक काम करना पहले से कहीं अधिक आसान बना रही है। यहां कुछ तकनीकी समाधान दिए गए हैं जिनका उपयोग अधिक प्रभावी और उत्पादक कार्य वातावरण बनाने के लिए किया जा सकता है।
1.) BYOD - अपनी खुद की डिवाइस लाओ
2010 सिस्को कनेक्टेड वर्ल्ड टेक्नोलॉजी रिपोर्ट के अनुसार, 85% नियोक्ता वर्तमान में अपने कर्मचारियों को नौकरी के दौरान व्यक्तिगत और व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए व्यक्तिगत स्वामित्व वाले स्मार्टफोन, टैबलेट, लैपटॉप या अन्य उपकरणों का उपयोग करने की अनुमति देते हैं। जब सही तरीके से उपयोग किया जाता है, तो यह अभ्यास कर्मचारियों को किसी भी समय वस्तुतः कहीं से भी काम करने के लिए अधिक लचीलापन देकर उत्पादकता बढ़ाने में मदद कर सकता है। इसके अलावा, क्लाउड सेवाओं का प्रसार इस रणनीति को समग्र उत्पादन बढ़ाने के लिए सबसे अधिक लागत प्रभावी तरीकों में से एक बना रहा है। नतीजतन, अधिक से अधिक कंपनियां BYOD को एक वास्तविकता में बदल रही हैं।
2.) संचार उपकरण
एक अधिक प्रभावी और उत्पादक कार्य वातावरण बनाया जा सकता है जब संचार साधनों का ठीक से उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, यदि कार्यालय में हर कोई स्काइप और गूगल चैट जैसे इंस्टेंट मैसेजिंग प्रोग्राम का उपयोग करता है, तो वे एक दूसरे के साथ जल्दी और आसानी से संवाद करने में सक्षम होंगे।
कर्मचारी जब छुट्टी पर जा रहे होते हैं तो सूचनाएं छोड़ सकते हैं ताकि कोई उनकी जगह न ले और व्यक्ति के चले जाने पर वे काम कर सकें। लिखित संचार भी महत्वपूर्ण है। लिखित रूप में संवाद करने के लिए उपकरणों का उपयोग करने से लेखक को अपना समय लेने और अपने विचारों को विस्तार से लिखने की अनुमति मिलती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि यह सटीक और अच्छी तरह से सोचा गया है।
प्राप्तकर्ता को बाद में इस जानकारी को प्राप्त करने का भी लाभ होता है, जिससे उन्हें यह महसूस किए बिना कि वे क्या पढ़ने वाले हैं, उन्हें पचाने की अनुमति मिलती है, जैसे कि उन्हें बातचीत के दौरान दबाव में होना चाहिए। इसके अलावा, संचार उपकरण जैसे कर्मचारी जुड़ाव सर्वेक्षण का उपयोग किया जा सकता है अपने कर्मचारियों को सुनो और एक परियोजना कैसे चल रही है, इस पर तत्काल प्रतिक्रिया और सुझाव प्रदान करने के लिए। यही कारण है कि कई व्यापार मालिक इस और अन्य समान संचार उपकरणों का उपयोग कर रहे हैं।
3.) सीआरएम - ग्राहक संबंध प्रबंधन
A ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) प्रणाली उपयोगकर्ताओं को फोन, ईमेल और सोशल मीडिया जैसे कई चैनलों पर ग्राहक गतिविधि को बेहतर ढंग से ट्रैक और प्रबंधित करने में सक्षम बनाती है। इन प्रणालियों को व्यवसायों को शुरुआती आउटरीच प्रयासों से लेकर अंतिम लेनदेन तक सब कुछ ट्रैक करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है ताकि ग्राहकों को बेहतर सेवा प्रदान की जा सके और साथ ही प्रतिक्रिया दरों को भी बढ़ाया जा सके। सभी अमेरिकी कंपनियों में से लगभग आधे द्वारा उपयोग किया जाता है, ग्राहक प्रबंधन सॉफ्टवेयर सहकर्मियों के बीच सहयोग को प्रोत्साहित करते हुए संचार को सुव्यवस्थित करके कर्मचारियों को अधिक कुशलता से काम करने में मदद मिल सकती है।
4.) फाइल शेयरिंग
हमारे आधुनिक परिवेश में, कर्मचारियों के पास अपने निपटान में कई अलग-अलग तकनीकी उपकरण होते हैं। डेस्कटॉप या लैपटॉप कंप्यूटर के अलावा, उनके पास एक टैबलेट या फोन हो सकता है जिसके साथ वे संगीत सुनते हैं और मेट्रो में या अपने लंच ब्रेक के दौरान फिल्में देखते हैं। जैसे-जैसे अधिक कंपनियां कार्यस्थल में फ़ाइल साझा करने की अनुमति देने की ओर बढ़ी हैं, कर्मचारियों के लिए अपना पसंदीदा संगीत सुनना या अपनी पसंदीदा फिल्में देखना अधिक सुविधाजनक हो गया है।
फ़ाइल साझाकरण, जैसा कि यह लगता है, फ़ाइलों का साझाकरण है - आमतौर पर ऑडियो और वीडियो - एक नेटवर्क पर। फ़ाइल को किसी अन्य उपयोगकर्ता के कंप्यूटर (या इसके विपरीत) पर सहेजा जा सकता है, लेकिन यह अभी भी केवल एक फ़ाइल के रूप में मौजूद है। इसे सीधे कंप्यूटर से नहीं चलाया जा सकता जैसा कि एक एमपी3 फाइल कर सकती है। इसके बजाय, फ़ाइल को स्ट्रीमिंग सर्वर के माध्यम से नेटवर्क पर एक्सेस (या स्ट्रीम) किया जाता है।
यह तकनीक ई-मेल संदेशों में वीडियो या रिकॉर्डिंग जैसी बड़ी फ़ाइलों को संलग्न करने के लिए एक प्रभावी तरीका प्रदान करती है, क्योंकि कई ईमेल प्रदाता अब वेबमेल क्लाइंट की पेशकश कर रहे हैं जिनके पास अंतर्निहित मीडिया प्लेयर हैं। कंपनियां पा रही हैं कि इस अभ्यास से उत्पादकता स्तर बढ़ता है।
5.) वर्चुअल मीटिंग
वर्चुअल मीटिंग व्यवसाय और कार्यबल बढ़ने के कारण बहुत लोकप्रिय हो रहे हैं। आभासी बैठकें (जैसे कि स्काइप या गूगल हैंगआउट पर) न केवल आसान कॉन्फ़्रेंस कॉल की अनुमति देती हैं, बल्कि प्रतिभागियों को बैठक के दौरान वास्तव में एक-दूसरे को देखने की भी अनुमति देती हैं। यह चेहरे के भाव और शारीरिक गतिविधियों जैसे गैर-मौखिक संचार के उपयोग से बेहतर कामकाजी माहौल को बढ़ावा देने में मदद करता है। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि हर कोई ध्यान दे रहा है और बातचीत के विवरण को सुन रहा है क्योंकि यह दृश्य सहायता जैसे की अनुमति देता है रचनात्मक बैठक प्रस्तुतियाँ और स्प्रेडशीट को एक अलग स्क्रीन पर प्रदर्शित किया जाएगा, जिसे सभी प्रतिभागी देख सकेंगे।
व्यवसाय अब आमने-सामने मीटिंग या कॉन्फ़्रेंस कॉल के स्थान पर वर्चुअल मीटिंग का उपयोग व्यवहार्य विकल्प के रूप में करते हैं; यह न्यूनतम डाउनटाइम के साथ बेहतर और अधिक उत्पादक बैठकों की अनुमति देता है।
वर्चुअल मीटिंग का उपयोग कई उद्योगों में किया जा सकता है, जैसे कि प्रौद्योगिकी उद्योग सम्मेलन कॉल या मीटिंग आयोजित करने के लिए जो पहले केवल समय की बाधाओं और कई प्रतिभागियों के कारण व्यक्तिगत रूप से उपलब्ध थे। यह सेवा उद्योग में भी लोकप्रिय है जहां व्यवसाय और कर्मचारी एक-दूसरे के पास स्थित नहीं हैं, जिससे उन्हें एक ही तरह से प्रभावी ढंग से बैठक करने की इजाजत मिलती है जैसे कि सभी एक ही कमरे में थे।
6.) लचीली कार्य व्यवस्था
कर्मचारियों को अपने काम करने के तरीके, कब काम करना है और कितने समय के लिए चुनना है, में अधिक लचीलापन मिल रहा है। नतीजतन, कर्मचारी पारंपरिक कार्यालय वातावरण की तुलना में अधिक उत्पादक होते हैं।
इन लचीली व्यवस्थाओं में प्रति सप्ताह कम से कम एक दिन दूर संचार करना शामिल हो सकता है; कुछ खास दिनों में घर से काम करना; एक बच्चे के स्कूल में स्वयंसेवा करने के लिए कार्यदिवस के दौरान समय निकालना; लिटिल लीग गेम में भाग लेने के लिए शुक्रवार को जल्दी निकलना, और लंच ब्रेक लेना।
जैसा कि व्हार्टन स्कूल के एक लेख में कहा गया है, "यदि आपको दिन के दौरान स्मार्ट तरीके से काम करने के लिए एक पुनश्चर्या पाठ्यक्रम की आवश्यकता है, तो लचीले घंटे आपके टिकट हो सकते हैं। जर्नल ऑफ एप्लाइड साइकोलॉजी में हाल के एक अध्ययन के अनुसार, कर्मचारी जो मानते हैं कि उनके काम के घंटों पर उनके पास कुछ विवेक है, वे उन लोगों की तुलना में अधिक उत्पादक हैं जिनके पास यह लचीलापन नहीं है। जो लोग समय-निर्धारण की लचीली प्रथाओं का लाभ उठाते हैं, वे अपनी नौकरी से अधिक खुश रहते हैं।"
कंपनियों द्वारा अपनाई गई ये प्रथाएं उत्पादकता बढ़ा रही हैं क्योंकि कर्मचारी अपनी अन्य जिम्मेदारियों के बारे में सोचते समय अपना ध्यान नहीं खोते हैं। इसके बजाय, यह प्रणाली उन्हें काम पर अधिक ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहित करती है।
7.) सहयोगी उपकरण
सहयोगी उपकरण सभी एक साथ काम करने के बारे में हैं। सहयोग एक सरल अवधारणा है, लेकिन इसे अच्छी तरह से लागू करना मुश्किल हो सकता है। आज के कर्मचारी प्रभावी सहयोग समाधान चाहते हैं जो कहीं भी और किसी भी समय काम कर सकें, ताकि वे अपना काम बेहतर तरीके से कर सकें। सहयोगी उपकरणों की मदद से, कंपनियां आंतरिक संचार में सुधार और समन्वय और निरीक्षण को आसान बनाकर लागत कम करने में सक्षम हैं, जो बदले में एक अधिक प्रभावी और उत्पादक कार्य वातावरण बनाती है।
वहाँ कई उपकरण हैं जो सहयोगी छतरी के नीचे आते हैं। सबसे आम में शामिल हैं:
-कार्यप्रवाह प्रबंधन प्रणाली: ये समाधान विभागों या व्यावसायिक इकाइयों में परिचालन प्रक्रियाओं को स्वचालित और प्रबंधित करने में मदद करते हैं, इसलिए कर्मचारी अपेक्षाकृत छोटे कार्यों पर कम समय और कंपनी के लिए अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर अधिक समय व्यतीत कर सकते हैं।
-उद्यम सामाजिक नेटवर्क: उद्यम अब एंटरप्राइज़ सोशल नेटवर्क का उपयोग सहकर्मियों और ग्राहकों, बाहरी व्यावसायिक भागीदारों और यहां तक कि विक्रेताओं के साथ साझा करने और सहयोग करने के लिए एकल मंच के रूप में कर रहे हैं। ये उपकरण कर्मचारियों को पहले की तरह संवाद करने की अनुमति देते हैं। वे कंपनियों को उनकी सभी सामग्री को एक स्थान पर रखने में भी मदद करते हैं, जिससे उन्हें ढूंढना और साझा करना आसान हो जाता है।
-वेब कॉन्फ्रेंसिंग टूल्स: ये उपकरण कर्मचारियों को बैठकों, प्रस्तुतियों या प्रशिक्षण सत्रों के लिए एक साथ आने में मदद करते हैं, ताकि वे आमने-सामने बात कर सकें, चाहे वे दुनिया में कहीं भी हों। अधिकांश वेब कॉन्फ़्रेंसिंग टूल प्रतिभागियों को स्क्रीन साझा करने और रीयल-टाइम में दस्तावेज़ों पर सहयोग करने की अनुमति देते हैं।
-डेटा सहयोग उपकरण: उदाहरणों में Google स्प्रेडशीट और ड्रॉपबॉक्स शामिल हैं। ये समाधान उन सभी लोगों को रखते हैं जो किसी प्रोजेक्ट या फ़ाइल पर काम कर रहे हैं, भले ही वे दुनिया में कहीं भी हों।
जैसा कि ऊपर बताया गया है, कंपनियां उत्पादकता बढ़ाने के लिए इन तकनीकी उपकरणों का उपयोग कर रही हैं। जैसे-जैसे हम काम करते हैं, वैसे-वैसे अधिक कंपनियां अपने कर्मचारियों की जरूरतों को पूरा करने के लिए इन समाधानों को अपना रही हैं।