क्या आप अपनी टीम को हर दिन कागजी कार्रवाई में डूबे हुए देखकर थक गए हैं?
बैक कार्यालय आपरेशनों कर्मचारी हर व्यवसाय की रीढ़ की हड्डी होते हैं। लेकिन कर्मचारियों से दिन-रात एक ही तरह के काम करवाना आपकी कंपनी के समय, धन और मनोबल को बर्बाद करता है। सबसे अच्छी बात यह है कि ऑफिस के दोहराव वाले कामों को स्वचालित करना जितना आप सोचते हैं उससे कहीं अधिक आसान है और इससे ये फायदे होंगे:
- हर सप्ताह प्रशासनिक कार्य में लगने वाले घंटों की बचत करें
- महंगी मैन्युअल त्रुटियों को कम करें
- नेतृत्व को हर विभाग में वास्तविक समय में व्यावसायिक दृश्यता प्रदान करें।
और इसे शुरू करने के लिए आपको तकनीकी विशेषज्ञ होने की जरूरत नहीं है।
चलो अंदर कूदो…
इसके अंदर क्या-क्या है, यह देखिए:
- पुनरावर्ती बैक-ऑफिस कार्य क्या हैं?
- आज के समय में स्वचालन इतना महत्वपूर्ण क्यों है?
- सबसे पहले स्वचालित करने के लिए सर्वोत्तम बैक-ऑफिस कार्य
- स्वचालन कैसे शुरू करें (चरण-दर-चरण)
- बचने के लिए सामान्य गलतियाँ
पुनरावर्ती बैक-ऑफिस कार्य क्या हैं?
बैक-ऑफिस कार्य वे नियमित मैनुअल, प्रशासनिक रूप से गहन कार्य हैं जो आपके व्यवसाय को सुचारू रूप से चलाने के लिए पर्दे के पीछे किए जाते हैं।
उन चीजों के बारे में सोचें जिन्हें कोई नहीं करना चाहता:
- डाटा प्रविष्टि
- बीजक संसाधित करना
- पेरोल रन
- अनुपालन रिपोर्टिंग
- स्प्रेडशीट का मिलान करना
ये आपकी आय बढ़ाने में मदद नहीं करते, लेकिन आपके कर्मचारियों का बहुत सारा समय ज़रूर बर्बाद करते हैं। सबसे बुरी बात क्या है? ये ज़रूरी हैं। इनके बिना, बाकी कुछ भी ठीक से काम नहीं करता। क्या आपको ऐसा लग रहा है? यही वो चीज़ है जिसमें कारोबारी मालिक फंस जाते हैं।
यहाँ किकर है:
शोध के अनुसार, कर्मचारी हर सप्ताह 15 घंटे कम महत्व वाले प्रशासनिक कार्यों में बर्बाद करते हैं। यानी, लगभग दो कार्यदिवस प्रति सप्ताह ऐसे कामों में बर्बाद होते हैं जिन्हें कंप्यूटर आसानी से कर सकता है।
आज के समय में स्वचालन इतना महत्वपूर्ण क्यों है?
यहां बताया गया है कि क्यों इतने सारे व्यवसाय स्वचालन की राह पर चल रहे हैं।
यदि आपका बैक ऑफिस मैन्युअल रूप से काम करता है, तो आपकी जानकारी हमेशा पुरानी रहेगी। कोई सोमवार को स्प्रेडशीट में आंकड़े डालता है, कोई दूसरा बुधवार को उन्हें लेखा प्रणाली में दर्ज करता है। शुक्रवार तक किसी को भी वास्तविक आंकड़े पता नहीं होते।
यह एक बहुत बड़ी समस्या है।
स्वचालन आपके सभी सिस्टमों को एकीकृत करके इस समस्या का समाधान करता है। हर बिक्री, हर बिल, स्टॉक की हर गतिविधि स्वचालित रूप से वास्तविक समय में अपडेट हो जाती है। आपको अपने पूरे संचालन में वास्तविक समय में व्यावसायिक दृश्यता मिलती है।
क्लाउड ईआरपी सिस्टम जैसे कि ओरेकल नेटसुइट सिंगापुर ये ठीक यही करते हैं। ये आपके व्यवसाय के सभी क्षेत्रों की जानकारी को एक ही डैशबोर्ड पर केंद्रीकृत करते हैं। इससे नेतृत्वकर्ता तेज़ी से और बेहतर निर्णय ले पाते हैं। उन्हें किसी के रिपोर्ट भेजने का इंतज़ार नहीं करना पड़ता।
आइए आंकड़ों पर नजर डालते हैं। 60% कंपनियां अपनी दैनिक प्रक्रियाओं में स्वचालन का उपयोग करती हैं। यदि आप उनमें से एक नहीं हैं, तो आप पहले से ही पिछड़ चुके हैं।
काफी डरावना है, है ना?
सबसे पहले स्वचालित करने के लिए सर्वोत्तम बैक-ऑफिस कार्य
हर काम एक जैसा नहीं होता। कुछ काम स्वचालन के लिए बिल्कुल उपयुक्त हैं, जबकि कुछ अभी नहीं। महत्वपूर्ण बात यह है कि उन कामों से शुरुआत करें जिनमें अभी सबसे अधिक क्षमता है।
आंकड़ा प्रविष्टि
डेटा एंट्री वह सबसे महत्वपूर्ण काम है जिसे आपको स्वचालित करना चाहिए। यह थकाऊ, उबाऊ और त्रुटिपूर्ण होता है। आज ऐसे उपकरण उपलब्ध हैं जो इनवॉइस, फॉर्म, ईमेल से डेटा निकाल कर उसे स्वचालित रूप से आपके एप्लिकेशन में डाल देते हैं।
इनवॉइस प्रोसेसिंग और देय खाते
इनवॉइस प्रोसेसिंग एक ऐसा क्षेत्र है जिसमें स्वचालन की अपार संभावनाएं हैं। सॉफ्टवेयर इनवॉइस को खरीद ऑर्डर से मिला सकता है, उन्हें अनुमोदन के लिए भेज सकता है और भुगतान शुरू कर सकता है। जो काम पहले दिनों लगते थे, अब मिनटों में पूरे हो सकते हैं।
पेरोल
पेरोल एक और सदाबहार प्रक्रिया है। एक बार जब आप स्वचालित पेरोल नियम बना लेते हैं, तो आपको फिर कभी घंटों, करों या लाभों की गणना करने की आवश्यकता नहीं होती है। बस समीक्षा करें, अनुमोदन करें और अपने जीवन में वापस लौट जाएं।
रिपोर्टिंग
रिपोर्टिंग में ऑटोमेशन का कमाल देखने को मिलता है। अब आपकी टीम को 5 अलग-अलग टूल्स से डेटा इकट्ठा करने की ज़रूरत नहीं पड़ेगी, बल्कि सारा डेटा अपने आप एक ही डैशबोर्ड में आ जाएगा। अब आपको शुक्रवार की देर रात तक बार-बार रिपोर्ट बनाने में समय बर्बाद करने की ज़रूरत नहीं है।
स्वचालन कैसे शुरू करें (चरण-दर-चरण)
क्या आप आखिरकार इसे सही तरीके से करने के लिए तैयार हैं? यदि हां, तो नीचे पढ़ें।
ऐसा करने से आपको अच्छे परिणाम मिलेंगे और आपके पैसे भी बर्बाद नहीं होंगे।
चरण 1: अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करें
आज प्रत्येक कार्य को किस प्रकार निष्पादित किया जाता है, इसका सटीक दस्तावेजीकरण करें। इससे कमियों और बाधाओं का पता चलेगा। जिस चीज के बारे में आपको जानकारी नहीं है, उसे सुधारा नहीं जा सकता।
चरण 2: शुरू करने के लिए एक कार्य चुनें
एक साथ सब कुछ स्वचालित न करें। अपने व्यवसाय के लिए सबसे अधिक निराशाजनक और सबसे अधिक दोहराव वाले कार्य को चुनें और उसी कार्य को स्वचालित करें। छोटी-छोटी सफलताओं का जश्न मनाएं। फिर किसी अन्य कार्य को स्वचालित करें।
चरण 3: सही उपकरण चुनें
बाजार में कई स्वचालन उपकरण उपलब्ध हैं। शुरुआती लोगों के लिए कुछ अच्छे विकल्प इस प्रकार हैं:
- सरल ऐप्स को जोड़ने के लिए Zapier
- थोड़े अधिक जटिल प्रवाहों के लिए मेक (पूर्व में इंटेग्रोमेट) का उपयोग किया जाता है।
- संपूर्ण व्यवसाय स्वचालन के लिए एक उपयुक्त ईआरपी प्लेटफॉर्म
ऐसा टूल चुनें जो आपके लिए सही आकार का हो। पांच कर्मचारियों वाली कंपनी के लिए एंटरप्राइज सॉफ्टवेयर की आवश्यकता नहीं होती। हालांकि, तेजी से बढ़ती कंपनी के लिए छोटे टूल जल्द ही अपर्याप्त साबित होंगे।
चरण 4: थोड़ी मात्रा में परीक्षण करें
अपनी पूरी टीम पर शुरुआत से ही ऑटोमेशन लागू न करें। पहले कुछ कार्यों के साथ इसका सत्यापन करें। त्रुटियाँ दूर करें, नियमों में बदलाव करें और जब यह त्रुटिरहित रूप से काम करने लगे तभी इसे बड़े पैमाने पर लागू करें।
चरण 5: अपनी टीम को प्रशिक्षित करें
स्वचालन कोई रामबाण इलाज नहीं है। आपको अभी भी अपने कर्मचारियों को इसका उपयोग करना सिखाना होगा, इस पर नज़र रखनी होगी और खराबी आने पर इसे ठीक करना होगा। उन्हें प्रशिक्षित करने में समय लगाएं, आपको इसके अच्छे परिणाम अवश्य मिलेंगे।
बचने के लिए सामान्य गलतियाँ
बेहतरीन ऑटोमेशन रणनीति में भी गड़बड़ हो सकती है। यहां कुछ प्रमुख गलतियाँ बताई गई हैं जिनसे बचना चाहिए।
टूटी हुई प्रक्रियाओं को स्वचालित करना: यदि कोई प्रक्रिया बाधित है, तो उसे स्वचालित करने से वह प्रक्रिया और भी तेज़ी से चलने लगेगी। पहले प्रक्रिया को ठीक करें और फिर उसे स्वचालित करें।
एक ही समय में बहुत कुछ करने की कोशिश करना: छोटे-छोटे कदम उठाएं। एक साथ कई कदम उठाने से शायद ही कभी सफलता मिलती है और अंततः आपको पूरी योजना को ही बर्बाद करना पड़ेगा।
मानवीय पहलू की उपेक्षा करना: कर्मचारियों को स्वचालन से खतरा महसूस हो सकता है। स्वचालन क्या करेगा और क्या नहीं करेगा, इसके बारे में स्पष्ट अपेक्षाएँ रखें। आपका उद्देश्य उन्हें उच्च स्तरीय कार्यों के लिए तैयार करना है, न कि उनकी नौकरियाँ छीनना।
प्रशिक्षण: किसी और को यह नहीं पता कि यह सिस्टम कैसे काम करता है और आपने बस एक महंगा डोरस्टॉप बना दिया है।
यह सब एक साथ लाना
बैक-ऑफिस के दोहराव वाले कार्यों को समाप्त करके स्वचालन यह अब विलासिता नहीं रही। दूरदर्शी कंपनियां आजकल इसी तरह फल-फूल रही हैं। तो आइए, संक्षेप में समीक्षा कर लेते हैं:
- सबसे पहले अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करें।
- अगले कार्य पर जाने से पहले स्वचालित करने के लिए 1 कार्य चुनें।
- अपने व्यवसाय के पैमाने के अनुसार सही उपकरण चुनें
- बाजार में उतारने से पहले थोड़ी मात्रा में परीक्षण करें।
- अपनी टीम को प्रशिक्षित करें और परिणामों की निगरानी करें।
सही तरीके से करने पर, आप उत्पादकता में काफी वृद्धि कर सकते हैं, महंगी गलतियों को कम कर सकते हैं और लाभ प्राप्त कर सकते हैं। व्यापार वास्तविक समय में पारदर्शिता ताकि आप सोच-समझकर निर्णय ले सकें।
सबसे अच्छी बात यह है कि आप इस योजना को इसी सप्ताह बिना किसी बड़े निवेश के शुरू कर सकते हैं। बस एक काम चुनें। एक उपकरण चुनें। एक छोटी सी सफलता चुनें। बाकी सब अपने आप हो जाएगा!