પુનરાવર્તિત બેક-ઓફિસ કાર્યોને સ્વચાલિત કરવા માટે શિખાઉ માણસ માટે માર્ગદર્શિકા

તમારી ટીમને દરરોજ કાગળકામમાં ડૂબેલી જોઈને કંટાળી ગયા છો?

પાછા કામે કામગીરી દરેક વ્યવસાયનો આધારસ્તંભ છે. પરંતુ કર્મચારીઓને દિવસ-રાત પુનરાવર્તિત કાર્યો કરાવવાથી તમારી કંપનીનો સમય, પૈસા અને ભાવનાનો વ્યય થાય છે. સૌથી સારી વાત એ છે કે પુનરાવર્તિત બેક-ઓફિસ કાર્યોને સ્વચાલિત બનાવવાનું તમારા ખ્યાલ કરતાં સરળ છે અને તે કરશે:

• દર અઠવાડિયે એડમિન સમયના કલાકો ખાલી કરો
• ખર્ચાળ મેન્યુઅલ ભૂલો ઘટાડો
• દરેક વિભાગમાં નેતૃત્વને વાસ્તવિક સમયની વ્યવસાયિક દૃશ્યતા આપો

અને શરૂઆત કરવા માટે તમારે ટેક પ્રતિભાશાળી બનવાની જરૂર નથી.

ચાલો કૂદીએ…

અંદર શું છે તે અહીં છે:

1. પુનરાવર્તિત બેક-ઓફિસ કાર્યો શું છે?
2. ઓટોમેશન અત્યારે કેમ એક મોટી વાત છે
3. પહેલા ઓટોમેટિક કરવા માટે શ્રેષ્ઠ બેક-ઓફિસ કાર્યો
4. ઓટોમેટીંગ કેવી રીતે શરૂ કરવું (પગલું-દર-પગલું)
5. ટાળવા માટે સામાન્ય ભૂલો

પુનરાવર્તિત બેક-ઓફિસ કાર્યો શું છે?

બેક-ઓફિસ કાર્યો એ નિયમિત મેન્યુઅલ, એડમિન-સઘન કાર્યો છે જે તમારા વ્યવસાયને સરળતાથી ચાલતો રાખવા માટે પડદા પાછળ કરવામાં આવે છે.

એવી બાબતો વિશે વિચારો જે કોઈ કરવા માંગતું નથી:

• માહિતી નોંધ
• ભરતિયું પ્રક્રિયા
• પગારપત્રક ચાલે છે
• પાલન અહેવાલ
• સ્પ્રેડશીટ્સનું સમાધાન

તેઓ તમને તમારી આવક વધારવામાં મદદ કરતા નથી, પરંતુ તેઓ ચોક્કસપણે તમારા કર્મચારીઓનો ઘણો સમય બગાડે છે. સૌથી ખરાબ વાત? તેઓ જરૂરી છે. તેમને સારી રીતે કર્યા વિના, બીજું કંઈ યોગ્ય રીતે કાર્ય કરતું નથી. પરિચિત લાગે છે? આ જ બાબતમાં વ્યવસાય માલિકો પોતાને ફસાઈ જાય છે.

અહીં કિકર છે:

સંશોધન મુજબ, કર્મચારીઓ ઓછા મૂલ્યના વહીવટી કાર્યોમાં અઠવાડિયામાં 15 કલાક બગાડે છે. એટલે કે, અઠવાડિયામાં લગભગ બે કાર્યદિવસ કમ્પ્યુટર સરળતાથી કરી શકે તેવી કોઈ કામગીરીમાં બગાડવામાં આવે છે.

ઓટોમેશન અત્યારે કેમ એક મોટી વાત છે

આટલા બધા વ્યવસાયો ઓટોમેશન ટ્રેનમાં શા માટે કૂદી રહ્યા છે તે અહીં છે.

જો તમારી બેક ઓફિસ મેન્યુઅલ લેબર પર ચાલે છે, તો તમારી માહિતી હંમેશા જૂની રહેશે. કોઈ સોમવારે સ્પ્રેડશીટમાં આંકડા દાખલ કરે છે, તો કોઈ બુધવારે એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમમાં દાખલ કરે છે. શુક્રવાર સુધીમાં કોઈને ખબર નથી હોતી કે વાસ્તવિક આંકડા શું છે.

એ તો બહુ મોટી સમસ્યા છે.

ઓટોમેશન તમારી બધી સિસ્ટમોને એકીકૃત કરીને આ સમસ્યાનો ઉકેલ લાવે છે. દરેક વેચાણ, દરેક ઇન્વોઇસ, સ્ટોકની દરેક હિલચાલ આપમેળે રીઅલ-ટાઇમમાં અપડેટ થાય છે. તમને તમારા સમગ્ર કાર્યમાં રીઅલ-ટાઇમ વ્યવસાય દૃશ્યતા મળે છે.

ક્લાઉડ ERP સિસ્ટમ્સ જેમ કે ઓરેકલ નેટસુટ સિંગાપોર બરાબર એ જ કરો. તેઓ તમારા વ્યવસાયના તમામ ક્ષેત્રોની માહિતીને એક ડેશબોર્ડ પર કેન્દ્રિત કરે છે. તે નેતાઓને ઝડપી અને વધુ સારા નિર્ણયો લેવાની મંજૂરી આપે છે. તેમને રિપોર્ટ મોકલવા માટે કોઈની રાહ જોવાની જરૂર નથી.

ચાલો આંકડા જોઈએ. 60% કંપનીઓ તેમની દૈનિક પ્રક્રિયાઓમાં ઓટોમેશનનો ઉપયોગ કરે છે. જો તમે તેમાંથી એક નથી, તો તમે પહેલાથી જ પાછળ છો.

ખૂબ ડરામણી, ખરું ને?

પહેલા ઓટોમેટિક કરવા માટે શ્રેષ્ઠ બેક-ઓફિસ કાર્યો

દરેક કાર્ય સમાન રીતે બનાવવામાં આવતું નથી. કેટલાક કાર્ય ઓટોમેશન માટે તૈયાર છે. કેટલાક હજુ સુધી... નથી. મુખ્ય વાત એ છે કે જે કાર્યમાં હાલમાં સૌથી વધુ લાભ છે તેનાથી શરૂઆત કરવી.

માહિતી નોંધ

ડેટા એન્ટ્રી એ #1 વસ્તુ છે જેને તમારે સ્વચાલિત કરવી જોઈએ. તે કંટાળાજનક છે, તે કંટાળાજનક છે, અને તેમાં ભૂલ થવાની સંભાવના છે. આજે એવા સાધનો છે જે ઇન્વોઇસ, ફોર્મ, ઇમેઇલ્સમાંથી ડેટા કાઢી શકે છે અને તેને આપમેળે તમારી એપ્લિકેશન્સમાં દાખલ કરી શકે છે.

ઇન્વોઇસ પ્રોસેસિંગ અને ચૂકવવાપાત્ર એકાઉન્ટ્સ

ઇન્વોઇસ પ્રોસેસિંગ એ ઓટોમેશન માટે યોગ્ય ક્ષેત્ર છે. સોફ્ટવેર ઇન્વોઇસને ખરીદીના ઓર્ડર સાથે મેચ કરી શકે છે, મંજૂરી માટે રૂટ કરી શકે છે અને ચુકવણી શરૂ કરી શકે છે. જે કાર્યોમાં એક સમયે દિવસો લાગતા હતા તે હવે મિનિટોમાં પૂર્ણ કરી શકાય છે.

પેરોલ

પગારપત્રક એ બીજો એક કાલાતીત નિયમ છે. એકવાર તમે સ્વચાલિત પગારપત્રક નિયમો બનાવી લો પછી તમારે ફરી ક્યારેય કલાકો, કર અથવા લાભોની ગણતરી કરવાની જરૂર નથી. ફક્ત સમીક્ષા કરો, મંજૂરી આપો અને તમારા જીવન જીવવા પર પાછા ફરો.

જાણ

રિપોર્ટિંગ એ એવી જગ્યા છે જ્યાં ઓટોમેશન ખરેખર જાદુઈ બની જાય છે. તમારી ટીમ 5x ટૂલ્સમાંથી ડેટા ભેગો કરવાને બદલે, બધું આપમેળે એક જ ડેશબોર્ડમાં રેડાય છે. પુનરાવર્તિત રિપોર્ટ્સ બનાવવામાં શુક્રવારે મોડી રાત વિતાવવાનું બંધ કરો.

ઓટોમેટીંગ કેવી રીતે શરૂ કરવું (પગલું-દર-પગલું)

શું તમે આખરે તે યોગ્ય રીતે કરવા માટે તૈયાર છો? જો એમ હોય તો નીચે વાંચો.

આ રીતે કરવાથી તમને પરિણામ મળશે અને તમારા પૈસાનો બગાડ થશે નહીં.

પગલું 1: તમારી વર્તમાન પ્રક્રિયાઓનું દસ્તાવેજીકરણ કરો

આજે દરેક કાર્ય કેવી રીતે કરવામાં આવે છે તેનું બરાબર દસ્તાવેજીકરણ કરો. તે બતાવશે કે ક્યાં ખામીઓ અને અડચણો છે. તમે જે જાણતા નથી તેને સુધારી શકતા નથી.

પગલું 2: શરૂ કરવા માટે એક કાર્ય પસંદ કરો

બધું એક જ સમયે સ્વચાલિત ન કરો. તમારા વ્યવસાય માટે જરૂરી સૌથી નિરાશાજનક, સૌથી પુનરાવર્તિત કાર્ય પસંદ કરો અને તે કાર્યને સ્વચાલિત કરો. નાની જીતની ઉજવણી કરો. પછી બીજું કાર્ય સ્વચાલિત કરો.

પગલું 3: યોગ્ય સાધન પસંદ કરો

ઘણા ઓટોમેશન ટૂલ્સ ઉપલબ્ધ છે. નવા નિશાળીયા માટે કેટલીક ગુણવત્તાયુક્ત પસંદગીઓ છે:

• સરળ એપ્લિકેશનોને કનેક્ટ કરવા માટે ઝેપિયર
• થોડા વધુ જટિલ પ્રવાહો માટે (અગાઉ ઇન્ટિગ્રોમેટ) બનાવો
• સંપૂર્ણ વ્યવસાય-વ્યાપી ઓટોમેશન માટે યોગ્ય ERP પ્લેટફોર્મ

તમારા માટે યોગ્ય કદનું સાધન પસંદ કરો. 5x વ્યક્તિઓના વ્યવસાય માટે તમારે એન્ટરપ્રાઇઝ સોફ્ટવેરની જરૂર નથી. જોકે, ઝડપથી વિકસતી કંપની નાના સાધનો કરતાં ઝડપથી આગળ નીકળી જશે.

પગલું 4: નાના બેચ સાથે પરીક્ષણ કરો

પહેલા દિવસથી જ તમારી આખી ટીમમાં ઓટોમેશનનો ઉપયોગ કરશો નહીં. પહેલા થોડા કામ સાથે તેને માન્ય કરો. ડીબગ કરો, નિયમો ગોઠવો અને સ્કેલ કરો જ્યારે તે દોષરહિત રીતે કામ કરે.

પગલું 5: તમારી ટીમને તાલીમ આપો

ઓટોમેશન કોઈ સરળ કાર્ય નથી. તમારે હજુ પણ તમારા સ્ટાફને તેનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો, તેનું નિરીક્ષણ કરવું અને જ્યારે તે નિષ્ફળ જાય ત્યારે તેને કેવી રીતે સુધારવું તે શીખવવું પડશે. તેમને તાલીમ આપવા માટે સમય કાઢો અને પુરસ્કારો મળશે.

ટાળવા માટે સામાન્ય ભૂલો

શ્રેષ્ઠ ઓટોમેશન વ્યૂહરચના હોવા છતાં પણ વસ્તુઓ ખોટી થઈ શકે છે. અહીં ટાળવા માટે ટોચની મુશ્કેલીઓ છે.

તૂટેલી પ્રક્રિયાઓને સ્વચાલિત કરવી: જો તમારી પાસે કોઈ તૂટેલી પ્રક્રિયા હોય, તો તેને સ્વચાલિત કરવાથી તૂટેલી પ્રક્રિયા ઝડપથી ચાલશે. પ્રક્રિયાને રિપેર કરો અને પછી તેને સ્વચાલિત કરો.

એકસાથે ઘણું બધું કરવાનો પ્રયાસ કરવો: નાના ટુકડા કાપી નાખો. બિગ-બેંગ રોલઆઉટ્સ લગભગ ક્યારેય કામ કરતા નથી અને તમે ફક્ત આખી વસ્તુને કાઢી નાખશો.

માનવ તત્વની અવગણના: કર્મચારીઓ ઓટોમેશનથી ભય અનુભવી શકે છે. તે શું કરશે અને શું નહીં કરે તેની અપેક્ષાઓ સેટ કરો. તમે તેમને ઉચ્ચ-સ્તરના કામ માટે મુક્ત કરવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો, તેમની નોકરી છીનવી લેવાનો નહીં.

તાલીમ: બીજા કોઈને ખબર નથી કે સિસ્ટમ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે અને તમે હમણાં જ એક મોંઘો ડોરસ્ટોપ બનાવ્યો છે.

બ્રિંગિંગ ઇટ ઓલ ટુગેધર

બેક-ઓફિસ પુનરાવર્તિત કાર્યોને દૂર કરીને ઓટોમેશન હવે કોઈ લક્ઝરી નથી રહી. આજકાલ ભવિષ્યલક્ષી વિચારસરણી ધરાવતી કંપનીઓ કેવી રીતે ખીલી રહી છે તે આ રીતે છે. તો, ચાલો ઝડપથી સમીક્ષા કરીએ:

• પહેલા તમારી વર્તમાન પ્રક્રિયાઓનું દસ્તાવેજીકરણ કરો
• બીજા કાર્ય પર જતા પહેલા સ્વચાલિત કરવા માટે 1x કાર્ય પસંદ કરો
• તમારા વ્યવસાયના સ્કેલ માટે યોગ્ય સાધન પસંદ કરો
• રોલઆઉટ કરતા પહેલા નાના બેચ સાથે પરીક્ષણ કરો
• તમારી ટીમને તાલીમ આપો અને પરિણામોનું નિરીક્ષણ કરો

યોગ્ય રીતે કરવામાં આવે તો, તમે ઉત્પાદકતામાં નાટ્યાત્મક વધારો કરી શકો છો, ખર્ચાળ ભૂલો ઘટાડી શકો છો અને લાભ મેળવી શકો છો બિઝનેસ વાસ્તવિક સમયમાં દૃશ્યતા જેથી તમે જાણકાર નિર્ણયો લઈ શકો.

સૌથી સારી વાત એ છે કે, તમે આ અઠવાડિયે આ યોજના મોટા રોકાણ વિના શરૂ કરી શકો છો. ફક્ત એક કાર્ય પસંદ કરો. એક સાધન. એક નાનો વિજય. બાકીનું બધું થશે!