Cansaste de ver o teu equipo afogarse en papeleo todos os días?
Back-office operacións son a columna vertebral de calquera negocio. Pero ter empregados realizando tarefas repetitivas día tras día cústalle á túa empresa tempo, diñeiro e espírito. O mellor de todo é que automatizar tarefas administrativas repetitivas é máis sinxelo do que pensas e fará que:
- Libera horas de tempo administrativo cada semana
- Reduce os erros manuais custosos
- Ofrecer visibilidade empresarial en tempo real á dirección en todos os departamentos
E non necesitas ser un xenio da tecnoloxía para comezar.
Saltemos ...
Isto é o que hai dentro:
- Que son as tarefas repetitivas de back-office?
- Por que a automatización é tan importante agora mesmo
- As mellores tarefas de back-office para automatizar primeiro
- Como comezar a automatizar (paso a paso)
- Erros comúns a evitar
Que son as tarefas repetitivas de back-office?
As tarefas administrativas son tarefas manuais rutineiras e administrativas que se realizan entre bastidores para manter o teu negocio funcionando sen problemas.
Pensa nas cousas que ninguén quere facer:
- Entrada de datos
- Tramitación de facturas
- Execucións de nóminas
- Informes de cumprimento
- Conciliación de follas de cálculo
Non che axudan a aumentar os teus ingresos, pero seguro que consumen cantidades enormes de tempo dos teus empregados. ¿O peor? Son necesarios. Sen que se fagan ben, nada máis funciona correctamente. ¿Soa familiar? Niso é no que se ven atrapados os donos de negocios.
Aquí está o pateador:
Segundo a investigación, os empregados perden 15 horas semanais en tarefas administrativas de baixo valor. Iso son case dous días de traballo á semana perdidos facendo algo que un ordenador pode facer facilmente.
Por que a automatización é tan importante agora mesmo
Velaquí por que tantas empresas se están subindo ao tren da automatización.
Se a túa administración funciona con traballo manual, a túa información sempre estará desactualizada. Alguén introduce cifras nunha folla de cálculo o luns, outra persoa introdúceas no sistema de contabilidade o mércores. O venres ninguén sabe cales son as cifras reais.
Iso é un problema enorme.
A automatización resolve isto integrando todos os teus sistemas. Cada venda, cada factura, cada movemento de existencias actualízase automaticamente en tempo real. Obtén visibilidade empresarial en tempo real de toda a túa operación.
Sistemas ERP na nube como os Oracle Netsuite Singapur fan exactamente iso. Centralizan a información de todas as áreas do teu negocio nun único panel. Iso permite aos líderes tomar decisións máis rápidas e mellores. Non teñen que esperar a que alguén lles envíe un informe.
Vexamos as estatísticas. O 60 % das empresas empregan a automatización nos seus procesos diarios. Se non es unha delas, xa estás atrasado.
Bastante asustador, non si?
As mellores tarefas de back-office para automatizar primeiro
Non todas as tarefas son iguais. Algunhas están listas para a automatización. Outras non... aínda. A clave é comezar coas que teñen a maior vantaxe neste momento.
Entrada de datos
A entrada de datos é o principal que debes automatizar. É tediosa, aburrida e propensa a erros. Hoxe en día existen ferramentas que poden extraer datos de facturas, formularios e correos electrónicos e introducilos directamente nas túas aplicacións automaticamente.
Procesamento de facturas e contas a pagar
O procesamento de facturas é outra área propicia para a automatización. O software pode relacionar facturas con pedidos de compra, envialas para a súa aprobación e iniciar pagamentos. As tarefas que antes levaban días agora pódense completar en minutos.
folla de pagamentos
A nómina é outra das cousas atemporais. Unha vez que crees regras de nómina automatizadas, nunca máis terás que calcular horas, impostos ou beneficios. Simplemente revísaas, aproba e volve á túa vida.
Reportaxe
Nos informes é onde a automatización se volve realmente máxica. En lugar de que o teu equipo recompile datos de 5 ferramentas, todo se converte automaticamente nun único panel. Despídete de pasar as noites dos venres creando informes repetitivos.
Como comezar a automatizar (paso a paso)
Estás preparado para facelo finalmente do xeito correcto? Se é así, le a continuación.
Facelo así darache resultados e non perderás cartos.
Paso 1: Documenta os teus procesos actuais
Documenta exactamente como se realiza cada tarefa hoxe. Isto revelará onde existen os atrasos e os obstáculos. Non podes mellorar o que non coñeces.
Paso 2: Escolle unha tarefa para comezar
Non automatices todo á vez. Escolle a tarefa MÁIS frustrante e repetitiva que require o teu negocio e automatiza ESA tarefa. Celebra as pequenas vitorias. Despois automatiza outra tarefa.
Paso 3: Escolla a ferramenta axeitada
Hai moitas ferramentas de automatización dispoñibles. Algunhas opcións de calidade para principiantes son:
- Zapier para conectar aplicacións sinxelas
- Make (anteriormente Integromat) para fluxos lixeiramente máis complexos
- Unha plataforma ERP axeitada para a automatización completa de toda a empresa
Escolle unha ferramenta que sexa do tamaño axeitado para ti. Non necesitas software empresarial para unha empresa con 5 persoas. Non obstante, unha empresa de rápido crecemento superará rapidamente as pequenas ferramentas.
Paso 4: Proba cun lote pequeno
Non implementes a automatización en todo o teu equipo desde o primeiro día. Valídaa primeiro cun lote de traballo. Depura, axusta as regras e escala só despois de que funcione sen problemas.
Paso 5: Adestra o teu equipo
A automatización non é unha solución milagrosa. Aínda así, tes que ensinarlle ao teu persoal como usala, vixiala e arranxala cando falle. Tómate o tempo para formalos e as recompensas chegarán.
Erros comúns a evitar
As cousas poden saír mal mesmo coa mellor estratexia de automatización. Aquí tes os principais erros que debes evitar.
Automatización de procesos defectuosos: Se tes un proceso roto, automatizalo só permitirá que o proceso roto se execute máis rápido. Repara o proceso e despois automatízao.
Intentando facer demasiadas cousas á vez: Morde anacos pequenos. Os despregamentos de gran éxito case nunca funcionan e simplemente acabarás descartándoo todo.
Descoidando o elemento humano: Os empregados poden sentirse ameazados pola automatización. Establece expectativas sobre o que fará e o que non fará. Estás a tentar liberalos para traballos de nivel superior, non quitarlles os seus postos de traballo.
Formación: Ninguén máis sabe como funciona o sistema e ti acabas de crear un tope de porta caro.
Reuníndoo todo
Eliminando as tarefas repetitivas de back office mediante automatización xa non é un luxo. É como prosperan as empresas con visión de futuro hoxe en día. Entón, repasemos rapidamente:
- Documenta primeiro os teus procesos actuais
- Escolle 1 tarefa para automatizar antes de pasar á seguinte
- Escolle a ferramenta axeitada para a escala do teu negocio
- Proba cun lote pequeno antes de despregar
- Adestra o teu equipo e supervisa os resultados
Se se fai ben, podes aumentar drasticamente a produtividade, reducir erros custosos e gañar cartos empresa visibilidade en tempo real para que poidas tomar decisións informadas.
A mellor parte é que podes comezar a facer este PLAN esta semana sen un GRAN investimento. Só tes que escoller UNHA tarefa. Unha ferramenta. Unha pequena vitoria. O resto xa virá!