Tuirseach de bheith ag faire ar do fhoireann báite i bpáipéarachas gach aon lá?
Cúl-oifig oibríochtaí is cnámh droma gach gnó iad. Ach cosnaíonn sé am, airgead agus spiorad do chuideachta nuair a bhíonn fostaithe ag déanamh tascanna athchleachtacha lá i ndiaidh lae. Is é an chuid is fearr ná go bhfuil sé níos simplí ná mar a thuigeann tú tascanna cúl-oifige athchleachtacha a uathoibriú agus go ndéanfaidh sé:
- Saoraigh uaireanta riaracháin gach seachtain
- Gearr earráidí láimhe costasacha
- Tabhair infheictheacht ghnó fíor-ama don cheannaireacht ar fud gach roinne
Agus ní gá duit a bheith i do shaineolaí teicneolaíochta le tosú.
Léimimis isteach…
Seo an méid atá istigh:
- Cad is tascanna cúl-oifige athchleachtacha ann?
- Cén fáth go bhfuil uathoibriú ina ábhar mór imní faoi láthair
- Na Tascanna Cúl-Oifige is Fearr le hUathoibriú ar dtús
- Conas Tosú ar Uathoibriú (Céim ar Chéim)
- Botúin Choitianta Le Seachain
Cad is tascanna cúl-oifige athchleachtacha ann?
Is tascanna láimhe rialta iad tascanna cúl-oifige a bhíonn dian ar riarachán a dhéantar taobh thiar de na cúlraí chun go mbeidh do ghnó ag rith go réidh.
Smaoinigh ar na rudaí nach mian le duine ar bith a dhéanamh:
- Iontráil sonraí
- Próiseáil sonraisc
- Rith párolla
- Tuairisciú comhlíonta
- Scarbhileoga a réiteach
Ní chabhraíonn siad leat do ioncam a mhéadú, ach is cinnte go gcaitheann siad cuid mhór ama d’fhostaithe. An chuid is measa? Tá siad riachtanach. Gan iad a bheith déanta i gceart, ní oibríonn aon rud eile i gceart. An bhfuil tú eolach air? Sin an rud a mbíonn úinéirí gnó sáite ann.
Seo an tosaitheoir:
De réir taighde, caitheann fostaithe 15 uair an chloig sa tseachtain amú ar thascanna riaracháin ísealluacha. Is ionann sin agus beagnach dhá lá oibre sa tseachtain á gcur amú ag déanamh rud a fhéadann ríomhaire a dhéanamh go héasca.
Cén fáth go bhfuil uathoibriú ina ábhar mór imní faoi láthair
Seo an fáth a bhfuil an oiread sin gnólachtaí ag léim ar an traein uathoibrithe.
Má oibríonn d’oifig chúltaca ar shaothar láimhe, beidh d’fhaisnéis as dáta i gcónaí. Cuireann duine éigin figiúirí isteach i scarbhileog Dé Luain, cuireann duine eile isteach sa chóras cuntasaíochta iad Dé Céadaoin. Faoin Aoine níl a fhios ag aon duine cad iad na huimhreacha iarbhír.
Is fadhb ollmhór í sin.
Réitíonn uathoibriú an fhadhb seo trí do chórais uile a chomhtháthú. Déantar gach díolachán, gach sonrasc, gach gluaiseacht stoic a nuashonrú go huathoibríoch i bhfíor-am. Gheobhaidh tú infheictheacht ghnó fíor-ama ar fud d’oibríochta ar fad.
Córais ERP scamall amhail Oracle Netsuite Singeapór déanann siad sin go díreach. Lárnaíonn siad faisnéis ó gach réimse de do ghnó ar aon phainéal amháin. Ligeann sé sin do cheannairí cinntí níos tapúla agus níos fearr a dhéanamh. Ní gá dóibh fanacht le duine éigin tuarascáil a sheoladh chucu.
Féachaimis ar staitisticí. Úsáideann 60% de chuideachtaí uathoibriú ina bpróisis laethúla. Mura bhfuil tú ar dhuine acu, tá tú ar gcúl cheana féin.
Go leor scanrúil, ceart?
Na Tascanna Cúl-Oifige is Fearr le hUathoibriú ar dtús
Ní hionann gach tasc. Tá cuid acu réidh le haghaidh uathoibrithe. Níl cuid eile… fós. Is é an rud is tábhachtaí ná tosú leis na cinn a bhfuil an ghiaráil is airde acu faoi láthair.
Sonraí Teacht
Is é iontráil sonraí an rud is mó ba chóir duit a uathoibriú. Tá sé leadránach, tá sé leadránach, agus tá seans maith ann go ndéanfar earráidí. Sa lá atá inniu ann tá uirlisí ann ar féidir leo sonraí a bhaint as sonraisc, foirmeacha, ríomhphoist, agus iad a bhrú isteach i do fheidhmchláir go huathoibríoch.
Próiseáil Sonraisc & Cuntais Iníoctha
Is réimse eile atá réidh le haghaidh uathoibrithe é próiseáil sonrasc. Is féidir le bogearraí sonraisc a mheaitseáil le horduithe ceannaigh, iad a threorú lena gceadú, agus íocaíochtaí a thionscnamh. Is féidir tascanna a thógfadh laethanta tráth a chríochnú i gceann cúpla nóiméad anois.
Párolla
Is ceann eile gan teorainn é an párolla. Nuair a bheidh rialacha uathoibrithe párolla cruthaithe agat, ní gá duit uaireanta, cánacha ná sochair a ríomh arís. Níl le déanamh ach athbhreithniú a dhéanamh orthu, iad a cheadú, agus filleadh ar do shaol.
Tuairisciú
Is é an tuairisciú an áit a mbíonn an t-uathoibriú draíochtúil i ndáiríre. In ionad do fhoireann ag bailiú sonraí ó chúig uirlis, doirteann gach rud go huathoibríoch isteach i bpainéal aonair. Slán le hoícheanta déanacha Dé hAoine a chaitheamh ag tógáil tuarascálacha athchleachtacha.
Conas Tosú ar Uathoibriú (Céim ar Chéim)
An bhfuil tú réidh chun é a dhéanamh ar an mbealach ceart faoi dheireadh? Más ea, léigh thíos.
Má dhéanann tú é mar seo, tabharfaidh sé torthaí duit agus ní chuirfidh sé amú do chuid airgid.
Céim 1: Do Phróisis Reatha a Dhoiciméadú
Déan doiciméadú cruinn ar an gcaoi a ndéantar gach tasc inniu. Nochtfaidh sé seo cá bhfuil na moilleanna agus na bacainní. Ní féidir leat feabhas a chur ar rud nach bhfuil a fhios agat.
Céim 2: Roghnaigh Tasc amháin le Tosú
Ná huathoibrigh gach rud ag an am céanna. Roghnaigh an tasc IS frustraí agus IS athchleachtach a theastaíonn ó do ghnó agus uathoibrigh an tasc SIN. Ceiliúir buanna beaga. Ansin uathoibrigh tasc eile.
Céim 3: Roghnaigh an Uirlis Cheart
Tá go leor uirlisí uathoibrithe ar fáil. Seo roinnt roghanna cáilíochta do thosaitheoirí:
- Zapier chun aipeanna simplí a nascadh
- Déan (Integromat roimhe seo) le haghaidh sreafaí beagán níos casta
- Ardán ERP cuí le haghaidh uathoibriú iomlán ar fud an ghnó
Roghnaigh uirlis atá den mhéid ceart duit. Ní theastaíonn bogearraí fiontraíochta uait le haghaidh gnólacht 5x duine. Mar sin féin, beidh cuideachta atá ag fás go tapa ró-tapa leis na huirlisí beaga.
Céim 4: Déan tástáil le baisc bheag
Ná cuir uathoibriú i bhfeidhm ar do fhoireann ar fad ón gcéad lá. Déan é a bhailíochtú le baisc oibre ar dtús. Déan dífhabhtú, coigeartaigh rialacha, agus scálaigh go dtí go mbeidh sé ag obair go gan smál.
Céim 5: Traenáil Do Fhoireann
Ní réiteach iontach é an uathoibriú. Caithfidh tú fós a mhúineadh do do fhoireann conas é a úsáid, faire air, agus é a dheisiú nuair a theipeann air. Glac an t-am chun iad a oiliúint agus tiocfaidh na luaíochtaí.
Botúin Choitianta Le Seachain
Is féidir rudaí dul amú fiú leis an straitéis uathoibrithe is fearr. Seo iad na príomh-ghaistí le seachaint.
Uathoibriú próiseas briste: Má tá próiseas briste agat, ní dhéanfaidh uathoibriú ach ligean don phróiseas briste rith níos tapúla. Deisigh an próiseas agus ansin uathoibrigh é.
Ag iarraidh an iomarca a dhéanamh ag an am céanna: Bain píosaí beaga díobh. Is annamh a oibríonn rolladh amach mórphléasc agus scriosfaidh tú an rud ar fad.
Ag déanamh neamhaird den ghné dhaonna: D’fhéadfadh fostaithe a bheith faoi bhagairt mar gheall ar an uathoibriú. Socraigh ionchais faoi na rudaí a dhéanfaidh sé agus nach ndéanfaidh sé. Tá tú ag iarraidh iad a shaoradh le haghaidh oibre ar leibhéal níos airde, ní a gcuid post a bhaint díobh.
Oiliúint: Níl a fhios ag aon duine eile conas a oibríonn an córas agus níl ach stad dorais costasach cruthaithe agat.
É a Thabhairt Uile Le Chéile
Deireadh a chur le tascanna athchleachtacha cúl-oifige trí uathoibriú Ní só a thuilleadh é. Sin an chaoi a n-éiríonn le cuideachtaí atá ag smaoineamh chun cinn na laethanta seo. Mar sin, déanaimis athbhreithniú gasta ar:
- Doiciméadaigh do phróisis reatha ar dtús
- Roghnaigh tasc amháin le huathoibriú sula mbogann tú ar aghaidh go dtí an chéad cheann eile
- Roghnaigh an uirlis cheart do scála do ghnó
- Déan tástáil le baisc bheag sula ndéantar é a rolladh amach
- Traenáil do fhoireann agus déan monatóireacht ar na torthaí
Má dhéantar i gceart é, is féidir leat táirgiúlacht a mhéadú go suntasach, botúin chostasaí a laghdú agus gnóthachan a dhéanamh gnó infheictheacht i bhfíor-am ionas gur féidir leat cinntí eolasacha a dhéanamh.
Is é an chuid is fearr ná gur féidir leat tosú ag déanamh an phlean seo an tseachtain seo gan infheistíocht ollmhór. Roghnaigh tasc AMHÁIN. Uirlis amháin. Bua beag amháin. Tarlóidh an chuid eile!