Oletko kyllästynyt katsomaan, kuinka tiimisi hukkuu paperitöihin joka ikinen päivä?
Takahuone toiminta ovat jokaisen yrityksen selkäranka. Mutta työntekijöiden toistuvien tehtävien suorittaminen päivästä toiseen maksaa yrityksellesi aikaa, rahaa ja henkeä. Parasta on, että toistuvien taustatoimintojen automatisointi on yksinkertaisempaa kuin luuletkaan, ja se:
- Vapauta tunteja hallinnollista aikaa joka viikko
- Vähennä kalliita manuaalisia virheitä
- Anna johdolle reaaliaikaista liiketoimintanäkyvyyttä jokaisessa osastossa
Eikä sinun tarvitse olla mikään tekniikkanero päästäksesi alkuun.
Hyppäämme sisään…
Sisältö:
- Mitä ovat toistuvat taustatoimistotehtävät?
- Miksi automaatio on nyt iso juttu
- Parhaat taustatoimistotehtävät, jotka kannattaa automatisoida ensin
- Kuinka aloittaa automatisointi (vaihe vaiheelta)
- Yleiset virheet vältettävät
Mitä ovat toistuvat taustatoimistotehtävät?
Back office -tehtävät ovat rutiininomaisia manuaalisia, hallinnollisia tehtäviä, joita tehdään kulissien takana liiketoimintasi sujuvuuden varmistamiseksi.
Mietipä asioita, joita kukaan ei halua tehdä:
- Tiedon syöttö
- Laskun käsittely
- Palkanlaskenta-ajot
- Vaatimustenmukaisuusraportointi
- Laskentataulukoiden täsmäytys
Ne eivät auta sinua kasvattamaan tulojasi, mutta ne vievät valtavasti työntekijöidesi aikaa. Pahinta tässä? Ne ovat välttämättömiä. Ilman niitä hyvin tehtynä mikään muu ei toimi kunnolla. Kuulostaako tutulta? Juuri tähän yritysten omistajat joutuvat.
Tässä on potkija:
Tutkimuksen mukaan työntekijät hukkaavat 15 tuntia viikossa vähäarvoisiin hallinnollisiin tehtäviin. Se on lähes kaksi työpäivää viikossa hukkaan heitettynä tekemällä jotain, minkä tietokone pystyy helposti tekemään.
Miksi automaatio on nyt iso juttu
Tässä on syy, miksi niin monet yritykset hyppäävät automaation junaan.
Jos taustatoimistosi toimii manuaalisen työn varassa, tietosi ovat aina vanhentuneita. Joku syöttää lukuja taulukkoon maanantaina, joku toinen syöttää ne kirjanpitojärjestelmään keskiviikkona. Perjantaina kukaan ei tiedä enää, mitkä luvut ovat todellisuudessa.
Se on valtava ongelma.
Automaatio ratkaisee tämän integroimalla kaikki järjestelmäsi. Jokainen myynti, jokainen lasku ja jokainen varastotapahtuma päivittyvät automaattisesti reaaliajassa. Saat reaaliaikaisen näkyvyyden koko toimintaasi.
Pilvipohjaiset ERP-järjestelmät, kuten Oracle Netsuite Singapore tekevät juuri niin. Ne keskittävät tiedot kaikilta liiketoimintasi osa-alueilta yhdelle kojelaudalle. Se antaa johtajille mahdollisuuden tehdä nopeampia ja parempia päätöksiä. Heidän ei tarvitse odottaa jonkun lähettävän raportin.
Katsotaanpa tilastoja. 60 % yrityksistä käyttää automaatiota päivittäisissä prosesseissaan. Jos et ole yksi heistä, olet jo jäljessä kehityksestä.
Melko pelottavaa, eikö?
Parhaat taustatoimistotehtävät, jotka kannattaa automatisoida ensin
Kaikki tehtävät eivät ole samanlaisia. Jotkut ovat kypsiä automatisoitaviksi. Jotkut eivät…vielä. Tärkeintä on aloittaa niistä, joilla on tällä hetkellä suurin vipuvaikutus.
Tiedon syöttö
Tiedonsyöttö on ykkösasia, joka sinun tulisi automatisoida. Se on työlästä, tylsää ja virhealtista. Nykyään on olemassa työkaluja, jotka voivat poimia tietoja laskuista, lomakkeista ja sähköposteista ja syöttää ne automaattisesti sovelluksiisi.
Laskujen käsittely ja ostoreskontra
Laskujen käsittely on toinen alue, joka on kypsä automatisoinnille. Ohjelmisto voi yhdistää laskut ostotilauksiin, reitittää ne hyväksyttäväksi ja aloittaa maksut. Tehtävät, jotka aiemmin veivät päiviä, voidaan nyt suorittaa minuuteissa.
Payroll
Palkanlaskenta on toinen ajaton asia. Kun olet luonut automatisoidut palkanlaskentasäännöt, sinun ei enää koskaan tarvitse laskea tunteja, veroja tai etuja. Tarkista, hyväksy ja palaa elämääsi.
Raportointi
Raportoinnissa automaatiosta tulee todella taianomaista. Sen sijaan, että tiimisi kokoaisi dataa viidestä eri työkalusta, kaikki kerääntyy automaattisesti yhdelle kojelaudalle. Jää hyvästit perjantai-iltojen viettämiselle toistuvien raporttien laatimiseen.
Kuinka aloittaa automatisointi (vaihe vaiheelta)
Oletko vihdoin valmis tekemään sen oikein? Jos olet, lue alta.
Näin tekemällä saat tuloksia etkä tuhlaa rahojasi.
Vaihe 1: Dokumentoi nykyiset prosessisi
Dokumentoi tarkasti, miten kukin tehtävä suoritetaan tänään. Se paljastaa, missä viiveet ja pullonkaulat ovat. Et voi parantaa sitä, mitä et tiedä.
Vaihe 2: Valitse yksi tehtävä aloitettavaksi
Älä automatisoi kaikkea kerralla. Valitse yrityksesi vaatima turhauttavin ja toistuvaisin tehtävä ja automatisoi SE tehtävä. Juhli pieniä voittoja. Automatisoi sitten jokin toinen tehtävä.
Vaihe 3: Valitse oikea työkalu
Saatavilla on monia automaatiotyökaluja. Joitakin laadukkaita vaihtoehtoja aloittelijoille ovat:
- Zapier yksinkertaisten sovellusten yhdistämiseen
- Make (entinen Integromat) hieman monimutkaisempiin virtauksiin
- Asianmukainen ERP-alusta koko yrityksen kattavaan automatisointiin
Valitse itsellesi sopivan kokoinen työkalu. Et tarvitse yritysohjelmistoa viisinkertaisen henkilömäärän omaavalle yritykselle. Nopeasti kasvava yritys kuitenkin menettää pienet työkalut nopeasti.
Vaihe 4: Testaa pienellä erällä
Älä ota automaatiota käyttöön koko tiimillesi heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Vahvista se ensin työerällä. Debuggaa, säädä sääntöjä ja skaalaa vasta, kun se toimii moitteettomasti.
Vaihe 5: Kouluta joukkuettasi
Automaatio ei ole mikään ihmelääke. Sinun on silti opetettava henkilöstöllesi sen käyttöä, seurattava sitä ja korjattava se, jos se pettää. Käytä aikaa heidän kouluttamiseensa, niin palkkiot tulevat.
Yleiset virheet vältettävät
Asiat voivat mennä pieleen jopa parhaalla automatisointistrategialla. Tässä ovat tärkeimmät vältettävät sudenkuopat.
Rikkoutuneiden prosessien automatisointi: Jos prosessissasi on rikkinäinen toiminto, sen automatisointi nopeuttaa sen toimintaa. Korjaa prosessi ja automatisoi se sitten.
Yritetään tehdä liikaa kerralla: Pureskele pieniä paloja. Isot aloitukset eivät juuri koskaan toimi, ja hylkäät koko jutun.
Inhimillisen elementin laiminlyönti: Työntekijät saattavat tuntea olonsa uhatuiksi automaation vuoksi. Aseta odotuksia siitä, mitä se tekee ja mitä ei. Yrität vapauttaa heidät korkeamman tason työtehtäviin, etkä viedä heidän työpaikkojaan.
Harjoittelu: Kukaan muu ei tiedä, miten järjestelmä toimii, ja olet juuri luonut kalliin ovenpysäyttimen.
Yhdistäminen kaikki
Toistuvien taustatoimintojen poistaminen automaatio ei ole enää luksusta. Näin tulevaisuuteen suuntautuneet yritykset menestyvät nykyään. Joten tarkastellaanpa asiaa lyhyesti:
- Dokumentoi ensin nykyiset prosessisi
- Valitse yksi tehtävä automatisoitavaksi ennen seuraavaan siirtymistä
- Valitse oikea työkalu yrityksesi kokoluokkaan
- Testaa pienellä erällä ennen levittämistä
- Kouluta tiimisi ja seuraa tuloksia
Oikein tehtynä voit merkittävästi parantaa tuottavuutta, vähentää kalliita virheitä ja hyötyä liiketoiminta reaaliaikaista näkyvyyttä, jotta voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
Parasta on, että voit aloittaa tämän SUUNNITELMAN toteuttamisen tällä viikolla ilman VALTAVIA investointeja. Valitse vain YKSI tehtävä. Yksi työkalu. Yksi pieni voitto. Loput tapahtuu!