از تماشای غرق شدن هر روزه تیمتان در کاغذبازی خسته شدهاید؟
دفتر پشتیبان عملیات ستون فقرات هر کسب و کاری هستند. اما انجام وظایف تکراری توسط کارمندان، هر روز و هر روز، برای شرکت شما هزینه، زمان و انرژی دارد. بهترین بخش این است که خودکارسازی وظایف تکراری پشت صحنه سادهتر از آن چیزی است که فکر میکنید و:
- هر هفته ساعاتی از وقت مدیر را آزاد کنید
- خطاهای دستی پرهزینه را کاهش دهید
- به رهبری، دید بلادرنگ از کسبوکار در هر بخش ارائه دهید
و برای شروع لازم نیست یک نابغه فناوری باشید.
بیایید پرش کنیم…
این چیزی است که درون آن است:
- وظایف تکراری پشت صحنه چیست؟
- چرا اتوماسیون در حال حاضر اهمیت زیادی دارد؟
- بهترین وظایف پشت صحنه برای خودکارسازی اولیه
- چگونه خودکارسازی را شروع کنیم (گام به گام)
- اشتباهات رایج برای جلوگیری از
وظایف تکراری پشت صحنه چیست؟
وظایف پشت صحنه، وظایف دستی و مدیریتی روتین هستند که در پشت صحنه انجام میشوند تا کسب و کار شما به طور روان پیش برود.
به کارهایی فکر کنید که هیچکس نمیخواهد انجام دهد:
- ورود اطلاعات
- پردازش فاکتور
- حقوق و دستمزد اجرا میشود
- گزارش انطباق
- تطبیق صفحات گسترده
آنها به شما در افزایش درآمدتان کمکی نمیکنند، اما مطمئناً بخش عظیمی از وقت کارمندانتان را میگیرند. بدترین قسمت ماجرا؟ آنها ضروری هستند. بدون اینکه به خوبی انجام شوند، هیچ چیز دیگری به درستی کار نمیکند. آشنا به نظر میرسد؟ این همان چیزی است که صاحبان مشاغل خود را در آن گرفتار میکنند.
این شروع کننده است:
طبق تحقیقات، کارمندان هفتهای ۱۵ ساعت را صرف کارهای اداری کمارزش میکنند. این تقریباً دو روز کاری در هفته است که صرف انجام کاری میشود که یک کامپیوتر به راحتی میتواند انجام دهد.
چرا اتوماسیون در حال حاضر اهمیت زیادی دارد؟
به همین دلیل است که بسیاری از کسبوکارها سوار قطار اتوماسیون میشوند.
اگر بخش پشتیبانی شما با کار یدی کار میکند، اطلاعات شما همیشه قدیمی خواهد بود. یک نفر دوشنبه اعداد را در یک صفحه گسترده وارد میکند، یک نفر دیگر چهارشنبه آن را در سیستم حسابداری وارد میکند. تا جمعه هیچ کس نمیداند اعداد واقعی چقدر هستند.
این یک مشکل بزرگ است.
اتوماسیون با یکپارچهسازی تمام سیستمهای شما، این مشکل را حل میکند. هر فروش، هر فاکتور، هر جابجایی موجودی کالا به صورت خودکار و در لحظه بهروزرسانی میشود. شما در کل عملیات خود، دیدی لحظهای از کسب و کار خود خواهید داشت.
سیستمهای ERP ابری مانند اوراکل نتسوئیت سنگاپور دقیقاً همین کار را انجام میدهند. آنها اطلاعات را از تمام حوزههای کسبوکار شما در یک داشبورد متمرکز میکنند. این به رهبران اجازه میدهد تا تصمیمات سریعتر و بهتری بگیرند. آنها مجبور نیستند منتظر ارسال گزارش توسط کسی باشند.
بیایید به آمار نگاه کنیم. ۶۰٪ شرکتها در فرآیندهای روزانه خود از اتوماسیون استفاده میکنند. اگر شما یکی از آنها نیستید، از قافله عقب ماندهاید.
خیلی ترسناکه، نه؟
بهترین وظایف پشت صحنه برای خودکارسازی اولیه
همه وظایف یکسان خلق نمیشوند. برخی برای اتوماسیون آماده هستند. برخی هنوز نه. نکته کلیدی این است که با وظایفی شروع کنید که در حال حاضر بیشترین قدرت نفوذ را دارند.
ثبت داده ها
ورود دادهها اولین کاری است که باید خودکارسازی کنید. این کار خستهکننده، ملالآور و مستعد خطا است. امروزه ابزارهایی وجود دارند که میتوانند دادهها را از فاکتورها، فرمها، ایمیلها استخراج کرده و مستقیماً به برنامههای شما بهطور خودکار وارد کنند.
پردازش فاکتورها و حسابهای پرداختنی
پردازش فاکتور یکی دیگر از حوزههای مناسب برای اتوماسیون است. نرمافزار میتواند فاکتورها را با سفارشهای خرید مطابقت دهد، آنها را برای تأیید هدایت کند و پرداختها را آغاز کند. کارهایی که زمانی روزها طول میکشید، اکنون میتوانند در عرض چند دقیقه انجام شوند.
حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد یکی دیگر از موارد همیشگی است. وقتی قوانین حقوق و دستمزد خودکار را ایجاد کردید، دیگر هرگز مجبور نیستید ساعت کاری، مالیات یا مزایا را محاسبه کنید. کافیست آنها را بررسی، تأیید کنید و به زندگی خود بازگردید.
گزارش
گزارشدهی جایی است که اتوماسیون واقعاً جادویی میشود. به جای اینکه تیم شما دادهها را از ابزارهای 5x جمعآوری کند، همه چیز به صورت خودکار در یک داشبورد واحد قرار میگیرد. با گذراندن شبهای جمعه تا دیروقت برای تهیه گزارشهای تکراری خداحافظی کنید.
چگونه خودکارسازی را شروع کنیم (گام به گام)
آیا آمادهاید که بالاخره این کار را به روش درست انجام دهید؟ اگر چنین است، مطالب زیر را بخوانید.
انجام این کار به این شکل به شما نتیجه میدهد و پولتان را هدر نمیدهد.
مرحله ۱: فرآیندهای فعلی خود را مستند کنید
دقیقاً نحوه انجام هر وظیفه را امروز مستند کنید. این کار نشان میدهد که عقبماندگیها و گلوگاهها در کجا وجود دارند. شما نمیتوانید چیزی را که نمیدانید بهبود بخشید.
مرحله ۲: یک کار را برای شروع انتخاب کنید
همه چیز را به یکباره خودکار نکنید. خستهکنندهترین و تکراریترین کاری که کسب و کارتان به آن نیاز دارد را انتخاب کنید و آن کار را خودکار کنید. پیروزیهای کوچک را جشن بگیرید. سپس کار دیگری را خودکار کنید.
مرحله ۳: ابزار مناسب را انتخاب کنید
ابزارهای اتوماسیون زیادی در دسترس هستند. برخی از گزینههای باکیفیت برای مبتدیان عبارتند از:
- Zapier برای اتصال برنامههای ساده
- برای جریانهای کمی پیچیدهتر، Make (که قبلاً Integromat نام داشت) را انتخاب کنید.
- یک پلتفرم ERP مناسب برای اتوماسیون کامل در سطح کسب و کار
ابزاری را انتخاب کنید که اندازه مناسبی برای شما داشته باشد. شما برای یک کسب و کار ۵ نفره به نرمافزار سازمانی نیاز ندارید. با این حال، یک شرکت با رشد سریع، به سرعت از ابزارهای کوچک پیشی خواهد گرفت.
مرحله ۴: با یک دسته کوچک آزمایش کنید
از روز اول، اتوماسیون را برای کل تیم خود مستقر نکنید. ابتدا آن را با مجموعهای از کارها اعتبارسنجی کنید. اشکالزدایی، تنظیم قوانین و مقیاسبندی را تنها پس از عملکرد بیعیب و نقص آن انجام دهید.
مرحله 5: تیم خود را آموزش دهید
اتوماسیون یک راه حل جادویی نیست. شما هنوز هم باید به کارکنان خود نحوه استفاده از آن را آموزش دهید، آن را زیر نظر داشته باشید و در صورت عدم موفقیت، آن را برطرف کنید. برای آموزش آنها وقت بگذارید و پاداش آن را خواهید دید.
اشتباهات رایج برای جلوگیری از
حتی با بهترین استراتژی اتوماسیون هم ممکن است اوضاع خراب شود. در اینجا مهمترین مشکلاتی که باید از آنها اجتناب کنید، آورده شده است.
خودکارسازی فرآیندهای معیوب: اگر یک فرآیند معیوب دارید، خودکارسازی آن فقط به فرآیند معیوب اجازه میدهد تا سریعتر اجرا شود. فرآیند را تعمیر کنید و سپس آن را خودکار کنید.
تلاش برای انجام کارهای زیاد به طور همزمان: تکههای کوچک را گاز بگیرید. رولاوتهای ناگهانی تقریباً هیچوقت کار نمیکنند و شما فقط کل آن را از بین میبرید.
نادیده گرفتن عنصر انسانی: کارمندان ممکن است از اتوماسیون احساس تهدید کنند. انتظارات خود را در مورد آنچه انجام خواهد شد و آنچه انجام نخواهد شد، تعیین کنید. شما سعی دارید آنها را برای کارهای سطح بالاتر آزاد کنید، نه اینکه شغلشان را از آنها بگیرید.
آموزش: هیچ کس دیگری نمیداند سیستم چگونه کار میکند و شما فقط یک قفل درب گرانقیمت ساختهاید.
همه را با هم بیاورید
حذف وظایف تکراری پشت صحنه از طریق اتوماسیون دیگر یک کالای لوکس نیست. این روزها شرکتهای آیندهنگر به این شکل پیشرفت میکنند. پس بیایید سریع مرور کنیم:
- ابتدا فرآیندهای فعلی خود را مستند کنید
- قبل از رفتن به سراغ کار بعدی، یک کار را برای خودکارسازی انتخاب کنید
- ابزار مناسب برای مقیاس کسب و کار خود را انتخاب کنید
- قبل از انتشار، با یک دسته کوچک آزمایش کنید
- تیم خود را آموزش دهید و نتایج را زیر نظر داشته باشید
اگر درست انجام شود، میتوانید بهرهوری را به طرز چشمگیری افزایش دهید، اشتباهات پرهزینه را کاهش دهید و سود ببرید کسب و کار قابلیت مشاهده در زمان واقعی، بنابراین میتوانید تصمیمات آگاهانه بگیرید.
بهترین بخش ماجرا این است که میتوانید این برنامه را از همین هفته و بدون سرمایهگذاری هنگفت شروع کنید. فقط یک کار، یک ابزار و یک پیروزی کوچک انتخاب کنید. بقیهاش اتفاق خواهد افتاد!