مدیریت حساب های دریافتنی (AR) یک هدف واحد دارد: حفاظت از جریان نقدی. حساب های دریافتنی از فروش هایی است که به صورت اعتباری به مشتریان انجام می شود. مدیریت AR موثر تضمین می کند که این فرآیند به آرامی پیش می رود.
بسیاری از شرکت‌ها برای کمک به پوشش نقاط ضعف مدیریت واقعیت افزوده، به ابزارهای گردش کار حساب‌های دریافتنی وابسته هستند. علاوه بر نرم‌افزار مدیریت واقعیت افزوده خوب، یک کسب‌وکار باید فرآیند حساب‌های دریافتنی قوی داشته باشد که همه پایه‌ها را پوشش دهد.
گردش کار ناکارآمد
سفارش به فرآیندهای نقدی بر مدت زمانی که مشتری برای پرداخت کالاها و خدمات طول می کشد تأثیر می گذارد. اگر فاکتوری هرگز خارج نشود، پرداخت هرگز دریافت نخواهد شد. صورتحساب بلافاصله پس از ثبت و تحویل سفارش انجام می‌شود. هر گونه وقفه در این انتقال می تواند بر دقت فاکتور تأثیر بگذارد. برخی از مشتریان به اسنادی با صورتحساب نیاز دارند، مانند گواهی تحویل یا شماره سفارش خرید.
از دست دادن این داده‌های حیاتی می‌تواند سفارش‌ها را به تاخیر بیاندازد و باعث تاخیر در فاکتورها شود. ابزارهای اتوماسیون واقعیت افزوده در محیط هایی که حجم بالاست به خوبی کار می کنند. خودکارسازی سفارش و صورتحساب با نرم افزار حساب های دریافتنی (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) خطاها را کاهش می دهد و اطمینان حاصل می کند که مشتریان فاکتورهای خود را به موقع دریافت می کنند.
سیاست‌های اعتباری و جمع‌آوری را تنظیم کنید
اولین کاری که باید با فرآیند حساب‌های دریافتنی (که به آن سفارش به نقد نیز می‌گویند) انجام شود، مستندسازی جریان کاری است که تضمین می‌کند فروش اعتباری صورتحساب، پرداخت و اعمال می‌شود. سیاست های اعتباری و وصولی شامل چندین مؤلفه از جمله:
- ارزیابی اعتبار
- سفارش و صورتحساب
- مدیریت پیری (مجموعه ها)
- برنامه های نقدی
یک فرآیند حساب های دریافتنی باید به طور کامل به همه این موارد بپردازد. این فرآیندها باید دارای کنترل های حسابداری باشند که کارایی آنها را تضمین کند. فرآیند AR شما باید به این موضوع بپردازد که چه کسی یک عمل را انجام می دهد، چگونه آن را تکمیل می کند و چگونه از نظر دقت بررسی می شود. برای بهره وری و نتایج به طور دوره ای این فرآیند را مرور کنید.
داده های دریافتنی بهم ریخته
وقتی فاکتورها را با شرایط اعتباری صورتحساب می‌کنید، حساب‌ها قدیمی می‌شوند. داده های قدیمی حساب ها حساب های مشتریان شما، میزان بدهی آنها و سن موجودی را نشان می دهد. اگر بر این داده ها نظارت نمی کنید، شما خطر افزایش بدهی بد. بدهی بد زمانی است که فاکتوری را نمی توان دریافت یا پرداخت کرد.
با نظارت بر فاکتورهای پرداخت نشده در سیستم خود از بدهی های معوق جلوتر بمانید. می‌توانید داده‌های دریافتنی را با ابزارهای رایانه‌ای ساده مانند صفحه‌گسترده مدیریت کنید، و برخی از آنها به نرم‌افزار واقعیت افزوده نیاز دارند که شناسایی خطرات مجموعه شما را آسان‌تر می‌کند.
مجموعه ها را به صورت دستی مدیریت کنید
مدیریت مجموعه‌ها توسط خودتان ممکن است باعث شود حساب‌ها را نادیده بگیرید، صورت‌حساب‌ها را پرداخت نکرده‌اید و فرصت‌های از دست رفته را برای کشف دریافت‌های نقدی استفاده‌شده نادرست داشته باشید. با اتوماسیون گردش کار، مجموعه ها ساده می شوند و سرمایه هایی که به بیشترین توجه نیاز دارند در اولویت قرار می گیرند. نرم افزار حساب های دریافتنی به شما داشبوردهایی می دهد که نمای کلی سطح بالایی از وضعیت واقعیت افزوده شما را نشان می دهد.
مدیریت مجموعه‌های دستی همچنین باعث می‌شود فرصت‌هایی را برای اطلاع مشتریان از صورت‌حساب‌های گذشته یا سایر مکاتبات مجموعه‌ها از دست بدهید. مجموعه‌های دستی اغلب به یک جمع‌آورنده بستگی دارد که تماس‌های فعالی برقرار می‌کند. یک راه‌حل گردش کار می‌تواند اعلان‌های ایمیل به لباس‌های سررسید را خودکار کند و از آنها بخواهد با شما تماس بگیرند. این شکل از مدیریت مجموعه ها از هدر رفتن بهره وری جلوگیری می کند.
برنامه های نقدی
برنامه های نقدی مستقیماً در چرخه واقعیت افزوده قرار می گیرند بر جریان نقدی شما تأثیر می گذارد. آن بدون مدیریت صحیح می تواند به مانعی برای فرآیندهای AR موثر تبدیل شود. وقتی پول دریافت می‌شود، تا زمانی که روی فاکتور اعمال نشود، ارزشی در سیستم حسابداری شما ندارد. وقتی وجه نقد واریز و استفاده شد، حساب های دریافتنی شما را کاهش می دهد و حساب نقدی شما را افزایش می دهد.
برنامه های نقدی نیز با نرم افزار حساب های دریافتنی بهتر مدیریت می شوند. یک سیستم پیچیده به سرعت به شما کمک می کند تا خطاها را برجسته کنید. نرم افزار AR همچنین به شما امکان می دهد کنترل های حسابداری را برای اطمینان از اینکه برنامه های نقدی از قوانین حسابداری پیروی می کنند، قرار دهید.
تجربه ی مشتری
تجربه مشتری اغلب یک مانع نادیده گرفته شده برای فرآیند AR است. یک مشتری در هر مرحله از فرآیند AR، از سفارش تا تایید نهایی فاکتور پرداخت شده، تجربه ای دارد. یکی از موانع کلیدی نحوه دریافت و پرداخت صورتحساب مشتریان است. به مشتریان راه‌های مناسبی برای مشاهده و پرداخت صورت‌حساب‌هایشان، مانند دسترسی آنلاین یا انتقال سیمی بدهید.
نرم‌افزار حساب‌های دریافتنی دارای ابزارهای پرداخت داخلی است که به مشتریان شما امکان می‌دهد پس از مشاهده فاکتورهای شما، آنها را پرداخت کنند. بدون این امکانات، مشتری باید منتظر بماند تا یک کارمند AR با آنها تماس بگیرد تا پرداخت را دریافت کند. چرخه AR را طولانی تر می کند و فاکتور را برای مدت طولانی تری باز می گذارد.
مدیریت بدهی بد
مدیریت بدهی بد، همچنین به عنوان "تأیید حساب های مشکوک" شناخته می شود، بخش مهمی از مدیریت فرآیند واقعیت افزوده است که خطر فاکتورهای وصول نشده را کاهش می دهد. یک فرآیند موثر شامل مدیران AR است که به طور کامل و اغلب گزارش های پیری AR را برای شناسایی روند پرداخت بررسی می کنند. فرآیند ارزیابی اعتبار نیز بخش مهمی از مدیریت بدهی بد است.
شما باید یک تحلیل اعتباری روی تمام مشتریان جدید و فعلی انجام دهید و توانایی پرداخت آنها را تأیید کنید. تجزیه و تحلیل اعتبار همچنین به شما کمک می کند تا میزان اعتباری که باید به مشتری ارائه دهید را شناسایی کنید. مدیریت بدهی بد نیز با اعمال محدودیت های اعتباری و نگهداری اعتبار در حساب های مشتریان کنترل می شود. مشتریانی که به موقع پرداخت نمی کنند، می توانند امتیاز خرید خود را تا زمان پرداخت به حالت تعلیق ببینند. نرم افزار AR می تواند این کنترل ها را خودکار کند.
کارکنان
اگر بازیکنانی که آن را انجام می دهند واجد شرایط نباشند و مهارت لازم برای مدیریت بخش AR را نداشته باشند، فرآیند مدیریت حساب های دریافتنی خوب نیست. کارمندان حسابداری شما باید تجربه حسابداری تخصصی برای مدیریت اجزای چرخه AR داشته باشند.
نقش‌های مجموعه به مهارت‌هایی مانند خدمات مشتری، مذاکره، تدبیر و مدیریت حساب نیاز دارند. برنامه های نقدی نیازمند دانش حسابداری اولیه، توجه به جزئیات و مهارت های پیگیری است. AR تحلیل داده ها نیاز به مهارت های حسابرسی، تحلیلی و فنی دارد.
بسته شدن
یک تیم AR خوب با اعضای تیمی که مهارت های تخصصی مختلفی را ارائه می دهند، منسجم است. اگرچه مهارت‌ها ضروری هستند، ابزارهای اتوماسیون AR به شما کمک می‌کنند تا بهترین بهره‌وری را داشته باشید و هر مشکلی را سریع‌تر تشخیص دهید.
نرم‌افزار حساب‌های دریافتنی بهره‌وری را افزایش می‌دهد و به کارکنان AR شما زمان می‌دهد تا روی مواردی تمرکز کنند که بر کاهش موجودی AR تأثیر می‌گذارد و از انباشته شدن سفارش‌های مشتری و صورت‌حساب‌های پرداخت نشده جلوگیری می‌کند، که می‌تواند برای معتبر ماندن یک کسب‌وکار بسیار مهم باشد.