Nekatuta al zaude zure taldea egunero paper-lanetan itota ikusteaz?
Atzeko bulegoa eragiketak negozio ororen bizkarrezurra dira. Baina langileek egunero zeregin errepikakorrak egiteak denbora, dirua eta espiritua kentzen dizkio zure enpresari. Onena da bulegoko zeregin errepikakorrak automatizatzea uste baino errazagoa dela eta honako hau egingo duela:
- Askatu administrazio-ordu orduak astero
- Eskuzko akats garestiak murriztu
- Eman lidergoari denbora errealeko negozioaren ikusgarritasuna departamentu guztietan
Eta ez duzu teknologiako jenio bat izan behar hasteko.
Sartu gaitezen…
Hona hemen barruan dagoena:
- Zer dira Back-Office zeregin errepikakorrak?
- Zergatik den automatizazioa hain garrantzitsua gaur egun
- Lehenik automatizatzeko bulegoko zeregin onenak
- Nola hasi automatizatzen (pausoz pauso)
- Saihestu beharreko ohiko akatsak
Zer dira Back-Office zeregin errepikakorrak?
Bulegoko zereginak ohiko eskuzko administrazio-lan intentsiboak dira, zure negozioa ondo funtziona dezan eszenaren atzean egiten direnak.
Pentsa ezazu inork egin nahi ez dituen gauzetan:
- Datu sarrera
- Fakturen tramitazioa
- Nomina-exekuzioak
- Betetze-txostenak
- Kalkulu-orriak bateratzea
Ez dizute diru-sarrerak handitzen laguntzen, baina zure langileen denbora asko xahutzen dute. Okerrena? Beharrezkoak dira. Ondo egiten ez badira, ez dago beste ezerk behar bezala funtzionatzen. Ezaguna egiten al zaizu? Horretan sartzen dira negozio-jabeak.
Hona jaurtitzailea:
Ikerketen arabera, langileek astero 15 ordu galtzen dituzte balio txikiko administrazio-zereginetan. Hori da, astean ia bi lanegun alferrik galtzen direla ordenagailu batek erraz egin dezakeen zerbait egiten.
Zergatik den automatizazioa hain garrantzitsua gaur egun
Hona hemen zergatik hainbeste negozio automatizazioaren trenean salto egiten ari diren.
Zure bulegoko kontuak eskuzko lanarekin funtzionatzen badu, zure informazioa beti zaharkituta egongo da. Norbaitek zifrak kalkulu-orri batean sartzen ditu astelehenean, beste norbaitek kontabilitate-sisteman asteazkenean. Ostiralerako inork ez daki zeintzuk diren benetako zenbakiak.
Arazo izugarria da hori.
Automatizazioak arazo hau konpontzen du zure sistema guztiak integratuz. Salmenta bakoitza, faktura bakoitza, stock mugimendu bakoitza automatikoki eguneratzen da denbora errealean. Zure eragiketa osoko negozioaren denbora errealeko ikusgarritasuna lortzen duzu.
Hodeiko ERP sistemak, hala nola Oracle Netsuite Singapur Horixe bera egiten dute. Zure negozioaren arlo guztietako informazioa kontrol-panel bakar batean zentralizatzen dute. Horri esker, liderrek erabaki azkarragoak eta hobeak har ditzakete. Ez dute inork txosten bat bidaltzeko itxaron beharrik.
Ikus ditzagun estatistikak. Enpresen % 60k automatizazioa erabiltzen dute eguneroko prozesuetan. Horietako bat ez bazara, atzean geratu zara dagoeneko.
Nahiko beldurgarria, ezta?
Lehenik automatizatzeko bulegoko zeregin onenak
Ez dira zeregin guztiak berdin sortzen. Batzuk automatizaziorako helduak dira. Beste batzuk ez... oraindik. Gakoa une honetan eragin handiena dutenekin hastea da.
Data Entry
Datuen sarrera automatizatu beharko zenukeen gauzarik garrantzitsuena da. Neketsua, aspergarria eta akatsetarako joera handikoa da. Gaur egun, fakturetatik, formularioetatik eta mezu elektronikoetatik datuak atera eta automatikoki zure aplikazioetan txerta ditzaketen tresnak daude.
Faktura Prozesamendua eta Ordaindu beharreko Kontuak
Fakturak prozesatzea automatizaziorako aproposa den beste arlo bat da. Softwareak fakturak erosketa-eskaerekin lotu, onarpenerako bideratu eta ordainketak hasi ditzake. Lehen egunak behar zituzten zereginak orain minutu gutxitan egin daitezke.
Nominak
Nomina beste betiko bat da. Nomina-arau automatizatuak sortu ondoren, ez duzu inoiz gehiago orduak, zergak edo prestazioak kalkulatu beharko. Berrikusi, onartu eta zure bizitzara itzuli besterik ez duzu egin behar.
Berri
Txostenak egitean automatizazioa benetan magikoa bihurtzen da. Zure taldeak 5 tresnetatik datuak bildu beharrean, dena automatikoki isurtzen da aginte-panel bakarrean. Agur esan ostiral gau beranduak txosten errepikakorrak sortzen pasatzeari.
Nola hasi automatizatzen (pausoz pauso)
Prest al zaude azkenean modu egokian egiteko? Hala bada, irakurri behean.
Horrela egiteak emaitzak emango dizkizu eta ez duzu dirua xahutuko.
1. urratsa: Dokumentatu zure uneko prozesuak
Dokumentatu zehazki nola egiten den zeregin bakoitza gaur egun. Horrek agerian utziko du non dauden atzerapenak eta oztopoak. Ezin duzu hobetu ez dakizuna.
2. urratsa: Aukeratu zeregin bat hasteko
Ez automatizatu dena batera. Aukeratu zure negozioak behar duen zereginik frustragarriena eta errepikakorrena eta automatizatu zeregin hori. Ospatu garaipen txikiak. Ondoren, automatizatu beste zeregin bat.
3. urratsa: Aukeratu tresna egokia
Automatizazio tresna asko daude eskuragarri. Hasiberrientzako aukera on batzuk hauek dira:
- Zapier aplikazio sinpleak konektatzeko
- Make (lehen Integromat) fluxu apur bat konplexuagoetarako
- Negozio osoko automatizaziorako ERP plataforma egoki bat
Aukeratu zuretzako tamaina egokia den tresna bat. Ez duzu enpresa-softwarerik behar 5 aldiz langile dituen negozio baterako. Hala ere, azkar hazten ari den enpresa batek tresna txikiak gaindituko ditu azkar.
4. urratsa: Probatu multzo txiki batekin
Ez zabaldu automatizazioa zure talde osoan lehen egunetik. Balioztatu lehenik lan multzo batekin. Araztu, egokitu arauak eta eskalatu akatsik gabe funtzionatzen duenean bakarrik.
5. urratsa: Prestatu zure taldea
Automatizazioa ez da irtenbide miragarria. Hala ere, zure langileei irakatsi behar diezu nola erabili, nola kontrolatu eta nola konpondu huts egiten duenean. Hartu denbora haiek trebatzeko eta sariak etorriko dira.
Saihestu beharreko ohiko akatsak
Gauzak gaizki atera daitezke automatizazio estrategia onenarekin ere. Hona hemen saihestu beharreko oztopo nagusiak.
Prozesu hondatuak automatizatzea: Prozesu hondatu bat baduzu, automatizatzeak prozesu hondatua azkarrago exekutatzea ahalbidetuko du. Konpondu prozesua eta gero automatizatu.
Gauza gehiegi aldi berean egiten saiatzea: Zati txikiak hozka egin. Big-bang hedapenek ia ez dute inoiz funtzionatzen eta dena baztertuko duzu.
Giza elementua alde batera uztea: Langileek automatizazioak mehatxatuta senti ditzakete. Ezarri zer egingo duen eta zer ez duen egingo. Maila altuagoko lanetarako askatasuna eman nahi diezu, ez lana kendu.
Prestakuntza: Inork ez daki nola funtzionatzen duen sistemak eta ate-tolesgarri garesti bat sortu berri duzu.
Guztia Bateratuz
Bulegoko zeregin errepikakorrak ezabatzea, honen bidez automatizazioa ez da jada luxu bat. Aurrera begira dauden enpresek horrela egiten dute aurrera gaur egun. Beraz, berrikus dezagun azkar:
- Dokumentatu zure egungo prozesuak lehenik
- Aukeratu zeregin 1x automatizatzeko hurrengora pasa aurretik
- Aukeratu zure negozioaren eskalarako tresna egokia
- Probatu multzo txiki batekin zabaldu aurretik
- Zure taldea trebatu eta emaitzak kontrolatu
Ondo eginez gero, produktibitatea izugarri handitu dezakezu, akats garestiak murriztu eta irabaziak lortu enpresa ikusgarritasuna denbora errealean, erabaki informatuak hartu ahal izateko.
Hoberena da aste honetan PLAN hau egiten has zaitezkeela inbertsio HANDIrik gabe. Aukeratu zeregin BAKARRA. Tresna bat. Garaipen txiki bat. Gainerakoa gertatuko da!