Kuna see majanduslangus hävitab ettevõtteid kogu maailmas jätkuvalt, palutakse üha suuremal arvul spetsialistidel teha vähemaga rohkem. See tähendab, et ettevõtted ootavad oma töötajatelt suuremat panust nii kvaliteedi kui ka kvantiteedi osas. Õnneks muudab tehnoloogia töötajate jaoks lihtsamaks kui kunagi varem lühema ajaga rohkem ära teha. Siin on mõned tehnilised lahendused, mida saab kasutada tõhusama ja produktiivsema töökeskkonna loomiseks.
1.) BYOD – võtke kaasa oma seade
2010. aasta Cisco Connected World Technology aruande kohaselt lubab 85% tööandjatest praegu oma töötajatel kasutada töö ajal isiklikuks omandiks olevaid nutitelefone, tahvelarvuteid, sülearvuteid või muid seadmeid nii isiklikuks kui ka äriliseks otstarbeks. Õige kasutamise korral võib see tava aidata tõsta tootlikkust, pakkudes töötajatele suuremat paindlikkust peaaegu kõikjal ja igal ajal töötamiseks. Lisaks muudab pilveteenuste levik selle strateegia üheks kõige kuluefektiivsemaks viisiks üldise toodangu suurendamiseks. Selle tulemusena muudab üha rohkem ettevõtteid BYOD-i reaalsuseks.
2.) Suhtlusvahendid
Tõhusama ja produktiivsema töökeskkonna saab luua, kui suhtlusvahendeid õigesti kasutada. Näiteks kui kõik kontoris viibijad kasutaksid kiirsuhtlusprogramme, nagu Skype ja Google'i vestlus, saaksid nad kiiresti ja lihtsalt üksteisega suhelda.
Töötajad võiksid puhkusele mineku kohta märguanded jätta, et keegi oma kohta ei võtaks ja saaks tööd teha, kui inimene on ära. Oluline on ka kirjalik suhtlus. Kirjaliku suhtluse tööriistade kasutamine võimaldab kirjanikul võtta aega ja kirjutada oma mõtted üksikasjalikult, veendudes, et see on täpne ja läbimõeldud.
Vastuvõtjal on ka eelis saada see teave hiljem, võimaldades neil loetavat seedida, ilma et nad tunneksid, et nad peaksid vestluse ajal olema surve all. Lisaks saab kasutada suhtlusvahendeid, nagu töötajate kaasamisuuringud kuulake oma töötajaid ning anda kohest tagasisidet ja ettepanekuid projekti edenemise kohta. Seetõttu kasutavad paljud ettevõtete omanikud seda ja muid sarnaseid suhtlusvahendeid.
3.) CRM – kliendisuhete juhtimine
A kliendisuhete juhtimine (CRM) süsteem võimaldab kasutajatel paremini jälgida ja hallata klientide tegevust mitmes kanalis, nagu telefon, e-post ja sotsiaalmeedia. Need süsteemid on loodud selleks, et aidata ettevõtetel jälgida kõike alates esialgsetest teavituspüüdlustest kuni lõpliku tehinguni, et kliente paremini teenindada, suurendades samal ajal vastuste määra. Seda kasutavad peaaegu pooled USA ettevõtetest, Kliendihaldustarkvara võib aidata ka töötajatel tõhusamalt töötada, muutes suhtluse sujuvamaks, julgustades samal ajal kaastöötajate vahelist koostööd.
4.) Failide jagamine
Meie kaasaegses keskkonnas kipub töötajate käsutuses olema palju erinevaid tehnoloogilisi tööriistu. Lisaks laua- või sülearvutile võib neil olla tahvelarvuti või telefon, millega nad metroos pendeldes või lõunapausi ajal muusikat kuulavad ja filme vaatavad. Mida rohkem ettevõtteid on liikunud selle poole, et võimaldada failide jagamist töökohal, on töötajatel üha mugavam kuulata oma lemmikmuusikat või vaadata lemmikfilme.
Failide jagamine, nagu see kõlab, on failide (enamasti heli ja video) jagamine võrgu kaudu. Faili saab salvestada teise kasutaja arvutisse (või vastupidi), kuid see eksisteerib siiski vaid ühe failina. Seda ei saa otse arvutist esitada nagu MP3-faile. Selle asemel pääseb failile juurde (või voogedastatakse) võrgu kaudu voogedastusserveri kaudu.
See tehnoloogia pakub tõhusat meetodit suurte failide (nt videod või salvestised) manustamiseks e-kirjadele, kuna paljud meiliteenuse pakkujad pakuvad nüüd sisseehitatud meediumipleieritega veebimeili kliente. Ettevõtted avastavad, et see tava suurendab tootlikkuse taset.
5.) Virtuaalsed koosolekud
Virtuaalsed kohtumised muutuvad ettevõtete ja tööjõu kasvades väga populaarseks. Virtuaalsed koosolekud (nt Skype'is või Google Hangoutis) ei võimalda mitte ainult lihtsamaid konverentskõnesid, vaid võimaldavad osalejatel ka koosoleku ajal üksteist näha. See aitab edendada paremat töökeskkonda mitteverbaalse suhtluse, näiteks näoilmete ja kehaliigutuste kasutamisega. Samuti tagab see, et kõik pööravad tähelepanu ja kuulavad vestluse üksikasju, kuna see võimaldab kasutada visuaalseid abivahendeid, nagu loominguliste koosolekute ettekanded ja arvutustabeleid, mis kuvatakse eraldi ekraanil, mida näevad kõik osalejad.
Ettevõtted kasutavad nüüd virtuaalseid koosolekuid elujõulise võimalusena näost näkku kohtumiste või konverentskõnede asemel; see võimaldab pidada paremaid ja produktiivsemaid koosolekuid minimaalse seisakuajaga.
Virtuaalseid koosolekuid saab kasutada paljudes tööstusharudes, näiteks tehnoloogiatööstuses, et pidada konverentskõnesid või koosolekuid, mis olid varem ajapiirangute ja paljude osalejate tõttu saadaval ainult isiklikult. See on populaarne ka teenindussektoris, kus ettevõtted ja töötajad ei asu üksteise lähedal, võimaldades neil koosolekuid pidada sama tõhusalt, nagu oleksid kõik samas ruumis.
6.) Paindlik töökorraldus
Töötajad leiavad rohkem paindlikkust oma töös, valides, millal ja kui kaua töötada. Selle tulemusena kipuvad töötajad olema produktiivsemad kui traditsioonilises kontorikeskkonnas.
Need paindlikud kokkulepped võivad hõlmata kaugtööd vähemalt ühel päeval nädalas; teatud päevadel kodus töötamine; tööpäeva jooksul vaba aja võtmine lapse koolis vabatahtlikuks tööks; lahkudes reedel varakult, et osaleda Little League'i mängul ja teha pikemaid lõunapause.
Nagu öeldakse Whartoni kooli artiklis: "Kui vajate värskenduskursust, kuidas päeva jooksul nutikalt töötada, võib teie pilet olla paindlik tööaeg. Ajakirjas Journal of Applied Psychology avaldatud hiljutise uuringu kohaselt on töötajad, kes usuvad, et neil on oma tööaja osas teatud kaalutlusõigust, produktiivsemad kui need, kellel seda paindlikkust ei ole. Need, kes kasutavad paindlikke sõiduplaani tavasid, on tavaliselt oma tööga õnnelikumad.
Need ettevõtete omaks võetud tavad tõstavad tootlikkust, sest töötajad ei kaota oma muudele kohustustele mõeldes fookust. Selle asemel julgustab see süsteem neid rohkem keskenduma käsilolevatele ülesannetele.
7.) Koostöövahendid
Koostöötööriistade eesmärk on teha koostööd. Koostöö on lihtne kontseptsioon, kuid seda võib olla keeruline hästi rakendada. Tänapäeva töötajad soovivad tõhusaid koostöölahendusi, mis töötaksid igal pool ja igal ajal, et nad saaksid oma tööd paremini teha. Koostöövahendite abil saavad ettevõtted kulusid vähendada, parandades sisemist suhtlust ning hõlbustades koordineerimist ja järelevalvet, mis omakorda muudab töökeskkonna tõhusamaks ja produktiivsemaks.
Seal on mitmeid tööriistu, mis kuuluvad koostöövarju alla. Kõige levinumate hulka kuuluvad:
- Töövoo juhtimissüsteemid: Need lahendused aitavad automatiseerida ja hallata tööprotsesse osakondade või äriüksuste lõikes, nii et töötajad saavad vähem aega kulutada suhteliselt väiksematele ülesannetele ja rohkem ettevõtte jaoks olulisematele töödele.
-Ettevõtete sotsiaalvõrgustikud: Ettevõtted kasutavad nüüd ettevõtete sotsiaalseid võrgustikke ühtse platvormina, et jagada ja teha koostööd kolleegide ja klientide, väliste äripartnerite ja isegi müüjatega. Need tööriistad võimaldavad töötajatel suhelda nagu ei kunagi varem. Samuti aitavad need ettevõtetel kogu oma sisu ühes kohas hoida, mis muudab selle leidmise ja jagamise lihtsamaks.
- Veebikonverentsi tööriistad: Need tööriistad aitavad töötajatel koosolekuteks, esitlusteks või koolitusteks kokku saada, et nad saaksid silmast silma rääkida, olenemata sellest, kus nad maailmas asuvad. Enamik veebikonverentsi tööriistu võimaldab osalejatel ekraane jagada ja dokumentide kallal reaalajas koostööd teha.
- Andmekoostöö tööriistad: Näiteks Google'i arvutustabelid ja Dropbox. Need lahendused hoiavad kursis kõik, kes projekti või faili kallal töötavad, olenemata nende asukohast.
Nagu eespool kirjeldatud, kasutavad ettevõtted neid tehnoloogilisi tööriistu tootlikkuse suurendamiseks. Kuna meie tööviis muutub, võtab rohkem ettevõtteid neid lahendusi oma töötajate vajaduste rahuldamiseks kasutusele.