Kas oled väsinud sellest, kuidas su meeskond iga päev paberimajanduses uppub?
Tagakontor toimingud on iga ettevõtte selgroog. Kuid töötajate igapäevane korduvate ülesannete täitmine maksab teie ettevõttele aega, raha ja hinge. Parim osa on see, et korduvate kontoritööde automatiseerimine on lihtsam, kui arvate, ja see:
- Vabastage igal nädalal tunde administraatori aega
- Väldi kulukaid käsitsi tehtud vigu
- Anna juhtkonnale reaalajas nähtavus äritegevusele igas osakonnas
Ja alustamiseks ei pea olema tehnikageenius.
Hüppame sisse…
Siin on see, mis sees on:
- Mis on korduvad kontoritöö ülesanded?
- Miks automatiseerimine on praegu suur asi
- Parimad kontoritöö ülesanded, mida kõigepealt automatiseerida
- Kuidas automatiseerimist alustada (samm-sammult)
- Levinud vead, mida vältida
Mis on korduvad kontoritöö ülesanded?
Tagatoe ülesanded on rutiinsed käsitsi tehtavad ja administratiivselt nõudlikud ülesanded, mida tehakse kulisside taga, et teie ettevõte sujuks.
Mõtle asjadele, mida keegi teha ei taha:
- Andmesisestus
- Arvete töötlemine
- Palgaarvestus
- Vastavuse aruandlus
- Arvutustabelite ühitamine
Need ei aita teil tulu suurendada, aga võtavad kindlasti tohutult aega teie töötajatelt. Mis kõige hullem? Need on vajalikud. Ilma nendeta ei toimi miski muu korralikult. Kõlab tuttavalt? Just sellesse jänni jäävad ettevõtete omanikud.
Siin on kicker:
Uuringute kohaselt raiskavad töötajad nädalas 15 tundi väheväärtuslikele administratiivsetele ülesannetele. See on peaaegu kaks tööpäeva nädalas millegi raiskamisele, mida arvuti saab hõlpsasti teha.
Miks automatiseerimine on praegu suur asi
Siin on põhjus, miks nii paljud ettevõtted hüppavad automatiseerimise rongile.
Kui teie kontoritöö põhineb käsitsitööl, on teie teave alati aegunud. Keegi sisestab esmaspäeval arvud arvutustabelisse, keegi teine sisestab need kolmapäeval raamatupidamissüsteemi. Reedeks ei tea keegi, millised on tegelikud numbrid.
See on tohutu probleem.
Automatiseerimine lahendab selle probleemi, integreerides kõik teie süsteemid. Iga müük, iga arve ja iga laoliikumine uuendub automaatselt reaalajas. Saate reaalajas ülevaate kogu oma tegevusest.
Pilvepõhised ERP-süsteemid, näiteks Oracle Netsuite Singapur teevad just seda. Nad koondavad teabe teie ettevõtte kõigist valdkondadest ühele juhtpaneelile. See võimaldab juhtidel teha kiiremaid ja paremaid otsuseid. Nad ei pea ootama, kuni keegi aruande saadab.
Vaatame statistikat. 60% ettevõtetest kasutab oma igapäevastes protsessides automatiseerimist. Kui te pole üks neist, olete juba ajast maha jäänud.
Päris hirmutav, eks?
Parimad kontoritöö ülesanded, mida kõigepealt automatiseerida
Kõik ülesanded ei ole võrdsed. Mõned on automatiseerimiseks küpsed. Mõned mitte…veel. Oluline on alustada neist, millel on praegu suurim mõjuvõim.
Andmesisestus
Andmete sisestamine on kõige olulisem asi, mida peaksite automatiseerima. See on tüütu, igav ja veaaldis. Tänapäeval on olemas tööriistad, mis suudavad arvetelt, vormidelt ja meilidelt andmeid välja võtta ja need automaatselt otse teie rakendustesse edastada.
Arvete töötlemine ja ostureskontra
Arvete töötlemine on veel üks valdkond, mis sobib automatiseerimiseks. Tarkvara suudab arveid ostutellimustega sobitada, need kinnitamiseks suunata ja makseid algatada. Ülesanded, mis varem võtsid päevi, saab nüüd tehtud minutitega.
Palgaarvestus
Palgaarvestus on samuti ajatu. Kui olete loonud automatiseeritud palgaarvestuse reeglid, ei pea te enam kunagi töötunde, makse ega hüvitisi arvutama. Lihtsalt vaadake need üle, kinnitage ja saate oma eluga jätkata.
Aruandlus
Aruandluses saab automatiseerimisest tõeline maagia. Selle asemel, et teie meeskond viie tööriista abil andmeid kokku sepistaks, kogub kõik automaatselt ühele juhtpaneelile. Jätke hüvasti hilisõhtute veetmisele korduvate aruannete koostamisele.
Kuidas automatiseerimist alustada (samm-sammult)
Kas oled valmis seda lõpuks õigesti tegema? Kui jah, siis loe allpool.
Nii tehes saavutate tulemusi ja ei raiska raha.
1. samm: dokumenteerige oma praegused protsessid
Dokumenteeri täpselt, kuidas iga ülesannet täna täidetakse. See toob esile mahajäämused ja kitsaskohad. Sa ei saa paremaks muuta seda, mida sa ei tea.
2. samm: valige alustamiseks üks ülesanne
Ära automatiseeri kõike korraga. Vali KÕIGE frustreerivam ja KÕIGE korduvam ülesanne, mida sinu ettevõte vajab, ja automatiseeri SEE ülesanne. Tähista väikeseid võite. Seejärel automatiseeri järgmine ülesanne.
3. samm: valige õige tööriist
Saadaval on palju automatiseerimistööriistu. Mõned kvaliteetsed valikud algajatele on:
- Zapier lihtsate rakenduste ühendamiseks
- Make (endine Integromat) veidi keerukamate voogude jaoks
- Sobiv ERP-platvorm kogu ettevõtte automatiseerimiseks
Vali endale sobiva suurusega tööriist. Sa ei vaja ettevõtte tarkvara 5-kordse töötajaga ettevõtte jaoks. Kiiresti kasvav ettevõte aga kasvab väikestest tööriistadest kiiresti välja.
4. samm: testige väikese partiiga
Ära juuruta automatiseerimist kogu meeskonnale esimesest päevast peale. Kontrolli seda esmalt mitme tööpaketiga. Veaotsing, reeglite kohandamine ja skaleerimine käib alles siis, kui see töötab laitmatult.
5. samm: koolitage oma meeskonda
Automatiseerimine ei ole imerohi. Peate ikkagi oma töötajatele õpetama, kuidas seda kasutada, seda jälgima ja rikke korral parandama. Võtke aega nende koolitamiseks ja tulemus tuleb ise.
Levinud vead, mida vältida
Asjad võivad valesti minna isegi parima automatiseerimisstrateegiaga. Siin on peamised lõksud, mida vältida.
Katkiste protsesside automatiseerimine: Kui teil on katkine protsess, siis selle automatiseerimine võimaldab sellel lihtsalt kiiremini töötada. Parandage protsess ja seejärel automatiseerige see.
Proovib korraga liiga palju teha: Hammusta väikestest tükkidest. Suure pauguga turuletoomised ei toimi peaaegu kunagi ja sa lihtsalt jätad kogu asja nurka.
Inimliku elemendi eiramine: Töötajad võivad tunda end automatiseerimise ees ohustatuna. Seadke ootused selle kohta, mida see teeb ja mida mitte. Te püüate neid vabastada kõrgema taseme tööks, mitte nende töökohti ära võtta.
Koolitus: Keegi teine ei tea, kuidas süsteem töötab, ja sina oled just loonud kalli uksetõkke.
Tuues selle kõik kokku
Korduvate tagatoa ülesannete kõrvaldamine automaatika pole enam luksus. Nii õitsevad tänapäeval tulevikku suunatud ettevõtted. Seega vaatame lühidalt üle:
- Dokumenteerige kõigepealt oma praegused protsessid
- Valige enne järgmise juurde liikumist üks ülesanne automatiseerimiseks
- Valige oma ettevõtte suurusele vastav tööriist
- Enne levitamist testige väikese partiiga
- Treeni oma meeskonda ja jälgi tulemusi
Õigesti tehes saate märkimisväärselt suurendada tootlikkust, vähendada kulukaid vigu ja saada kasu. äri reaalajas nähtavust, et saaksite teha teadlikke otsuseid.
Parim osa on see, et saad selle PLAANiga alustada juba sel nädalal ilma SUURE investeeringuta. Vali lihtsalt ÜKS ülesanne. Üks tööriist. Üks väike võit. Ülejäänu juhtub ise!