¿Cansado de ver a tu equipo ahogarse en papeleo todos los días?
back-office optimizar las operaciones Los empleados son la columna vertebral de cualquier negocio. Pero que realicen tareas repetitivas día tras día le cuesta a su empresa tiempo, dinero y energía. Lo mejor es que automatizar las tareas administrativas repetitivas es más sencillo de lo que cree y le permitirá:
- Libera horas de tiempo administrativo cada semana.
- Reduzca los costosos errores manuales.
- Ofrezca a los líderes visibilidad empresarial en tiempo real en todos los departamentos.
Y no necesitas ser un genio de la tecnología para empezar.
Saltemos ...
Esto es lo que contiene:
- ¿Qué son las tareas administrativas repetitivas?
- Por qué la automatización es tan importante ahora mismo
- Las mejores tareas administrativas para automatizar primero
- Cómo empezar a automatizar (paso a paso)
- Errores comunes a evitar
¿Qué son las tareas administrativas repetitivas?
Las tareas administrativas internas son tareas rutinarias, manuales y que requieren mucha dedicación, que se realizan entre bastidores para que su negocio funcione sin problemas.
Piensa en las cosas que nadie quiere hacer:
- Entrada de datos
- Procesamiento de factura
- Ejecución de nóminas
- Informes de cumplimiento
- Conciliación de hojas de cálculo
No te ayudan a aumentar tus ingresos, pero sí consumen muchísimo tiempo de tus empleados. ¿Y lo peor? Son necesarias. Si no se hacen bien, nada más funciona correctamente. ¿Te suena? Es en lo que se meten los dueños de negocios.
Aquí está el truco:
Según un estudio, los empleados pierden 15 horas semanales en tareas administrativas de bajo valor. Eso equivale a casi dos jornadas laborales desperdiciadas en algo que un ordenador puede hacer fácilmente.
Por qué la automatización es tan importante ahora mismo
He aquí por qué tantas empresas se están subiendo al tren de la automatización.
Si tu departamento administrativo funciona manualmente, tu información siempre estará desactualizada. Alguien introduce las cifras en una hoja de cálculo el lunes, otra persona las ingresa en el sistema contable el miércoles. Para el viernes, nadie sabe cuáles son las cifras reales.
Ese es un gran problema.
La automatización resuelve este problema integrando todos tus sistemas. Cada venta, cada factura, cada movimiento de inventario se actualiza automáticamente en tiempo real. Obtienes visibilidad empresarial en tiempo real de toda tu operación.
Sistemas ERP en la nube como Oracle NetSuite Singapur Hacen precisamente eso. Centralizan la información de todas las áreas de tu negocio en un único panel de control. Esto permite a los líderes tomar decisiones más rápidas y acertadas. Ya no tienen que esperar a que alguien les envíe un informe.
Analicemos las estadísticas. El 60% de las empresas utiliza la automatización en sus procesos diarios. Si no eres una de ellas, ya estás rezagado.
Da bastante miedo, ¿verdad?
Las mejores tareas administrativas para automatizar primero
No todas las tareas son iguales. Algunas son aptas para la automatización. Otras aún no lo son. La clave está en empezar por aquellas que ofrecen mayor potencial en este momento.
Entrada de datos
La introducción de datos es la tarea principal que deberías automatizar. Es tediosa, aburrida y propensa a errores. Hoy en día existen herramientas que extraen datos de facturas, formularios y correos electrónicos, e incorporan automáticamente la información a tus aplicaciones.
Procesamiento de facturas y cuentas por pagar
El procesamiento de facturas es otra área propicia para la automatización. El software puede cotejar las facturas con las órdenes de compra, enviarlas para su aprobación e iniciar los pagos. Tareas que antes tomaban días ahora se pueden completar en minutos.
Nómina
La gestión de nóminas es otro aspecto fundamental. Una vez que hayas creado reglas de nómina automatizadas, no tendrás que volver a calcular horas, impuestos ni prestaciones. Simplemente revisa, aprueba y sigue con tu vida.
Informes
La automatización se vuelve realmente mágica en la generación de informes. En lugar de que tu equipo tenga que recopilar datos de diversas herramientas, todo se integra automáticamente en un único panel de control. Olvídate de pasar las noches de los viernes creando informes repetitivos.
Cómo empezar a automatizar (paso a paso)
¿Estás listo para hacerlo bien de una vez por todas? Si es así, sigue leyendo.
Si lo haces de esta manera, obtendrás resultados y no desperdiciarás tu dinero.
Paso 1: Documente sus procesos actuales
Documenta con exactitud cómo se realiza cada tarea actualmente. Esto revelará dónde existen retrasos y cuellos de botella. No se puede mejorar lo que se desconoce.
Paso 2: Elige una tarea para empezar.
No automatices todo a la vez. Elige la tarea más frustrante y repetitiva que tu negocio requiera y automatízala. Celebra los pequeños logros. Luego, automatiza otra tarea.
Paso 3: Elige la herramienta adecuada
Existen muchas herramientas de automatización disponibles. Algunas opciones recomendables para principiantes son:
- Zapier para conectar aplicaciones sencillas
- Make (anteriormente Integromat) para flujos ligeramente más complejos.
- Una plataforma ERP adecuada para la automatización completa de toda la empresa.
Elige una herramienta del tamaño adecuado para ti. No necesitas software empresarial para una empresa con cinco empleados. Sin embargo, una empresa en rápido crecimiento pronto superará las capacidades de las herramientas pequeñas.
Paso 4: Realizar una prueba con un lote pequeño.
No implementes la automatización en todo tu equipo desde el primer día. Valídala primero con un lote de trabajo. Depura, ajusta las reglas y amplíala solo cuando funcione a la perfección.
Paso 5: entrene a su equipo
La automatización no es la solución mágica. Aún así, debes enseñar a tu personal a usarla, supervisarla y repararla cuando falle. Dedica tiempo a su capacitación y verás los resultados.
Errores comunes a evitar
Incluso con la mejor estrategia de automatización, las cosas pueden salir mal. Estos son los principales errores que se deben evitar.
Automatizar procesos rotos: Si tienes un proceso defectuoso, automatizarlo solo hará que se ejecute más rápido. Repara el proceso y luego automatízalo.
Intentar hacer demasiadas cosas a la vez: Empieza por partes pequeñas. Los lanzamientos masivos casi nunca funcionan y acabarás desechándolo todo.
Descuidar el factor humano: Los empleados pueden sentirse amenazados por la automatización. Es importante establecer expectativas claras sobre lo que hará y lo que no hará. El objetivo es liberarlos para que puedan dedicarse a tareas de mayor nivel, no quitarles sus puestos de trabajo.
Capacitación: Nadie más sabe cómo funciona el sistema y acabas de crear un costoso pisapapeles.
Reuniéndolo todo
Eliminación de tareas repetitivas de back-office mediante la automatización Ya no es un lujo. Es la clave del éxito de las empresas con visión de futuro. Así que, repasemos rápidamente:
- Primero, documenta tus procesos actuales.
- Seleccione 1 tarea para automatizar antes de pasar a la siguiente.
- Elige la herramienta adecuada para la escala de tu negocio.
- Prueba con un lote pequeño antes de lanzarlo al mercado.
- Capacita a tu equipo y supervisa los resultados.
Si se hace correctamente, puede aumentar drásticamente la productividad, reducir errores costosos y obtener ganancias. Visibilidad en tiempo real para que pueda tomar decisiones informadas.
Lo mejor de todo es que puedes empezar a seguir este PLAN esta semana sin una gran inversión. Solo elige UNA tarea. Una herramienta. Una pequeña victoria. ¡El resto vendrá solo!