Κουραστήκατε να βλέπετε την ομάδα σας να πνίγεται στη γραφειοκρατία κάθε μέρα;
Πίσω γραφείο επιχειρήσεις αποτελούν τη ραχοκοκαλιά κάθε επιχείρησης. Ωστόσο, το να εκτελείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες από τους υπαλλήλους σας καθημερινά κοστίζει στην εταιρεία σας χρόνο, χρήματα και ψυχική ηρεμία. Το καλύτερο είναι ότι η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών back-office είναι απλούστερη από ό,τι νομίζετε και θα:
- Απελευθερώστε ώρες διαχειριστικού χρόνου κάθε εβδομάδα
- Μειώστε τα δαπανηρά χειροκίνητα λάθη
- Δώστε στην ηγεσία ορατότητα σε πραγματικό χρόνο σε κάθε τμήμα
Και δεν χρειάζεται να είσαι τεχνολογική ιδιοφυΐα για να ξεκινήσεις.
Ας πηδήξουμε μέσα…
Να τι υπάρχει μέσα:
- Τι είναι οι επαναλαμβανόμενες εργασίες Back-Office;
- Γιατί ο αυτοματισμός είναι κάτι πολύ σημαντικό αυτή τη στιγμή
- Οι καλύτερες εργασίες Back-Office για αυτοματοποίηση πρώτα
- Πώς να ξεκινήσετε την αυτοματοποίηση (βήμα προς βήμα)
- Συνήθη λάθη προς αποφυγή
Τι είναι οι επαναλαμβανόμενες εργασίες Back-Office;
Οι εργασίες back-office είναι ρουτίνας, χειροκίνητες, απαιτητικές από τη διαχείριση εργασίες που εκτελούνται στο παρασκήνιο για να διατηρείται η ομαλή λειτουργία της επιχείρησής σας.
Σκεφτείτε τα πράγματα που κανείς δεν θέλει να κάνει:
- Εισαγωγή δεδομένων
- Επεξεργασία τιμολογίου
- Εκτελέσεις μισθοδοσίας
- Αναφορά συμμόρφωσης
- Συμφιλίωση υπολογιστικών φύλλων
Δεν σας βοηθούν να αυξήσετε τα έσοδά σας, αλλά σίγουρα καταναλώνουν τεράστιο μέρος του χρόνου των υπαλλήλων σας. Το χειρότερο; Είναι απαραίτητα. Χωρίς να γίνονται σωστά, τίποτα άλλο δεν λειτουργεί σωστά. Σας ακούγεται οικείο; Σε αυτό ακριβώς κολλάνε οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων.
Εδώ είναι το kicker:
Σύμφωνα με έρευνα, οι εργαζόμενοι σπαταλούν 15 ώρες την εβδομάδα σε διοικητικές εργασίες χαμηλής αξίας. Αυτό αντιστοιχεί σε σχεδόν δύο εργάσιμες ημέρες την εβδομάδα που σπαταλώνται κάνοντας κάτι που μπορεί εύκολα να κάνει ένας υπολογιστής.
Γιατί ο αυτοματισμός είναι κάτι πολύ σημαντικό αυτή τη στιγμή
Να γιατί τόσες πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν το τρένο του αυτοματισμού.
Αν το back office σας λειτουργεί με χειρωνακτική εργασία, οι πληροφορίες σας θα είναι πάντα ξεπερασμένες. Κάποιος εισάγει στοιχεία σε ένα υπολογιστικό φύλλο τη Δευτέρα, κάποιος άλλος τα εισάγει στο λογιστικό σύστημα την Τετάρτη. Μέχρι την Παρασκευή κανείς δεν ξέρει ποιοι είναι οι πραγματικοί αριθμοί.
Αυτό είναι ένα τεράστιο πρόβλημα.
Ο αυτοματισμός λύνει αυτό το πρόβλημα ενσωματώνοντας όλα τα συστήματά σας. Κάθε πώληση, κάθε τιμολόγιο, κάθε κίνηση αποθέματος ενημερώνεται αυτόματα σε πραγματικό χρόνο. Αποκτάτε ορατότητα της επιχείρησής σας σε πραγματικό χρόνο σε ολόκληρη τη λειτουργία σας.
Συστήματα ERP στο cloud, όπως π.χ. Oracle netsuite Σιγκαπούρη κάνουν ακριβώς αυτό. Συγκεντρώνουν πληροφορίες από όλους τους τομείς της επιχείρησής σας σε έναν πίνακα ελέγχου. Αυτό επιτρέπει στους ηγέτες να λαμβάνουν ταχύτερες και καλύτερες αποφάσεις. Δεν χρειάζεται να περιμένουν κάποιον να στείλει μια αναφορά.
Ας δούμε τα στατιστικά στοιχεία. Το 60% των εταιρειών χρησιμοποιούν αυτοματοποίηση στις καθημερινές τους διαδικασίες. Αν δεν είστε μία από αυτές, έχετε ήδη μείνει πίσω.
Αρκετά τρομακτικό, σωστά;
Οι καλύτερες εργασίες Back-Office για αυτοματοποίηση πρώτα
Δεν είναι όλες οι εργασίες ίδιες. Κάποιες είναι ώριμες για αυτοματοποίηση. Κάποιες όχι... ακόμα. Το κλειδί είναι να ξεκινήσουμε με εκείνες που έχουν την υψηλότερη μόχλευση αυτή τη στιγμή.
Εισαγωγή δεδομένων
Η εισαγωγή δεδομένων είναι το νούμερο 1 πράγμα που πρέπει να αυτοματοποιήσετε. Είναι κουραστική, είναι βαρετή και επιρρεπής σε σφάλματα. Σήμερα, υπάρχουν εργαλεία που μπορούν να εξάγουν δεδομένα από τιμολόγια, φόρμες, email και να τα μεταφέρουν αυτόματα στις εφαρμογές σας.
Επεξεργασία Τιμολογίων & Πληρωτέοι Λογαριασμοί
Η επεξεργασία τιμολογίων είναι ένας άλλος τομέας που είναι ώριμος για αυτοματοποίηση. Το λογισμικό μπορεί να αντιστοιχίσει τιμολόγια με παραγγελίες αγοράς, να τα δρομολογήσει για έγκριση και να ξεκινήσει πληρωμές. Εργασίες που κάποτε διαρκούσαν μέρες μπορούν πλέον να ολοκληρωθούν σε λίγα λεπτά.
Μισθολόγιο
Η μισθοδοσία είναι μια άλλη διαχρονική μέθοδος. Μόλις δημιουργήσετε αυτοματοποιημένους κανόνες μισθοδοσίας, δεν θα χρειαστεί ποτέ ξανά να υπολογίσετε ώρες, φόρους ή παροχές. Απλώς ελέγξτε, εγκρίνετε και επιστρέψτε στη ζωή σας.
Αναφορά
Η δημιουργία αναφορών είναι το σημείο όπου ο αυτοματισμός γίνεται πραγματικά μαγικός. Αντί η ομάδα σας να συνδυάζει δεδομένα από 5 εργαλεία, όλα συγκεντρώνονται αυτόματα σε έναν ενιαίο πίνακα ελέγχου. Πείτε αντίο στα βράδια της Παρασκευής που ξοδεύετε αργά τη νύχτα δημιουργώντας επαναλαμβανόμενες αναφορές.
Πώς να ξεκινήσετε την αυτοματοποίηση (βήμα προς βήμα)
Είστε έτοιμοι να το κάνετε επιτέλους με τον σωστό τρόπο; Αν ναι, τότε διαβάστε παρακάτω.
Κάνοντας κάτι τέτοιο, θα έχετε αποτελέσματα και δεν θα σπαταλάτε τα χρήματά σας.
Βήμα 1: Καταγράψτε τις τρέχουσες διαδικασίες σας
Καταγράψτε ακριβώς πώς εκτελείται κάθε εργασία σήμερα. Αυτό θα αποκαλύψει πού υπάρχουν οι καθυστερήσεις και τα σημεία συμφόρησης. Δεν μπορείτε να βελτιώσετε αυτό που δεν γνωρίζετε.
Βήμα 2: Επιλέξτε μία εργασία για να ξεκινήσετε
Μην αυτοματοποιείτε τα πάντα ταυτόχρονα. Επιλέξτε την ΠΙΟ εκνευριστική, την ΠΙΟ επαναλαμβανόμενη εργασία που απαιτεί η επιχείρησή σας και αυτοματοποιήστε ΑΥΤΗΝ την εργασία. Γιορτάστε τις μικρές νίκες. Στη συνέχεια, αυτοματοποιήστε μια άλλη εργασία.
Βήμα 3: Επιλέξτε το σωστό εργαλείο
Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα εργαλεία αυτοματισμού. Ορισμένες ποιοτικές επιλογές για αρχάριους είναι:
- Zapier για τη σύνδεση απλών εφαρμογών
- Make (πρώην Integromat) για ελαφρώς πιο σύνθετες ροές
- Μια κατάλληλη πλατφόρμα ERP για πλήρη αυτοματοποίηση σε ολόκληρη την επιχείρηση
Επιλέξτε ένα εργαλείο που έχει το κατάλληλο μέγεθος για εσάς. Δεν χρειάζεστε εταιρικό λογισμικό για μια επιχείρηση με 5 άτομα. Ωστόσο, μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία θα ξεπεράσει γρήγορα τα μικρά εργαλεία.
Βήμα 4: Δοκιμή με μια μικρή παρτίδα
Μην αναπτύσσετε αυτοματοποίηση σε ολόκληρη την ομάδα σας από την πρώτη κιόλας μέρα. Επικυρώστε την πρώτα με μια δέσμη εργασιών. Εντοπίστε σφάλματα, προσαρμόστε κανόνες και κλιμακώστε την μόνο αφού λειτουργεί άψογα.
Βήμα 5: Εκπαιδεύστε την ομάδα σας
Ο αυτοματισμός δεν είναι πανάκεια. Πρέπει να διδάξετε στο προσωπικό σας πώς να τον χρησιμοποιεί, να τον παρακολουθεί και να τον διορθώνει όταν αποτυγχάνει. Αφιερώστε χρόνο για να τους εκπαιδεύσετε και οι ανταμοιβές θα έρθουν.
Συνήθη λάθη προς αποφυγή
Τα πράγματα μπορούν να πάνε στραβά ακόμα και με την καλύτερη στρατηγική αυτοματισμού. Ακολουθούν οι κυριότερες παγίδες που πρέπει να αποφύγετε.
Αυτοματοποίηση προβληματικών διαδικασιών: Εάν έχετε μια προβληματική διεργασία, η αυτοματοποίησή της απλώς θα επιτρέψει στην προβληματική διεργασία να εκτελείται πιο γρήγορα. Επιδιορθώστε τη διεργασία και, στη συνέχεια, αυτοματοποιήστε την.
Προσπαθώντας να κάνω πάρα πολλά ταυτόχρονα: Δαγκώστε μικρά κομμάτια. Οι μεγάλες ρολά σχεδόν ποτέ δεν λειτουργούν και απλώς θα τα πετάξετε όλα.
Παραμέληση του ανθρώπινου στοιχείου: Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται απειλημένοι από τον αυτοματισμό. Θέστε προσδοκίες για το τι θα κάνει και τι δεν θα κάνει. Προσπαθείτε να τους απελευθερώσετε για εργασία υψηλότερου επιπέδου, όχι να τους αφαιρέσετε τις δουλειές τους.
Εκπαίδευση: Κανείς άλλος δεν ξέρει πώς λειτουργεί το σύστημα και μόλις δημιουργήσατε ένα ακριβό στοπ πόρτας.
Φέρτε τα όλα μαζί
Εξάλειψη επαναλαμβανόμενων εργασιών back-office μέσω αυτοματοποίηση δεν είναι πλέον πολυτέλεια. Έτσι ευδοκιμούν οι εταιρείες με πρωτοποριακό προσανατολισμό στις μέρες μας. Ας κάνουμε λοιπόν μια γρήγορη ανασκόπηση:
- Καταγράψτε πρώτα τις τρέχουσες διαδικασίες σας
- Επιλέξτε 1 εργασία για αυτοματοποίηση πριν προχωρήσετε στην επόμενη
- Επιλέξτε το κατάλληλο εργαλείο για την κλίμακα της επιχείρησής σας
- Δοκιμάστε με μια μικρή παρτίδα πριν το λανσάρετε
- Εκπαιδεύστε την ομάδα σας και παρακολουθήστε τα αποτελέσματα
Αν το κάνετε σωστά, μπορείτε να αυξήσετε δραματικά την παραγωγικότητα, να μειώσετε τα δαπανηρά λάθη και να κερδίσετε... επιχείρηση ορατότητα σε πραγματικό χρόνο, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε τεκμηριωμένες αποφάσεις.
Το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να ξεκινήσετε να εφαρμόζετε αυτό το ΣΧΕΔΙΟ αυτή την εβδομάδα χωρίς ΤΕΡΑΣΤΙΑ επένδυση. Απλώς επιλέξτε ΜΙΑ εργασία. Ένα εργαλείο. Μία μικρή νίκη. Τα υπόλοιπα θα συμβούν!