Haben Sie es satt, täglich mitanzusehen, wie Ihr Team in Papierkram ertrinkt?
Backoffice Geschäftstätigkeit Sie sind das Rückgrat jedes Unternehmens. Doch wenn Mitarbeiter tagtäglich wiederkehrende Aufgaben erledigen, kostet das Zeit, Geld und Motivation. Das Beste daran: Die Automatisierung dieser wiederkehrenden Aufgaben ist einfacher als Sie denken und wird Ihnen folgende Vorteile bringen:
- Sparen Sie jede Woche Stunden an Verwaltungszeit.
- Kostspielige manuelle Fehler reduzieren
- Gewähren Sie der Führungsebene Echtzeit-Transparenz über alle Abteilungen hinweg.
Und man muss kein Technikgenie sein, um anzufangen.
Lass uns einsteigen…
Das ist im Lieferumfang enthalten:
- Was sind wiederkehrende Backoffice-Aufgaben?
- Warum Automatisierung derzeit so wichtig ist
- Die besten Backoffice-Aufgaben, die man zuerst automatisieren sollte
- So starten Sie die Automatisierung (Schritt für Schritt)
- Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Was sind wiederkehrende Backoffice-Aufgaben?
Backoffice-Aufgaben sind routinemäßige, manuelle und verwaltungsintensive Aufgaben, die im Hintergrund erledigt werden, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten.
Denken Sie an die Dinge, die niemand tun möchte:
- Dateneingabe
- Rechnungsverarbeitung
- Lohnabrechnungen
- Compliance-Berichterstattung
- Tabellenkalkulationen abgleichen
Sie steigern zwar nicht Ihren Umsatz, rauben Ihren Mitarbeitern aber Unmengen an Arbeitszeit. Und das Schlimmste daran? Sie sind notwendig. Ohne ihre ordnungsgemäße Ausführung funktioniert nichts richtig. Kommt Ihnen das bekannt vor? Genau in diese Falle tappen viele Unternehmer.
Hier ist der Kicker:
Laut einer Studie verschwenden Angestellte wöchentlich 15 Stunden mit administrativen Aufgaben mit geringem Wert. Das sind fast zwei Arbeitstage pro Woche, die für etwas verschwendet werden, das ein Computer problemlos erledigen kann.
Warum Automatisierung derzeit so wichtig ist
Darum steigen so viele Unternehmen auf den Automatisierungszug auf.
Wenn Ihre Verwaltung manuell arbeitet, sind Ihre Daten immer veraltet. Jemand trägt montags Zahlen in eine Tabelle ein, jemand anderes gibt sie mittwochs ins Buchhaltungssystem ein. Am Freitag weiß dann niemand mehr, wie die tatsächlichen Zahlen aussehen.
Das ist ein riesiges Problem.
Automatisierung löst dieses Problem durch die Integration all Ihrer Systeme. Jeder Verkauf, jede Rechnung, jede Lagerbewegung wird automatisch in Echtzeit aktualisiert. Sie erhalten so einen umfassenden Überblick über Ihr gesamtes Unternehmen.
Cloud-ERP-Systeme wie Oracle NetSuite Singapur Genau das tun sie. Sie bündeln Informationen aus allen Bereichen Ihres Unternehmens auf einem zentralen Dashboard. Dadurch können Führungskräfte schnellere und bessere Entscheidungen treffen. Sie müssen nicht mehr auf Berichte warten.
Schauen wir uns die Statistiken an. 60 % der Unternehmen nutzen Automatisierung in ihren täglichen Abläufen. Wenn Sie nicht dazu gehören, sind Sie bereits im Rückstand.
Ganz schön beängstigend, oder?
Die besten Backoffice-Aufgaben, die man zuerst automatisieren sollte
Nicht alle Aufgaben sind gleich. Manche eignen sich hervorragend für die Automatisierung, andere noch nicht. Wichtig ist, mit denjenigen zu beginnen, die aktuell das größte Potenzial bieten.
Data Entry
Die Dateneingabe ist das Erste, was Sie automatisieren sollten. Sie ist mühsam, langweilig und fehleranfällig. Heutzutage gibt es Tools, die Daten aus Rechnungen, Formularen und E-Mails extrahieren und automatisch in Ihre Anwendungen einfügen können.
Rechnungsverarbeitung & Kreditorenbuchhaltung
Die Rechnungsverarbeitung ist ein weiterer Bereich mit großem Automatisierungspotenzial. Software kann Rechnungen mit Bestellungen abgleichen, sie zur Genehmigung weiterleiten und Zahlungen veranlassen. Aufgaben, die früher Tage dauerten, lassen sich nun in Minuten erledigen.
Payroll
Die Lohnabrechnung ist ein weiterer zeitloser Bereich. Sobald Sie automatisierte Lohnabrechnungsregeln erstellt haben, müssen Sie nie wieder Stunden, Steuern oder Sozialleistungen berechnen. Einfach prüfen, genehmigen und sich wieder Ihrem Leben widmen.
Reporting
Beim Reporting entfaltet die Automatisierung ihr ganzes Potenzial. Anstatt dass Ihr Team Daten aus fünf verschiedenen Tools mühsam zusammentragen muss, fließen alle Daten automatisch in ein einziges Dashboard. Verabschieden Sie sich von durchzechten Freitagabenden, an denen Sie immer wieder dieselben Berichte erstellen müssen.
So starten Sie die Automatisierung (Schritt für Schritt)
Sind Sie bereit, es endlich richtig zu machen? Wenn ja, dann lesen Sie weiter.
So gemacht, erzielen Sie Ergebnisse und verschwenden kein Geld.
Schritt 1: Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Prozesse
Dokumentieren Sie genau, wie jede Aufgabe aktuell ausgeführt wird. Das deckt auf, wo es Verzögerungen und Engpässe gibt. Man kann nur verbessern, was man kennt.
Schritt 2: Wähle eine Aufgabe zum Starten aus
Automatisieren Sie nicht alles auf einmal. Wählen Sie die frustrierendste und sich wiederholendste Aufgabe in Ihrem Unternehmen und automatisieren Sie genau diese. Freuen Sie sich über kleine Erfolge. Automatisieren Sie dann die nächste Aufgabe.
Schritt 3: Wählen Sie das richtige Werkzeug
Es gibt zahlreiche Automatisierungstools. Einige empfehlenswerte Optionen für Einsteiger sind:
- Zapier zum Verbinden einfacher Apps
- Make (ehemals Integromat) für etwas komplexere Datenflüsse
- Eine geeignete ERP-Plattform für die vollständige unternehmensweite Automatisierung
Wählen Sie ein Tool, das zu Ihren Bedürfnissen passt. Für ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern benötigen Sie keine Unternehmenssoftware. Ein schnell wachsendes Unternehmen wird jedoch schnell über die Möglichkeiten kleinerer Tools hinauswachsen.
Schritt 4: Testen Sie mit einer kleinen Charge
Setzen Sie die Automatisierung nicht von Anfang an für Ihr gesamtes Team ein. Testen Sie sie zunächst anhand einer kleinen Arbeitsmenge. Beheben Sie Fehler, passen Sie Regeln an und skalieren Sie die Automatisierung erst, wenn sie einwandfrei funktioniert.
Schritt 5: Schulen Sie Ihr Team
Automatisierung ist kein Allheilmittel. Sie müssen Ihre Mitarbeiter weiterhin im Umgang damit schulen, sie überwachen und Fehler beheben. Nehmen Sie sich die Zeit für die Schulung, dann werden Sie die Vorteile nutzen können.
Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
Selbst mit der besten Automatisierungsstrategie kann etwas schiefgehen. Hier sind die häufigsten Fehlerquellen, die es zu vermeiden gilt.
Automatisierung fehlerhafter Prozesse: Wenn ein Prozess fehlerhaft ist, führt die Automatisierung lediglich dazu, dass er schneller abläuft. Reparieren Sie den Prozess und automatisieren Sie ihn anschließend.
Zu viel auf einmal versuchen: Gehen Sie Schritt für Schritt vor. Große Markteinführungen funktionieren fast nie und führen letztendlich nur dazu, dass Sie das ganze Projekt verwerfen.
Vernachlässigung des menschlichen Faktors: Mitarbeiter könnten sich durch die Automatisierung bedroht fühlen. Klären Sie daher klar, was die Automatisierung leisten kann und was nicht. Es geht darum, sie für anspruchsvollere Aufgaben freizustellen, nicht darum, ihnen die Arbeitsplätze wegzunehmen.
Training: Niemand sonst weiß, wie das System funktioniert, und Sie haben sich gerade einen teuren Türstopper geschaffen.
Alles zusammen bringen
Beseitigung sich wiederholender Aufgaben im Backoffice durch Automatisierung ist kein Luxus mehr. So florieren zukunftsorientierte Unternehmen heutzutage. Fassen wir es also kurz zusammen:
- Dokumentieren Sie zunächst Ihre aktuellen Prozesse.
- Wählen Sie eine Aufgabe zur Automatisierung aus, bevor Sie mit der nächsten fortfahren.
- Wählen Sie das richtige Tool für die Größe Ihres Unternehmens.
- Testen Sie es zunächst mit einer kleinen Menge, bevor Sie es flächendeckend einführen.
- Schulen Sie Ihr Team und überwachen Sie die Ergebnisse.
Richtig umgesetzt, lassen sich die Produktivität drastisch steigern, teure Fehler reduzieren und Gewinne erzielen. Geschäft Echtzeit-Transparenz ermöglicht Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Das Beste daran ist: Sie können diesen Plan diese Woche ohne große Investitionen umsetzen. Wählen Sie einfach EINE Aufgabe. Ein Werkzeug. Einen kleinen Erfolg. Der Rest ergibt sich von selbst!