Træt af at se dit team drukne i papirarbejde hver eneste dag?
Kontor operationer er rygraden i enhver virksomhed. Men at have medarbejdere, der udfører gentagne opgaver dag ud og dag ind, koster din virksomhed tid, penge og ånd. Det bedste er, at automatisering af gentagne backoffice-opgaver er enklere, end du tror, og det vil:
- Frigør timer af administrationstid hver uge
- Skær ned på dyre manuelle fejl
- Giv ledelsen realtids forretningsindsigt på tværs af alle afdelinger
Og du behøver ikke at være et teknisk geni for at komme i gang.
Lad os springe ind…
Her er hvad der er indeni:
- Hvad er gentagne backofficeopgaver?
- Hvorfor automatisering er en stor ting lige nu
- De bedste backoffice-opgaver at automatisere først
- Sådan starter du med at automatisere (trin for trin)
- Almindelige fejl at undgå
Hvad er gentagne backofficeopgaver?
Backoffice-opgaver er rutinemæssige manuelle, administrationskrævende opgaver, der udføres bag kulisserne for at holde din virksomhed kørende problemfrit.
Tænk over de ting, som ingen har lyst til at gøre:
- Indtastning af data
- Fakturabehandling
- Lønudbetalinger
- Overholdelsesrapportering
- Afstemning af regneark
De hjælper dig ikke med at øge din omsætning, men de optager helt sikkert enorme mængder af dine medarbejderes tid. Det værste? De er nødvendige. Uden dem, hvis de udføres ordentligt, fungerer intet andet ordentligt. Lyder det bekendt? Det er det, virksomhedsejere ender med at sidde fast i.
Her er kickeren:
Ifølge forskning spilder medarbejdere 15 timer om ugen på administrative opgaver af lav værdi. Det er næsten to arbejdsdage om ugen spildt på noget, som en computer nemt kan klare.
Hvorfor automatisering er en stor ting lige nu
Her er hvorfor så mange virksomheder hopper med på automatiseringstoget.
Hvis din backoffice arbejder med manuelt arbejde, vil dine oplysninger altid være forældede. Nogen indtaster tal i et regneark mandag, en anden indtaster dem i regnskabssystemet onsdag. Fredag ved ingen, hvad de faktiske tal er.
Det er et kæmpe problem.
Automatisering løser dette ved at integrere alle dine systemer. Hvert salg, hver faktura, hver lagerbevægelse opdateres automatisk i realtid. Du får forretningsoverblik i realtid på tværs af hele din drift.
Cloud ERP-systemer som f.eks. Oracle Netsuite Singapore gør præcis det. De centraliserer information fra alle områder af din virksomhed på ét dashboard. Det giver ledere mulighed for at træffe hurtigere og bedre beslutninger. De behøver ikke at vente på, at nogen sender en rapport.
Lad os se på statistikkerne. 60% af virksomheder bruger automatisering i deres daglige processer. Hvis du ikke er en af dem, er du allerede bagud.
Ret skræmmende, ikke?
De bedste backoffice-opgaver at automatisere først
Ikke alle opgaver er skabt lige. Nogle er modne til automatisering. Andre er ikke ... endnu. Nøglen er at starte med dem, der har den højeste indflydelse lige nu.
Indtastning af data
Dataindtastning er den vigtigste ting, du bør automatisere. Det er trættende, det er kedeligt og det er fejlbehæftet. I dag findes der værktøjer, der kan udtrække data fra fakturaer, formularer, e-mails og automatisk sende dem direkte ind i dine applikationer.
Fakturabehandling og kreditorbogholderi
Fakturabehandling er et andet område, der er modent til automatisering. Software kan matche fakturaer med indkøbsordrer, sende dem til godkendelse og igangsætte betalinger. Opgaver, der engang tog dage, kan nu udføres på få minutter.
Lønningsliste
Lønudbetaling er endnu en tidløs ting. Når du først har oprettet automatiserede lønregler, behøver du aldrig at beregne timer, skatter eller frynsegoder igen. Du skal blot gennemgå, godkende og komme tilbage til dit liv.
Rapportering
Rapportering er hvor automatisering virkelig bliver magisk. I stedet for at dit team skal samle data fra 5 forskellige værktøjer, samles alt automatisk i ét dashboard. Sig farvel til at bruge sene fredage aftener på at lave gentagne rapporter.
Sådan starter du med at automatisere (trin for trin)
Er du endelig klar til at gøre det på den rigtige måde? Hvis ja, så læs nedenfor.
Hvis du gør det på denne måde, vil du få resultater, og du vil ikke spilde dine penge.
Trin 1: Dokumentér dine nuværende processer
Dokumentér præcist, hvordan hver opgave udføres i dag. Det vil afsløre, hvor der er forsinkelser og flaskehalse. Du kan ikke forbedre det, du ikke ved.
Trin 2: Vælg én opgave at starte med
Automatiser ikke alt på én gang. Vælg den MEST frustrerende, MEST gentagne opgave, som din virksomhed kræver, og automatiser DEN opgave. Fejr små sejre. Automatiser derefter en anden opgave.
Trin 3: Vælg det rigtige værktøj
Der findes mange automatiseringsværktøjer. Nogle kvalitetsvalg for begyndere er:
- Zapier til at forbinde simple apps
- Make (tidligere Integromat) til lidt mere komplekse flows
- En ordentlig ERP-platform til fuld automatisering af hele virksomheden
Vælg et værktøj, der har den rigtige størrelse til dig. Du behøver ikke virksomhedssoftware til en virksomhed med 5 personer. En hurtigt voksende virksomhed vil dog hurtigt vokse fra de små værktøjer.
Trin 4: Test med en lille batch
Implementer ikke automatisering til hele dit team fra dag ét. Valider det først med en batch af arbejdet. Foretag fejlfinding, juster regler og skaler kun, når det fungerer fejlfrit.
Trin 5: Træn dit hold
Automatisering er ikke en mirror kugle. Du skal stadig lære dine medarbejdere at bruge det, holde øje med det og reparere det, når det fejler. Tag dig tid til at oplære dem, så vil belønningen komme.
Almindelige fejl at undgå
Tingene kan gå galt selv med den bedste automatiseringsstrategi. Her er de største faldgruber, du skal undgå.
Automatisering af defekte processer: Hvis du har en proces, der ikke fungerer, vil automatisering blot gøre det muligt for den ødelagte proces at køre hurtigere. Reparer processen, og automatiser den derefter.
Prøver at gøre for meget på én gang: Bid små bidder af. Big bang-udrulninger virker næsten aldrig, og du vil bare skrotte det hele.
At ignorere det menneskelige element: Medarbejdere kan føle sig truet af automatisering. Sæt forventninger til, hvad det vil og ikke vil gøre. Du prøver at frigøre dem til arbejde på et højere niveau, ikke at tage deres job fra dem.
Uddannelse: Ingen andre ved, hvordan systemet fungerer, og du har lige lavet en dyr dørstopper.
Bring det sammen
Eliminering af gentagne opgaver i backoffice automatisering er ikke længere en luksus. Det er sådan fremsynede virksomheder trives i disse dage. Så lad os hurtigt gennemgå:
- Dokumentér først dine nuværende processer
- Vælg 1 opgave at automatisere, før du går videre til den næste
- Vælg det rigtige værktøj til din virksomheds størrelse
- Test med en lille portion inden udrulning
- Træn dit team og overvåg resultaterne
Gør du det rigtigt, kan du øge produktiviteten dramatisk, reducere dyre fejl og opnå gevinster virksomhed overblik i realtid, så du kan træffe informerede beslutninger.
Det bedste er, at du kan begynde at udføre denne PLAN i denne uge uden en STOR investering. Vælg blot ÉN opgave. Ét værktøj. Én lille sejr. Resten vil ske!