Debitorstyring (AR) har et enkelt mål: at beskytte pengestrømmen. Tilgodehavender kommer fra salg foretaget til kunder på kredit. Effektiv AR-styring sikrer, at denne proces går glat.
Mange virksomheder er afhængige af debitor-workflow-værktøjer for at hjælpe med at dække svage punkter i deres AR-administration. Ud over god AR-styringssoftware bør en virksomhed også have en stærk debitorproces, der dækker alle baser.
Ineffektive arbejdsgange
Ordre til kontant-processer påvirker, hvor lang tid det vil tage en kunde at betale for varer og tjenester. Hvis en faktura aldrig udløber, vil betalingen aldrig blive modtaget. Fakturering sker lige efter en ordre er afgivet og leveret. Eventuelle brud i denne overdragelse kan påvirke nøjagtigheden af en faktura. Nogle kunder kræver dokumentation med regninger, såsom bevis for levering eller et indkøbsordrenummer.
Manglende disse vitale data kan forsinke ordrer og få fakturaer til at komme for sent. AR-automatiseringsværktøjer fungerer godt i miljøer, hvor volumen er høj. Automatisering af bestilling og fakturering med debitorsoftware (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) reducerer fejl og sikrer, at kunderne modtager deres fakturaer til tiden.
Indstil kredit- og inkassopolitikker
Den første ting, der bør gøres med en debitorproces (også kaldet ordre-til-kontant) er at dokumentere en arbejdsgang, der sikrer, at salg på kredit faktureres, betales og anvendes. Kredit- og inkassopolitikker omfatter flere komponenter såsom:
- Kreditvurdering
- Ordre og fakturering
- Aging Management (samlinger)
- Kontantansøgninger
En debitorproces bør grundigt behandle alle disse. Disse processer bør have regnskabskontrol på plads, som sikrer deres effektivitet. Din AR-proces bør adressere, hvem der udfører en handling, hvordan den fuldføres, og hvordan den revideres for nøjagtighed. Genbesøg denne proces med jævne mellemrum for effektivitet og resultater.
Uorganiserede debitordata
Når du fakturerer fakturaer på kreditvilkår, skaber de en ældning af konti. En ældning af kontodata viser dine kundekonti, hvor meget de skylder, og saldoens alder. Hvis du ikke overvåger disse data, vil du risikerer at øge tab på gæld. Dårlig fordringer er, når en faktura ikke kan inddrives eller betales.
Vær på forkant med dårlige fordringer ved at overvåge de ubetalte fakturaer i dit system. Du kan administrere debitordata med simple computerværktøjer som regneark, og nogle kræver AR-software, der gør det nemmere at identificere dine indsamlingsrisici.
Håndter samlinger manuelt
Håndtering af opkrævninger på egen hånd kan få dig til at overse konti, fakturaer til at forblive ubetalte og forpassede muligheder for at opdage forkert anvendte kontantkvitteringer. Med workflowautomatisering strømlines indsamlinger, og de midler, der kræver mest opmærksomhed, prioriteres. Debitorsoftware giver dig dashboards, der viser et overblik over din AR på højt niveau.
Manuel opkrævningsstyring får dig også til at gå glip af muligheder for at underrette kunder om forfaldne faktureringer eller andre inkassokorrespondancer. Manuelle indsamlinger afhænger ofte af, at en samler foretager aktive opkald. En workflow-løsning kan automatisere e-mail-meddelelser til forfaldne kostumer og bede dem om at ringe til dig. Denne form for samlingsstyring forhindrer spild af produktivitet.
Kontantansøgninger
Kontantansøgningerne træder direkte i AR-cyklussen påvirker dit cash flow. Det kan blive en barriere for effektive AR-processer uden ordentlig ledelse. Når penge modtages, har de ingen værdi i dit regnskabssystem, før de er påført en faktura. Når kontanterne er deponeret og brugt, reducerer det dit tilgodehavende og øger din kontantkonto.
Kontantapplikationer styres også bedre med debitorsoftware. Et sofistikeret system hjælper dig hurtigt med at fremhæve fejl. AR-software giver dig også mulighed for at sætte regnskabskontrol på plads for at sikre, at kontantapplikationer følger regnskabsregler.
Kundeoplevelse
Kundeoplevelse er ofte en overset barriere for AR-processen. En kunde har en oplevelse med hvert trin i AR-processen, fra ordren til den endelige bekræftelse af en betalt faktura. En vigtig barriere er, hvordan kunder modtager og betaler deres fakturaer. Giv kunder praktiske måder at se og betale deres fakturaer på, såsom onlineadgang eller bankoverførsel.
Debitorsoftware har indbyggede betalingsværktøjer, der giver dine kunder mulighed for at betale dine fakturaer, når de har set dem. Uden disse bekvemmeligheder skal en kunde vente på, at en AR-ekspedient ringer tilbage for at modtage betaling; det forlænger AR-cyklussen og lader en faktura stå åben længere, end den skal være.
Dårlig gældsstyring
Dårlig gældsstyring, også kendt som "godtgørelse for tvivlsomme konti", er en afgørende del af AR-processtyring, der mindsker risikoen for uafhentede fakturaer. En effektiv proces involverer AR-ledere, som grundigt og ofte gennemgår AR-aldringsrapporter for at identificere betalingstendenser. Kreditvurderingsprocessen er også en afgørende del af håndteringen af dårlig gæld.
Du bør lave en kreditanalyse på alle nye og eksisterende kunder og verificere deres betalingsevne. Kreditanalyse hjælper dig også med at identificere, hvor meget kredit du skal tilbyde en kunde. Dårlig gældsstyring kontrolleres også ved at implementere kreditgrænser og kredittilbageholdelser på kundekonti. Kunder, der ikke betaler rettidigt, kan se deres købsprivilegium suspenderet, indtil de foretager betaling. AR-software kan automatisere disse kontroller.
Staffing
En debitorstyringsproces er ikke god, hvis de spillere, der udfører den, ikke er kvalificerede og mangler kompetencerne til at styre AR-afdelingen. Dine regnskabsassistenter bør have den specialiserede regnskabserfaring til at administrere komponenter i AR-cyklussen.
Indsamlingsroller kræver færdigheder som kundeservice, forhandling, opfindsomhed og kontostyring. Kontantapplikationer kræver grundlæggende regnskabsviden, opmærksomhed på detaljer og gennemgangsfærdigheder. AR dataanalyse kræver revision, analytiske og tekniske færdigheder.
Wrap up
Et godt AR-team hænger sammen med teammedlemmer, der bidrager med forskellige specialiserede færdigheder. Selvom færdigheder er essentielle, hjælper AR-automatiseringsværktøjer dig med at få den bedste produktivitet og vil hurtigere anerkende eventuelle problemer.
Debitorsoftware øger produktiviteten og giver dit AR-personale tid til at fokusere på ting, der påvirker reduktion af AR-saldi og forhindrer et efterslæb af kundeordrer og ubetalte fakturaer, hvilket kan være afgørende for, at en virksomhed forbliver velrenommeret.