Wedi blino ar wylio'ch tîm yn boddi mewn gwaith papur bob dydd?
Swyddfa gefn gweithrediadau yw asgwrn cefn pob busnes. Ond mae cael gweithwyr i gyflawni tasgau ailadroddus o ddydd i ddydd yn costio amser, arian ac ysbryd i'ch cwmni. Y peth gorau yw bod awtomeiddio tasgau cefn swyddfa ailadroddus yn symlach nag yr ydych chi'n sylweddoli a bydd yn:
- Rhyddhewch oriau o amser gweinyddol bob wythnos
- Torri gwallau llaw costus
- Rhoi gwelededd busnes amser real i arweinyddiaeth ar draws pob adran
Ac nid oes angen i chi fod yn athrylith technoleg i ddechrau.
Gadewch i ni neidio i mewn…
Dyma Beth Sydd Y Tu Mewn:
- Beth yw Tasgau Cefn Swyddfa Ailadroddus?
- Pam Mae Awtomeiddio yn Fargen Fawr Ar Hyn o Bryd
- Y Tasgau Cefn Swyddfa Gorau i'w Awtomeiddio'n Gyntaf
- Sut i Ddechrau Awtomeiddio (Cam wrth Gam)
- Camgymeriadau Cyffredin i'w Osgoi
Beth yw Tasgau Cefn Swyddfa Ailadroddus?
Tasgau swyddfa gefn yw tasgau â llaw arferol, sy'n gofyn am lawer o waith gweinyddol, a wneir y tu ôl i'r llenni i gadw'ch busnes yn rhedeg yn esmwyth.
Meddyliwch am y pethau nad oes neb eisiau eu gwneud:
- Cofnod data
- Prosesu anfonebau
- Rhediadau cyflogres
- Adrodd ar gydymffurfiaeth
- Cysoni taenlenni
Dydyn nhw ddim yn eich helpu i gynyddu eich refeniw, ond maen nhw'n sicr o ddefnyddio llawer iawn o amser eich gweithwyr. Y peth gwaethaf? Maen nhw'n angenrheidiol. Hebddyn nhw wedi'u gwneud yn dda, does dim byd arall yn gweithio'n iawn. Swnio'n gyfarwydd? Dyna beth mae perchnogion busnesau'n mynd yn sownd ynddo.
Dyma'r ciciwr:
Yn ôl ymchwil, mae gweithwyr yn gwastraffu 15 awr yr wythnos ar dasgau gweinyddol gwerth isel. Mae hynny bron i ddau ddiwrnod gwaith yr wythnos yn cael eu gwastraffu yn gwneud rhywbeth y gall cyfrifiadur ei wneud yn hawdd.
Pam Mae Awtomeiddio yn Fargen Fawr Ar Hyn o Bryd
Dyma pam mae cymaint o fusnesau'n neidio ar y trên awtomeiddio.
Os yw eich swyddfa gefn yn gweithredu ar lafur llaw, bydd eich gwybodaeth bob amser yn hen ffasiwn. Mae rhywun yn mewnbynnu ffigurau i daenlen ddydd Llun, rhywun arall yn eu mewnbynnu i'r system gyfrifyddu ddydd Mercher. Erbyn dydd Gwener does neb yn gwybod beth yw'r ffigurau gwirioneddol.
Mae hynny'n broblem enfawr.
Mae awtomeiddio yn datrys hyn drwy integreiddio eich holl systemau. Mae pob gwerthiant, pob anfoneb, pob symudiad stoc yn diweddaru'n awtomatig mewn amser real. Rydych chi'n cael gwelededd busnes amser real ar draws eich gweithrediad cyfan.
Systemau ERP cwmwl fel oracle netsuite Singapore gwneud yn union hynny. Maen nhw'n canoli gwybodaeth o bob rhan o'ch busnes ar un dangosfwrdd. Mae hynny'n caniatáu i arweinwyr wneud penderfyniadau cyflymach a gwell. Nid oes rhaid iddyn nhw aros i rywun anfon adroddiad.
Beth am edrych ar ystadegau? Mae 60% o gwmnïau'n defnyddio awtomeiddio yn eu prosesau dyddiol. Os nad ydych chi'n un ohonyn nhw, rydych chi eisoes ar ei hôl hi.
Yn eithaf brawychus, iawn?
Y Tasgau Cefn Swyddfa Gorau i'w Awtomeiddio'n Gyntaf
Nid yw pob tasg yr un fath. Mae rhai yn barod i'w hawtomeiddio. Nid yw rhai...eto. Y gamp yw dechrau gyda'r rhai sydd â'r dylanwad mwyaf ar hyn o bryd.
Mynediad Data
Mewnbynnu data yw'r peth #1 y dylech chi ei awtomeiddio. Mae'n ddiflas, mae'n ddiflas, ac mae'n dueddol o wneud gwallau. Heddiw mae yna offer a all echdynnu data o anfonebau, ffurflenni, negeseuon e-bost, a'i wthio'n syth i'ch cymwysiadau'n awtomatig.
Prosesu Anfonebau a Chyfrifon Taladwy
Mae prosesu anfonebau yn faes arall sy'n addas ar gyfer awtomeiddio. Gall meddalwedd baru anfonebau ag archebion prynu, eu llwybro i'w cymeradwyo, a chychwyn taliadau. Gellir cwblhau tasgau a arferai gymryd dyddiau mewn munudau bellach.
Cyflogres
Mae cyflogres yn un arall sy'n ddi-amser. Unwaith y byddwch wedi creu rheolau cyflogres awtomataidd, does dim rhaid i chi gyfrifo oriau, trethi na buddion eto. Yn syml, adolygwch, cymeradwywch, ac ewch yn ôl i fyw eich bywyd.
Adrodd
Adrodd yw lle mae awtomeiddio yn dod yn hudolus go iawn. Yn hytrach na bod eich tîm yn casglu data o 5 offeryn, mae popeth yn tywallt yn awtomatig i mewn i un dangosfwrdd. Ffarweliwch â threulio nosweithiau Gwener hwyr yn adeiladu adroddiadau ailadroddus.
Sut i Ddechrau Awtomeiddio (Cam wrth Gam)
Ydych chi'n barod i'w wneud yn y ffordd iawn o'r diwedd? Os felly, darllenwch isod.
Bydd gwneud hyn yn rhoi canlyniadau i chi ac ni fydd yn gwastraffu eich arian.
Cam 1: Dogfennu Eich Prosesau Cyfredol
Dogfennwch yn union sut mae pob tasg yn cael ei chyflawni heddiw. Bydd yn datgelu ble mae'r oedi a'r tagfeydd yn bodoli. Ni allwch wella'r hyn nad ydych chi'n ei wybod.
Cam 2: Dewiswch Un Tasg i Ddechrau
Peidiwch ag awtomeiddio popeth ar unwaith. Dewiswch y dasg MWYAF rhwystredig, MWYAF ailadroddus sydd ei hangen ar eich busnes ac awtomeiddiwch y dasg HONNO. Dathlwch fuddugoliaethau bach. Yna awtomeiddiwch dasg arall.
Cam 3: Dewiswch yr Offeryn Cywir
Mae llawer o offer awtomeiddio ar gael. Dyma rai dewisiadau o safon i ddechreuwyr:
- Zapier ar gyfer cysylltu apiau syml
- Gwneud (Integromat gynt) ar gyfer llifau ychydig yn fwy cymhleth
- Platfform ERP priodol ar gyfer awtomeiddio llawn ar draws y busnes
Dewiswch offeryn sydd o'r maint cywir i chi. Nid oes angen meddalwedd menter arnoch ar gyfer busnes 5x o bobl. Fodd bynnag, bydd cwmni sy'n tyfu'n gyflym yn tyfu'n rhy fawr i'r offer bach yn gyflym.
Cam 4: Profi Gyda Swp Bach
Peidiwch â defnyddio awtomeiddio i'ch tîm cyfan o'r diwrnod cyntaf. Dilyswch ef gyda swp o waith yn gyntaf. Dadfygio, addasu rheolau, a graddio dim ond ar ôl iddo weithio'n ddi-ffael.
Cam 5: Hyfforddwch Eich Tîm
Nid ateb hawdd yw awtomeiddio. Mae'n rhaid i chi ddysgu'ch staff sut i'w ddefnyddio, ei wylio, a'i drwsio pan fydd yn methu. Cymerwch yr amser i'w hyfforddi a bydd y gwobrau'n dod.
Camgymeriadau Cyffredin i'w Osgoi
Gall pethau fynd o chwith hyd yn oed gyda'r strategaeth awtomeiddio orau. Dyma'r prif beryglon i'w hosgoi.
Awtomeiddio prosesau sydd wedi torri: Os oes gennych broses sydd wedi torri, bydd ei awtomeiddio yn caniatáu i'r broses sydd wedi torri redeg yn gyflymach. Atgyweiriwch y broses ac yna awtomeiddiwch hi.
Ceisio gwneud gormod ar unwaith: Brathwch ddarnau bach. Prin y bydd cyflwyniadau mawr yn gweithio a byddwch chi'n cael gwared ar y cyfan.
Anwybyddu'r elfen ddynol: Gall gweithwyr deimlo dan fygythiad gan awtomeiddio. Gosodwch ddisgwyliadau ynglŷn â'r hyn y bydd a'r hyn na fydd yn ei wneud. Rydych chi'n ceisio eu rhyddhau ar gyfer gwaith lefel uwch, nid cymryd eu swyddi oddi wrthynt.
Hyfforddiant: Does neb arall yn gwybod sut mae'r system yn gweithredu ac rydych chi newydd greu stop drws drud.
Dod a'r Cyfan ynghyd
Dileu tasgau ailadroddus yn y swyddfa gefn drwy awtomeiddio nid moethusrwydd bellach. Dyna sut mae cwmnïau sy'n meddwl ymlaen yn ffynnu y dyddiau hyn. Felly, gadewch i ni adolygu'n gyflym:
- Dogfennwch eich prosesau cyfredol yn gyntaf
- Dewiswch 1 dasg i'w awtomeiddio cyn symud i'r nesaf
- Dewiswch yr offeryn cywir ar gyfer maint eich busnes
- Profwch gyda swp bach cyn ei rolio allan
- Hyfforddwch eich tîm a monitro'r canlyniadau
Wedi'i wneud yn iawn, gallwch gynyddu cynhyrchiant yn sylweddol, lleihau camgymeriadau drud ac elwa busnes gwelededd mewn amser real fel y gallwch wneud penderfyniadau gwybodus.
Y peth gorau yw, gallwch chi ddechrau gwneud y CYNLLUN hwn yr wythnos hon heb fuddsoddiad ENFAWR. Dewiswch UN dasg yn unig. Un offeryn. Un fuddugoliaeth fach. Bydd y gweddill yn digwydd!