Už vás nebaví sledovat, jak se váš tým každý den topí v papírování?
Zadní kancelář operace jsou páteří každého podniku. Ale to, že zaměstnanci vykonávají opakující se úkoly den co den, stojí vaši firmu čas, peníze a energii. Nejlepší na tom je, že automatizace opakujících se úkolů v zázemí je jednodušší, než si uvědomujete, a povede k:
- Uvolněte si každý týden hodiny administrativního času
- Omezte nákladné manuální chyby
- Poskytněte vedení přehled o podnikání v reálném čase napříč všemi odděleními
A k tomu, abyste mohli začít, nemusíte být technický génius.
Skočme do ...
Zde je to, co je uvnitř:
- Co jsou opakující se úkoly v back-office?
- Proč je automatizace právě teď velkým problémem
- Nejlepší úkoly v back-office, které je třeba nejprve automatizovat
- Jak začít s automatizací (krok za krokem)
- Běžné chyby, kterým je třeba se vyhnout
Co jsou opakující se úkoly v back-office?
Úkoly v zázemí jsou rutinní manuální, administrativně náročné úkoly prováděné v zákulisí, aby vaše firma fungovala hladce.
Zamyslete se nad věcmi, které nikdo nechce dělat:
- Vstup dat
- Zpracování faktur
- Výplatní pásky
- Hlášení o shodě
- Odsouhlasení tabulek
Nepomohou vám sice zvýšit příjmy, ale rozhodně zabírají obrovské množství času vašich zaměstnanců. A co je nejhorší? Jsou nezbytné. Bez nich nic jiného správně nefunguje. Zní to povědomě? Do toho se majitelé firem dostávají.
Tady je kicker:
Podle výzkumu zaměstnanci promrhají 15 hodin týdně nenáročnými administrativními úkoly. To jsou téměř dva pracovní dny týdně promarněné děláním něčeho, co počítač snadno zvládne.
Proč je automatizace právě teď velkým problémem
Zde je důvod, proč tolik firem naskakuje na vlak automatizace.
Pokud vaše kancelářské zázemí funguje na manuální práci, vaše informace budou vždy zastaralé. Někdo zadává čísla do tabulky v pondělí, někdo jiný je zadává do účetního systému ve středu. V pátek nikdo neví, jaká jsou skutečná čísla.
To je obrovský problém.
Automatizace to řeší integrací všech vašich systémů. Každý prodej, každá faktura, každý pohyb zásob se automaticky aktualizuje v reálném čase. Získáte přehled o celém vašem provozu v reálném čase.
Cloudové ERP systémy, jako např. Oracle NetSuite Singapur dělají přesně to. Centralizují informace ze všech oblastí vašeho podnikání na jednom dashboardu. To umožňuje vedoucím pracovníkům činit rychlejší a lepší rozhodnutí. Nemusí čekat, až jim někdo pošle zprávu.
Podívejme se na statistiky. 60 % firem využívá automatizaci ve svých každodenních procesech. Pokud mezi ně nepatříte, už jste pozadu.
Docela děsivé, že?
Nejlepší úkoly v back-office, které je třeba nejprve automatizovat
Ne každý úkol je si rovný. Některé jsou zralé pro automatizaci. Některé ještě ne. Klíčem je začít s těmi, které mají právě teď největší vliv.
Data Entry
Zadávání dat je věc číslo 1, kterou byste měli automatizovat. Je to únavné, nudné a náchylné k chybám. Dnes existují nástroje, které dokáží extrahovat data z faktur, formulářů, e-mailů a automaticky je vložit přímo do vašich aplikací.
Zpracování faktur a závazků
Zpracování faktur je další oblastí vhodnou pro automatizaci. Software dokáže přiřadit faktury k objednávkám, směrovat je ke schválení a iniciovat platby. Úkoly, které dříve trvaly dny, lze nyní dokončit během několika minut.
Mzdy
Další nadčasovou funkcí je výplatní páska. Jakmile si vytvoříte automatizovaná pravidla pro výplaty, už nikdy nebudete muset počítat hodiny, daně ani benefity. Jednoduše je zkontrolujete, schválíte a můžete se vrátit ke svému životu.
Hlášení
Reporting je místem, kde se automatizace stává skutečným kouzlem. Místo toho, aby váš tým shromažďoval data z 5 různých nástrojů, se vše automaticky shromažďuje do jednoho dashboardu. Rozlučte se s trávením pozdních pátečních večerů vytvářením repetitivních reportů.
Jak začít s automatizací (krok za krokem)
Jste připraveni to konečně udělat správně? Pokud ano, čtěte níže.
Díky tomuto postupu získáte výsledky a nebudete zbytečně utrácet peníze.
Krok 1: Zdokumentujte své aktuální procesy
Přesně zdokumentujte, jak je každý úkol dnes proveden. Odhalí se, kde existují zpoždění a úzká hrdla. Nemůžete zlepšit to, co neznáte.
Krok 2: Vyberte si jeden úkol, který chcete spustit
Neautomatizujte všechno najednou. Vyberte si NEJFRUSTUJÍCÍ a NEJOPETIVĚJŠÍ úkol, který vaše firma vyžaduje, a automatizujte TEN úkol. Oslavujte malá vítězství. Pak automatizujte další úkol.
Krok 3: Vyberte správný nástroj
K dispozici je mnoho automatizačních nástrojů. Mezi kvalitní možnosti pro začátečníky patří:
- Zapier pro propojení jednoduchých aplikací
- Make (dříve Integromat) pro mírně složitější toky
- Vhodná ERP platforma pro plnou automatizaci celého podniku
Vyberte si nástroj, který vám bude vyhovovat. Pro firmu s 5 zaměstnanci nepotřebujete podnikový software. Rychle rostoucí společnost však z malých nástrojů rychle vyroste.
Krok 4: Otestujte s malou dávkou
Nezavádějte automatizaci pro celý tým hned od prvního dne. Nejprve ji ověřte na velkém množství práce. Laďte, upravujte pravidla a škálujte až poté, co bude fungovat bezchybně.
Krok 5: Trénujte svůj tým
Automatizace není zázračný lék. Stále musíte naučit své zaměstnance, jak ji používat, jak ji sledovat a jak ji opravovat, když selže. Věnujte čas jejich zaškolení a odměna se dostaví.
Běžné chyby, kterým je třeba se vyhnout
I s tou nejlepší strategií automatizace se mohou věci pokazit. Zde jsou hlavní úskalí, kterým se vyhnout.
Automatizace nefunkčních procesů: Pokud máte nefunkční proces, jeho automatizace pouze umožní, aby nefunkční proces běžel rychleji. Opravte proces a poté jej automatizujte.
Snažím se udělat příliš mnoho věcí najednou: Kousejte po malých kouscích. Velký třesk při rozjíždění téměř nikdy nefunguje a celý projekt prostě vyhodíte.
Zanedbávání lidského faktoru: Zaměstnanci se mohou cítit automatizací ohroženi. Stanovte si očekávání ohledně toho, co bude a nebude dělat. Snažíte se je uvolnit pro práci na vyšší úrovni, ne jim je vzít.
Výcvik: Nikdo jiný neví, jak systém funguje, a vy jste právě vytvořili drahou zarážku.
Dát to všechno dohromady
Eliminace opakujících se úkolů v back-office prostřednictvím automatizace už není luxus. Takhle dnes prosperují progresivní firmy. Pojďme si to tedy rychle shrnout:
- Nejprve zdokumentujte své současné procesy
- Vyberte si 1 úkol k automatizaci, než přejdete k dalšímu
- Vyberte si ten správný nástroj pro velikost vaší firmy
- Před spuštěním vyzkoušejte s malou dávkou
- Školte svůj tým a sledujte výsledky
Pokud se to udělá správně, můžete dramaticky zvýšit produktivitu, omezit nákladné chyby a získat... obchodní přehled v reálném čase, abyste mohli činit informovaná rozhodnutí.
Nejlepší na tom je, že s tímto PLÁNEM můžete začít tento týden bez OBROVSKÝCH investic. Stačí si vybrat JEDEN úkol. Jeden nástroj. Jedno malé vítězství. Zbytek se stane sám!