Správa pohledávek (AR) má jediný cíl: chránit cash flow. Pohledávky pocházejí z prodeje zákazníkům na úvěr. Efektivní správa AR zajišťuje hladký průběh tohoto procesu.
Mnoho společností závisí na nástrojích workflow s pohledávkami, které jim pomohou pokrýt slabá místa v jejich správě AR. Kromě dobrého softwaru pro správu AR by podnik měl mít také silný proces pohledávek, který pokrývá všechny základy.
Neefektivní pracovní postupy
Procesy objednávky na hotovost ovlivňují, jak dlouho bude zákazníkovi trvat, než zaplatí za zboží a služby. Pokud faktura nikdy nevyjde, platba nebude nikdy přijata. Fakturace probíhá ihned po zadání a doručení objednávky. Jakékoli přerušení tohoto předání může ovlivnit přesnost faktury. Někteří zákazníci vyžadují dokumentaci s účty, jako je doklad o doručení nebo číslo nákupní objednávky.
Chybějící tyto životně důležité údaje mohou zpozdit objednávky a způsobit zpoždění faktur. Nástroje pro automatizaci AR fungují dobře v prostředích s vysokým objemem. Automatizace objednávek a fakturace pomocí softwaru pro pohledávky (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) snižuje chyby a zajišťuje, že zákazníci obdrží faktury včas.
Nastavte úvěrové a inkasní zásady
První věc, kterou je třeba udělat s procesem pohledávek (také nazývaným objednávka-to-hotovost), je zdokumentovat pracovní postup, který zajistí, že prodej na úvěr bude fakturován, zaplacen a aplikován. Úvěrové a inkasní zásady zahrnují několik součástí, jako jsou:
- Hodnocení úvěru
- Objednávka a fakturace
- Řízení stárnutí (kolekce)
- Hotovostní aplikace
Proces vyřizování pohledávek by měl tyto všechny důkladně řešit. Tyto procesy by měly mít účetní kontroly, které zajistí jejich účinnost. Váš proces AR by měl řešit, kdo akci provádí, jak je dokončena a jak je kontrolována přesnost. Tento proces pravidelně opakujte, abyste dosáhli účinnosti a výsledků.
Neuspořádaná data pohledávek
Když účtujete faktury na základě úvěrových podmínek, způsobí stárnutí účtů. Data o stárnutí účtů ukazují vaše zákaznické účty, kolik dluží a stáří zůstatku. Pokud tato data nesledujete, vy riziko zvýšení nedobytných dluhů. Nedobytné pohledávky jsou případy, kdy nelze vyzvednout nebo zaplatit fakturu.
Mějte náskok před nedobytnými pohledávkami sledováním nezaplacených faktur ve vašem systému. Údaje o pohledávkách můžete spravovat pomocí jednoduchých počítačových nástrojů, jako jsou tabulky, a některé vyžadují software AR, který usnadňuje identifikaci vašich inkasních rizik.
Spravujte sbírky ručně
Vlastní správa inkas může způsobit, že přehlédnete účty, faktury zůstanou nezaplacené a zmeškáte příležitosti k odhalení nesprávně použitých pokladních dokladů. Díky automatizaci pracovních postupů jsou sbírky racionalizovány a upřednostňovány jsou prostředky, které vyžadují největší pozornost. Software pro pohledávky vám poskytuje řídicí panely, které ukazují vysoký přehled o stavu vaší AR.
Manuální správa inkas také způsobuje, že zmeškáte příležitosti k upozornění zákazníků na fakturaci po splatnosti nebo jinou korespondenci s inkasem. Manuální shromažďování často závisí na sběrateli, který aktivně volá. Řešení pracovního postupu může automatizovat e-mailová upozornění na kostýmy po splatnosti a vyzvat je, aby vám zavolali. Tato forma správy sbírek zabraňuje plýtvání produktivitou.
Hotovostní aplikace
Hotovostní aplikace vstupují do cyklu AR přímo ovlivňuje váš peněžní tok. To se může stát překážkou pro efektivní procesy AR bez řádného řízení. Když jsou peníze přijaty, nemají ve vašem účetním systému žádnou hodnotu, dokud nejsou použity na faktuře. Když byla hotovost uložena a použita, snižuje vaše pohledávky a zvyšuje váš hotovostní účet.
Hotovostní aplikace se také lépe spravují pomocí softwaru pro pohledávky. Propracovaný systém vám rychle pomůže upozornit na chyby. Software AR vám také umožňuje zavést kontroly účetnictví, abyste zajistili, že hotovostní aplikace dodržují účetní pravidla.
Zákaznická zkušenost
Zákaznická zkušenost je často přehlíženou překážkou procesu AR. Zákazník má zkušenost s každým krokem procesu AR, od objednávky až po konečné potvrzení uhrazené faktury. Jednou z klíčových překážek je způsob, jakým zákazníci přijímají a platí své faktury. Poskytněte zákazníkům pohodlné způsoby zobrazení a placení faktur, jako je online přístup nebo bankovní převod.
Software pro pohledávky má vestavěné platební nástroje, které umožňují vašim zákazníkům platit vaše faktury, jakmile si je prohlédnou. Bez těchto vymožeností musí zákazník čekat, až mu pracovník AR zavolá zpět, aby převzal platbu; prodlužuje cyklus AR a nechává fakturu otevřenou déle, než musí být.
Správa špatného dluhu
Správa špatných pohledávek, známá také jako „příspěvek na pochybné účty“, je klíčovou součástí řízení procesů AR, která snižuje riziko nevyzvednutí faktur. Efektivní proces zahrnuje manažery AR, kteří důkladně a často kontrolují zprávy o stárnutí AR, aby identifikovali trendy plateb. Proces hodnocení úvěru je také klíčovou součástí řízení špatných pohledávek.
Měli byste provést kreditní analýzu všech nových a stávajících zákazníků a ověřit jejich schopnost platit. Kreditní analýza vám také pomůže určit, kolik úvěru nabídnout zákazníkovi. Řízení nedobytných pohledávek je také řízeno zavedením úvěrových limitů a držení úvěrů na zákaznických účtech. Zákazníkům, kteří nezaplatí včas, může být jejich nákupní oprávnění pozastaveno, dokud neprovedou platbu. Software AR může tyto ovládací prvky automatizovat.
Zaměstnanci
Proces správy pohledávek není dobrý, pokud hráči, kteří jej provádějí, nejsou kvalifikovaní a postrádají dovednosti pro řízení oddělení AR. Vaši účetní by měli mít specializované účetní zkušenosti pro správu komponent cyklu AR.
Role kolekcí vyžadují dovednosti, jako je zákaznický servis, vyjednávání, vynalézavost a správa účtů. Hotovostní aplikace vyžadují základní účetní znalosti, pozornost k detailu a průběžné dovednosti. AR analýza dat vyžaduje auditorské, analytické a technické dovednosti.
Zabalit
Dobrý tým AR je soudržný se členy týmu, kteří přispívají různými specializovanými dovednostmi. Přestože dovednosti jsou nezbytné, nástroje pro automatizaci AR vám pomohou dosáhnout nejlepší produktivity a rychleji rozpoznávají jakékoli problémy.
Software pro pohledávky zvyšuje produktivitu a dává vašim zaměstnancům AR čas soustředit se na věci, které mají vliv na snižování zůstatků AR a zabraňující nahromadění zákaznických objednávek a nezaplacených faktur, což může být zásadní pro udržení dobré pověsti podniku.