Stancu di vede a vostra squadra affucà si in documenti ogni ghjornu?
Back-office Operazioni sò a spina dorsale di ogni impresa. Ma avè impiegati chì realizanu compiti ripetitivi ghjornu dopu ghjornu costa tempu, soldi è spiritu à a vostra impresa. A parte migliore hè chì automatizà i compiti ripetitivi di back-office hè più simplice di ciò chì pensate è farà:
- Liberate ore di tempu amministrativu ogni settimana
- Eliminate l'errori manuali costosi
- Dà à a dirigenza una visibilità cummerciale in tempu reale in ogni dipartimentu
È ùn avete bisognu di esse un geniu di a tecnulugia per cumincià.
Saltemu in ...
Eccu ciò chì ci hè dentru:
- Chì sò i travaglii ripetitivi di Back-Office?
- Perchè l'automatizazione hè una grande cosa avà
- I migliori compiti di Back-Office da automatizà prima
- Cumu principià à automatizà (passu à passu)
- Errori cumuni da evità
Chì sò i travaglii ripetitivi di Back-Office?
I travaglii di back-office sò travaglii manuali di rutina, amministrativi è intensivi, fatti daretu à e quinte per mantene a vostra attività in bon statu.
Pensate à e cose chì nimu ùn vole fà:
- Inserimento di dati
- Trattamentu di fattura
- Esecuzioni di paghe
- Rapportu di conformità
- Riconciliazione di fogli di calculu
Ùn vi aiutanu micca à aumentà i vostri rivenuti, ma cunsumanu sicuramente quantità enormi di u tempu di i vostri impiegati. A parte peghju? Sò necessarii. Senza elli fatti bè, nunda altru funziona currettamente. Vi pare familiare? Hè questu ciò chì i pruprietarii d'imprese si trovanu intrappulati.
Eccu u kicker:
Sicondu a ricerca, l'impiegati perdenu 15 ore à settimana in travaglii amministrativi di pocu valore. Sò guasi dui ghjorni di travagliu à settimana persi à fà qualcosa chì un urdinatore pò fà facilmente.
Perchè l'automatizazione hè una grande cosa avà
Eccu perchè tante imprese stanu saltendu nantu à u trenu di l'automatizazione.
Sè u vostru back office funziona cù u travagliu manuale, a vostra infurmazione serà sempre obsoleta. Qualchissia inserisce cifre in un fogliu di calculu u luni, qualcunu altru l'inserisce in u sistema di contabilità u mercuri. U venneri nimu sà quali sò i numeri veri.
Hè un prublema enorme.
L'automatizazione risolve questu prublema integrandu tutti i vostri sistemi. Ogni vendita, ogni fattura, ogni muvimentu di stock si aghjurnà automaticamente in tempu reale. Uttene una visibilità cummerciale in tempu reale in tutta a vostra operazione.
Sistemi ERP in nuvola cum'è oracle netsuite Singapore fà esattamente què. Centralizanu l'infurmazioni da tutti i settori di a vostra attività in un unicu dashboard. Ciò permette à i dirigenti di piglià decisioni più rapide è megliu. Ùn anu micca bisognu d'aspittà chì qualchissia mandi un rapportu.
Fighjemu e statistiche. 60% di l'imprese utilizanu l'automatizazione in i so prucessi di ogni ghjornu. Sè vo ùn site micca unu di elli, site digià in ritardu.
Piuttostu spaventosu, nò?
I migliori compiti di Back-Office da automatizà prima
Micca tutti i travagli sò creati listessi. Certi sò maturi per l'automatizazione. Certi ùn sò micca... ancu. A chjave hè di cumincià cù quelli chì anu u più altu livellu di leva avà.
Mid dati
L'inserimentu di dati hè a cosa numeru 1 chì duvete automatizà. Hè tediosa, hè noiosa è hè propensa à l'errori. Oghje ci sò strumenti chì ponu estrarre dati da fatture, moduli, email è inserisceli direttamente in e vostre applicazioni automaticamente.
Trasfurmazione di fatture è conti pagabili
U trattamentu di e fatture hè un altru duminiu maturu per l'automatizazione. U software pò abbinà e fatture à l'ordini d'acquistu, mandarle per l'approvazione è inizià i pagamenti. I travaglii chì prima pigliavanu ghjorni ponu esse cumpletati in pochi minuti.
Payroll
A paga hè un'altra cosa senza tempu. Una volta chì avete creatu regule automatizate di paga, ùn avete mai più bisognu di calculà l'ore, l'imposte o i benefici. Basta à rivedere, appruvà è vultà à campà a vostra vita.
cantu
I rapporti sò induve l'automatizazione diventa veramente magica. Invece di a vostra squadra chì mette inseme dati da 5 strumenti, tuttu si riversa automaticamente in un unicu dashboard. Dite addiu à passà a notte di u venneri tardi à custruisce rapporti ripetitivi.
Cumu principià à automatizà (passu à passu)
Sì prontu à fà lu infine in u modu ghjustu ? Sè sì, leghjite quì sottu.
Fendu cusì vi darà risultati è ùn sprecherete micca i vostri soldi.
Passu 1: Documentate i vostri prucessi attuali
Documentate esattamente cumu ogni compitu hè realizatu oghje. Rivelarà induve esistenu i ritardi è i colli di buttiglia. Ùn pudete micca migliurà ciò chì ùn sapete micca.
Passu 2: Sceglite un compitu per cumincià
Ùn automatizate micca tuttu in una volta. Sceglite u compitu u più frustrante è u più ripetitivu chì a vostra attività richiede è automatizate QUEL compitu. Celebrate e piccule vittorie. Dopu automatizate un altru compitu.
Passu 3: Sceglite u strumentu ghjustu
Ci sò parechji strumenti d'automatizazione dispunibili. Alcune scelte di qualità per i principianti sò:
- Zapier per cunnette applicazioni simplici
- Make (prima Integromat) per flussi un pocu più cumplessi
- Una piattaforma ERP adatta per l'automatizazione cumpleta di tutta l'impresa
Sceglite un strumentu chì hè di a dimensione adatta per voi. Ùn avete micca bisognu di un software d'impresa per una impresa di 5 persone. Tuttavia, una sucietà in rapida crescita supererà rapidamente i picculi strumenti.
Passu 4: Pruvate cù un picculu lottu
Ùn implementate micca l'automatizazione à tutta a vostra squadra da u primu ghjornu. Validatela prima cù un batch di travagliu. Debugate, aghjustate e regule è scalate solu dopu chì funziona perfettamente.
Passu 5: Train Your Team
L'automatizazione ùn hè micca una suluzione magica. Duvete sempre insignà à u vostru persunale cumu aduprà, fighjà la è riparà la quandu fiasca. Pigliate u tempu di furmalli è e ricumpense ghjunghjenu.
Errori cumuni da evità
E cose ponu andà male ancu cù a megliu strategia di automatizazione. Eccu i principali periculi da evità.
Automatizà i prucessi rotti: Sè vo avete un prucessu rottu, automatizallu permetterà solu à u prucessu rottu di funziunà più rapidamente. Riparate u prucessu è dopu automatizatelu.
Pruvendu à fà troppu à tempu: Muzzicate picculi pezzi. I lanci big-bang ùn funzionanu guasi mai è scarterete tuttu.
Trascurendu l'elementu umanu: L'impiegati si ponu sente minacciati da l'automatizazione. Stabilite aspettative nantu à ciò chì farà è ciò chì ùn farà micca. Pruvate à liberalli per un travagliu di livellu più altu, micca à caccià i so impieghi.
Training: Nimu altru sà cumu funziona u sistema è avete appena creatu un fermaporta caru.
Purtendu Tuttu Inseme
Eliminà i travaglii ripetitivi di back-office per mezu di plantes ùn hè più un lussu. Hè cusì chì e cumpagnie innovative prosperanu oghje. Dunque, rivedemu rapidamente:
- Documentate prima i vostri prucessi attuali
- Sceglite 1x attività da automatizà prima di passà à a prossima
- Sceglite u strumentu ghjustu per a scala di a vostra attività
- Pruvate cù una piccula quantità prima di sparghje
- Furmate a vostra squadra è monitorate i risultati
Fattu bè, pudete aumentà dramaticamente a produttività, riduce l'errori costosi è guadagnà los visibilità in tempu reale per pudè piglià decisioni infurmate.
A parte migliore hè chì pudete cumincià à fà stu PIANU sta settimana senza un investimentu ENORME. Basta à sceglie UNA attività. Un strumentu. Una piccula vittoria. U restu accadrà!