Gikapoy na ba ka nga magtan-aw sa imong team nga puno sa mga papeles kada adlaw?
Balik-opisina Operasyon mao ang dugokan sa matag negosyo. Apan ang pagpahimo sa mga empleyado og balik-balik nga mga buluhaton kada adlaw makausik sa oras, kwarta, ug espiritu sa imong kompanya. Ang pinakamaayong bahin mao nga ang pag-automate sa balik-balik nga mga buluhaton sa back-office mas simple kay sa imong gihunahuna ug kini:
- Libreng oras sa oras sa admin matag semana
- Pagpakunhod sa mahal nga mga sayop sa manwal
- Hatagi ang liderato og real-time nga visibility sa negosyo sa matag departamento
Ug dili kinahanglan nga ikaw usa ka tech genius aron magsugod.
Sugdan nato…
Ania ang Naa sa Sulod:
- Unsa ang Balik-balik nga mga Buluhaton sa Back-Office?
- Ngano nga ang Automation Usa ka Dakong Deal Karon
- Ang Labing Maayong mga Buluhaton sa Back-Office nga Una nga I-automate
- Unsaon Pagsugod sa Pag-automate (Lakang-Lakang)
- Kasagarang mga Sayop nga Likayan
Unsa ang Balik-balik nga mga Buluhaton sa Back-Office?
Ang mga buluhaton sa back-office kay mga rutina nga manwal, administratibo nga mga buluhaton nga gihimo sa likod sa mga eksena aron mapadayon nga hapsay ang pagdagan sa imong negosyo.
Hunahunaa ang mga butang nga walay gustong buhaton:
- Pagsulod sa datos
- Pagproseso sa invoice
- Nagdagan ang sweldo
- Pagreport sa pagsunod
- Pag-reconcile sa mga spreadsheet
Dili kini makatabang nimo nga madugangan ang imong kita, apan sigurado nga makahurot kini og daghang oras sa imong mga empleyado. Ang pinakagrabe nga bahin? Gikinahanglan sila. Kung wala kini maayo nga pagkagama, wala’y lain nga molihok sa husto. Pamilyar ba nimo? Mao kana ang hinungdan nga ang mga tag-iya sa negosyo natanggong.
Ania ang kicker:
Sumala sa panukiduki, ang mga empleyado nag-usik ug 15 ka oras kada semana sa mga buluhaton nga administratibo nga walay pulos. Kana halos duha ka adlaw sa trabaho kada semana nga nausik sa pagbuhat sa usa ka butang nga dali ra mahimo sa kompyuter.
Ngano nga ang Automation Usa ka Dakong Deal Karon
Ania ang hinungdan ngano nga daghang mga negosyo ang misalmot sa tren sa automation.
Kon ang imong back office naggamit og manwal nga trabaho, ang imong impormasyon kanunay nga karaan na. Adunay mo-input og mga numero sa spreadsheet sa Lunes, ang uban mo-input niini sa accounting system sa Miyerkules. Pag-abot sa Biyernes, wala nay nasayod kon unsa gyud ang tinuod nga mga numero.
Dako kaayo na nga problema.
Ang automation makasulbad niini pinaagi sa pag-integrate sa tanan nimong sistema. Ang matag baligya, matag invoice, matag paglihok sa stock awtomatikong ma-update sa tinuod nga oras. Makakuha ka og real-time nga business visibility sa tibuok nimong operasyon.
Mga sistema sa Cloud ERP sama sa oracle netsuite Singapore mao gyud nay ilang buhaton. Gisentro nila ang impormasyon gikan sa tanang aspeto sa imong negosyo ngadto sa usa ka dashboard. Kana nagtugot sa mga lider sa paghimo og mas paspas ug mas maayong mga desisyon. Dili na sila kinahanglan maghulat sa usa ka tawo nga magpadala og report.
Atong tan-awon ang estadistika. 60% sa mga kompanya ang naggamit og automation sa ilang adlaw-adlaw nga proseso. Kon dili ka usa kanila, naa ka na sa luyo sa kurba.
Medyo makahadlok, di ba?
Ang Labing Maayong mga Buluhaton sa Back-Office nga Una nga I-automate
Dili tanang buluhaton parehas og pagkahimo. Ang uban andam na para sa automation. Ang uban wala pa…sa pagkakaron. Ang importante mao ang pagsugod niadtong adunay pinakataas nga leverage karon.
Data Entry
Ang pagsulod sa datos mao ang #1 nga butang nga angay nimong i-automate. Kini makalaay, makalaay, ug dali ra masayop. Karon adunay mga himan nga makakuha og datos gikan sa mga invoice, porma, email, ug awtomatikong isulod kini sa imong mga aplikasyon.
Pagproseso sa Invoice ug mga Bayranon
Ang pagproseso sa invoice usa pa ka butang nga andam na alang sa automation. Ang software makahimo sa pagpares sa mga invoice sa mga order sa pagpalit, pag-ruta niini alang sa pag-apruba, ug pagsugod sa mga bayad. Ang mga buluhaton nga kaniadto molungtad og pipila ka adlaw mahimo na karon nga makompleto sulod sa pipila ka minuto.
Payroll
Ang payroll usa pa ka butang nga dili mausab sa uso. Kung nakahimo ka na og automated payroll rules, dili na kinahanglan nga kuwentahon pa nimo ang oras, buhis, o mga benepisyo. Ribyuha lang, aprubahan, ug balik sa pagkinabuhi.
Nagtaho
Ang pagreport mao ang dapit diin ang automation tinuod nga mahimong mahika. Imbis nga ang imong team magtigom sa datos gikan sa 5x nga mga himan, ang tanan awtomatik nga ibubo sa usa ka dashboard. Paalam na sa paggugol sa mga gabii sa Biyernes sa paghimo og balik-balik nga mga report.
Unsaon Pagsugod sa Pag-automate (Lakang-Lakang)
Andam ka na ba nga buhaton kini sa husto nga paagi? Kon mao, basaha ang ubos.
Ang pagbuhat niini sa ingon nga paagi makahatag kanimo og resulta ug dili mag-usik sa imong kwarta.
Lakang 1: Idokumento ang Imong Kasamtangang mga Proseso
Idokumento gyud kon giunsa paghimo ang matag buluhaton karong adlawa. Kini magpadayag kon asa ang mga paglangan ug mga babag. Dili nimo mapauswag ang wala nimo mahibal-i.
Lakang 2: Pagpili og Usa ka Buluhaton nga Sugdan
Ayaw i-automate ang tanan sa usa ka higayon. Pilia ang LABING makapahigawad, LABING balik-balik nga buluhaton nga gikinahanglan sa imong negosyo ug i-automate KANA nga buluhaton. Sauloga ang gagmay nga mga kadaugan. Dayon i-automate ang laing buluhaton.
Lakang 3: Pilia ang Sakto nga Himan
Daghang mga himan sa automation ang magamit. Ang pipila ka dekalidad nga mga kapilian para sa mga nagsugod mao ang:
- Zapier para sa pagkonektar sa mga simpleng app
- Paghimo (kanhi Integromat) para sa mas komplikado nga mga agos
- Usa ka hustong plataporma sa ERP alang sa hingpit nga automation sa tibuok negosyo
Pagpili og himan nga sakto ang gidak-on para nimo. Dili nimo kinahanglan og enterprise software para sa negosyo nga adunay 5 ka tawo. Apan, ang usa ka paspas nga nagtubo nga kompanya dali ra nga molapas sa gagmay nga mga himan.
Lakang 4: Sulayi Gamit ang Gamay nga Batch
Ayaw i-deploy ang automation sa imong tibuok team sugod sa unang adlaw. I-validate una kini gamit ang usa ka batch sa trabaho. I-debug, i-adjust ang mga lagda, ug i-scale lang human kini mogana nga walay problema.
Lakang 5: Bansaya ang Imong Team
Dili sayon ang automation. Kinahanglan gihapon nimo nga tudloan ang imong mga kawani unsaon kini paggamit, bantayan kini, ug ayohon kini kung kini mapakyas. Paggahin ug panahon sa pagbansay kanila ug ang mga ganti moabot ra.
Kasagarang mga Sayop nga Likayan
Mahimong masayop ang mga butang bisan pa sa pinakamaayong estratehiya sa automation. Ania ang mga nag-unang lit-ag nga angay likayan.
Pag-automate sa mga naguba nga proseso: Kon duna kay nadaot nga proseso, ang pag-automate niini mopahimo lang sa nadaot nga proseso nga modagan nga mas paspas. Ayuhon ang proseso ug dayon i-automate kini.
Naningkamot sa pagbuhat og sobra sa usa ka higayon: Guntinga ang gagmay nga mga piraso. Ang mga big-bang rollout halos dili mogana ug imong mawagtang lang ang tanan.
Pagpabaya sa elemento sa tawo: Ang mga empleyado mahimong mobati nga nameligro sa automation. Pagbutang og mga gilauman kon unsa ang mahimo ug dili mahimo niini. Naningkamot ka nga hatagan sila og kagawasan alang sa mas taas nga lebel sa trabaho, dili kuhaon ang ilang mga trabaho.
Pagbansay: Walay laing nasayod kon giunsa pag-operate ang sistema ug nakahimo ka lang og mahal nga babag sa pultahan.
Gihiusa Kini Tanan
Pagwagtang sa balik-balik nga mga buluhaton sa back-office pinaagi sa automation dili na luho. Mao kini ang paagi sa pag-uswag sa mga kompanya nga naghunahuna sa umaabot karong mga panahona. Busa, atong ribyuhon dayon:
- Idokumento una ang imong kasamtangang mga proseso
- Pagpili og 1x nga buluhaton nga i-automate sa dili pa mobalhin sa sunod
- Pilia ang saktong himan para sa imong gidak-on sa negosyo
- Sulayi gamit ang gamay nga batch sa dili pa i-roll out
- Bansaya ang imong team ug monitora ang mga resulta
Kon buhaton sa husto, mahimo nimong madugangan pag-ayo ang produktibidad, makunhuran ang mahal nga mga sayop ug makakuha og negosyo visibility sa tinuod nga oras aron makahimo ka og mga desisyon nga may kahibalo.
Ang pinakamaayong bahin kay, makasugod ka na niining PLANO karong semanaha nga walay DAKONG puhunan. Pagpili lang og USA ka buluhaton. Usa ka himan. Usa ka gamay nga kadaugan. Ang uban mahitabo ra!