Estàs cansat de veure el teu equip ofegar-se en paperassa cada dia?
Back-office operacions són l'eix vertebrador de totes les empreses. Però que els empleats realitzin tasques repetitives dia rere dia costa a la teva empresa temps, diners i esperit. La millor part és que automatitzar tasques repetitives de back-office és més senzill del que penses i farà:
- Allibera hores de temps d'administració cada setmana
- Reduir els costosos errors manuals
- Doneu visibilitat empresarial en temps real a la direcció a tots els departaments
I no cal ser un geni de la tecnologia per començar.
Saltem a ...
Això és el que hi ha a dins:
- Què són les tasques repetitives de back-office?
- Per què l'automatització és tan important ara mateix
- Les millors tasques de back-office per automatitzar primer
- Com començar a automatitzar (pas a pas)
- Errors comuns a evitar
Què són les tasques repetitives de back-office?
Les tasques administratives són tasques manuals rutinàries i administratives intensives que es fan entre bastidors per mantenir el vostre negoci funcionant sense problemes.
Pensa en les coses que ningú vol fer:
- Entrada de dades
- Tramitació de factures
- Curses de nòmines
- Informes de compliment
- Reconciliació de fulls de càlcul
No t'ajuden a augmentar els teus ingressos, però segur que consumeixen grans quantitats de temps dels teus empleats. La pitjor part? Són necessaris. Si no es fan bé, res més funciona correctament. Et sona? Això és en el que es veuen atrapats els propietaris d'empreses.
Aquí teniu el kicker:
Segons la investigació, els empleats perden 15 hores setmanals en tasques administratives de baix valor. Això són gairebé dos dies laborables a la setmana perduts fent alguna cosa que un ordinador pot fer fàcilment.
Per què l'automatització és tan important ara mateix
Aquí teniu per què tantes empreses s'estan apuntant al tren de l'automatització.
Si la vostra oficina administrativa funciona amb mà d'obra manual, la vostra informació sempre estarà desactualitzada. Algú introdueix xifres en un full de càlcul dilluns, algú altre les introdueix al sistema comptable dimecres. Divendres ningú sap quines són les xifres reals.
Això és un problema enorme.
L'automatització resol això integrant tots els vostres sistemes. Cada venda, cada factura, cada moviment d'estoc s'actualitza automàticament en temps real. Obteniu visibilitat empresarial en temps real de tota la vostra operació.
Sistemes ERP al núvol com ara Oracle Netsuite Singapur fan exactament això. Centralitzen la informació de totes les àrees del vostre negoci en un únic quadre de comandament. Això permet als líders prendre decisions més ràpides i millors. No han d'esperar que algú els enviï un informe.
Fem una ullada a les estadístiques. El 60% de les empreses utilitzen l'automatització en els seus processos diaris. Si no ets una d'elles, ja estàs endarrerida.
Bastant espantós, oi?
Les millors tasques de back-office per automatitzar primer
No totes les tasques són iguals. Algunes estan llestes per a l'automatització. D'altres no... encara. La clau és començar per aquelles que tenen el major avantatge ara mateix.
Data Entry
L'entrada de dades és la cosa número 1 que hauries d'automatitzar. És tediosa, avorrida i propensa a errors. Avui dia hi ha eines que poden extreure dades de factures, formularis i correus electrònics i introduir-les directament a les teves aplicacions automàticament.
Processament de factures i comptes a pagar
El processament de factures és una altra àrea madura per a l'automatització. El programari pot fer coincidir les factures amb les comandes de compra, encaminar-les per a la seva aprovació i iniciar pagaments. Les tasques que abans trigaven dies ara es poden completar en qüestió de minuts.
nòmina de sous
La nòmina és una altra opció atemporal. Un cop hàgiu creat regles de nòmina automatitzades, no haureu de calcular mai més les hores, els impostos o els beneficis. Simplement reviseu-les, aproveu-les i torneu a viure la vostra vida.
Informes
Els informes són on l'automatització esdevé realment màgica. En lloc que el vostre equip reuneixi dades de 5 eines, tot s'aboca automàticament en un únic quadre de comandament. Digueu adéu a passar les nits de divendres creant informes repetitius.
Com començar a automatitzar (pas a pas)
Esteu preparats per fer-ho finalment de la manera correcta? Si és així, llegiu a continuació.
Fer-ho així et donarà resultats i no malgastaràs diners.
Pas 1: Documenteu els vostres processos actuals
Documenta exactament com es realitza cada tasca avui. Revelarà on hi ha els retards i els colls d'ampolla. No pots millorar allò que no saps.
Pas 2: Trieu una tasca per començar
No automatitzeu tot alhora. Trieu la tasca MÉS frustrant i repetitiva que requereixi el vostre negoci i automatitzeu AQUESTA tasca. Celebreu les petites victòries. Després, automatitzeu una altra tasca.
Pas 3: Trieu l'eina adequada
Hi ha moltes eines d'automatització disponibles. Algunes opcions de qualitat per a principiants són:
- Zapier per connectar aplicacions senzilles
- Make (anteriorment Integromat) per a fluxos una mica més complexos
- Una plataforma ERP adequada per a l'automatització completa de tota l'empresa
Trieu una eina que sigui de la mida adequada per a vosaltres. No necessiteu programari empresarial per a una empresa amb 5 persones. Tanmateix, una empresa en ràpid creixement superarà ràpidament les petites eines.
Pas 4: Prova amb un lot petit
No implementis l'automatització a tot l'equip des del primer dia. Valida-la primer amb un lot de treball. Depura, ajusta les regles i escala només quan funcioni perfectament.
Pas 5: Forma el teu equip
L'automatització no és una solució milagrosa. Tot i així, cal ensenyar al personal com utilitzar-la, observar-la i solucionar-la quan falla. Dediqueu temps a formar-los i les recompenses arribaran.
Errors comuns a evitar
Les coses poden sortir malament fins i tot amb la millor estratègia d'automatització. Aquí teniu els principals errors que cal evitar.
Automatització de processos fallats: Si teniu un procés que no funciona correctament, automatitzar-lo només permetrà que s'executi més ràpidament. Repareu el procés i després automatitzeu-lo.
Intentar fer massa coses alhora: Mossega trossos petits. Els desplegaments big-bang gairebé mai funcionen i simplement ho descartaràs tot.
Negligint l'element humà: Els empleats es poden sentir amenaçats per l'automatització. Estableix expectatives sobre què farà i què no farà. Estàs intentant alliberar-los per a treballs de nivell superior, no treure'ls la feina.
Formació: Ningú més sap com funciona el sistema i acabes de crear un topall de porta car.
Reunint-ho tot
Eliminació de les tasques repetitives de back-office mitjançant automatització ja no és un luxe. És com prosperen les empreses amb visió de futur avui dia. Així doncs, repassem-ho ràpidament:
- Documenteu primer els vostres processos actuals
- Trieu 1 tasca per automatitzar abans de passar a la següent
- Trieu l'eina adequada per a l'escala del vostre negoci
- Prova amb un lot petit abans de desplegar-lo
- Forma el teu equip i supervisa els resultats
Si es fa bé, pots augmentar dràsticament la productivitat, reduir errors costosos i guanyar negocis visibilitat en temps real per poder prendre decisions informades.
La millor part és que pots començar a fer aquest PLA aquesta setmana sense una GRAN inversió. Només tria UNA tasca. Una eina. Una petita victòria. La resta ja vindrà!