Umorni ste od gledanja kako se vaš tim svakodnevno guši u papirologiji?
Back-office Operacije su okosnica svakog poslovanja. Ali obavljanje repetitivnih zadataka od strane zaposlenih iz dana u dan košta vašu kompaniju vremena, novca i duha. Najbolji dio je što je automatizacija repetitivnih zadataka u pozadini jednostavnija nego što mislite i to će:
- Oslobodite sate administratorskog vremena svake sedmice
- Smanjite skupe ručne greške
- Omogućite rukovodstvu uvid u poslovanje u svakom odjelu u stvarnom vremenu
I ne morate biti tehnološki genije da biste započeli.
Uskočimo…
Evo šta se nalazi unutra:
- Šta su ponavljajući zadaci u administrativnim poslovima?
- Zašto je automatizacija trenutno velika stvar
- Najbolji zadaci u back-officeu koje prvo treba automatizirati
- Kako započeti automatizaciju (korak po korak)
- Uobičajene greške koje treba izbjegavati
Šta su ponavljajući zadaci u administrativnim poslovima?
Back-office zadaci su rutinski ručni, administrativno zahtjevni zadaci koji se obavljaju iza kulisa kako bi vaše poslovanje nesmetano funkcioniralo.
Razmislite o stvarima koje niko ne želi da radi:
- Unos podataka
- Obrada faktura
- Platni spiskovi
- Izvještavanje o usklađenosti
- Usklađivanje proračunskih tablica
Oni vam ne pomažu da povećate prihod, ali sigurno oduzimaju ogromnu količinu vremena vašim zaposlenima. Najgore od svega? Neophodni su. Bez njih, ništa drugo ne funkcioniše kako treba. Zvuči poznato? U to se vlasnici preduzeća upadaju u zamku.
Evo udarca:
Prema istraživanjima, zaposlenici sedmično gube 15 sati na administrativne zadatke niske vrijednosti. To je skoro dva radna dana sedmično izgubljena na nešto što računar može lako obaviti.
Zašto je automatizacija trenutno velika stvar
Evo zašto toliko mnogo preduzeća prelazi na voz automatizacije.
Ako vaš administrativni odjel funkcioniše na principu ručnog rada, vaše informacije će uvijek biti zastarjele. Neko unosi brojke u tabelu u ponedjeljak, neko drugi ih unosi u računovodstveni sistem u srijedu. Do petka niko ne zna koji su stvarni brojevi.
To je ogroman problem.
Automatizacija rješava ovaj problem integracijom svih vaših sistema. Svaka prodaja, svaka faktura, svako kretanje zaliha automatski se ažurira u realnom vremenu. Dobijate uvid u poslovanje u realnom vremenu u cijelom vašem poslovanju.
ERP sistemi u oblaku, kao što su Oracle Netsuite Singapur Upravo to rade. Centraliziraju informacije iz svih područja vašeg poslovanja na jednoj kontrolnoj tabli. To omogućava liderima da donose brže i bolje odluke. Ne moraju čekati da im neko pošalje izvještaj.
Pogledajmo statistiku. 60% kompanija koristi automatizaciju u svojim svakodnevnim procesima. Ako niste jedna od njih, već kasnite.
Prilično strašno, zar ne?
Najbolji zadaci u back-officeu koje prvo treba automatizirati
Nisu svi zadaci jednaki. Neki su zreli za automatizaciju. Neki još nisu. Ključno je početi s onima koji trenutno imaju najveći utjecaj.
Unos podataka
Unos podataka je stvar broj 1 koju biste trebali automatizirati. To je zamorno, dosadno i sklono greškama. Danas postoje alati koji mogu izdvojiti podatke iz faktura, obrazaca, e-poruka i automatski ih ubaciti u vaše aplikacije.
Obrada faktura i obaveze prema dobavljačima
Obrada faktura je još jedno područje pogodno za automatizaciju. Softver može povezati fakture s narudžbenicama, usmjeriti ih na odobrenje i pokrenuti plaćanja. Zadaci koji su nekada trajali danima sada se mogu završiti za nekoliko minuta.
platni spisak
Obračun plata je još jedna bezvremenska stvar. Nakon što kreirate automatska pravila za obračun plata, više nikada ne morate izračunavati sate, poreze ili beneficije. Jednostavno ih pregledajte, odobrite i vratite se svom životu.
Izvještavanje
Izvještavanje je mjesto gdje automatizacija zaista postaje magična. Umjesto da vaš tim skuplja podatke iz 5 različitih alata, sve se automatski slijeva u jednu kontrolnu ploču. Recite zbogom provođenju kasnih petka navečer kreirajući repetitivne izvještaje.
Kako započeti automatizaciju (korak po korak)
Jeste li spremni da to konačno uradite na pravi način? Ako jeste, onda pročitajte ispod.
Radeći na ovaj način, dobit ćete rezultate, a nećete gubiti novac.
Korak 1: Dokumentujte svoje trenutne procese
Dokumentujte tačno kako se svaki zadatak danas izvršava. To će otkriti gdje postoje zastoji i uska grla. Ne možete poboljšati ono što ne znate.
Korak 2: Odaberite jedan zadatak za početak
Nemojte automatizirati sve odjednom. Odaberite NAJFRUSTRIRAJUĆI, NAJREPETITIVNIJI zadatak koji vaše poslovanje zahtijeva i automatizirajte TAJ zadatak. Proslavite male pobjede. Zatim automatizirajte drugi zadatak.
Korak 3: Odaberite pravi alat
Dostupno je mnogo alata za automatizaciju. Neki kvalitetni izbori za početnike su:
- Zapier za povezivanje jednostavnih aplikacija
- Napravite (ranije Integromat) za nešto složenije tokove
- Odgovarajuća ERP platforma za potpunu automatizaciju cijelog poslovanja
Odaberite alat koji vam odgovara. Ne treba vam poslovni softver za posao s 5 zaposlenika. Međutim, brzorastuća kompanija će brzo prerasti male alate.
Korak 4: Testirajte s malom količinom
Nemojte od prvog dana implementirati automatizaciju za cijeli tim. Prvo je validirajte s nekoliko zadataka. Ispravljajte greške, prilagođavajte pravila i skalirajte tek nakon što sve radi besprijekorno.
Korak 5: Obučite svoj tim
Automatizacija nije čarobni štapić. I dalje morate naučiti svoje osoblje kako da je koriste, nadgledaju i popravljaju kada zakaže. Odvojite vrijeme da ih obučite i nagrade će doći.
Uobičajene greške koje treba izbjegavati
Stvari mogu poći po zlu čak i s najboljom strategijom automatizacije. Evo glavnih zamki koje treba izbjegavati.
Automatizacija neispravnih procesa: Ako imate neispravan proces, automatizacija će samo omogućiti da neispravan proces brže radi. Popravite proces, a zatim ga automatizirajte.
Pokušavam uraditi previše odjednom: Odgrizajte male komade. Veliki udarci gotovo nikad ne funkcioniraju i jednostavno ćete odustati od cijele stvari.
Zanemarivanje ljudskog faktora: Zaposleni se mogu osjećati ugroženo automatizacijom. Postavite očekivanja o tome šta će ona raditi, a šta neće. Pokušavate ih osloboditi za posao višeg nivoa, a ne oduzeti im posao.
Obuka: Niko drugi ne zna kako sistem funkcioniše, a upravo ste napravili skupu bravu za vrata.
Donosimo sve zajedno
Eliminisanje ponavljajućih zadataka u pozadini putem automatizacija više nije luksuz. Tako napredne kompanije danas napreduju. Dakle, hajde da ukratko pregledamo:
- Prvo dokumentirajte svoje trenutne procese
- Odaberite jedan zadatak za automatizaciju prije prelaska na sljedeći
- Odaberite pravi alat za veličinu vašeg poslovanja
- Testirajte s malom količinom prije puštanja u prodaju.
- Obučite svoj tim i pratite rezultate
Ako se pravilno uradi, možete dramatično povećati produktivnost, smanjiti skupe greške i ostvariti dobitak. posao vidljivost u realnom vremenu kako biste mogli donositi informirane odluke.
Najbolji dio je što ovaj PLAN možete početi raditi već ove sedmice bez OGROMNIH ulaganja. Samo odaberite JEDAN zadatak. Jedan alat. Jednu malu pobjedu. Ostalo će se dogoditi samo!