Upravljanje potraživanjima (AR) ima jedan cilj: zaštititi novčani tok. Potraživanja dolaze od prodaje kupcima na kredit. Efikasno upravljanje AR-om osigurava da ovaj proces ide glatko.
Mnoge kompanije zavise od alata za radni tok računa potraživanja kako bi pokrili slabe tačke u njihovom upravljanju AR-om. Pored dobrog softvera za upravljanje AR, preduzeće bi takođe trebalo da ima jak proces potraživanja koji pokriva sve osnove.
Neefikasni tokovi posla
Procesi naloga za gotovinu utiču na to koliko dugo će kupcu trebati da plati robu i usluge. Ako faktura nikada ne izađe, plaćanje nikada neće biti primljeno. Naplata se vrši odmah nakon slanja i isporuke narudžbe. Bilo kakve pauze u ovoj primopredaji mogu uticati na tačnost fakture. Neki kupci zahtijevaju dokumentaciju s računima, kao što je dokaz o isporuci ili broj narudžbenice.
Nedostatak ovih vitalnih podataka može odgoditi narudžbe i uzrokovati kašnjenje faktura. Alati za AR automatizaciju dobro funkcionišu u okruženjima u kojima je velika količina. Automatizacija naručivanja i naplate sa softverom za potraživanja (https://www.bill.com/product/accounts-receivable) smanjuje greške i osigurava da kupci dobiju svoje račune na vrijeme.
Postavite politiku kreditiranja i naplate
Prva stvar koju treba uraditi sa procesom potraživanja (koji se naziva i nalogom do gotovine) je dokumentovanje toka posla koji osigurava da se prodaja na kredit naplaćuje, plaća i primjenjuje. Politika kreditiranja i naplate uključuje nekoliko komponenti kao što su:
- Procjena kredita
- Narudžba i naplata
- Upravljanje starenjem (kolekcije)
- Aplikacije za gotovinu
Proces obračuna potraživanja trebao bi detaljno da se bavi svim ovim. Ovi procesi treba da imaju uspostavljene računovodstvene kontrole koje osiguravaju njihovu efikasnost. Vaš AR proces treba da se odnosi na to ko izvodi radnju, kako je završena i kako se provjerava tačnost. Povremeno ponavljajte ovaj proces radi efikasnosti i rezultata.
Neorganizovani podaci o potraživanjima
Kada fakture fakturišete pod uslovima kredita, oni stvaraju starenje računa. Podaci o starosti računa pokazuju vaše račune klijenata, koliko duguju i starost stanja. Ako ne pratite ove podatke, vi rizik povećanja lošeg duga. Loši dug je kada se faktura ne može naplatiti ili platiti.
Budite ispred loših dugova praćenjem neplaćenih faktura u vašem sistemu. Možete upravljati podacima o potraživanjima pomoću jednostavnih kompjuterskih alata kao što su tabele, a za neke je potreban AR softver koji olakšava identifikaciju rizika naplate.
Ručno upravljajte kolekcijama
Samostalno upravljanje naplatama može uzrokovati da previdite račune, da fakture ostanu neplaćene i da propustite prilike da otkrijete pogrešno primijenjene račune. Uz automatizaciju toka posla, prikupljanja su pojednostavljena, a prioriteti su sredstva koja zahtijevaju najviše pažnje. Softver za potraživanja daje vam kontrolne ploče koje pokazuju pregled visokog nivoa stanja vašeg AR-a.
Ručno upravljanje naplatama također uzrokuje da propustite prilike da obavijestite kupce o kašnjenju naplate ili drugim korespondencijama naplate. Ručno prikupljanje često ovisi o aktivnom pozivu sakupljača. Rješenje za tok posla može automatizirati obavještenja putem e-pošte za dospjele kostime i potaknuti ih da vas pozovu. Ovaj oblik upravljanja naplatom sprječava gubitak produktivnosti.
Prijave za gotovinu
Aplikacije za gotovinu direktno stupaju u AR ciklus utiče na vaš novčani tok. To može postati prepreka efikasnim AR procesima bez odgovarajućeg upravljanja. Kada se novac primi, on nema vrijednost u vašem računovodstvenom sistemu sve dok se ne primijeni na fakturu. Kada je gotovina deponovana i iskorištena, to smanjuje vaša potraživanja i povećava vaš novčani račun.
Aplikacijama za gotovinu se također bolje upravlja pomoću softvera za račune potraživanja. Sofisticirani sistem vam brzo pomaže da istaknete greške. AR softver vam također omogućava da postavite računovodstvene kontrole kako biste osigurali da aplikacije za gotovinu poštuju računovodstvena pravila.
Korisničko iskustvo
Iskustvo korisnika često je zanemarena prepreka procesu AR. Kupac ima iskustvo sa svakim korakom AR procesa, od narudžbe do konačne potvrde plaćene fakture. Jedna ključna prepreka je način na koji kupci primaju i plaćaju svoje fakture. Omogućite kupcima pogodne načine da pregledaju i plate svoje fakture, kao što je pristup na mreži ili bankovni transfer.
Softver za račune potraživanja ima ugrađene alate za plaćanje koji omogućavaju vašim klijentima da plate vaše fakture nakon što ih pogledaju. Bez ovih pogodnosti, korisnik mora čekati da ga AR službenik nazove da preuzme plaćanje; produžava AR ciklus i ostavlja fakturu otvorenu duže nego što bi trebalo da bude.
Upravljanje lošim dugom
Upravljanje lošim dugom, također poznato kao "dozvoljavanje za sumnjive račune", ključni je dio upravljanja procesom AR koji smanjuje rizik od nenaplaćenih faktura. Efikasan proces uključuje AR menadžere koji temeljito i često pregledaju izvještaje o starenju AR-a kako bi identificirali trendove plaćanja. Proces kreditne procjene je također ključni dio upravljanja lošim dugom.
Trebali biste napraviti kreditnu analizu za sve nove i postojeće klijente i provjeriti njihovu sposobnost plaćanja. Kreditna analiza vam također pomaže da utvrdite koliko kredita ponuditi klijentu. Upravljanje lošim dugom se također kontrolira primjenom kreditnih limita i zadržavanja kredita na računima klijenata. Kupci koji ne plate na vrijeme mogu vidjeti da im je kupovna privilegija suspendovana dok ne izvrše plaćanje. AR softver može automatizirati ove kontrole.
kadrovski
Proces upravljanja potraživanjima nije dobar ako igrači koji ga sprovode nisu kvalificirani i nemaju vještine za upravljanje odjelom AR. Vaši računovodstveni službenici bi trebali imati specijalizirano računovodstveno iskustvo za upravljanje komponentama AR ciklusa.
Uloge prikupljanja zahtijevaju vještine kao što su korisnička podrška, pregovaranje, snalažljivost i upravljanje računima. Prijave za gotovinu zahtijevaju osnovno računovodstveno znanje, pažnju na detalje i vještine praćenja. AR Analiza podataka zahtijeva revizorske, analitičke i tehničke vještine.
Zamotati
Dobar AR tim je kohezivan sa članovima tima koji doprinose različitim specijalizovanim veštinama. Iako su vještine neophodne, alati za automatizaciju AR-a pomažu vam da postignete najbolju produktivnost i brže će prepoznati sve probleme.
Softver za potraživanja povećava produktivnost i daje vašem AR osoblju vremena da se usredsredi na stvari koje utiču na smanjenje AR stanja i sprečavaju zaostatke narudžbi kupaca i neplaćenih faktura, što može biti ključno za očuvanje reputacije poslovanja.